文書檔案管理工作的創(chuàng)新

文/湘潭市中醫(yī)醫(yī)院　陳柏茹

文書檔案管理工作的創(chuàng)新

文/湘潭市中醫(yī)醫(yī)院陳柏茹

【摘要】本文闡述了文書檔案管理的意義，探討了文書檔案管理中常見的問題，并針對問題提出了相應(yīng)的解決措施，希望能夠提高當(dāng)前文書檔案管理工作的水平。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理；創(chuàng)新

文書檔案管理是檔案管理的主要組成部分，隨著單位工作各個方面的完善，對文書檔案管理工作也提出了進(jìn)一步的要求。由于文書檔案是單位管理者制定決策和計劃的重要參考和依據(jù)，為了使單位能夠更好地適應(yīng)社會的發(fā)展，針對文書檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)，有必要對傳統(tǒng)的文書檔案管理工作的思路和方式進(jìn)行創(chuàng)新，以期為單位工作的開展提供高效且準(zhǔn)確的參考。

一、文書檔案管理的意義

（一）文書檔案是政治工作和行政管理活動的重要記錄。在政府的工作中，文書檔案一般是由上級單位所發(fā)的紅頭文件轉(zhuǎn)化而成，其中也會包括已經(jīng)完成但具有保存價值的文書資料，它記錄了一個政府單位或社會組織從事的管理活動，如黨群管理、人事管理、財務(wù)管理以及工作過程的管理等。隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，在信息時代，文書檔案的管理顯得越發(fā)重要，尤其是在國家的機(jī)關(guān)和事業(yè)單位，文書檔案是其工作開展所不可缺少的依據(jù)，文書檔案管理在當(dāng)下各個單位的運(yùn)行中占據(jù)著越來越重要的地位。

（二）文書檔案管理是檔案管理的主要組成部分。檔案具有連續(xù)性的特點(diǎn)，許多后續(xù)的檔案建立都要以初始檔案為依據(jù)，文書檔案管理也是檔案管理的源頭，因此文書檔案管理工作有著很大的現(xiàn)實(shí)意義。做好文書檔案的管理工作，對后續(xù)檔案的建立以及單位未來的發(fā)展都有著不可替代的價值。

二、文書檔案管理中存在的問題

（一）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高。文書檔案的管理是一項專業(yè)而且較為復(fù)雜的工作，這對管理人員專業(yè)素質(zhì)的要求很高，而在實(shí)際中，文書檔案管理工作沒有引起相關(guān)單位的重視，管理人員的隊伍建設(shè)力度不夠，人員專業(yè)較低，主要表現(xiàn)在：很多文書檔案管理人員不注重與時俱進(jìn)，沒有加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，其管理思路和方法還停留在傳統(tǒng)方式之上。在信息化的今天，管理人員的專業(yè)水平不夠、沒有熟練掌握電腦操作，文書檔案管理工作沒有得到深層的改革和創(chuàng)新。

（二）工作效率較低。一些單位忽視工作方式和設(shè)備的更新，文書檔案管理的方式還較為落后，已經(jīng)不能適應(yīng)社會的高速發(fā)展。比如，由于種種原因，一些單位沒有配備計算機(jī)或是計算機(jī)配備的較晚，在信息化的今天，沒有計算機(jī)的文書檔案管理工作其效率低下是必然的；另外，一些單位的管理思路還較為落后，不能明確區(qū)分文書檔案管理工作的重點(diǎn)，導(dǎo)致做了大量無用的工作，這些因素都是造成文書檔案管理工作效率低下的主要原因。

