對(duì)提升高校網(wǎng)上報(bào)賬效率的思考

何志勤

摘 要：隨著國(guó)家教育經(jīng)費(fèi)投入比例的提高，科研經(jīng)費(fèi)量的激增，招生規(guī)模擴(kuò)大帶來(lái)的事業(yè)收入增加，新校區(qū)建設(shè)貸款投入等，高校財(cái)務(wù)呈現(xiàn)資金來(lái)源渠道多元化，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)多樣化的特點(diǎn)。財(cái)務(wù)人員報(bào)賬的難度和工作量日益加大，網(wǎng)上報(bào)賬的出現(xiàn)得到了越來(lái)越多高校的推崇，但同時(shí)也出現(xiàn)了諸多的問(wèn)題，如何提升高校網(wǎng)上報(bào)賬效率，是亟待解決的問(wèn)題。文章通過(guò)對(duì)高校網(wǎng)上報(bào)賬的流程、優(yōu)點(diǎn)及存在問(wèn)題的思考，提出解決的對(duì)策，以期提高網(wǎng)上報(bào)賬效率，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理。

關(guān)鍵詞：高校 網(wǎng)上報(bào)賬 效率提升

中圖分類(lèi)號(hào)：F234

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）10-125-02

《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》提出：到2020年，基本實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化，高等教育毛入學(xué)率達(dá)40%，高校辦學(xué)規(guī)模仍處于不斷擴(kuò)大階段，隨之而來(lái)的是高校財(cái)務(wù)收支的復(fù)雜性和多樣性，在財(cái)務(wù)人員編制有限的情況下，報(bào)賬的難度和工作量與日俱增;多校區(qū)辦學(xué)，又使得報(bào)賬人員報(bào)賬路途上的耗時(shí)以及現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬排隊(duì)等候的時(shí)間延長(zhǎng)，報(bào)賬難，難報(bào)賬的怨言與日俱增。與傳統(tǒng)的柜臺(tái)報(bào)賬方式相比，網(wǎng)上報(bào)賬實(shí)現(xiàn)了無(wú)時(shí)間、地點(diǎn)限制，不與財(cái)務(wù)人員見(jiàn)面即可完成報(bào)賬工作。網(wǎng)上報(bào)賬的方便、快捷得到越來(lái)越多高校的推崇，但在實(shí)施網(wǎng)上報(bào)賬后也顯現(xiàn)出了許多問(wèn)題，使財(cái)務(wù)管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。

一、高校網(wǎng)上報(bào)賬的基本流程

網(wǎng)上報(bào)賬的基本流程是：項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人通過(guò)登錄學(xué)校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，將全部經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目或某個(gè)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目授權(quán)給其他教職工、研究生進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)賬操作;由經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員登錄網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，選擇報(bào)銷(xiāo)功能選項(xiàng)，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分類(lèi)，在網(wǎng)上填寫(xiě)基礎(chǔ)信息、業(yè)務(wù)類(lèi)型和報(bào)銷(xiāo)單等報(bào)賬信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單，打印預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在預(yù)約單上簽名確認(rèn)，報(bào)賬人員連同分類(lèi)張貼好的原始票據(jù)裝進(jìn)網(wǎng)報(bào)袋，向財(cái)務(wù)部門(mén)指定投遞點(diǎn)投遞網(wǎng)報(bào)單。財(cái)務(wù)人員掃描預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單條形碼或二維碼，調(diào)出預(yù)約報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容，審核后自動(dòng)生成記賬憑證;稽核通過(guò)后，由出納人員將報(bào)銷(xiāo)金額，通過(guò)網(wǎng)銀轉(zhuǎn)入報(bào)賬人員指定的公務(wù)卡或工資卡，對(duì)公業(yè)務(wù)，通過(guò)網(wǎng)銀或匯款轉(zhuǎn)到對(duì)方賬戶(hù)，即完成報(bào)賬業(yè)務(wù)。

二、高校網(wǎng)上報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)

實(shí)施網(wǎng)上報(bào)賬后，報(bào)賬人員不再受財(cái)務(wù)辦公時(shí)間和空間的限制，只要有網(wǎng)絡(luò)，可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)進(jìn)行網(wǎng)上填寫(xiě)報(bào)賬信息和預(yù)約制單，大大節(jié)省了報(bào)賬人員的時(shí)間。網(wǎng)上報(bào)賬同時(shí)實(shí)現(xiàn)了報(bào)賬錄入工作的遠(yuǎn)程操作，財(cái)務(wù)人員掃描預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單后，只需對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行審核，在規(guī)定權(quán)限內(nèi)對(duì)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)或修改，網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)約單的內(nèi)容自動(dòng)生成記賬憑證，這樣既縮短了報(bào)賬時(shí)間，又減輕了財(cái)務(wù)人員錄入憑證的時(shí)間，緩解財(cái)務(wù)人員的工作壓力，使財(cái)務(wù)人員更好地服務(wù)全校師生，提高報(bào)賬效率和服務(wù)質(zhì)量。

