如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

曹玉芬

[摘要]檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化是其發(fā)展的必然要求，推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的措施有很多，其中最重要的就是建立并且完善檔案管理制度，檔案工作之所以有很多漏洞，主要原因就是在實(shí)際管理過(guò)程中，沒(méi)有可以遵循的規(guī)章制度，或者是有些規(guī)章制度的制定并不符合現(xiàn)實(shí)檔案工作的要求。本文主要介紹了六種檔案管理工作規(guī)范化的措施，僅此提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

1、引言

檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，源于對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的重視。要想做到標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，在前期就必須將公文制定和頒發(fā)的程序進(jìn)行嚴(yán)格要求，這是保證質(zhì)量過(guò)關(guān)的首要條件。眾所周知，公文執(zhí)法的整個(gè)環(huán)節(jié)都要求我們用高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求去面對(duì)，正所謂細(xì)節(jié)決定成敗。把握好紙張的質(zhì)量及規(guī)格、段落及落款方式等多處細(xì)節(jié)，才能為做好檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從而促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。

2、推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的措施

檔案工作的規(guī)范化是一項(xiàng)需要我們長(zhǎng)期堅(jiān)持并不斷進(jìn)取的綜合目標(biāo)，檔案管理工作要想得到長(zhǎng)久發(fā)展，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化也是必不可少的一項(xiàng)措施。從整個(gè)社會(huì)發(fā)展的宏觀角度來(lái)觀察，我們不難發(fā)現(xiàn)中國(guó)當(dāng)前的檔案工作仍然有待提升，盡管前進(jìn)路上存在著些許阻礙但并不會(huì)阻擋我們推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的前進(jìn)的步伐。隨著檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化對(duì)人們的深入影響，檔案工作走向標(biāo)準(zhǔn)化的路途并不遙遠(yuǎn)，值得我們?nèi)ド钏疾⒏吨T行動(dòng)。以下措施可以作為參考。

2.1完善檔案管理制度

檔案管理工作雖然通俗易懂入門簡(jiǎn)單但步驟卻紛繁復(fù)雜，檔案管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中會(huì)遇到諸多意想不到的問(wèn)題，因而建立完善的管理制度是勢(shì)在必行的。同時(shí)，制度的建立要立足于當(dāng)前檔案工作的切實(shí)情況，制度要全面合理。尤其強(qiáng)調(diào)在檔案管理過(guò)程中要注意防火防盜防潮等類似的細(xì)節(jié)工作，極大程度的考驗(yàn)細(xì)心和責(zé)任心。要規(guī)范管理人員的具體責(zé)任并落到實(shí)處，避免責(zé)任推諉的現(xiàn)象出現(xiàn)。同時(shí)規(guī)定檔案的嚴(yán)密性及借閱程序，要個(gè)控制避免出現(xiàn)檔案流失等問(wèn)題。

2.2公文制發(fā)程序嚴(yán)格要求

現(xiàn)今使用的檔案，其格式和樣式源于公文，因而檔案管理的質(zhì)量離不開(kāi)公文制發(fā)的質(zhì)量。若我們能盡最大程度的將公文制發(fā)的質(zhì)量控制在一定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，按照相關(guān)程序和文件對(duì)質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，那么推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化也就更進(jìn)一步，這其中要求我們戒驕戒躁，穩(wěn)步前進(jìn)。提高公文管理水平要從多角度出發(fā)，其一是要注重紙張質(zhì)量。符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并且優(yōu)質(zhì)的紙張質(zhì)量能夠?yàn)楸ＷC公文制發(fā)質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。并且優(yōu)質(zhì)的公文都是按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行裝訂，一般情況下沒(méi)有特殊要求都是左側(cè)裝訂，其排版形式也比較規(guī)定，沒(méi)有特殊說(shuō)明，通常是橫寫橫排；其二，優(yōu)質(zhì)的公文無(wú)論從細(xì)節(jié)還是從整體來(lái)看，都是符合國(guó)家審批標(biāo)準(zhǔn)的。不僅要注意簽發(fā)手續(xù)完善，還要著重觀察簽發(fā)日期以及落款等容易忽視的問(wèn)題，不可一時(shí)大意而導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)不可補(bǔ)救的疏忽。其三，優(yōu)質(zhì)的公文一定是整潔規(guī)范具有正式性的，字跡清晰是不可忽視的。那么在經(jīng)歷長(zhǎng)時(shí)間的保存之后會(huì)出現(xiàn)褪色等問(wèn)題，因而在注重字跡清晰的同時(shí)，要盡量保證其在保存一段時(shí)間過(guò)后仍然具有高度價(jià)值的實(shí)用性。其四，盡管公文的格式種類繁多，在選擇時(shí)，要根據(jù)具體情況選擇適合的公文文種，避免出現(xiàn)文種濫用的情況貽笑大方。這些細(xì)節(jié)在推行檔案給做標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的路途中起到了至關(guān)重要的作用。

