試論圖書館檔案管理及其數(shù)字化建設(shè)

左紫平

摘 要：圖書館檔案管理工作的開展是管理好圖書館的重要管理內(nèi)容，實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理已經(jīng)勢在必行?；诖?，本文先就圖書館檔案管理數(shù)字化以及數(shù)字化建設(shè)的重要性加以闡述，然后就圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題以及建設(shè)優(yōu)化措施詳細探究，希冀能借助此次理論研究，能為實際圖書館檔案管理工作實施起到一定促進作用。

關(guān)鍵詞：圖書館；檔案管理；數(shù)字化

一、引言

進入到新世紀以來，數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展比較迅速，在短短的時間內(nèi)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到各個領(lǐng)域，對應(yīng)用領(lǐng)域的發(fā)展起到了積極促進作用。圖書館檔案管理中對數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，就成為創(chuàng)新其管理模式的重要舉措，這也是對提高圖書館檔案管理效率和質(zhì)量的重要應(yīng)用技術(shù)，在對數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)實現(xiàn)下，對我國的圖書館檔案管理的整體水平提高就有著推動作用。

二、圖書館檔案管理數(shù)字化以及數(shù)字化建設(shè)的重要性

（一）圖書館檔案管理數(shù)字化

數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，對圖書館檔案管理發(fā)展有著很大促進，實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化目標(biāo)，這和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比就有著很大的優(yōu)勢。圖書館檔案管理數(shù)字化是把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以及錄音帶等作為介質(zhì)的檔案信息資料，通過掃描壓縮方式轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息進行儲存在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，這樣就能實現(xiàn)安全的管理目標(biāo)，并在檔案信息的搜索查詢以及快速的備份方面有著優(yōu)勢功能發(fā)揮[1]。圖書館檔案管理數(shù)字化是在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，通過數(shù)字化方式將檔案信息資源能分類的管理，這樣就大大提高了檔案信息管理的整體質(zhì)量。圖書館檔案管理的數(shù)字化在當(dāng)前已經(jīng)得到了普遍應(yīng)用，并成為未來重要的檔案管理的形式。

（二）圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)實現(xiàn)，對圖書館檔案資源的充分開發(fā)有著積極促進作用，這是檔案管理工作的關(guān)鍵目標(biāo)。處在當(dāng)前的信息化發(fā)展時期，圖書館檔案管理的工作愈來愈重要，而提高檔案資源的利用效率，就要充分注重檔案管理工作的方式轉(zhuǎn)變，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用下，就使得檔案管理不受時間以及空間的因素限制，通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建立能提供多樣化的檔案信息服務(wù)工作，通過在線檔案信息的查詢以及專題匯編等等，這樣就能大大提高檔案資源的利用效率，從而能更方便讀者對圖書館的發(fā)展情況的了解。

圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)對檔案資源的共享目標(biāo)能得以實現(xiàn)，這對多樣化的用戶需求就能得以良好滿足。圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，在對檔案資源的科學(xué)應(yīng)用下，是通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，從而對圖書館檔案資源信息進行共享，用戶能和數(shù)字化的圖書館檔案資源建立聯(lián)系，并且不會受到地域以及時間等因素的限制[2]。在數(shù)字化的系統(tǒng)應(yīng)用下，能為本校以及本地區(qū)和其他領(lǐng)域?qū)D書館檔案資源的利用提供服務(wù)，能實現(xiàn)遠程查詢檔案資源的目標(biāo)，這樣就能從整體上提高了圖書館檔案管理的質(zhì)量水平。

數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)實現(xiàn)對檔案管理人員的工作效率也能有效提高。進入到數(shù)字化發(fā)展時代，檔案管理的方式也在發(fā)生著變化，在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用支持下，就能大大提高檔案管理的整體質(zhì)量和效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公的方式正在向著數(shù)字化辦公的方式在轉(zhuǎn)變，圖書館檔案管理的數(shù)字化目標(biāo)實現(xiàn)后，這就大大方便了管理人員的實際工作，減輕了工作勞動力的投入量，節(jié)約的時間成本以及資金成本等，從整體上提高了檔案管理的水平。數(shù)字化技術(shù)當(dāng)中的計算機技術(shù)以及掃描和存儲等技術(shù)的應(yīng)用，能在圖書館的檔案立卷以及歸檔等諸多方面發(fā)揮其積極作用。