三、高校網(wǎng)上報(bào)賬存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

1.網(wǎng)上報(bào)賬返工率高，報(bào)賬效率不升反降。實(shí)施網(wǎng)上報(bào)賬后，報(bào)賬人員不用再到財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)人員在審核過(guò)程中遇到不合規(guī)或不合法票據(jù)時(shí)，通過(guò)電話或短信與報(bào)賬人員溝通，解釋票據(jù)的合規(guī)性、經(jīng)費(fèi)額度超支、審批手續(xù)不齊全、業(yè)務(wù)分類(lèi)不符合要求等問(wèn)題。電話或短信溝通明顯沒(méi)有面對(duì)面溝通效果好，許多問(wèn)題在電話中溝通不暢，有的需要報(bào)賬人員對(duì)有關(guān)票據(jù)進(jìn)行情況補(bǔ)充說(shuō)明，有的需要報(bào)賬人員到財(cái)務(wù)取回報(bào)賬單據(jù)，完善相關(guān)報(bào)賬手續(xù)后，再次進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約單填報(bào)投遞。隨著網(wǎng)上報(bào)賬業(yè)務(wù)量的增加，待退返工單據(jù)越來(lái)越多，財(cái)務(wù)人員耗費(fèi)大量的時(shí)間精力進(jìn)行電話或短信溝通，報(bào)賬人員取回單據(jù)時(shí)，又要費(fèi)時(shí)查找退回的單據(jù)，網(wǎng)上報(bào)賬返工率高，報(bào)賬效率不升反降的問(wèn)題。

2.投遞單據(jù)不規(guī)范，票據(jù)整理耗時(shí)低效。報(bào)賬人員在網(wǎng)上報(bào)賬時(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)分類(lèi)不清楚，票據(jù)分類(lèi)張貼不規(guī)范，雜亂無(wú)序，特別是差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)，計(jì)算出差天數(shù)及出差補(bǔ)貼時(shí)容易出現(xiàn)差錯(cuò)，甚至有的網(wǎng)報(bào)袋中塞滿(mǎn)多份雜亂的原始憑證和預(yù)約單據(jù)，財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)前，需要對(duì)預(yù)約單及原始單據(jù)重新進(jìn)行整理分類(lèi)張貼，重新計(jì)算和修改報(bào)賬金額，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，工作效率低下。

3.報(bào)賬人員不固定，網(wǎng)報(bào)問(wèn)題重復(fù)出現(xiàn)。報(bào)賬的政策性和原則性強(qiáng)，相關(guān)手續(xù)繁瑣，報(bào)賬人員通常需要掌握一定的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)常識(shí)，才能順暢地辦理報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)。有的學(xué)院、部門(mén)報(bào)賬人員不固定，報(bào)賬單據(jù)投遞后，一次性報(bào)賬成功率往往不高，特別是科研課題經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)，研究生替導(dǎo)師報(bào)賬的情況較多，研究生流動(dòng)性大，財(cái)務(wù)人員反復(fù)溝通指正后，經(jīng)常報(bào)賬的研究生熟悉各項(xiàng)規(guī)章制度，報(bào)賬規(guī)范熟練了，也差不多到了畢業(yè)的時(shí)間，隨著新的一批研究生的到來(lái)，網(wǎng)報(bào)老問(wèn)題重復(fù)出現(xiàn)，財(cái)務(wù)人員又得從頭反復(fù)糾正。

4.財(cái)務(wù)規(guī)章制度多，執(zhí)行文件有偏差。報(bào)賬人員面對(duì)諸多的財(cái)務(wù)規(guī)章制度，網(wǎng)報(bào)時(shí)不一定及時(shí)了解詳細(xì)信息和要求，大多憑感覺(jué)填報(bào)，在有的項(xiàng)目開(kāi)支不確定的情況下，有的報(bào)賬人員會(huì)將報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容隨便放在可以點(diǎn)擊列支的項(xiàng)目下，網(wǎng)上報(bào)賬信息填寫(xiě)常常有誤。近年來(lái)，許多財(cái)務(wù)新規(guī)定、新制度相繼出臺(tái)，每個(gè)財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)時(shí)，執(zhí)行文件難免會(huì)有出入，對(duì)于部分復(fù)雜的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，不同的會(huì)計(jì)人員前后解釋相異，要求報(bào)賬人員補(bǔ)充提交的資料不同，出現(xiàn)審核報(bào)銷(xiāo)尺度不一致的情況，導(dǎo)致報(bào)賬人員在辦理報(bào)賬業(yè)務(wù)時(shí)多次往返財(cái)務(wù)處，增加了報(bào)賬人員的時(shí)間成本，有的報(bào)賬人員甚至從心理上覺(jué)得財(cái)務(wù)部門(mén)故意刁難，形成怕報(bào)賬、報(bào)賬難的局面。

