制約文書檔案管理績效的因素分析及對策

鄧秀娟

摘 要：學校文書檔案管理構成了辦公室工作的重要內(nèi)容，通過文書檔案管理能夠對學校發(fā)展中的各類文件進行保存，還能通過檔案資料開發(fā)來為學校的內(nèi)涵式建設提供數(shù)據(jù)資源。以會議記錄為例的影響因素主要由三個方面構成，應對策略可圍繞著：開展文書檔案相關人員的崗位培訓、建立校本要求下文書檔案歸類標準、完善信息化文書檔案管理平臺建設、依托標準化目錄挖掘文書檔案資源等四個方面來構建。

關鍵詞：文書檔案；管理績效；制約因素；對策

學校文書檔案管理構成了辦公室工作的重要內(nèi)容，通過文書檔案管理能夠對學校發(fā)展中的各類文件進行保存，還能通過檔案資料開發(fā)來為學校的內(nèi)涵式建設提供數(shù)據(jù)資源。但這里也需要指出，目前不少學校在文書檔案管理中仍存在或多或少的問題，從而受到這些制約因素的影響而弱化了文書檔案的管理績效。對此，需要在問題導向下尋找到有效對策。由于文書檔案所涵蓋的內(nèi)容十分廣泛，為了使本文的討論更為收斂，這里選擇學校管理層的“會議記錄”作為文書檔案管理對象。會議記錄承載了學校管理層歷次會議所做出的意向、決策和討論過程。從這些會議記錄中可以反映出學校在發(fā)展過程中的內(nèi)在邏輯，也能為學校在發(fā)展中的路徑偏離提供糾錯依據(jù)。基于以上所述，筆者將就文章主題展開討論。

一、制約文書檔案管理績效的因素分析

結合筆者的工作實踐，這里可從以下三個方面來對制約因素進行分析：

（一）傳統(tǒng)工作習慣所導致的制約因素

學校會議記錄承載著許多重要信息，但受到傳統(tǒng)工作習慣的影響在會議記錄中主要存在著這樣的問題，即習慣于以“流水賬”的形式來記錄會議談話全過程，而未能突出會議主題和會議決議的核心環(huán)節(jié)。這樣一來，就為今后的文書檔案資源開發(fā)帶來了不必要的麻煩。該制約因素的產(chǎn)生，根源于會議記錄人員的崗位能力存在著缺失?？梢?，在提升文書檔案管理績效時，還需要重視“人”的因素。

（二）傳統(tǒng)工作流程所導致的制約因素

傳統(tǒng)工作流程仍然遵循著特定的檔案管理制度，但這種依據(jù)時間為標準的文書檔案保管流程，將直接降低未來在查找檔案信息時的“交易成本”。學校在發(fā)展過程中必然存在著完善制度機制的需要，而學校管理層在會議商討中所作出的民主決策，將作為制度機制完善的原則和依據(jù)，而且也是迎接上級檢查的重要書面材料。由此，受到傳統(tǒng)工作流程所導致的因素制約，便降低了文書檔案管理的績效。

（三）傳統(tǒng)工作模式所導致的制約因素

傳統(tǒng)工作模式下的文書檔案管理，主要以靜態(tài)模式而存在。所謂“靜態(tài)模式”是指，學校辦公室、檔案管理部門并未形成主動開展檔案資源開發(fā)的意識。不難知曉，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，基于互聯(lián)網(wǎng)技術的檔案資源開發(fā)將能為學校發(fā)展帶來意想不到的推動作用。

二、破解制約因素的著眼點

在問題導向下，破解制約因素的著眼點可歸納如下：

（一）著眼于提升文書檔案記錄的工作能力

從目前相關文獻的論述中可以感知到，許多作者并沒有正視“人”的因素對檔案管理的影響，而主要聚焦檔案管理的制度優(yōu)化問題。筆者認為，會議記錄質量作為影響文書檔案管理績效的事前環(huán)節(jié)十分重要，其將對文書檔案應用產(chǎn)生系統(tǒng)性影響。作為主體因素的會議記錄人員，需要具備規(guī)范和專業(yè)的會議速記能力。只有這樣，才能確保會議記錄的精要與準確。

（二）著眼于再造文書檔案管理的流程形態(tài)

