檔案信息資源的形成規(guī)律探究

王菁慧

（哈爾濱文藝雜志社 黑龍江 哈爾濱 150000）

一、引言

現(xiàn)階段，對(duì)檔案信息資源形成規(guī)律有多重解釋，有側(cè)重于目的來(lái)表述的，有強(qiáng)調(diào)過程來(lái)表述的，總的看來(lái)，比較全面的觀點(diǎn)是從檔案信息資源開發(fā)的三個(gè)基本要素，即檔案開發(fā)者、檔案利用者和檔案信息資源三者出發(fā)來(lái)下定義的。代表性的表述有：其一，檔案信息資源形成是“采集、加工、存貯檔案館藏信息，為利用者提供利用服務(wù)的準(zhǔn)備性工作；其二，檔案信息資源形成是指”主體采用一定的方法和手段將課題更加系統(tǒng)化、有序化，以滿足不同利用者的需求并從利用者對(duì)客體的利用中獲得收益的過程。

檔案信息資源是不斷變化發(fā)展的，它是經(jīng)過各個(gè)歷史時(shí)期逐漸積累而形成的，同時(shí)也是經(jīng)過若干工作程序的不斷完善而形成的。其形成毫無(wú)疑問是具有一定的規(guī)律的。這一規(guī)律我們可以從檔案信息資源的結(jié)構(gòu)、范圍、來(lái)源等方面來(lái)進(jìn)行認(rèn)識(shí)。

綜合以上觀點(diǎn)，我們認(rèn)為，檔案信息資源形成是根據(jù)社會(huì)的的導(dǎo)向和需求，對(duì)可獲取的館藏檔案信息資源進(jìn)行加工、改造和充足，輔之以各種檢索工具和參考資料，積極開發(fā)文化產(chǎn)品，進(jìn)一步拓展檔案的易傳播性和可利用性，在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)社會(huì)利用的活動(dòng)。對(duì)其概念的理解要把握兩個(gè)方面：一方面是開發(fā)與利用的結(jié)合，另一方面是該活動(dòng)中存在的主客體關(guān)系。通常，人們將檔案信息資源的形成于利用結(jié)合在一起來(lái)說，這有其一定的合理性。形成是為了利用，形成工作的價(jià)值是通過利用體現(xiàn)出來(lái)的，離開利用，開發(fā)就失去了實(shí)現(xiàn)價(jià)值的途徑，且利用者的利用要求可以反過來(lái)指導(dǎo)形成，形成于利用是一個(gè)密切聯(lián)系的整體，將二者結(jié)合在一起才能反映檔案信息資源形成的完整意義。

二、檔案信息資源的結(jié)構(gòu)

檔案信息資源的結(jié)構(gòu)是指檔案信息資源在其構(gòu)成中的檔案資源種類的分布狀況。檔案信息資源是一個(gè)泛指的動(dòng)態(tài)性概念。古代檔案有其本身內(nèi)在的結(jié)構(gòu)，近現(xiàn)代檔案也具有符合新技術(shù)發(fā)展的結(jié)構(gòu)層次。這些結(jié)構(gòu)都是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展而發(fā)展的。檔案信息資源的逐漸形成過程，也就是檔案信息資源結(jié)構(gòu)的逐漸發(fā)展過程。

檔案信息資原結(jié)構(gòu)的逐漸發(fā)展過程，是由簡(jiǎn)單到復(fù)雜的過程。古代的“館藏”從甲骨檔案逐漸發(fā)展到紙質(zhì)檔案；近現(xiàn)代檔案信息資源狀況的結(jié)構(gòu)，由各種傳統(tǒng)型和非傳統(tǒng)型檔案信息資源組成。它們是從古代紙質(zhì)檔案信息資源逐步發(fā)展分化而來(lái)的。對(duì)檔案信息資源來(lái)說，所有這些組成部分都是一種相互補(bǔ)充的關(guān)系，而不是相互排斥的關(guān)系，是在已有組成部分的基礎(chǔ)上增加新的組成部分，而絕不是以新代舊。

傳統(tǒng)型檔案信息資源是機(jī)關(guān)或個(gè)人在活動(dòng)中形成的管理性檔案和個(gè)人檔案，它以紙張為主要載體。而非傳統(tǒng)型檔案信息資源同樣也是機(jī)關(guān)或個(gè)人在工作中形成的檔案，只不過其載體是特種材料，并且是按事由(主題組成的檔案信息資源綜合體。這樣，隨著檔案信息資源的結(jié)構(gòu)逐漸由簡(jiǎn)單到復(fù)雜，檔案信息資源也由種類單一逐漸過渡到種類繁多。

