做好文書檔案管理工作的探討

李海楠

[摘 要]文書檔案管理是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要憑證，如果不能及時有效的進行文書檔案管理，那么整個事業(yè)就 會受到牽絆，只有不斷加強文書檔案管理，提高工作人員的素質(zhì)，規(guī)范應(yīng)用現(xiàn)代化管理工具，才能提高文書檔案管理的工作效率。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；管理；探討

一、文書檔案工作的重要性

文書檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。所以，要充分認識到文書檔案管理工作的重要性。特別是在新時期市場經(jīng)濟管理中，管好用好文書檔案，對資源開發(fā)起著重要的作用。一方面，文書檔案具有憑證作用。文書檔案是歷史的真賃實據(jù)，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。文書檔案之所以具有憑證作用，是由其形成的特點和本身的特點所決定的。因為，文書檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀性。所以，文書檔案是令人信服的歷史證據(jù)。同時，從文書檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了文書檔案是確鑿的真憑實據(jù)。另一方面，文書檔案具有參考作用。文書檔案作為一種歷史記錄，不僅具備憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因為文書檔案不僅真實地記錄和反映了人償社會實踐活動的濃度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗。

二、文書檔案工作的對策與建議

1.提高文書檔案管理人員的責(zé)任意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。要通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)。同時，要把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

2.加強文書檔案管理工作的信息化水平。掌握現(xiàn)代化管理技能，是新時期做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。電子計算機技術(shù)在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。同時，要努力實現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化水平。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解不同，對同一個文件的分類各異，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

3.規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法。首先，要全面普查案卷。要剔除一些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步。其次，重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工填寫，以保證案卷更加規(guī)范。第三，規(guī)范題名，提高檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅有查全率是不行的，還須同時保證查準，因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是填寫題名項要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。

4.提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。提高文書檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。要注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。