規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的重要舉措

李旭

大慶市讓胡路區(qū)政府

摘要：會(huì)計(jì)是企業(yè)發(fā)展與建設(shè)的內(nèi)部動(dòng)力，而檔案是企業(yè)中必不可少的內(nèi)部管理方式之一因此會(huì)計(jì)檔案在當(dāng)前的工作中具有必不可少的作用，是企業(yè)中財(cái)務(wù)管理水平的直接體現(xiàn)，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，廣大的會(huì)計(jì)人員需要不斷提升自身的職業(yè)技能，不斷學(xué)習(xí)最新的會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，這樣才能達(dá)到使企業(yè)發(fā)展的目的?；谶@一原因，本文中重點(diǎn)論述了如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的有效管理，從當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題出發(fā)，以此實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展目標(biāo)，希望通過(guò)本文的論述能夠?yàn)橄嚓P(guān)會(huì)計(jì)人員提供一定的借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理；舉措

現(xiàn)代社會(huì)中企業(yè)的發(fā)展離不開對(duì)會(huì)計(jì)檔案的有效管理，這是為企業(yè)提供重要經(jīng)濟(jì)參考的依據(jù)，在未來(lái)的建設(shè)中，企業(yè)的走向也需要會(huì)計(jì)檔案提供必要的數(shù)據(jù)支持，因此，無(wú)論是在企業(yè)中還是在其他行業(yè)中，都需要進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，使之形成更加規(guī)范化的發(fā)展。但是在當(dāng)前的工作任務(wù)中，會(huì)計(jì)檔案管理仍然是一處薄弱的環(huán)節(jié)，其中所存在的不足之處足以影響到單位經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)是不斷發(fā)展著的，所以新的會(huì)計(jì)檔案管理方式也是在不斷更新的，要想實(shí)現(xiàn)真正的變革，就要不斷學(xué)習(xí)，以滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要。

一、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

就目前的形勢(shì)上看，會(huì)計(jì)檔案在管理的過(guò)程中還存在諸多的不足之處，一方面是因?yàn)楸９芊绞降牟灰?guī)范引起的，在實(shí)際的工作中，每個(gè)企業(yè)或單位都要設(shè)置一個(gè)綜合檔案保管室，以保存重要的檔案，但是部分企業(yè)不具備這樣的條件，或是忽視了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，所以在保管的過(guò)程中沒(méi)有送入專門的保管室進(jìn)行保管，這樣就帶來(lái)了一定的安全隱患，會(huì)計(jì)檔案極有可能出現(xiàn)丟失的情況；與此同時(shí)，沒(méi)有配備專門的檔案管理人員進(jìn)行保管也是常見的問(wèn)題之一，正是因?yàn)槿绱耍旁斐闪藛挝粚?duì)檔案管理工作的不到位，一些會(huì)計(jì)檔案隨意堆放在別處，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，造成了檔案管理工作的舉步維艱，隨著會(huì)計(jì)檔案數(shù)量的越來(lái)愈多，這些問(wèn)題的出現(xiàn)無(wú)疑造成了更加艱難的會(huì)計(jì)檔案管理。

另一方面，在會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行立卷的過(guò)程中，一些單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證的裝訂不規(guī)范，在裝訂完成后也沒(méi)有進(jìn)行封粘，正常情況下，在完成會(huì)計(jì)檔案的裝訂后，要將封口處粘貼牢固，并且還需要會(huì)計(jì)人員的簽章才算完成立卷，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行有效的保管，這一系列的過(guò)程都嚴(yán)格遵循了相應(yīng)的檔案管理規(guī)范，但是在實(shí)際的工作中，會(huì)計(jì)人員并沒(méi)有按照這一程序辦事，存在一定的缺失，因而造成管理上的困難。還有些會(huì)計(jì)檔案在管理時(shí)沒(méi)有規(guī)范的整理相關(guān)資料，將資料分門別類的處理好，因此在查找時(shí)就會(huì)帶來(lái)一定的難度，或是在進(jìn)行檔案移交的過(guò)程中，不按規(guī)矩辦事，事先進(jìn)行清點(diǎn)，這樣所造成的最終后果就是一旦出現(xiàn)問(wèn)題，雙方互相推卸責(zé)任，以至于會(huì)計(jì)檔案管理在管理上存在諸多的缺失。

二、解決會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題的措施

1、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制實(shí)行委派制管理單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

2、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。

3、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管已建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案室保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

4、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。

5、加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

6、完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份

7、在單位中對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督具有重要的意義，這也是規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的必經(jīng)途徑，在每一環(huán)節(jié)中，會(huì)計(jì)檔案管理都需要按照規(guī)定的要求進(jìn)行操作，例如在分類的過(guò)程中，就要將材料分門別類的處理好，這樣不但可以減輕后續(xù)的工作，同時(shí)也便于交接時(shí)的清點(diǎn)，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。同時(shí)在審查的過(guò)程中，通過(guò)進(jìn)一步規(guī)范的監(jiān)督，可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理更加規(guī)范化的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)目前單位中的檔案管理還存在諸多的不足之處，需要單位負(fù)責(zé)人以及相關(guān)的職能部門共同監(jiān)督，共同管理，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案得到有效管理的重要目標(biāo)，基于這一情況，本文主要提出了幾點(diǎn)建議，希望能夠?yàn)榻窈蟮臅?huì)計(jì)檔案管理提供一定的幫助，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。

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