基于信息化視角對(duì)檔案管理的思考

張艷梅

（圖們市公路管理段 吉林 圖們 133100）

基于信息化視角對(duì)檔案管理的思考

張艷梅

（圖們市公路管理段 吉林 圖們 133100）

伴隨著信息技術(shù)的更新與發(fā)展，以及遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，當(dāng)前，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理的遠(yuǎn)程傳輸與社會(huì)共享體系。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷進(jìn)步的時(shí)代里，我們應(yīng)當(dāng)從根本上改變傳統(tǒng)的檔案資源管理觀念，與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用創(chuàng)新思維，加快檔案資源管理的信息化建設(shè)，提升檔案資源管理的現(xiàn)代化水平，因此，本文從實(shí)現(xiàn)檔案資源管理信息化的重要性入手，對(duì)檔案資源管理理念創(chuàng)新視角下的檔案資源管理信息化策略進(jìn)行研究。

檔案資源管理；創(chuàng)新；信息化；重要性；措施

隨著高速、大容量檔案影像管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，檔案資源管理的專業(yè)化、信息化建設(shè)迫在眉睫，為了能夠?qū)n案進(jìn)行長(zhǎng)期的管理與保存，并能夠在需要的時(shí)候及時(shí)進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理的信息化建設(shè)還能夠有效的節(jié)省檔案存放空間，提升檔案資源管理的工作效率，檔案資源管理工作應(yīng)當(dāng)及時(shí)創(chuàng)新管理理念，制定明確的新時(shí)期檔案資源管理發(fā)展目標(biāo)，在充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、遠(yuǎn)程通信及信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理的信息化，提升檔案資源管理工作質(zhì)量，因此，本文對(duì)檔案資源管理理念創(chuàng)新視角下的檔案信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，檔案資源管理中涉及的信息量在逐漸的增加，信息種類也逐漸向多樣化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案資源管理方式與當(dāng)今快速發(fā)展的科技信息技術(shù)已經(jīng)不相適應(yīng)，不能滿足當(dāng)今時(shí)代對(duì)檔案資源管理的更高要求，所以，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理信息化是符合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展要求的，是檔案資源管理發(fā)展的必然方向，作者認(rèn)為當(dāng)今檔案信息化建設(shè)的重要性主要表現(xiàn)在以下四點(diǎn)：

首先，檔案資源管理信息化能夠有效改善檔案資源管理效率，它在充分運(yùn)用當(dāng)今先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，更方便的對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、分類、統(tǒng)計(jì)與保存，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)快速的調(diào)閱，既為檔案資源管理人員減輕了工作負(fù)擔(dān)，又提升了檔案資源管理的工作效率；其次，檔案資源管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源更廣泛的共享的一個(gè)重要途徑，它改變了傳統(tǒng)的案卷式管理方式，而是轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募墓芾矸绞?，將檔案信息與原始檔案資料相分離，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，建立起檔案信息與其他信息系統(tǒng)之間的互聯(lián)，并以此為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，有效的提升了檔案資料的利用率；再次，使檔案保存方式多樣化。在電子信息技術(shù)不斷更新與進(jìn)步的今天，對(duì)各種電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)、讀取的設(shè)備也越來越多，為檔案人員進(jìn)行檔案資源管理提供了多種方式，使檔案資源管理更加便捷與快速，而且在電子設(shè)備的輔助下，無形之中增加了檔案資料的保存時(shí)間，有效的避免了傳統(tǒng)的檔案資源管理中由于長(zhǎng)期使用導(dǎo)致的資料破損、丟失等情況，保證了檔案資料的完整性、全面性與持久性；最后，加快了信息傳遞的速度。在傳統(tǒng)的檔案資料管理中，由于受到傳輸方式及傳遞距離等方面的影響，面臨著傳遞過程的安全問題與傳遞速度問題，但是，在實(shí)現(xiàn)了檔案資源管理信息化之后，便可以快速的實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的安全傳輸。

二、基于檔案資源管理理念創(chuàng)新的檔案資源管理信息化實(shí)現(xiàn)路徑

（一）最好檔案資源管理基礎(chǔ)工作，創(chuàng)建信息化實(shí)施條件

檔案資源管理的信息化需要得到良好的信息化條件的支持，因此，我們應(yīng)當(dāng)首先做好相關(guān)的基礎(chǔ)性工作，作者認(rèn)為具體應(yīng)當(dāng)包括以下四方面的內(nèi)容。

