城市規(guī)劃檔案網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)突出解決的幾個問題

馬忠玲

[摘要]城市的規(guī)劃是我國城市建設(shè)的一個手段，而建設(shè)中的各種措施都要需要檔案的記錄，以便在日后查閱時比較方便，城市規(guī)劃在不斷的進(jìn)行，而城市規(guī)劃檔案的數(shù)量就在增加，一般的城市規(guī)劃的圖紙都是紙質(zhì)的形式，因此檔案管理也是主要管理這些圖紙等紙質(zhì)類資料。但是紙質(zhì)的資料在保存中容易磨損，而且保存的時間也比較短，因此在管理檔案的時候，開始用網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行管理。

[關(guān)鍵詞]城市規(guī)劃；城市建設(shè)；檔案；管理；網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)化的城市檔案管理是人們在新形勢下的一次重要嘗試。城市規(guī)劃分幾個部分，而且規(guī)劃的內(nèi)容都不相同，因此檔案也比較分散，對于檔案的管理人員來說，管理工作很難。而網(wǎng)絡(luò)化的管理是將檔案中分散內(nèi)容集中，在各個規(guī)劃部分中，找到相同點，使檔案之間的聯(lián)系加強(qiáng)，形成一個完整的網(wǎng)絡(luò)體系。而網(wǎng)絡(luò)管理檔案也容易出現(xiàn)問題，因此在管理中，要把握幾個問題，將檔案網(wǎng)絡(luò)化管理建設(shè)的更好。

一、形成科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

檔案的網(wǎng)絡(luò)管理是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，因此在管理檔案的時候，要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，將檔案的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)建設(shè)成一個科學(xué)的結(jié)構(gòu)。而網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)就需要，檔案的管理部門能夠積極參與監(jiān)督，根據(jù)檔案管理的需要，對網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)，提高網(wǎng)絡(luò)管理的服務(wù)職能。從宏觀上看，檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)必須堅持三個理念，首先網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的中心，是以規(guī)劃部門為主，因為網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是為了城市規(guī)劃的檔案服務(wù)，為規(guī)劃部門建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，因此要以城市規(guī)劃部門為中心。而城市的規(guī)劃部門也要發(fā)揮管理職能，控制城市規(guī)劃的節(jié)奏，掌握一切規(guī)劃的信息。對其他部門的工作人員也要監(jiān)督，保證檔案的管理工作有正確的指導(dǎo)。其次，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要有層次，正如城市規(guī)劃有層次一樣，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也要分層進(jìn)行。每一個層次都有明確的界限，而且層與層之間也是相連的，在上一層存儲信息結(jié)束后可以直接跳躍到下一層，或者在下一層閱覽完畢后，有指引箭頭可以返回到上一層。這樣做是為了保證層與層之間的信息能夠?qū)崿F(xiàn)流通。以免信息堵塞。在網(wǎng)絡(luò)層次建設(shè)的時候，要加快系統(tǒng)之間的流通速度，方便使用者查閱。最后，城市規(guī)劃的檔案信息不應(yīng)該封閉，更應(yīng)該與其他的網(wǎng)絡(luò)信息實現(xiàn)交流，尤其是情報政府等部門。在城市的規(guī)劃中，政府等部門都為規(guī)劃提供了信息，使城市的規(guī)劃更加合理。因此在管理規(guī)劃檔案的時候，也要利用社會其他的信息。由此可見，城市規(guī)劃檔案的網(wǎng)絡(luò)管理，要建立一個科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，以規(guī)劃部門為中心，其他的單位為協(xié)助點，共同建立一個完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

從微觀上看，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是一個聯(lián)動機(jī)制，從存儲信息到編制信息最后到為城市規(guī)劃服務(wù)都是個系統(tǒng)性的過程，三者相互合作最終構(gòu)成了網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的聯(lián)動體系。而聯(lián)動的體系也要考慮三個問題。首先是網(wǎng)絡(luò)檔案館的建設(shè)，城市規(guī)劃檔案網(wǎng)絡(luò)館建設(shè)，要將館內(nèi)的內(nèi)容豐富，主要的做法是，將館內(nèi)的信息規(guī)模擴(kuò)大，館內(nèi)儲存的內(nèi)容不僅僅是城市規(guī)劃的內(nèi)容，與城市規(guī)劃有關(guān)的資料也要收集，這種做法的目的是，可以為城市的規(guī)劃建設(shè)提供更多的信息。其次，在建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)館的時候，主要的工具就是計算機(jī)，使用計算機(jī)為城市的規(guī)劃建立一個數(shù)據(jù)中心，對有關(guān)的資料統(tǒng)一的管理。最后，善于開發(fā)更多的檔案資源，這就需要網(wǎng)絡(luò)面向整體的社會，為人們服務(wù)，搜集與城市規(guī)劃聯(lián)系密切的信息，從而使城市的規(guī)劃更加科學(xué)。

