Excel函數(shù)在中職教務(wù)管理中的應(yīng)用技巧

王華偉++楊云

摘要：Excel函數(shù)是Excel預(yù)定義的內(nèi)置公式，用戶可通過設(shè)置函數(shù)參數(shù)的方法解決實際工作中有關(guān)數(shù)據(jù)計算和統(tǒng)計等問題。該文以中職學(xué)生學(xué)籍信息表和中職學(xué)生體能測試成績統(tǒng)計表為例，詳細(xì)介紹了Excel函數(shù)在解決實際問題中的應(yīng)用技巧。

關(guān)鍵詞： Excel函數(shù)；函數(shù)參數(shù)；應(yīng)用技巧

中圖分類號：TP37 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）25-0096-03

隨著計算機的日益普及，辦公自動化已深入到各行各業(yè)，多數(shù)辦公人員掌握了制作表格的基本操作，如表格內(nèi)容錄入、編輯打印及簡單常見函數(shù)的使用等，但很少涉及函數(shù)庫中功能更強大的函數(shù)，如“邏輯”類、“數(shù)學(xué)”類、“文本”類函數(shù)等。本文通過中職學(xué)校教務(wù)管理中的兩個案例來介紹相關(guān)函數(shù)的應(yīng)用技巧。

1 中職學(xué)生學(xué)籍信息表案例

每年新生入學(xué)，學(xué)校都要采集新生信息，制作學(xué)生學(xué)籍信息表。利用Excel函數(shù)從身份證號和家庭住址中提取信息，大大減少了信息錄入人員的工作量。

1.1 利用函數(shù)提取身份證號中的相關(guān)信息

身份證號是一組特征組合碼，由17位數(shù)字本體碼和1位數(shù)字校驗碼組成。排列順序從左至右依次為：6位地址碼、8位出生日期碼、3位順序碼和1位校驗碼。當(dāng)每個學(xué)生的身份證號逐個錄入后，學(xué)生的出生日期、性別和年齡等信息就可以從身份證號中提取。中職學(xué)生學(xué)籍信息表如圖1所示。

1）提取出生日期

從身份證號中提取出生日期，需要用到兩個文本類函數(shù)：MID與TEXT。MID函數(shù)，其語法格式為：MID（文本字符串，開始位置，字符個數(shù)），功能是返回文本字符串中從指定位置開始的指定字符個數(shù)的子串。TEXT函數(shù)，語法格式為：TEXT（數(shù)值，用引號括起的文本字符串的數(shù)字格式），功能是將數(shù)值內(nèi)容轉(zhuǎn)換為帶格式的文本，而其結(jié)果將不再作為數(shù)字參與計算。

從身份證號中提取出生日期的方法是：從身份證號的第7位開始連續(xù)取8個數(shù)字的子串。操作步驟：先將光標(biāo)定位到圖1所示F4結(jié)果單元格中，輸入公式：=TEXT（MID（C4，7，8），"0000-00-00"），回車確認(rèn)，在F4單元格中就顯示出YYYY-MM-DD格式的數(shù)字文本，然后拖動填充柄填充F列中其余學(xué)生的出生日期單元格，即可實現(xiàn)所有學(xué)生出生日期的自動填充，結(jié)果如圖2所示。

2）填充性別

從身份證號中提取性別，需要用到三個函數(shù)：邏輯函數(shù)IF、文本函數(shù)MID和數(shù)學(xué)函數(shù)MOD。IF函數(shù)，其語法格式為：IF（條件表達(dá)式，滿足條件的結(jié)果，不滿足條件的結(jié)果），其功能是用來判斷是否滿足某個條件，滿足時返回一個值，不滿足時返回另一個值。它還可以和許多其他函數(shù)進(jìn)行嵌套，在Excel 2010中你可以在一個 IF 函數(shù)內(nèi)最多嵌套 64 個 IF 函數(shù)。而MOD函數(shù)，其語法格式為：MOD（被除數(shù)，除數(shù)），其功能是用于返回兩數(shù)相除的余數(shù)，返回結(jié)果的符號與除數(shù)的符號相同。

由于身份證號的第17位和性別有關(guān)，如果第17位為偶數(shù)，則性別為女，否則為男，因此先利用MID函數(shù)提取出身份證號的第17位，再利用MOD函數(shù)判斷是否為偶數(shù)，最后用IF函數(shù)根據(jù)第17位數(shù)的奇偶性填充不同的性別。

提取性別的操作步驟是：先將光標(biāo)定位到圖1所示E4結(jié)果單元格中，輸入公式：=IF（MOD（MID（C4，17，1），2）=0，"女"，"男"），回車確認(rèn)，在E4單元格中就顯示出性別，然后拖動填充柄填充E列中其余學(xué)生的性別單元格，實現(xiàn)所有學(xué)生性別的自動填充。

3）計算年齡

利用出生日期的年份減去當(dāng)前日期的年份，即可得到該學(xué)生的年齡。完成這一操作要用到三個函數(shù)：日期與時間函數(shù)NOW、YEAR和文本函數(shù)MID。函數(shù)NOW（）返回當(dāng)前的日期和時間；函數(shù)YEAR（日期）返回日期時間參數(shù)所對應(yīng)的年份。因此YEAR（NOW（））返回的即是當(dāng)前日期的年份。從身份證號中利用MID函數(shù)可提取出生日期的年份。

計算年齡的操作步驟是：先將光標(biāo)定位到圖1所示G4結(jié)果單元格中，輸入公式：=YEAR（NOW（））-MID（C4，7，4），回車確認(rèn)，在G4單元格中就顯示年齡的數(shù)值，然后拖動填充柄填充G列中其余學(xué)生的年齡單元格，實現(xiàn)所有學(xué)生年齡的自動填充。

