巧用EXCEL2010管理學(xué)生成績

焦澄宇

摘要：Excel2010是常用的數(shù)據(jù)處理軟件，在學(xué)生成績的管理分析中應(yīng)用廣泛。本文介紹了幾種在excel2010應(yīng)用過程中總結(jié)出的小技巧，主要包括巧用自定義序列填充、巧用自定義數(shù)字格式快速錄入數(shù)據(jù)、巧用條件格直觀顯示學(xué)生成績以及巧用數(shù)據(jù)透視圖表快速分析統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績變化。這些技巧在實(shí)際成績管理中對提高數(shù)據(jù)的快速輸入、直觀顯示以及分析統(tǒng)計(jì)都起到了有效的作用。

關(guān)鍵詞：Excel2010；學(xué)生成績；應(yīng)用技巧

中圖分類號：TP391.13 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）31-0190-03

Abstract： Excel2010 is a widely used data processing software， and it is widely used in the management of student achievement. This paper introduces several practical skills in excel2010 applications， including using custom fill series， using a custom digital format to quickly enter data， using conditional formatto visual display student achievement and using pivot table to quickly analyze changes of student achievement. In practice， these skills have played an effective role to improve the data entry， visual display and analyze statistics.

Key words： Excel2010； student achievement

1 引言

Excel2010作為常用office2010辦公軟件的一個(gè)組件，是一款功能強(qiáng)大的電子表格處理軟件[1]。它具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析功能[2]，能夠處理我們生活工作中遇到的大多數(shù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析問題，并且操作簡單便捷，深受人們的喜愛。大部分學(xué)校的學(xué)生成績管理都用到此軟件。快捷的數(shù)據(jù)輸入，直觀的數(shù)據(jù)顯示和有效的數(shù)據(jù)分析能夠減輕老師的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，更好服務(wù)于教學(xué)[3]。本文介紹了幾種在應(yīng)用EXCEL2010管理同學(xué)成績過程中總結(jié)出的實(shí)用小技巧。

2 巧用自定義數(shù)列填充，快速輸入學(xué)生名單

一般來說，我們在錄入成績時(shí)，經(jīng)常需要輸入本班同學(xué)的姓名，這時(shí)候，我們可以把本班學(xué)生名單做成一組自定義序列，這樣如果我們下次再需要輸入學(xué)生名單，就可以直接輸入第一個(gè)同學(xué)，然后拖動填充柄，全班同學(xué)的名字就都可以調(diào)出來了。

步驟如下：

1） 選擇文件—選項(xiàng)—高級—編輯自定義列表如圖1。

2） 將學(xué)生名單導(dǎo)入或者寫入輸入序列欄，然后點(diǎn)擊添加，學(xué)生名單就添加到自定義列表中了。如圖2：

3） 點(diǎn)擊確定，這樣我們就可以在excel中輕松調(diào)用名單了。如圖3：

3 巧用自定義數(shù)字格式，進(jìn)行長數(shù)據(jù)的快速錄入

我們在錄入學(xué)生數(shù)據(jù)時(shí)，需要錄入一些比較長的連續(xù)數(shù)據(jù)，比如學(xué)號。因?yàn)閷W(xué)生的學(xué)號大多是連續(xù)的，所以我們可以用等差數(shù)列快速填充的辦法來實(shí)現(xiàn)快速錄入。但是，有時(shí)候因?yàn)閷W(xué)號太長，輸入后會自動轉(zhuǎn)化為科學(xué)計(jì)數(shù)形式，而影響顯示效果。將其變成文本格式雖然能解決顯示問題，但是前面所說的快速填充的辦法又不能再用了。有沒有既可快速填充，又能正確顯示的好辦法呢？我們可以用自定義數(shù)字格式的方式來實(shí)現(xiàn)。具體步驟是：選擇學(xué)號列，右擊調(diào)出設(shè)置單元格格式窗口，選擇選項(xiàng)卡“數(shù)字”中的“自定義”，在右邊的類型中輸入數(shù)字，如圖4，有幾位數(shù)就輸入幾個(gè)零。這樣，再填充長數(shù)字序列時(shí)，就不會變成科學(xué)計(jì)數(shù)顯示了。

4 巧用條件格式分色顯示學(xué)生成績

在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績時(shí)，我們需要直觀的特別關(guān)注一些學(xué)生的情況：比如前三名，后三名，低于平均成績的學(xué)生。我們可以用條件格式的辦法，給不同層次的成績設(shè)定不同的顏色，使得成績分析更加直觀。比如如圖5，我們將語文數(shù)學(xué)英語三門課的前兩名用紅色顯示，后兩名用綠色顯示。具體操作步驟：首先選擇“開始”菜單“樣式”選項(xiàng)卡中的“條件格式”，然后選擇“項(xiàng)目選擇規(guī)則”中的最大項(xiàng)或者最小項(xiàng)并設(shè)置它們的項(xiàng)目數(shù)為2就可以了。

5 巧用數(shù)據(jù)透視圖分析學(xué)生成績變化

在excel2010中還有一個(gè)非常好用，卻常常被忽視的工具，那就是數(shù)據(jù)透視圖表，用它可以動態(tài)的分類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。比如我們可以用它分別統(tǒng)計(jì)并用圖表形式顯示每個(gè)學(xué)生的在一段時(shí)間內(nèi)的成績變化，也可篩選某個(gè)考試時(shí)間內(nèi)的某門課的平均分總分等等。具體的操作是：首先選擇“插入”菜單“表格”選項(xiàng)卡中的“數(shù)據(jù)透視表”。然后將需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)選入數(shù)據(jù)透視區(qū)域。如圖：點(diǎn)擊確定，進(jìn)入數(shù)據(jù)透視表的設(shè)計(jì)界面。

數(shù)據(jù)透視表設(shè)計(jì)界面有四個(gè)區(qū)域，分別是報(bào)表篩選，行標(biāo)簽、列標(biāo)簽和數(shù)值。我們將源表中的字段分別拖動這個(gè)四個(gè)區(qū)域即可。其中報(bào)表篩選的作用是篩選數(shù)據(jù)，比如，當(dāng)我們想查看某位學(xué)生的各科成績時(shí)，就可把學(xué)生姓名放到報(bào)表篩選中。行標(biāo)簽和列標(biāo)簽分別表示行和列要顯示的字段。比如：我們想分析某位學(xué)生在一段時(shí)間內(nèi)各科成績變化，則將考試時(shí)間拖到行標(biāo)簽中。數(shù)值是要匯總的數(shù)據(jù)，匯總方式可在“值字段設(shè)置”中選擇，此處，我們匯總的是各科成績的平均值。四個(gè)區(qū)域設(shè)置好，數(shù)據(jù)透視表就做好了如圖7。在數(shù)據(jù)透視表的基礎(chǔ)上，我們還可做出更加直觀的數(shù)據(jù)透視圖。

總之，Excel2010中藏著很多非常實(shí)用的小技巧，我們只要善加利用，就可以快速準(zhǔn)確省時(shí)省力的把學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)分析好。

參考文獻(xiàn)：

[1] 歐陽紅東. 數(shù)據(jù)處理中Excel的應(yīng)用分析[J]. 電腦知識與技術(shù)，2014（9）：2051-2053.

[2] 孟春利. Excel在信息技術(shù)應(yīng)用中的技巧[J]. 電腦知識與技術(shù)，2014（9）：2047-2048.

[3] 劉建知.論Excel在學(xué)生成績管理中的應(yīng)用[J]. 電腦知識與技術(shù)，2008，3（25）：1608-1610.