前面已經(jīng)指出，目前學校文書檔案在保管上仍主要以時間為序列，這就直接影響到今后在檔案資料查找上的效率。因此，這里就需要著眼于再造文書檔案管理的流程形態(tài)。再造的目的在于彌補當前檔案管理所存在的短板，并為文書檔案資源開發(fā)提供便利。再造的重點在于，根據(jù)學校文書檔案管理需要建立校本歸類標準。

（三）著眼于增強文書檔案管理的能動特性

筆者認為，需要充分挖掘文書檔案資源來助力學校各項事業(yè)的發(fā)展。特別在涉及到教師職稱評定、薪酬分配、干部晉級等重要事項上，學校管理層的會議記錄都將成為原始依據(jù)和支撐材料。因此，還需著眼于增強文書檔案管理的能動性。

三、對策

根據(jù)以上所述，對策可以從以下四個方面來構建：

（一）開展文書檔案相關人員的崗位培訓

前面已經(jīng)指出，需要加強對會議記錄人員的崗位能力培訓。由于學校會議記錄人員并不一定為專職，甚至在中層會議中擔任記錄的人員往往是筆記工整的工作人員。因此，這里首先需要在各個部門設置會議記錄專職和兼職崗位，并在定崗定員的基礎上對這些人員進行基礎性的會議記錄培訓。培訓的重點可放置在：速記要點、抓關鍵詞、突出中心內(nèi)容等環(huán)節(jié)。

（二）建立校本要求下文書檔案歸類標準

打破按時間、按部門進行文書檔案保管的短板，則需要對會議記錄開展分類管理。由于會議職能本身的特殊性，所以目前還未形成標準化的檔案歸類辦法。在這一背景下，學校則可以根據(jù)自己特點設計出校本要求下的歸類標準。如，設計出教學改革類、日常教學管理類、人事方面決議類、薪酬安排類、學校后勤管理類等歸類標準。

（三）完善信息化文書檔案管理平臺建設

順應大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的要求，學校在文書檔案管理中需要完善信息化平臺建設，通過建立信息化文書檔案管理模式來提高管理績效。針對會議記錄的信息化平臺打造，則可以以電子圖片的方式來保存會議記錄。同時，根據(jù)上文所設計出的檔案歸類標準來建檔。通過建立信息化文書檔案管理平臺，就為檔案資源開發(fā)提供了物理保證。

（四）依托標準化目錄挖掘文書檔案資源

為了更好的使用大數(shù)據(jù)分析方法，這里需要依托標準化目錄來挖掘文書檔案資源。首先，在一級目錄可以按照文書檔案管理內(nèi)容進行標準：如，會議記錄、公告、通告等。在二級目錄中則可以根據(jù)校本要求下的檔案歸類標準來進行。同時，學校應與第三方信息化平臺供應商建立起良好溝通關系，從而強化信息化平臺建設實效性。

四、展望

以下，再從兩個方面對文書檔案管理作出展望：

（一）增強大數(shù)據(jù)分析能力提升服務品質

大數(shù)據(jù)分析已成為解決海量信息和數(shù)據(jù)的重要工作內(nèi)容，大數(shù)據(jù)分析的目的在于從海量的數(shù)據(jù)資源中，尋找到滿足特定工作崗位的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。以此類推，檔案管理人員不僅需要掌握大數(shù)據(jù)分析能力，還應對需求方主營業(yè)務的各個環(huán)節(jié)具備基礎性專業(yè)知識。

（二）優(yōu)化檔案分類標準與平臺搭建同步

可以根據(jù)需求方主營業(yè)務的功能模塊來作為分類標準，進而使得檔案的歸類能夠形成相對獨立的信息模塊。同時，在局域網(wǎng)建設中需要完善信息共享平臺的搭建，從而切實便利職能部門對檔案信息的查詢之需。

五、小結

本文以會議記錄為例的影響因素主要由三個方面構成，即：傳統(tǒng)工作習慣所導致、傳統(tǒng)工作流程所導致、傳統(tǒng)工作模式所導致。由此，需要在問題導向下尋找到有效對策。應對策略可圍繞著：開展文書檔案相關人員的崗位培訓、建立校本要求下文書檔案歸類標準、完善信息化文書檔案管理平臺建設、依托標準化目錄挖掘文書檔案資源等四個方面來構建。

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