（三）制度不規(guī)范、缺乏科學(xué)化管理。任何工作的開展都需要規(guī)范的工作制度，否則很難取得明顯的成果。當(dāng)前形勢下，一些事業(yè)單位和國企的改革力度很大，但大都停留在制度和政策方面的改革，這些制度全是與單位相關(guān)的大的制度方面的改革，而關(guān)于文書檔案管理工作方面的制度很少得到組織管理者的重視。許多單位的文書檔案管理工作顯得較為盲目和主管，這主要是因為沒有建立起統(tǒng)一規(guī)范的管理程序，而且許多已有制度缺乏科學(xué)化，導(dǎo)致管理工作的開展較為僵硬，沒有靈活性，這嚴(yán)重制約著文書檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

（四）機(jī)制改革沒有從大局出發(fā)。國內(nèi)的文書檔案管理機(jī)制在很長時間里沒有得到有效的改革，許多社會組織的文書檔案管理帶有濃重的機(jī)關(guān)工作色彩，機(jī)制的改革不及時或是改革的片面性較強(qiáng)，沒有大局意識。另一方面，許多管理人員將工作的重點(diǎn)放在了文書檔案管理的本質(zhì)之上，他們將工作的重點(diǎn)放在了文書檔案的建立、收集、整理以及保管之上，而忽視了文書檔案管理的參考價值，建立起的文書檔案管理沒有針對性，信息可用度不高，不能很好地為組織單位的工作提供依據(jù)，這是工作機(jī)制改革的滯后所造成的。

三、文書檔案管理工作創(chuàng)新的措施

針對文書檔案管理在實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題，為了真正體現(xiàn)文書檔案管理工作的價值和意義，對文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，通過具體措施提高管理水平，對文書檔案管理工作在未來的發(fā)展有著重要的意義，下面將對具體措施進(jìn)行闡述和分析。

（一）提高對文書檔案管理重要性的認(rèn)識。意識決定行為，文書檔案管理要改變傳統(tǒng)的管理模式，首先需要從思想上改變組織上下對文書檔案管理的認(rèn)知，提高管理人員對文書檔案管理重要性的認(rèn)識。因為只有從思想和意識上進(jìn)行改變，只有組織管理者和組織上下認(rèn)識到了文書檔案管理對組織發(fā)展的重要性，其才會在實(shí)際行動中“有所作為”，組織的文書檔案管理工作才能真正實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。簡而言之，文書檔案管理工作的創(chuàng)新，要從提高組織上下尤其是組織管理者的創(chuàng)新意識著手，確保創(chuàng)新方案在思想上的可行性。

（二）強(qiáng)化管理制度，并確保制度的落實(shí)。一是制度的建設(shè)需要完善制度體系。在組織內(nèi)部構(gòu)建完善的文書檔案管理制度體系，組織管理者要重視領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制的建立，從而為檔案管理制度的建立和落實(shí)提供可靠的保障。管理者只有改變自身的意識，做好組織上下的思想工作，讓其認(rèn)識到文書檔案管理工作的意義，才能從根本上確保制度的落實(shí)；另外，強(qiáng)化制度建設(shè)，新制度的確立要充分結(jié)合原有制度，做到從實(shí)際出發(fā)，保留將原有制度中的精華，去除原有制度中的弊端，以工作經(jīng)驗為基礎(chǔ)，構(gòu)建出完善的管理制度體系。二是注重制度的創(chuàng)新。文書檔案管理制度的構(gòu)建不能完全采用以往工作的經(jīng)驗和別的組織取得成功所采用的管理模式，而應(yīng)結(jié)合組織自身的實(shí)際情況，比如本單位的管理機(jī)制、機(jī)構(gòu)設(shè)置等因素。在制度的借鑒和引用中，做到揚(yáng)長補(bǔ)短，全面考慮，注重制度方面的創(chuàng)新，只有在制度方面取得了創(chuàng)新，文書檔案管理工作的各方面才會取得創(chuàng)新，制度的創(chuàng)新是文書檔案管理水平得以不斷提高的保障。三是做到制度的及時修改。部分單位沒有意識到管理工作與時俱進(jìn)的重要性，片面地認(rèn)為制度建立之初，已經(jīng)考慮得很全面，組織內(nèi)部的制度已經(jīng)很完善，只要照著制度辦事就不會出現(xiàn)問題。現(xiàn)代社會是一個信息化的社會，一切事物都在發(fā)生著變化，文書檔案管理制度也面臨著同樣的狀況。因為外部環(huán)境一直在發(fā)生著變化，所以，各個單位應(yīng)定期對現(xiàn)有的制度進(jìn)行評審，結(jié)合外部環(huán)境的變化，及時對原有制度進(jìn)行修改或補(bǔ)充，做到制度的與時俱進(jìn)，使文書檔案管理的制度始終與當(dāng)下組織內(nèi)部的情況相適應(yīng)，只有這樣，才會真正發(fā)揮出制度對管理工作的規(guī)范作用。