既然檔案信息資源有自己的結(jié)構(gòu)及其變化發(fā)展規(guī)律，檔案工作者在熟悉館藏的實(shí)踐中，就應(yīng)順應(yīng)這個(gè)規(guī)律并運(yùn)用各種方式、方法及手段對(duì)其進(jìn)行了解和熟悉。

三、檔案信息資源的范圍

館藏檔案信息資源的范圍，實(shí)質(zhì)上是指保存哪些方面的檔案。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展變化，人類的物質(zhì)活動(dòng)和精神話動(dòng)不斷豐富，社會(huì)的分工越來(lái)越細(xì)，這樣，檔案信息資源的范圍勢(shì)必受到影響，即不斷增加，不斷擴(kuò)展。這是檔案信息資源的范圍變化規(guī)律。

自古以來(lái)，任何國(guó)家和朝代及其部門保存檔案都是為了利用。檔案信息資源要能得到合理利用，關(guān)鍵的一點(diǎn)就是確定不同檔案保管部門的保管范圍，即給每個(gè)檔案保留部門劃定一個(gè)區(qū)別于其他檔案保管部門的收藏范圍（可以從時(shí)間、地區(qū)、內(nèi)容等特點(diǎn)來(lái)區(qū)分其館藏范圍）。由于時(shí)代不同，社會(huì)面貌不同，人們的認(rèn)識(shí)水平不一樣等，這些都會(huì)使檔案保管部門收藏檔案信息資源的范圍產(chǎn)生人為的變化。這是檔案信息資源的范圍變化規(guī)律之二。

館藏檔案信息資源的范圍，其發(fā)展變化從縱向來(lái)說，不斷拓展；從橫向來(lái)說，各部分不斷互相滲透交融?？v向發(fā)展是由于社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)．新的分支不斷出現(xiàn)，橫向聯(lián)系是因?yàn)殡S著社會(huì)的發(fā)展，新的科學(xué)技術(shù)不斷出現(xiàn)，不同科學(xué)方法及手段的運(yùn)用促使相近的檔案內(nèi)容分別附著在不同載體之上。這是檔案信息資源的范圍變化規(guī)律之三。

四、檔案信息資源的來(lái)源

檔案信息資源來(lái)源于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、個(gè)人等所保存下來(lái)的資料。其具體表現(xiàn)為檔案資料的接收、征集、交換、復(fù)制、接受轉(zhuǎn)讓、捐贈(zèng)和寄存等幾種形式。檔案信息資源的來(lái)源也是變化發(fā)展的，這表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，從縱向方面來(lái)說，最初，檔案信息資源的來(lái)源只是表現(xiàn)為檔案資料的接收形式。隨著社會(huì)的發(fā)展，隨著信息社會(huì)的到來(lái)，檔案信息資源的來(lái)源就逐步表現(xiàn)為檔案資料的接收、征集、交換、復(fù)制、購(gòu)買等幾種形式共同存在。檔案信息資源的來(lái)源由單一渠道逐步變化為多種渠道。另一方面．從橫向方面來(lái)說，檔案信息資源的種種來(lái)源形式，除接收形式比較穩(wěn)定之外，其他形式非常不穩(wěn)定，一是受客觀條件制約，二是受檔案工作者的主觀努力程度制約。所以，檔案信息資源的種種來(lái)源是經(jīng)常變動(dòng)的，不穩(wěn)定的。

檔案信息資源的各種來(lái)源，除按正規(guī)渠道接收各種檔案資料外，其余如征集、交換、復(fù)制、購(gòu)買等種種來(lái)源形式，都是對(duì)館藏檔案信息資源內(nèi)容狀況的補(bǔ)充。它們所網(wǎng)羅的檔案資料，一般具有零散性。

檔案信息資源來(lái)源的這種變化規(guī)律，要求檔案工作者在熟悉館藏檔案信息資源狀況的過程中，用動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)來(lái)對(duì)待檔案信息資源的不同來(lái)源，并且采取不同的處理方法和手段。

[1]趙彥芳.論檔案信息資源的形成及規(guī)律[J].中山大學(xué)研究生學(xué)刊(社會(huì)科學(xué)版),2008(02).

[2]丁華東.電子檔案管理學(xué)創(chuàng)建的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].安徽大學(xué)學(xué)報(bào)，2003（03）.