首先，管理制度是保障管理能夠順利進(jìn)行的重要條件與基礎(chǔ)，所以，我們首先應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案資源管理制度，在制度不斷完善的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)管理方法的創(chuàng)新，在保障檔案資源管理工作能夠正常進(jìn)行的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)管理程序的最簡(jiǎn)化，但是并不是沒有原則的簡(jiǎn)化，還要嚴(yán)格控制檔案信息的質(zhì)量；其次，要加強(qiáng)檔案資源管理重點(diǎn)環(huán)節(jié)的建設(shè)。既要對(duì)檔案資源管理的硬件環(huán)境進(jìn)行完善與加強(qiáng)，加大力度更新與增加新的檔案資源管理所需設(shè)施，確保檔案室實(shí)際建設(shè)于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相一致，又有重點(diǎn)加強(qiáng)審核審批檔案的管理工作；再次，要大力加強(qiáng)檔案資源管理隊(duì)伍建設(shè)，通過多種形式的培訓(xùn)教育等提升管理人員的綜合素質(zhì)與能力水平，例如，通過開展專題講座等來逐步轉(zhuǎn)變檔案資源管理人員檔案資源管理的信息化思想，并提升檔案資源管理工作的整體水平；最后，加強(qiáng)檔案資源管理的信息化意識(shí)，首先進(jìn)行檔案資源管理的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)注檔案資源管理信息化工作，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能保證員工在領(lǐng)導(dǎo)的支持下樹立強(qiáng)烈的檔案資源管理信息化意識(shí)，在領(lǐng)導(dǎo)的支持與鼓勵(lì)下，從根本上轉(zhuǎn)變對(duì)檔案資源管理信息化意識(shí)，積極主動(dòng)的掌握各種信息化技術(shù)。

（二）增強(qiáng)信息安全意識(shí)，強(qiáng)化檔案資源管理信息化安全

檔案安全管理師有效進(jìn)行檔案資源管理的關(guān)鍵，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下的檔案資源管理信息化，更好提升安全管理意識(shí)，做好安全管理工作，切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)安全管理的措施，避免網(wǎng)絡(luò)病毒等各種因素造成的網(wǎng)絡(luò)資源破壞，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開放性、交互性特點(diǎn)本身就決定了檔案資源管理信息化中的安全威脅的存在，再加上，有些單位忽略了通過安裝病毒軟件等措施，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，最終形成檔案資源管理安全隱患。所以，檔案資源管理的信息化建設(shè)過程中，切忌盲目的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要有規(guī)劃的下載安裝360、百度等殺毒軟件，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)病毒庫(kù)，有效的防止黑客及病毒對(duì)檔案信息的攻擊，與此同時(shí)，檔案部門還要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，加強(qiáng)身份驗(yàn)證、專機(jī)專用等安全管理措施，使檔案信息管理人員具備較強(qiáng)的安全管理意識(shí)。

（三）優(yōu)化檔案資源管理流程，提高檔案資源管理效率

檔案資源管理人員要樹立一種開拓進(jìn)取，勇于創(chuàng)新的精神，在逐漸實(shí)現(xiàn)與完善檔案信息化建設(shè)的道路中，主動(dòng)探索與創(chuàng)新，尋找新的方法與思路，從檔案的收集與鑒定、保存與利用等多方面進(jìn)行創(chuàng)新，不斷優(yōu)化檔案資源管理流程。首先，在檔案的收集與鑒定環(huán)節(jié)，要努力完善電子文檔歸檔制度，最大限度的實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔的完整，使其發(fā)揮最大價(jià)值，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化歸檔操作規(guī)范，不斷完善自身歸檔工作；其次，在保存檔案的過程中，不僅要通過電子檔案進(jìn)行保存，還要充分利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式加以輔助，此外，還要注意檔案的定期備份，避免由于檔案資料的丟失造成的各種嚴(yán)重后果；最后，在檔案的實(shí)際利用環(huán)節(jié)，需要加強(qiáng)其服務(wù)方式的創(chuàng)新，采用分級(jí)與分類的方式對(duì)各種檔案進(jìn)行有計(jì)劃的、有規(guī)劃的管理，同時(shí)也為使用者提供了多種方式的檢索服務(wù)，對(duì)于檔案利用效率的提升具有重要意義。

2.4加強(qiáng)檔案資源管理方式與技術(shù)的創(chuàng)新，滿足檔案信息化需求

隨著信息化社會(huì)的深入發(fā)展，檔案資源管理工作人員也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的管理理念，加強(qiáng)檔案資源管理方式與技術(shù)的創(chuàng)新，從而更好的適應(yīng)檔案信息化發(fā)展。首先，檔案資源管理相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)既要保障館藏質(zhì)量，又要保障館藏內(nèi)容的豐富多樣性，對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化的整理與優(yōu)化；其次，在提升相關(guān)人員綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，對(duì)其加強(qiáng)信息技術(shù)方面的教育與培訓(xùn)，使其不僅具備檔案資源管理所需的相關(guān)理論知識(shí)，還要對(duì)檔案著錄、編研、檢索、標(biāo)引、復(fù)制等技能熟練掌握，具備檔案信息分析、服務(wù)與應(yīng)用等多種能力，從而滿足檔案資源管理信息化的實(shí)際需求。

三、結(jié)論

檔案實(shí)際上是一種十分重要的信息資源，在這其中包含了各種珍貴的經(jīng)驗(yàn)，傳統(tǒng)的檔案資源管理方式與當(dāng)今高速發(fā)展的信息化水平已經(jīng)不相適應(yīng)，因此，我們應(yīng)當(dāng)僅僅抓住時(shí)代給予檔案資源管理工作的重要機(jī)遇，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，在管理技術(shù)、管理方式等諸多方面不斷創(chuàng)新，努力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值與作用的最大化。

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