（三）注重工作效率的提高。工作效率的提高在于工作機(jī)制的優(yōu)化，優(yōu)化工作機(jī)制需要從以下三個方面做起：首先，加強(qiáng)文書檔案管理的宣傳力度，在宣傳上實(shí)行自我營銷。根據(jù)組織的總體規(guī)劃和階段性目標(biāo)制定文書檔案管理的思路和計劃，結(jié)合重大活動對文書檔案管理的要求，對管理工作提出具體的目標(biāo)和要求，也為后續(xù)檔案的建立奠定前期基礎(chǔ)，只有目標(biāo)明確，工作效率才會得以提高；其次，文書檔案管理工作需要協(xié)調(diào)好工作機(jī)制，其工作效率的提高離不開相關(guān)部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，只有相關(guān)部門在思想上達(dá)成共識，提高互動性，文書檔案管理工作中的互相指導(dǎo)、互相服務(wù)以及互相監(jiān)督效果才會得以體現(xiàn)；最后，工作效率的提高，還應(yīng)注重工作經(jīng)驗的積累，管理人員只有結(jié)合工作經(jīng)驗，才會清楚以往工作中存在的問題和不足，從而在以后的工作中明確方向和重點(diǎn)，最大限度地提高工作效率。

（四）靈活工作，體現(xiàn)檔案的本質(zhì)價值。為組織工作的開展和人事調(diào)動提供客觀準(zhǔn)確的依據(jù)是文書檔案管理的基本作用，因此，其管理工作不能過于形式化，應(yīng)結(jié)合組織的實(shí)際需求制定管理工作的內(nèi)容和要求。在符合保密原則的前提下，檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作的成果進(jìn)行審核，并可以適當(dāng)向外界進(jìn)行公布，這樣不僅可以方便用戶的查詢，發(fā)揮檔案的本質(zhì)價值，還可以接受公眾的建議，集思廣益，改變工作中的不足，完善檔案管理工作。

（五）管理工作還應(yīng)注重技術(shù)的創(chuàng)新。信息化社會里，注重技術(shù)的應(yīng)用對文書檔案管理工作效率的提高有著很大的幫助，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用以及檔案數(shù)據(jù)的信息化是當(dāng)下檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢?，F(xiàn)代化的文書檔案管理工作理念的革新首先需要認(rèn)識到技術(shù)應(yīng)用對管理工作的意義，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化系統(tǒng)有著傳統(tǒng)手工方式所無法比擬的優(yōu)勢，檔案管理工作的革新需要以技術(shù)的革新為依托。

四、結(jié)束語

總之，文書檔案管理工作是一個組織內(nèi)部資料管理的主要組成部分，并且對組織各項工作的開展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。有從思想上、機(jī)制上以及技術(shù)上全面創(chuàng)新，并將規(guī)范的制度在實(shí)際工作中進(jìn)行落實(shí)，文書檔案管理工作才會取得進(jìn)展，其管理水平才得以大幅度提高，并最終實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的本質(zhì)價值—服務(wù)價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]張文華.案管理工作的方法[J].黑龍江檔案，2014（8）.

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