數(shù)字化圖書館檔案管理的目標(biāo)實現(xiàn)下，對于圖書館檔案的保存就更為完整和安全，在對數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用下，減少了人力資源使用，實現(xiàn)了檔案的信息化管理。通過數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)n案管理的安全性得以有效提高，保障了檔案信息的完整性，在保存的時間上也比較持久。

三、圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題以及建設(shè)優(yōu)化措施

（一）圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題

從當(dāng)前的圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，其中還存在著諸多的問題，這些問題就成為阻礙圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素，主要體現(xiàn)在以下幾個層面：

其一，圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)有待加強。圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，領(lǐng)導(dǎo)層認識到數(shù)字化建設(shè)的重要性，但是由于各方面因素的影響，如資金問題等，就造成了數(shù)字化建設(shè)不完善。缺乏統(tǒng)一化的圖書館檔案管理查詢系統(tǒng)，在資源的對接上還存在著問題。而基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)中，受到資金因素的影響還沒有完善化，在圖書館檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)備的更新不及時，以及軟件的更新不及時等，帶來了諸多的安全問題，這就大大影響了圖書館檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用效率和安全性能[3]。圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，基礎(chǔ)設(shè)施是比較重要的，尤其是儲存設(shè)備是關(guān)鍵組成，但是一些儲存設(shè)備比較陳舊，存在著不安全的風(fēng)險。沒有做好儲備設(shè)備的日常管理工作，這就必然會容易帶來不安全的風(fēng)險，對檔案信息的完整性很難得以保障。甚至是有的圖書館檔案管理在儲存方式上還是采用人工管理方式，通過人工來對大量的檔案資源進行整理，這一方式不僅在效率上比較低，并且也很容易出現(xiàn)錯誤，這就會大大影響檔案管理的質(zhì)量。

其二，沒有明確數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案關(guān)系。從圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，對于知識檔案以及電子檔案之間的關(guān)系還沒有明確化，這就不利于數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)實現(xiàn)。圖書館檔案數(shù)字化的建設(shè)工作并非是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式進行拋棄，而是兩者有相互的對照。但是從實際的數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，一些圖書館管理人員對此并沒有充分的認識，沒有正確的認識電子檔案和紙質(zhì)檔案關(guān)系，有的管理人員只注重數(shù)字檔案的建設(shè)，而忽視了紙質(zhì)檔案的建設(shè)，有的則是側(cè)重紙質(zhì)檔案而不注重電子檔案的建設(shè)，這些都不利于圖書館檔案管理工作的質(zhì)量提高。

其三，數(shù)字檔案管理人才比較缺乏。當(dāng)前圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，在專業(yè)化的人才方面是比較缺少的[4]。面對新的發(fā)展時期，圖書館檔案管理人員的工作要求在不斷的提高，而一些檔案管理人員自身的素質(zhì)和數(shù)字化建設(shè)的要求沒有跟上，造成了檔案數(shù)字化管理的效率比較低，質(zhì)量得不到有效保障。檔案管理從業(yè)人員沒有按照工作的規(guī)范要求進行操作，對數(shù)字化技術(shù)的操作不熟悉，這些都會影響檔案數(shù)字化管理的整體水平提高。圖書館檔案管理人員自身的服務(wù)意識有待加強，沒有向著新時期的檔案管理的發(fā)展方向靠攏，檔案管理的理念還比較滯后等。

其四，檔案數(shù)字化管理制度有待完善。從當(dāng)前的圖書館檔案數(shù)字化管理發(fā)展的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，一些檔案數(shù)字化的管理在制度建設(shè)上沒有得到加強，檔案管理制度的不完善以及缺乏的問題比較突出，尤其是數(shù)字化檔案的管理制度沒有結(jié)合實際的需要進行制定，這就必然會影響檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。良好的管理制度是規(guī)范檔案管理操縱的基礎(chǔ)，而在數(shù)字化檔案管理的制度建設(shè)方面沒有加強重視，勢必會影響后續(xù)的工作開展。

（二）圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)優(yōu)化措施

圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的實施，要充分注重從多方面加強重視，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，對此筆者提出幾點檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施：

