高校學(xué)生檔案管理與大學(xué)生就業(yè)的相關(guān)性

武潔

摘 要：高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間所有活動的總和，包括學(xué)習(xí)、生活和各種社會實踐，是大學(xué)生求職的重要憑證，也是用人單位對該學(xué)生進行全面了解的重要途徑。因此，在現(xiàn)今就業(yè)壓力日益增長的年代，做好高校學(xué)生檔案的管理工作對促進大學(xué)生就業(yè)具有重要的作用。本文以大學(xué)生檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中的作用為基礎(chǔ)，對加強大學(xué)生檔案管理的途徑進行了有效的探討。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案管理；大學(xué)生就業(yè)；相關(guān)性

大學(xué)生檔案是大學(xué)生生涯的全記錄，是伴隨大學(xué)生一生的重要原始材料，也是用人單位選拔人才、考核人才的重要依據(jù)，對大學(xué)生的職業(yè)生涯具有重要的意義。近年來，隨著大學(xué)生畢業(yè)生人數(shù)的逐步增加，大學(xué)生就業(yè)壓力也日益增大，大學(xué)生提升自身競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵途徑之一就是通過自己的校園活動優(yōu)化自己的檔案。因此，高校學(xué)生檔案對促進大學(xué)生就業(yè)來說具有重要的意義。

1 大學(xué)生檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中的作用

（一）為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務(wù)

用人單位在選拔人才時更注重的是人才的能力，通過單位考核，學(xué)生的各種能力得不到全面的體現(xiàn)，因此，用人單位就需要借助一定的工具對所需人才進行了解，這個工具就是學(xué)生檔案。大學(xué)生在校期間所有的活動均會容納到檔案中，包括：學(xué)習(xí)檔案材料（能全面反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況）、社會活動表現(xiàn)（全面反應(yīng)學(xué)生的綜合素質(zhì)）、黨員材料（反映學(xué)生的思想政治素質(zhì)）、體檢表（反映學(xué)生的身體狀況）[1]。用人單位以此為標準能夠?qū)W(xué)生進行全面的了解，能夠?qū)W(xué)生的實際情況進行綜合評價，因此，大學(xué)生檔案能夠為用人單位提供有效的檔案查詢服務(wù)。

（二）做好畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作

大學(xué)生檔案管理的重要內(nèi)容之一就是檔案轉(zhuǎn)遞。在大學(xué)生畢業(yè)確定工作單位之后，學(xué)校就要將大學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)發(fā)給大學(xué)生的工作單位予以保存，以為學(xué)生的職業(yè)生涯服務(wù)，為學(xué)生參加社會保險提供重要的依據(jù)。同時，如果大學(xué)生在畢業(yè)之后沒有找到合適的工作，學(xué)校就要將大學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)到相關(guān)的人力資源管理中心進行保管。大學(xué)生檔案對于大學(xué)生來說至關(guān)重要，學(xué)校做好畢業(yè)生檔案管理工作，能夠有效的保證檔案轉(zhuǎn)遞的完整性和安全性，能夠避免檔案在轉(zhuǎn)遞過程中發(fā)生遺失，對檔案轉(zhuǎn)遞工作的有序開展具有重要的意義。

2 加強大學(xué)生檔案管理，促進大學(xué)生就業(yè)

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強學(xué)生檔案材料的收集工作

大學(xué)生檔案是聯(lián)系高中升學(xué)考試檔案和干部人事檔案的橋梁，具有明顯的兩個特點，分別是相對穩(wěn)定性和定期轉(zhuǎn)移的流動性[2]。加強大學(xué)生的檔案材料管理，必須先轉(zhuǎn)變思想觀念，提高對學(xué)生檔案管理工作重要性的認識，并加強對學(xué)生檔案材料的收集，這作為學(xué)生檔案管理的重點和難點，需要采取措施不斷完善。關(guān)于檔案的收集，主要應(yīng)該包括以下幾個方面：學(xué)業(yè)狀況、行為表現(xiàn)、身體素質(zhì)、技能水平、社會活動成果以及信用狀況[3]。在學(xué)生檔案的收集中，應(yīng)將其作為重點內(nèi)容，完善大學(xué)生的檔案內(nèi)容，并在計算機輔助管理系統(tǒng)的幫助下，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和合理化。為了加強對學(xué)生檔案材料的收集，應(yīng)該不斷完善輔導(dǎo)員評語量化制度，加強學(xué)生平時表現(xiàn)和能力等各方面材料的收集力度，建立跟蹤式全過程動態(tài)管理模式，并將各項指標不斷量化，規(guī)范大學(xué)生檔案的整理過程。

