淺析公共租賃住房檔案管理與應(yīng)用

滕建梅

摘 要：住房檔案是實(shí)際中公共租賃房屋的一種實(shí)況記錄，這是租賃房屋的另一種書面證據(jù)，也可以看成是實(shí)際租賃證據(jù)的備份。住房檔案主要以圖文并茂或音視頻等形式存在，這些歷史記錄分為紙質(zhì)載體和電子載體兩種。其包含的內(nèi)容有很多，涉及到租房的方方面面，在歸納整理時(shí)，會(huì)將其與房屋原來(lái)的項(xiàng)目資料放置在一起。如果這種住房在實(shí)際應(yīng)用中途發(fā)生收購(gòu)等，在住房檔案中還要囊括相關(guān)的收購(gòu)協(xié)議。所以租賃住房檔案管理事項(xiàng)有很多，為了使其得到更好的應(yīng)用，相關(guān)人員務(wù)必要做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：公共租賃住房；檔案；管理措施；應(yīng)用

公共租賃住房檔案內(nèi)容復(fù)雜，管理中難免會(huì)出現(xiàn)紕漏，這些紕漏有可能是管理人員造成管理不到位造成的，也有可能是檔案管理制度不健全或管理手段落后等造成的，相關(guān)部門要追根究底，加強(qiáng)檔案管理。本文主要針對(duì)公共租賃住房檔案管理與應(yīng)用進(jìn)行淺析。

一、公共租賃住房檔案管理的必要性

公共租賃住房是城市外來(lái)務(wù)工群眾住房的主要形式之一，在房屋租賃中，群眾住房必須有保障，群眾住房需求壓力減小，城市相關(guān)部門才會(huì)石頭落地，城市才會(huì)有后續(xù)發(fā)展。所以公共租賃住房不僅是城市相關(guān)部門必須面對(duì)和解決的民生工程，還是社會(huì)形勢(shì)所趨[1]。當(dāng)?shù)卣獙?duì)公共租賃住房出臺(tái)相關(guān)政策，以促進(jìn)公共租賃住房工程全面落實(shí)，而檔案管理部門也要響應(yīng)號(hào)召，及時(shí)做好檔案管理工作。檔案本質(zhì)是一種依據(jù)，在公共租賃住房方面，該依據(jù)可以為住房困難戶提供住房保障，使民生責(zé)任得以落實(shí)，該檔案也是租賃住房管理中的參考依據(jù)。在實(shí)際的檔案管理中，公共租賃住房是時(shí)刻處于動(dòng)態(tài)狀態(tài)中的，住戶工作的變動(dòng)，經(jīng)濟(jì)條件的變動(dòng)以及其他方面因素都會(huì)給租房帶來(lái)影響，使其租金和住戶一直發(fā)生變化。這意味著租賃檔案人員要隨時(shí)洞察這些變化，并做好更改記錄工作，使檔案信息永遠(yuǎn)處于最新?tīng)顟B(tài)，如此這些檔案才能在租房管理中發(fā)揮參考價(jià)值，為公共租賃住房建設(shè)提供建議。城市利用這些檔案中真實(shí)的住房信息，可作出租賃房規(guī)劃決策，進(jìn)而對(duì)城市土地資源以及住房資源等進(jìn)行合理劃分和利用。

二、公共租賃住房檔案管理措施

（一）強(qiáng)化公共租賃住房檔案管理

公共租賃住房檔案管理的重要性和優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)，檔案管理部門的所有人員都要深刻意識(shí)到這兩點(diǎn)，并將檔案管理意識(shí)印在腦海中，貫穿到檔案管理整個(gè)流程中[2]。檔案管理人員要明白租賃住房檔案管理是為民眾服務(wù)，是為群眾住房提供保障。住房保障部門更是要領(lǐng)悟這一點(diǎn)，能對(duì)不同的公共租賃房制定不同的管理策略，并統(tǒng)一落實(shí)管理制度和責(zé)任分配制度，使相關(guān)的檔案都得到有效管理。當(dāng)?shù)卣且哟髮?duì)檔案管理的重視，并提供政策和資金方面的支持，使住房檔案的管理設(shè)施都準(zhǔn)備齊全。政府還要對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確定住房檔案信息與實(shí)際公共租賃住房相關(guān)事項(xiàng)一致。此外各級(jí)住房保障部門還要針對(duì)整座城市的公共租賃住房建立相關(guān)的信息系統(tǒng)，專門存儲(chǔ)所有的租房檔案信息，相關(guān)人員要對(duì)信息系統(tǒng)的頁(yè)面和搜索引擎等進(jìn)行簡(jiǎn)化和優(yōu)化，使民眾能順利從中找到符合自己需求的租房信息。要強(qiáng)化租房檔案管理，還要對(duì)檔案管理的每個(gè)流程進(jìn)行精細(xì)化管理，無(wú)論在信息采集、整理工作中，還是在信息掃描或檢查分析中，相關(guān)人員都要保證每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量。

