文書檔案科學(xué)化管理的路徑分析

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文書檔案科學(xué)化管理的路徑分析

馬婧如

黑龍江省水文局黑龍江哈爾濱150001

[摘要]檔案作為社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的重要憑證，對(duì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的各種信息進(jìn)行記載。特別是文書檔案作為社會(huì)發(fā)展的記載器，近年來(lái)文書檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，這為文書檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)，使文書檔案的價(jià)值更好的體現(xiàn)出來(lái)。文中從文檔一體化、計(jì)算機(jī)管理及檔案人員綜合素質(zhì)等幾個(gè)方面對(duì)文書檔案科學(xué)化管理進(jìn)行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；科學(xué)化管理；文檔一體化；計(jì)算機(jī)管理；綜合素質(zhì)

文書檔案記載著社會(huì)及各行業(yè)發(fā)展的歷史，在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速提高的新形勢(shì)下，文書檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，管理模式更具新穎性，這對(duì)于文書檔案管理水平的提高起到了積極的意義，有效的確保了文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，使文書檔案在管理上更具有科學(xué)性。

一、文檔一體化的實(shí)現(xiàn)

長(zhǎng)期以來(lái)在我國(guó)各行業(yè)發(fā)展過(guò)程中，文書處理和檔案管理都處于分離的狀態(tài)，錄屬于不同的部門進(jìn)行管理。由于文書處理和檔案管理工作由不同的部分及不同的工作者負(fù)責(zé)，這就使其在具體管理工作中不僅易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且管理程序也會(huì)更加復(fù)雜化，從而對(duì)文書檔案的管理效率帶來(lái)較大的影響，使檔案的信息服務(wù)功能受到較大的制約。在這種情況下，文檔一體化管理模式成為解決文書檔案管理問(wèn)題的重要途徑，在文檔一體化管理模式中，其是將文件處理及檔案管理統(tǒng)一為一個(gè)有機(jī)的整體進(jìn)行管理，有效的確保了文書檔案處理的科學(xué)性。

在文檔一體化實(shí)現(xiàn)后，文檔一體化管理工作中文書處理工作的質(zhì)量變得越發(fā)重要，其會(huì)對(duì)文書檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性帶來(lái)較大的影響，這也使文檔一體化的實(shí)施有效的提高了文書檔案科學(xué)化管理水平。在文檔一體化實(shí)施過(guò)程中，需要以公文處理的規(guī)范化作為基礎(chǔ)，提前對(duì)文書檔案進(jìn)行有效控制，從而確保文書檔案的價(jià)值能夠更好的體現(xiàn)出來(lái)，使文書檔案的效果真正的發(fā)揮出來(lái)。

二、基于計(jì)算機(jī)的文書檔案管理

近年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)始在各行各業(yè)中進(jìn)行廣泛應(yīng)用，這為檔案管理工作提供了更多的便利。檔案從手工管理模式開(kāi)始向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，同時(shí)檔案的儲(chǔ)存方式也發(fā)生了較大的變化，檔案的載體也從紙質(zhì)形式開(kāi)始向電子形式轉(zhuǎn)變。在當(dāng)前方書檔案管理工作中，其歸檔及整理工作都是由計(jì)算機(jī)來(lái)完成，這不僅有效的降低了文書檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且對(duì)文書檔案管理效率的提升也起到了積極的作用。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，當(dāng)檔案歸檔后再想對(duì)文件進(jìn)行篡改，則需要將裝卷的文書檔案進(jìn)行拆裝，存在著人力、物力和財(cái)務(wù)的浪費(fèi)，而利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，對(duì)文件的修改變得更容易，只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)將所需要修改的文件調(diào)取出來(lái)即可完成修改工作。利用計(jì)算梵來(lái)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，可以快速實(shí)現(xiàn)文書檔案的檢索，有效的提高了文書檔案的查準(zhǔn)率，而且有效的解決了文檔分離的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理的科學(xué)化。

（一)電子文件的歸檔與接收

檔案的形成是文件有條件的轉(zhuǎn)化，是具有一定查考利用價(jià)值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案形成的工作起點(diǎn)，也是檢驗(yàn)檔案真實(shí)有效的關(guān)鍵。電子檔案主要來(lái)源于庫(kù)存檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行產(chǎn)生的電子文件。庫(kù)存檔案數(shù)字化后的電子原件可以構(gòu)成紙質(zhì)原件的副本，而電子文件所具有的與傳統(tǒng)文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過(guò)程是一個(gè)交叉操作過(guò)程。雖然電子簽署，數(shù)宅簽署等技術(shù)是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對(duì)離開(kāi)它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)沒(méi)有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳或復(fù)制，其真實(shí)有效及原始性無(wú)法確定。因此電子文件歸檔的同時(shí)還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)、數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄.動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過(guò)程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用.同時(shí)電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人.數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。

（二)電子檔案的存儲(chǔ)與備份

電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能；對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開(kāi)的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力；電子原件的存儲(chǔ)方式也是關(guān)鍵，應(yīng)該提供多種方式，如：數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、目錄存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)等，用戶根據(jù)實(shí)際建設(shè)從中選擇。電子檔案?jìng)浞?、恢?fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障。應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份、恢復(fù)系統(tǒng)。

三、文檔檔案管理人員自身綜合素質(zhì)的提升

（一)要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)

近年來(lái)在社會(huì)快速發(fā)展過(guò)程中，文書檔案數(shù)量越來(lái)越多，這給文書檔案管理人員的工作帶來(lái)了較大的難度。文書檔案工作人員長(zhǎng)期與檔案打交道，工作枯燥乏味，工作較為沉悶，再加之各行業(yè)對(duì)檔案管理工作重視度不夠，這也使文書檔案管理人員在工作中缺乏活力，對(duì)工作積極性不高，在對(duì)信息進(jìn)行記錄過(guò)程中存在麻痹大意的思想，影響了信息的準(zhǔn)確性，并進(jìn)而對(duì)文書檔案信息的質(zhì)量帶來(lái)了一定的影響。因此作為一名文書檔案工作者，需要樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)自身職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，有效的提高文書檔案的準(zhǔn)確性。

（二)擁有專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理的深化，如計(jì)算機(jī)在檔案管理中的二次開(kāi)發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，為了實(shí)現(xiàn)文書檔案科學(xué)化管理，則需要充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)新穎的管理模式來(lái)提高文書檔案管理的水平，使文書檔案管理手段更具先進(jìn)性，確保文書檔案管理效率及準(zhǔn)確性的提升，更好的將文書檔案的信息功能發(fā)揮出來(lái)，在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中更好的發(fā)揮其效能，更好的體現(xiàn)出文書檔案的重要價(jià)值。文書檔案科學(xué)化管理勢(shì)在必行，需要我們加大力度，創(chuàng)造良好的條件，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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