加強完善圖書館檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。圖書館檔案數(shù)字化管理工作的開展，需要從思想觀念上進行加強，充分認識到數(shù)字化檔案管理的重要性，在相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上能不斷完善，只有這樣才能進一步的開展檔案管理的工作。在相應(yīng)設(shè)備體系的完善方面要加強重視，將光盤鏡像服務(wù)器以及服務(wù)器，對視頻音頻信息采集設(shè)備以及計算機設(shè)備等等，這些基礎(chǔ)設(shè)施和相應(yīng)的配套設(shè)施都要能和實際的需求緊密結(jié)合起來，使之能滿足實際圖書館檔案數(shù)字化管理發(fā)展的要求。而在數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)中，要注重相應(yīng)系統(tǒng)的性能和實際管理的需求相滿足，在接受以及采集的系統(tǒng)建設(shè)方面要保障其質(zhì)量，主要是對圖書館檔案的信息收集以及接收功能的發(fā)揮，通過網(wǎng)絡(luò)來采集信息資源。再有就是管理存儲系統(tǒng)以及開發(fā)利用系統(tǒng)的完善建立。

充分重視數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案協(xié)調(diào)性。圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的開展，要兼顧到電子檔案和紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案是對事物信息了解的第一手資源，對紙質(zhì)檔案的信息收集以及管理將其和電子檔案進行對照有著很大的考量作用。圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)就要充分注重將紙質(zhì)檔案的管理作為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上建立數(shù)字化檔案管理模式，通過電子化的檔案管理的方式提高檔案管理的整體水平。圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，通過創(chuàng)造數(shù)字管理的環(huán)境，將檔案信息就能有序的歸類管理，將數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的結(jié)合下，就能從整體上提高圖書館檔案管理的質(zhì)量。

強化數(shù)字化圖書館檔案管理人才素質(zhì)。為保障圖書館數(shù)字檔案管理質(zhì)量水平提高，這就需要從人才戰(zhàn)略方面著手實施，培養(yǎng)一批高素質(zhì)專業(yè)性的數(shù)字檔案管理隊伍，這是保障檔案管理水平的重要舉措。人才是發(fā)展圖書館檔案管理的重要支持，起到了決定性作用，從人才戰(zhàn)略上實施就要將責(zé)任心強以及有著圖書館學(xué)和檔案管理知識的人才加以應(yīng)用，并聘請專業(yè)的數(shù)字檔案管理專家進行開展講座等方式，對圖書館檔案管理人員進行培訓(xùn)，為提高數(shù)字化檔案管理人才的素質(zhì)打下基礎(chǔ)。還可通過對圖書館檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)，提高檔案管理專業(yè)人才的現(xiàn)代化服務(wù)意識。

加強數(shù)字化圖書館檔案管理制度完善建立。保障圖書館檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化，就要有相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)作為支持，所以要結(jié)合圖書館數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀，制定針對性的管理制度。通過完善化的數(shù)字檔案管理規(guī)范以及服務(wù)體系的建設(shè)，為保障檔案管理的整體效率水平打下基礎(chǔ)。在數(shù)字化檔案管理制度的建設(shè)過程中，涉及面要廣泛，將基礎(chǔ)設(shè)施的管理以及檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)等諸多方面都要涵蓋其中，這樣才能保障制度的作用充分發(fā)揮。通過健全的數(shù)字化檔案管理制度的制定，就能有助于促進圖書館數(shù)字化檔案管理向著規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的方向邁進，這對提高檔案資源的利用效率就有著重要意義。

加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。保障圖書館檔案管理數(shù)字化目標(biāo)實現(xiàn)，在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面就要充分重視。對此要對非涉密圖書館檔案專網(wǎng)的建設(shè)按照要求得以實現(xiàn)，內(nèi)部局域網(wǎng)通過和本系統(tǒng)以及地方政府進行連接，依照相應(yīng)的規(guī)范要求建立完善的圖書館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，做好檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的安全防護工作，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)以及殺毒軟件等必要的防護措施做好，從而保障圖書館檔案管理數(shù)字化的整體效率提高。

四、結(jié)語

綜上所述，處在當(dāng)前的信息化發(fā)展時期，圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作勢在必行，要想將圖書館檔案管理的效率有效提高，就要從多角度進行分析探究，找到完善的建設(shè)方案。在此次對圖書館檔案管理的研究分析下，主要是從建設(shè)的問題以及建設(shè)的策略層面進行的探究，希望能有助于實際的圖書館數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

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