（二）健全公共租賃住房檔案管理制度

公共租賃住房檔案管理制度是檔案管理參考指導(dǎo)依據(jù)，也是檔案管理工作推進(jìn)實(shí)施的保障，所以還要在原制度的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)和完善。首先該制度要對(duì)檔案管理的主體進(jìn)行確定，對(duì)參與檔案管理和住房保障的部門實(shí)施責(zé)任制度，使其都有相關(guān)的管理事項(xiàng)。其次管理制度要靈活，能隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整，以滿足檔案管理需求，另外還要保證檔案資料采集質(zhì)量，檔案信息要完整，不能出現(xiàn)失真現(xiàn)象，針對(duì)這一點(diǎn)，在檔案管理中，相關(guān)的人員還要對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，使檔案管理工作更加規(guī)范，使其步入正軌。

（三）推進(jìn)公共租賃住房檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)早已是各單位、各企業(yè)司空見(jiàn)慣的工作，面對(duì)管理事項(xiàng)更多，管理內(nèi)容更加復(fù)雜的公共租賃住房檔案管理，相關(guān)部門也要加大租房檔案管理信息化建設(shè)力度，如此才能使租房事項(xiàng)與時(shí)俱進(jìn)，符合社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，同時(shí)使檔案管理更加現(xiàn)代化[3]。信息化建設(shè)一方面提高了檔案管理效率，減輕了人為錯(cuò)誤，另一方面也將其通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與廣大租房群眾聯(lián)系在一起，使相關(guān)的檔案信息利用率變大。在信息化建設(shè)中，無(wú)論是大城市，還是小城市，都要針對(duì)租房建立相關(guān)的檔案管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)與當(dāng)?shù)貙?shí)際情況相符合。利用信息系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)各種住房檔案進(jìn)行分類，然后分別儲(chǔ)存起來(lái)。信息化建設(shè)不僅是簡(jiǎn)單的使用信息設(shè)備，還要綜合利用多種信息技術(shù)，將其與信息采集、掃描以及分析等流程結(jié)合起來(lái)，以保證租房信息質(zhì)量和精確度。這些信息技術(shù)還要對(duì)租房信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以安全儲(chǔ)存信息，提高信息開(kāi)發(fā)利用效率。在檔案信息化管理中，還要建立相關(guān)的信息平臺(tái)，保證檔案信息能及時(shí)更新。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)屬于公共租賃住房檔案管理質(zhì)量的影響因素，如果管理人員無(wú)法做到有效管理，檔案信息的利用效率永遠(yuǎn)也得不到提高，住房檔案管理的目標(biāo)也實(shí)現(xiàn)不了。作為檔案管理的主體，這些人員負(fù)責(zé)檔案管理的所有流程，為了實(shí)現(xiàn)每一環(huán)節(jié)的精細(xì)化管理，管理人員必須要提升自我，使自己符合租房檔案管理要求。租房檔案管理和其他檔案管理還有區(qū)別，該種管理的民生性特別強(qiáng)，不容許出一絲差錯(cuò)，所以檔案管理工作對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力提出更高要求。這些管理人員要有正確的政治傾向和價(jià)值觀，要擁有檔案管理技能，掌握所涉及到的信息技術(shù)，還要具備創(chuàng)新能力。相關(guān)部門要提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提高，使其能為公共租賃住房檔案管理貢獻(xiàn)力量[4]。

三、公共租賃住房檔案應(yīng)用

公共租賃住房檔案最終要被應(yīng)用在群眾住房服務(wù)中，檔案管理最終也是為檔案應(yīng)用服務(wù)，所以在管理中，還要提供這樣的利用活動(dòng)，使其真正價(jià)值落實(shí)在實(shí)際租房服務(wù)中。在城市外來(lái)住戶租房過(guò)程中，這些住戶可以登入相關(guān)的檔案管理網(wǎng)站或信息平臺(tái)，輸入自己的租房需求，然后從檔案信息中篩選出符合自己條件和需求的租房信息。另外城市土地規(guī)劃部門也可以應(yīng)用公共租賃住房檔案信息，以對(duì)房屋土地資源信息進(jìn)行了解，對(duì)可拆遷的土地范圍進(jìn)行合理規(guī)劃。住房保障部門更是要加大檔案應(yīng)用力度，將其應(yīng)用在城市外來(lái)人口統(tǒng)計(jì)和租房統(tǒng)計(jì)中，如此便可了解困難住戶的基本需求，進(jìn)而在租房方面作出整改策略，使城市住房滿足用戶需求[5]。

四、結(jié)語(yǔ)

公共租賃住房檔案管理是民生安居工程的保障，于社會(huì)、民眾以及城市建設(shè)發(fā)展都大有裨益，所以相關(guān)部門務(wù)必要做好檔案管理工作，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理和信息化管理，使檔案能在實(shí)際住房服務(wù)中得到更好應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐超臣.淺談保障性安居工程檔案的管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2015（05）：69.

[2]劉燁.淺議做好城鎮(zhèn)公共租賃住房檔案管理工作[J].考試周刊，2015（46）：193-194.

[3]李敏.芻議住房保障體系管理中信息化建設(shè)[J].時(shí)代金融，2016（21）.

[4]施偉華，龔靖.住房檔案的規(guī)范化管理[J].上海房地，2017（06）.

[5]張嬌.加強(qiáng)保障性住房檔案指導(dǎo)驗(yàn)收管理工作[J].城建檔案，2016（10）.