二、建立統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

城市規(guī)劃檔案管理是為了城市規(guī)劃的信息能夠被有效的利用，一個城市的規(guī)劃合理，其他的城市在開展建設(shè)中就算不是全部的模仿，也可以借鑒優(yōu)秀的部分。因此檔案網(wǎng)絡(luò)化就需要發(fā)揮管理的優(yōu)勢。從保證信息能夠被合理的利用，就要為各個行業(yè)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

一個好的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，可以形成網(wǎng)點之間的友好“接口”，創(chuàng)造兼容環(huán)境，使檔案信息的輸人、輸出與轉(zhuǎn)移能夠暢通無阻，提高管理服務(wù)效率。各地應(yīng)當(dāng)本著協(xié)作、互利的原則，放眼長遠(yuǎn)，共同研究探討行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)問題。國家規(guī)劃部門和檔案行政管理部門有責(zé)任制定關(guān)于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的全國性規(guī)范，確立總的原則和方針，并組織好各地的實施工作。規(guī)劃檔案網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的最終方向是要走上信息高速公路。這就要求有關(guān)規(guī)劃檔案的管理信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)電子化、規(guī)范化，最好能在全國規(guī)劃檔案部門推行同一套計算機(jī)管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)必須有廣泛的社會性，向其他行業(yè)信息系統(tǒng)尤其是一些全國性、國際性綜合信息網(wǎng)絡(luò)靠攏，為規(guī)劃檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的進(jìn)一步發(fā)展打下基礎(chǔ)。城建規(guī)劃檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，主要規(guī)范各網(wǎng)點的管理模式、工作程序、數(shù)據(jù)格式及網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部信息輸人輸出規(guī)則。目前應(yīng)當(dāng)抓住一個重點，就是根據(jù)目前各地的實際硬件條件和能力，首先做好檔案著錄標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一工作。

三、建設(shè)電子化技術(shù)環(huán)境

城建規(guī)劃檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理必須基于一個完善的電子化技術(shù)環(huán)境。這種技術(shù)環(huán)境包括硬環(huán)境和軟環(huán)境兩個方面。硬環(huán)境即各種設(shè)備，如計算機(jī)、傳真機(jī)、電話、交換器、調(diào)制解調(diào)器、微波網(wǎng)、光纖傳輸線、衛(wèi)星線路、光盤、各類終端服務(wù)器等等。軟環(huán)境包括信息數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用軟件、網(wǎng)絡(luò)安全與數(shù)據(jù)保密體系、組織管理體系等等?，F(xiàn)有的傳輸網(wǎng)絡(luò)，是城建規(guī)劃檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的一個有利條件。需要城建規(guī)劃檔案領(lǐng)域自己解決的問題除部分必備硬件設(shè)備的購置外，重點要解決好軟件環(huán)境的間題。一是要研究建立城建規(guī)劃檔案管理信息微觀系統(tǒng)，這是實現(xiàn)檔案管理與信息社會聯(lián)結(jié)的基礎(chǔ)。系統(tǒng)可以分為六個基本工作模塊：登記—對檔案進(jìn)行登記或修改；編目—完成管理當(dāng)中的各種表格和著錄卡的打??；檢索—依照不同條件對檔案進(jìn)行檢索，顯示或打印檢索結(jié)果和調(diào)卷單；利用—進(jìn)行檔案利用的登記、歸還處理及利用統(tǒng)計工作；統(tǒng)計—對館藏檔案按年度、分類類型和載體形式進(jìn)行統(tǒng)計；輔助—完成數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)維護(hù)和數(shù)據(jù)刪除等工作。二是將微觀系統(tǒng)逐步聯(lián)結(jié)成網(wǎng)絡(luò)。先建立一個全國性的城建規(guī)劃檔案信息錄中心，再按照先局部、后全國、再國際的網(wǎng)絡(luò)化策略，建立一個上下貫通、縱橫聯(lián)結(jié)的利用網(wǎng)絡(luò)體系，并最終走響信息高速公路，把城建規(guī)劃檔案直接送到用戶終端，實現(xiàn)檔案信息社會化和現(xiàn)代的完美結(jié)合。

四、結(jié)束語

由上述可知，在城市檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中，可能會遇到一些問題，因此應(yīng)該重點的解決以上幾種問題，首先，檔案網(wǎng)絡(luò)化是建立在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，而網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的科學(xué)程度直接影響檔案的管理，因此在管理城市規(guī)劃檔案的時候，要將網(wǎng)絡(luò)的結(jié)構(gòu)建成一個科學(xué)的結(jié)構(gòu)。其次要要將行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理模式。最后，對檔案的網(wǎng)絡(luò)管理也要將管理環(huán)境完善，尤其是電子技術(shù)環(huán)境。

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