文書檔案管理工作中存在的問題及解決措施

[摘 要]近年來，人們對文書檔案管理工作的重視度不斷提升，而且在當(dāng)前社會快速發(fā)展的新形勢下，文書檔案管理工作也迎來了較好的機(jī)遇，但其所面臨的挑戰(zhàn)也較為嚴(yán)竣，所以需要利用現(xiàn)代化的管理手段和方法，加強(qiáng)對文書檔案的管理，努力提高文書檔案管理人員自身的素質(zhì)的提升，確保文書檔案管理效率的提升。文中從文書檔案管理工作的重要性入手，對文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對提高文書檔案管理水平的具體對策進(jìn)行了闡述。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；管理；重要性；問題；對策

文書檔案是對各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，其作為重要的憑證，不僅可以為查證歷史提供重要的依據(jù)，而且還可以對各項(xiàng)工作起到較好的指導(dǎo)性作用。作為文書檔案管理人員，也需要對文書檔案的重要性有一個(gè)深刻的認(rèn)識，這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時(shí)對存在的問題進(jìn)行解決，確保文書檔案管理水平的提升。

一、文書檔案管理工作的重要性

在新時(shí)期，做好文書檔案管理工作，對資源開發(fā)起著重要的作用。這種作用主要文書檔案具有憑證和參考的作用，所以在當(dāng)前新時(shí)期，通過加強(qiáng)文書檔案管理工作，可以有效的確保資源開發(fā)作用的實(shí)現(xiàn)。文書檔案作為對歷史的真實(shí)記錄，具有一定的法律效用，其是自然形成的，與其他文獻(xiàn)存在較大的不同之處，所以文書檔案的記錄具有客觀性。同時(shí)文書檔案的記錄方式不僅包括當(dāng)事人的親筆手稿，而且還包括當(dāng)事人的聲音和形象文件，所以文書檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性。通過文書檔案的記當(dāng)，可以更好的對實(shí)踐活動的廣度起到一定的反映作用，可以為人們對自然的認(rèn)識和改造活動提供科學(xué)的歷史依據(jù)。

二、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書工作與檔案工作銜接存在脫節(jié)

在現(xiàn)實(shí)工作中，文書工作與檔案工作具有較強(qiáng)的聯(lián)系，但又具有各自的特色，所以具有統(tǒng)一性的特點(diǎn)，但又在分工上各有不同之處。所以在現(xiàn)實(shí)工作中，這兩者之間需要相互配合，這樣就可形成一個(gè)分體式的管理體系，這種管理制度具有有效性和科學(xué)性，但也正是由于這種體制的存在，這也在一定程度上導(dǎo)致文書工作與檔案工作之間的距離不斷拉大。再加之在實(shí)際工作中，文書人員檔案意識較為淡薄，而檔案人員對文書工作也不了解，這就導(dǎo)致文書工作和檔案工作之間不能良好的銜接，存在脫節(jié)的情況，所以在兩者的銜接主體上存在較多不規(guī)范的情況。

（二）文書檔案管理人員不足

在當(dāng)前很多單位中，檔案管理工作通常都是由文秘人員進(jìn)行兼任，基本上沒有專職的檔案管理人員，這樣就導(dǎo)致檔案管理工作中由于兼職人員自身精力有限，所以也只是對辦公室內(nèi)的文件進(jìn)行收發(fā)，對文字進(jìn)行綜合和信息進(jìn)行宣傳，不能及時(shí)對檔案資料進(jìn)行收集，而且對材料的真?zhèn)我膊荒苡行У谋鎰e。這樣就導(dǎo)致檔案材料在收集上存在著不完整的情況。再加之檔案管理人員自身素質(zhì)不高，對檔案工作缺乏主觀能動性，從而導(dǎo)致在文書檔案收集方面存在較多不足之處。

（三）領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作缺乏重視

在各單位辦公室工作中，文書檔案管理工作地位不高，對其重視度不夠，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)，通常都將文書檔案管理工作做為次要工作，對其不夠重視，覺得文書檔案管理工作就是收集和整理下資料，再建個(gè)目錄，把文書檔案管理工作想像得較為簡單。再加之文書檔案工作不能不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，即使對其投入也很難在短時(shí)間內(nèi)見到效果，所以在大多數(shù)單位中，對文書檔案管理工作只要求做好保存工作即可。

三、提高文書檔案管理水平的具體對策

（一）做好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的。文書人員要有較強(qiáng)的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。

（二）加強(qiáng)對文書檔案管理的重視

提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，轉(zhuǎn)變觀念，而且要提高檔案管理人員的素質(zhì)。不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及員工們對檔案工作的認(rèn)識，努力爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案工作的理解、重視、關(guān)心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作重點(diǎn)中去，加大檔案設(shè)施的投入，不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向邁進(jìn)。在工作中變被動提供有關(guān)檔案工作資料為主動參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動性與前瞻性。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要充分發(fā)揮接受新知識、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主觀能動性，堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

（三）做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)工作是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件，因此，不僅要善于收集的本單位與上下級形成的有關(guān)紅頭文件及各種材料，更要善于收集整理本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的鮮活和生動的，能揭示細(xì)節(jié)的檔案資料，用心整合檔案資源，對其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，積極推進(jìn)檔案信息功能的發(fā)揮，不斷豐富綜合檔案的資源建設(shè)。要努力把握不同時(shí)期機(jī)關(guān)工作的重點(diǎn)任務(wù)，明確主題，找準(zhǔn)位置，自覺以服務(wù)大局來安排和考慮檔案工作，形成服務(wù)大局的強(qiáng)大合力。

四、結(jié)束語

文書檔案管理工作是各個(gè)單位都不可缺少的工作要素，除了切實(shí)的提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)外，還要加強(qiáng)文書檔案管理工作與現(xiàn)代化管理手段及信息技術(shù)相融合，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化文書檔案管理，從而有效的提高文書檔案管理的工作效率。

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作者簡介：王威，女，1974年生，哈爾濱人，學(xué)士，副研究館員，從事檔案管理研究。