5.網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)維護(hù)不及時(shí)，工作效率受影響。網(wǎng)上報(bào)賬主要依靠財(cái)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障，網(wǎng)上填報(bào)信息和網(wǎng)上審核報(bào)銷(xiāo)都會(huì)受到極大地影響，甚至癱瘓。有的系統(tǒng)問(wèn)題需要技術(shù)人員遠(yuǎn)程操作，有的問(wèn)題需要現(xiàn)場(chǎng)解決。由于財(cái)務(wù)人員多以會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)出身，專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)維護(hù)人員缺乏，近年來(lái)全國(guó)高校大力推進(jìn)網(wǎng)上報(bào)賬，軟件供應(yīng)商售后服務(wù)人員有限，基本在全國(guó)各地飛來(lái)飛去，軟件售后維護(hù)及響應(yīng)速度慢，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)維護(hù)不及時(shí)，直接影響了網(wǎng)上報(bào)賬的效率。

6.簽字審批沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)化，耗費(fèi)大量的時(shí)間。不同類(lèi)型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)，需要相關(guān)經(jīng)費(fèi)審批人根據(jù)不同的權(quán)限簽字審批，部分經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)需要多個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批才能報(bào)銷(xiāo)，只要其中哪一個(gè)環(huán)節(jié)的領(lǐng)導(dǎo)因出差、開(kāi)會(huì)等原因不在崗，就可能延誤報(bào)賬時(shí)間，報(bào)賬人員辦理簽字審批手續(xù)過(guò)程中耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬以后，網(wǎng)上報(bào)賬和網(wǎng)上簽字審批沒(méi)有達(dá)到網(wǎng)絡(luò)化對(duì)接，報(bào)賬人員填報(bào)完網(wǎng)上報(bào)賬預(yù)約單后，依然要拿著單據(jù)找有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，耗費(fèi)了大量的時(shí)間精力，網(wǎng)上報(bào)賬的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。

四、提高網(wǎng)上報(bào)賬效率的對(duì)策

1.建立有效的溝通渠道，加強(qiáng)溝通聯(lián)系。財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)校園網(wǎng)或財(cái)務(wù)網(wǎng)站，將報(bào)賬流程、常見(jiàn)問(wèn)題處理、分類(lèi)填制單據(jù)、張貼票據(jù)規(guī)范要求等，制作成視頻或PPT演示在網(wǎng)上發(fā)布;及時(shí)更新網(wǎng)站上的財(cái)經(jīng)法規(guī)、學(xué)校財(cái)務(wù)相關(guān)的規(guī)章制度及財(cái)務(wù)規(guī)定;建立財(cái)務(wù)報(bào)賬QQ群、微信群等交流平臺(tái)，專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集意見(jiàn)及答疑網(wǎng)上報(bào)賬問(wèn)題;定期或不定期到各學(xué)院、部門(mén)走訪調(diào)研，及時(shí)傳遞財(cái)務(wù)信息和要求;分析現(xiàn)有網(wǎng)上報(bào)賬流程，進(jìn)一步優(yōu)化網(wǎng)上報(bào)賬流程。通過(guò)有效的溝通渠道，增強(qiáng)報(bào)賬人員對(duì)財(cái)務(wù)人員的理解和支持，提高網(wǎng)上報(bào)賬成功率。

2.分層次開(kāi)展網(wǎng)上報(bào)賬培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)信息質(zhì)量。財(cái)務(wù)部門(mén)可以針對(duì)學(xué)校不同層次的人員，定期開(kāi)展一些網(wǎng)上報(bào)賬知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)，例如針對(duì)全校教職工，印發(fā)網(wǎng)上報(bào)賬指南或手冊(cè)，詳細(xì)介紹報(bào)銷(xiāo)的各種要求及規(guī)范;針對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人開(kāi)展如何網(wǎng)上授權(quán)審批，各類(lèi)經(jīng)費(fèi)的使用規(guī)定，常用財(cái)務(wù)規(guī)章制度的講解等培訓(xùn);針對(duì)報(bào)賬人員開(kāi)展如何網(wǎng)上填報(bào)單據(jù)，如何將相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行合并操作，網(wǎng)上報(bào)賬流程、常見(jiàn)問(wèn)題處理、真假發(fā)票的辨認(rèn)、發(fā)票的分類(lèi)整理、票據(jù)的規(guī)范粘貼等培訓(xùn);針對(duì)財(cái)務(wù)人員開(kāi)展業(yè)務(wù)交流座談會(huì)、日常財(cái)務(wù)政策解讀、業(yè)務(wù)工作手冊(cè)指南、網(wǎng)上報(bào)賬操作等培訓(xùn)。通過(guò)分層次培訓(xùn)，提升網(wǎng)上報(bào)賬財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，減輕財(cái)務(wù)人員工作量，提升報(bào)賬效率。