2.3做好文書以及電子文件的處理工作

歷年來(lái)通過(guò)實(shí)踐我們發(fā)現(xiàn)，文書處理與檔案工作既相輔相成，又有相對(duì)的獨(dú)立性，它們有著各自的工作任務(wù)，卻又在相關(guān)文檔工作環(huán)節(jié)中緊密聯(lián)系在一起，這就要求我們要構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)性規(guī)范化的思維模式，推進(jìn)文書處理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，遵循有力的指導(dǎo)思想，握住文書處理工作的命脈，及時(shí)準(zhǔn)確的將推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的任務(wù)落到實(shí)處，主要矛盾和次要矛盾相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。

在保存方面，要求軟磁盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因?yàn)槌睗駮?huì)使光盤片基霉變，所以環(huán)境空氣相對(duì)濕度應(yīng)該控制在40%～65%，溫度應(yīng)該控制在14～24℃。這樣對(duì)于電子文件的保存是十分有利的，而且為今后我們查找和借閱提供了便捷的渠道，避免磁盤在遭到腐蝕后使資料和文書等內(nèi)容缺損影響其使用性和價(jià)值性的發(fā)揮。

2.4實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則，它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握并嚴(yán)格遵守立卷歸檔的時(shí)效性和規(guī)范性。能夠立卷或歸檔的，必須是已經(jīng)完成當(dāng)前階段任務(wù)的，對(duì)于未完成當(dāng)前階段任務(wù)的，則堅(jiān)決不可立卷或歸檔。這不僅是考驗(yàn)信用的問(wèn)題，更重要原因是虛假立卷或歸檔會(huì)極大的造成檔案系統(tǒng)的混亂以至于后期管理困難缺乏依據(jù)，難以著手處理。二是劃分立卷歸檔的重點(diǎn)和難點(diǎn)，以便合理分工，有利于立卷歸檔的工作效率提升和工作成果的規(guī)范化。

2.5提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問(wèn)題與案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，以利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以利于檔案規(guī)范化管理。

2.6加強(qiáng)人才培養(yǎng)和人才儲(chǔ)備

人才是歷來(lái)社會(huì)所不可缺少的重要元素，社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，科技的創(chuàng)新，哪一項(xiàng)都離不開(kāi)人才。畢竟由無(wú)數(shù)人才在各自崗位的默默奉獻(xiàn)才促進(jìn)了時(shí)代的進(jìn)步。同樣，檔案工作也離不開(kāi)人才，時(shí)代的進(jìn)步也更新了工作內(nèi)容和工作方式，管理模式和服務(wù)對(duì)象也發(fā)生了變化，這就要求檔案工作人員盡快用知識(shí)和技能武裝自己，使綜合素質(zhì)得到大幅度提升，以盡快適應(yīng)并迎接挑戰(zhàn)。除了對(duì)現(xiàn)有人才的培養(yǎng)，還要引進(jìn)高層次人才，以便共同進(jìn)步。

3、結(jié)語(yǔ)

在信息化網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)，推行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是一項(xiàng)重要的任務(wù)，通往這條道路需要我們高度重視檔案管理人才的培養(yǎng)和發(fā)掘，將人力資源最大化的合理利用，從而有助于工作的順利開(kāi)展。相關(guān)部門對(duì)于人才的培養(yǎng)方案也應(yīng)更適應(yīng)時(shí)代所賦予的內(nèi)涵，注重運(yùn)用獎(jiǎng)懲制度，賞罰分明，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的參與積極性，將更飽滿的熱情投入到工作當(dāng)中去。

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