1.2 從家庭住址中提取新生生源所在省、市、縣等信息

學(xué)生的家庭住址一般是根據(jù)戶口本首頁或身份證上的信息錄入的，是一個準(zhǔn)確詳實的信息，從中提取新生生源所在省、市、縣等信息，既減少了重復(fù)錄入的過程，又保證了信息的一致性。

1）提取省名

從家庭住址中提取省名，需要用到文本函數(shù)LEFT。LEFT函數(shù)，其語法格式為：LEFT（文本字符串，從左開始截取的字符個數(shù)），功能是返回文本字符串中從左邊第1個字符開始截取指定長度的字符子串。利用LEFT函數(shù)從家庭住址字符串中，從左第1個字符起截取3個字符即得到新生生源所在省的名稱。

提取省名的操作步驟是：先將光標(biāo)定位到圖1所示I4結(jié)果單元格中，輸入公式：=LEFT（H4，3），回車確認(rèn)，在I4單元格中就顯示出新生生源所在省的名稱，然后拖動填充柄填充I列中其余學(xué)生的生源所在省單元格，即可實現(xiàn)所有學(xué)生生源所在省的自動填充， 結(jié)果如圖2所示。

2）提取市名、縣/區(qū)名及詳細(xì)地址

利用文本函數(shù)MID可從家庭住址中提取市名、縣/區(qū)名及詳細(xì)地址。從家庭住址字符串中第4個字符起截取3個字符即得到新生生源所在的市名，從第7個字符起截取3個字符即得到新生生源所在的縣/區(qū)名，而從第10個字符起截提取7個字符即得到新生生源的詳細(xì)地址名稱。

其操作步驟是：先將光標(biāo)定位到圖1所示J4結(jié)果單元格中，輸入公式：=MID（H4，4，3），回車確認(rèn)；再將光標(biāo)定位到K4結(jié)果單元格中，輸入公式：=MID（H4，7，3），回車確認(rèn)；最后將光標(biāo)定位到L4結(jié)果單元格中，輸入公式：=MID（H4，10，16），回車確認(rèn)，則在J4、K4、L4單元格中就顯示新生的市名、縣/區(qū)名及詳細(xì)地址。然后選中J4、K4、L4單元格，拖動填充柄填充J、L、K列中其余學(xué)生的相關(guān)信息單元格，結(jié)果如圖2所示。

2 中職學(xué)生體能測試成績統(tǒng)計表案例

為全面推進(jìn)素質(zhì)教育，國家對在校學(xué)生體質(zhì)健康方面提出了基本要求，要求各類學(xué)校對在校學(xué)生進(jìn)行體能測試，測試成績由測試人員匯總，按要求錄入到電子表格并按照《國家學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行等級轉(zhuǎn)換，得出測評結(jié)果，這些數(shù)據(jù)最終通過“中國學(xué)生體質(zhì)健康網(wǎng)”按時上報至國家學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。測試人員錄入測試原始數(shù)據(jù)后，逐人逐項目填寫健康等級，工作量極大。如圖3所示，利用IF邏輯函數(shù)轉(zhuǎn)換各測試項目的健康等級，極大地減少錄入工作量，提高正確率。

1）體重指數(shù)（BMI）及體重健康等級填充

體重指數(shù)（BMI）是用體重公斤數(shù)除以身高米數(shù)平方得出的數(shù)字。體重的健康等級由體重指數(shù)來決定，中職學(xué)生體重健康標(biāo)準(zhǔn)如表1所示。

體重指數(shù)填充的操作是：先將光標(biāo)定位到圖3所示G3結(jié)果單元格中，輸入公式：=F3/（E3/100*E3/100），回車確認(rèn)，在G3單元格中就顯示出體重指數(shù)，再根據(jù)體重指數(shù)填充體重健康等級，將光標(biāo)定位到H3結(jié)果單元格中，輸入公式：=IF（C3=1，IF（G3<=23.8，IF（G3>=17.2，"正常"，"低體重"），IF（G3>=27.4，"肥胖"， IF（G3>=23.9，"超重"））），IF（G3<=23.4，IF（G3>=17，"正常"，"低體重"），IF（G3>=25.8，"肥胖"，IF（G3>=23.4，"超重"）））），回車確認(rèn)，在H3單元格中就顯示出體重健康等級，然后選中G3、H3單元格拖動填充柄填充G、H列中其余學(xué)生的體重指數(shù)及體重健康等級單元格，實現(xiàn)所有學(xué)生體重指數(shù)及體重健康等級的自動填充，操作結(jié)果如圖4所示。

2）肺活量等測試項目的健康等級填充

根據(jù)《國家學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)》，使用同樣的操作步驟，對肺活量、50米跑、立定跳遠(yuǎn)、坐位體前屈等測試項目的健康等級使用IF函數(shù)嵌套的方法進(jìn)行填充，操作結(jié)果如圖4所示。

3 結(jié)束語

通過兩個案例的實現(xiàn)，詳細(xì)介紹了Excel函數(shù)在解決實際問題中的應(yīng)用技巧。Excel函數(shù)在解決較難的實際問題時往往需要多個函數(shù)嵌套使用才能實現(xiàn)，在公式中所有的符號一律使用英文符號，如果使用了中文符號，系統(tǒng)會給出錯誤信息，導(dǎo)致無法完成操作。工作中，我們可通過查看Excel函數(shù)幫助進(jìn)行學(xué)習(xí)，積累解決實際問題的能力，達(dá)到了事半功倍，提高工作效率的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李斌. Excel 2010應(yīng)用大全[M].機械工業(yè)出版社，2010.

[2] 張玉鑫. Excel函數(shù)在教務(wù)管理中的應(yīng)用實例[J].中國商界，2010（5）.