3.現(xiàn)場(chǎng)接收網(wǎng)上報(bào)賬單據(jù)預(yù)審，減少返工率。對(duì)沒(méi)有固定專(zhuān)、兼職報(bào)賬人員的部門(mén)或?qū)W院，取消到投遞點(diǎn)投遞網(wǎng)上報(bào)賬單據(jù)流程，財(cái)務(wù)處現(xiàn)場(chǎng)接收網(wǎng)上報(bào)賬單據(jù)，收單員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)開(kāi)支范圍、開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)、簽字審批手續(xù)、票據(jù)真假、票據(jù)張貼是否規(guī)范、報(bào)銷(xiāo)單據(jù)是否齊全等簡(jiǎn)要預(yù)審，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出，由報(bào)賬人員及時(shí)更正或進(jìn)一步完善報(bào)賬手續(xù)。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)收單預(yù)審，事前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)溝通規(guī)范，提高網(wǎng)上報(bào)賬單據(jù)的質(zhì)量，避免事后財(cái)務(wù)人員大量的電話或短信溝通，減少返工率，提高網(wǎng)上報(bào)賬效率。

4.部門(mén)或?qū)W院確定網(wǎng)上報(bào)賬聯(lián)系人，架起溝通聯(lián)系的橋梁。部門(mén)或?qū)W院確定報(bào)賬聯(lián)系人，財(cái)務(wù)部門(mén)定期召集這些人員進(jìn)行培訓(xùn)和座談，同時(shí)由聯(lián)系人收集和反饋學(xué)院部門(mén)網(wǎng)上報(bào)賬存在的問(wèn)題建議。聯(lián)系人在各自單位負(fù)責(zé)協(xié)助報(bào)賬人員完成網(wǎng)上報(bào)賬工作指導(dǎo)，宣傳和解釋財(cái)務(wù)規(guī)章制度。通過(guò)聯(lián)系人這個(gè)橋梁，加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門(mén)與報(bào)賬人員之間的交流與溝通，有利于報(bào)賬人員方便、快捷、規(guī)范的辦理網(wǎng)上報(bào)賬及投遞單據(jù)業(yè)務(wù)，提高網(wǎng)上報(bào)賬效率。

5.培養(yǎng)或引進(jìn)系統(tǒng)管理員，確保網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。網(wǎng)上報(bào)賬推行后，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)管理員的工作變得更加重要。高質(zhì)量快速的軟硬件維護(hù)工作，可以保障網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的高效運(yùn)行。系統(tǒng)管理員需要具有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)及財(cái)務(wù)管理知識(shí)的人才，能夠解決一些日常的技術(shù)問(wèn)題，精通財(cái)務(wù)系統(tǒng)的操作方法，保障設(shè)備的正常運(yùn)行。財(cái)務(wù)部門(mén)可以在部門(mén)內(nèi)培養(yǎng)或引進(jìn)系統(tǒng)管理員，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)處理，或聯(lián)系軟件公司通過(guò)遠(yuǎn)程操作解決問(wèn)題，確保網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

6.完善網(wǎng)上簽字審批功能，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)審批網(wǎng)絡(luò)化。高?？梢栽贠A網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)上，完善網(wǎng)上經(jīng)費(fèi)審批簽字功能，使經(jīng)費(fèi)審批人無(wú)論在什么地方，只要有網(wǎng)絡(luò)，登錄系統(tǒng)，即可完成簽字審批手續(xù)。為了讓經(jīng)費(fèi)審批人清楚審批內(nèi)容，可以將原始憑證掃描上傳，作為附件，方便審批人查閱。財(cái)務(wù)人員將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人電子簽名模板存入財(cái)務(wù)審核報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，審核時(shí)比對(duì)簽名，確保簽名的真實(shí)性。通過(guò)網(wǎng)上經(jīng)費(fèi)審批功能，報(bào)賬人員不用來(lái)回找領(lǐng)導(dǎo)簽字，為報(bào)賬人員提供高效便捷的服務(wù)。

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（作者單位：昆明理工大學(xué) 云南昆明 650500）

（責(zé)編：呂尚）