（二）組建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范大學(xué)生檔案管理工作

對于大學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化，需要建立一支高素質(zhì)的學(xué)生檔案管理團隊，確保學(xué)生檔案的資料完整、整理規(guī)范和歸檔及時?，F(xiàn)階段，隨著教育的大眾化，高等院校的辦學(xué)規(guī)模和辦學(xué)水平也不斷走向“高”“精”“尖”，為了與這種現(xiàn)狀相適應(yīng)，大學(xué)生檔案管理人員也應(yīng)該不斷提高自身素質(zhì)，熟悉學(xué)生工作，掌握學(xué)生檔案管理的規(guī)律，加強與輔導(dǎo)員的聯(lián)系，確保收集和整理后的資料能夠及時歸檔，保證檔案的完整性和時效性[4]。為此，學(xué)生工作處和各學(xué)院都應(yīng)該選擇思想道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的學(xué)生干部來協(xié)助完成學(xué)生檔案管理工作，組成以學(xué)生工作處為中心，各二級學(xué)院共同參與的學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)，不斷明確高校大學(xué)生的檔案管理，促進歸檔的規(guī)范化。

（三）創(chuàng)新機構(gòu)，實現(xiàn)大學(xué)生檔案管理信息化

高校學(xué)生檔案要全面反映學(xué)生在校期間的各種動向，因此，為了保證檔案的完整性和有效性，要對其進行動態(tài)化管理[5]。學(xué)生檔案的動態(tài)化管理如果僅通過手工抄寫來完成，需要耗費大量的人力和物力。因此，高校要創(chuàng)新機構(gòu)，以計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，引進先進的學(xué)生檔案管理軟件，以院系、專業(yè)、班級、學(xué)號為基礎(chǔ)進行分類，建立電子化的檔案儲存系統(tǒng)，在新生入校之后將其所有的材料輸入該系統(tǒng)，之后對其進行追蹤，將其在校期間的所有情況反映在該系統(tǒng)中，以實現(xiàn)對學(xué)生檔案的動態(tài)化管理，以提高學(xué)生檔案的管理水平和管理效率。

實現(xiàn)高校大學(xué)生檔案的信息化管理，除了要引進先進的電子檔案管理軟件和系統(tǒng)之外，還要培養(yǎng)和引進相關(guān)人才。首先，高校要對檔案管理人員進行培訓(xùn)，使其熟悉信息化檔案管理軟件的使用方法和使用流程，以做好電子檔案的管理工作；其次，高校要鼓勵檔案管理人員深入學(xué)習(xí)信息化檔案管理的相關(guān)知識，以完善檔案管理人員的知識系統(tǒng)；再次，高校還可以引進相關(guān)的信息化檔案管理人才，以保持高校檔案信息化管理的先進性，同時還可以保證信息化檔案管理的安全性，以防檔案信息發(fā)生泄露。

（四）做好管理審核工作，發(fā)揮其在畢業(yè)生擇業(yè)中的作用

高校要以學(xué)生畢業(yè)時間為準，安排統(tǒng)一的時間對學(xué)生的檔案進行整理。在對學(xué)生檔案進行整理的時候，要確保將由計算機管理的學(xué)籍檔案和學(xué)生在校表現(xiàn)的紙質(zhì)檔案容納在內(nèi)，在對檔案進行打印的時候要統(tǒng)一格式，統(tǒng)一紙張類型，統(tǒng)一字型和字號。在對檔案進行整理時，要對其進行科學(xué)的分類，一般情況下，檔案分類要以學(xué)生的基本情況、科學(xué)文化素質(zhì)情況、思想道德素質(zhì)情況、個人信用情況、黨團組織材料為基礎(chǔ)進行分類，以最終達到條理清晰、內(nèi)容完整、格式整齊的目的。同時，還要加強對學(xué)生檔案材料的審核工作，審核的內(nèi)容包括：學(xué)生檔案的完整性、學(xué)生檔案格式的標準性、各種材料印章的完整性，保證學(xué)生檔案的真實性、完整性和有效性，以為用人單位提供完整的、真實的學(xué)生評價材料，充分發(fā)揮其在畢業(yè)生擇業(yè)中的指導(dǎo)作用，增強畢業(yè)生的擇業(yè)優(yōu)勢。

3 結(jié)語

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在?；顒拥目偨Y(jié)，能夠綜合反映出大學(xué)生的思想道德水平、專業(yè)知識水平、身體健康狀況、綜合素質(zhì)能力等情況，能夠為用人單位提供有效的評判標準。高校學(xué)生檔案管理工作的優(yōu)化需要從轉(zhuǎn)變觀念，做好材料的收集工作；組建管理網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范檔案管理工作；實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的信息化；做好管理審核工作，充分發(fā)揮其在學(xué)生就業(yè)中的作用。

參考文獻

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