分析文書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的意義

徐萌

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)逐漸深入到各行各業(yè)，尤其是在文書(shū)檔案的管理上，更是起著舉足輕重的作用，主要的方式就是將文書(shū)檔案進(jìn)行收集、整合并對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)保存，這樣，可以保證信息的穩(wěn)定性及真實(shí)性，文書(shū)檔案管理已成為有關(guān)部門(mén)數(shù)據(jù)查詢(xún)的主要依據(jù)。基于這種的情況，紙質(zhì)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)當(dāng)下對(duì)于文書(shū)檔案的要求，因此，想要提高文書(shū)檔案的信息資源管理效率及應(yīng)用，采用數(shù)字化管理技術(shù)勢(shì)在必行。本文主要闡述目前文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀以及如何使用數(shù)字化管理，并結(jié)合實(shí)際情況提出了數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化文檔；管理方式：優(yōu)勢(shì)

近幾年，在信息化的不斷沖擊下，人們對(duì)信息化的認(rèn)知水平越來(lái)越高，信息的增長(zhǎng)速度越來(lái)越快，這就要求文書(shū)檔案的管理不斷創(chuàng)新，跟上時(shí)代的變化。為了迎合信息化的快速發(fā)展，文本檔案也逐漸由傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的管理方式。建立數(shù)字化文檔管理可使文本檔案的管理效率不斷提高，有效地提高了文檔的使用效率。

1 文書(shū)檔案的狀況

雖然文書(shū)檔案的工作已經(jīng)有了實(shí)際意義上的突破，但是，在實(shí)際操作當(dāng)中還是有很多弊端，其中最為明顯的就是“歷史檔案救回”。因?yàn)槭艿轿臅?shū)檔案保存環(huán)境和文書(shū)檔案管理方式的影響，很多檔案在長(zhǎng)時(shí)間存放過(guò)后都會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)變質(zhì)或是字跡不清楚等問(wèn)題，如果沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的修補(bǔ)，就會(huì)導(dǎo)致檔案無(wú)法進(jìn)行二次利用。其次，在文書(shū)檔案的管理上，由于檔案數(shù)據(jù)較多，在緊急查閱時(shí)，很難及時(shí)找到所需檔案，經(jīng)常出現(xiàn)工作效率較低，文檔準(zhǔn)確率較小等問(wèn)題。但是，在數(shù)字化管理出現(xiàn)后，很多單位都會(huì)選擇雙重的管理方式，先將電子文件進(jìn)行保存再對(duì)其進(jìn)行打印，這樣就減少了很多不必要的損失。

2 如何建立數(shù)字化文本檔案

（一）合理融合

按照現(xiàn)在文書(shū)檔案管理方式以及其特性來(lái)看，數(shù)字化平臺(tái)的工作重點(diǎn)應(yīng)該體現(xiàn)在管理方式及工作方式之間的過(guò)渡，也就是說(shuō)在數(shù)字化技術(shù)上，創(chuàng)建整體的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型并對(duì)期進(jìn)行整體疏導(dǎo)、整理，不但要保證文檔的完整性，還要保證其精準(zhǔn)性。管理人員要控制好時(shí)間，將轉(zhuǎn)換時(shí)間控制在一定范圍內(nèi)，只有這樣才能將精力全部應(yīng)用在數(shù)字化工作模板和數(shù)據(jù)融合上。首先，要掌握好文書(shū)檔案在相關(guān)部門(mén)的具體作用，將數(shù)據(jù)整合到接近有關(guān)部門(mén)的需求，按照其工作重點(diǎn)進(jìn)行管理、分配；其次，要根據(jù)文書(shū)檔案管理具體情況，盡量做到接近各種平臺(tái)管理要求。在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作時(shí)，不但要保存文檔，還要將其方便、快捷程度提高到最大化，實(shí)現(xiàn)共享功能，只有這樣才能增加文檔再次使用及達(dá)到開(kāi)發(fā)的要求，這樣也能夠方便文檔后期擴(kuò)展，文書(shū)檔案內(nèi)涵中不但包括人員的規(guī)范信息，更是包括整個(gè)工作內(nèi)容及其具體操作流程，當(dāng)文書(shū)檔案相同信息整理完成后，可以將其劃分具體的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行不同的工作模塊儲(chǔ)存。

（二）提高管理人員素質(zhì)

在文書(shū)檔案管理底層，一部分負(fù)責(zé)檔案的管理人員并不是專(zhuān)業(yè)的人士，而這些工作人員中還有較大部分人員年齡較大，加上沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，在管理上會(huì)顯得有些力不從心。這樣的情況會(huì)給數(shù)字化的管理工作帶來(lái)一定的難度。例如，可以階段性的進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)上的講座，不斷深化管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，在不斷鞏固專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)接收新事物。

（三）提高重視程度

培養(yǎng)工作人員對(duì)文檔的認(rèn)識(shí)程度，提高員工對(duì)文檔的重視。建立完善的文檔管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的文檔管理模式，數(shù)字化文書(shū)檔案管理不能和傳統(tǒng)的文檔管理方式一樣，在工作人員調(diào)配上都需要作出很大的調(diào)整，因此，要制定新的管理制度，增強(qiáng)文檔管理人員的自制性和整體素質(zhì)。

（四）注入資金，完善建設(shè)

利用數(shù)字化文本檔案模式進(jìn)行文檔管理，會(huì)直接增加資金的投入，只有足夠的資金投入才能夠?qū)崿F(xiàn)技術(shù)和機(jī)械上的需求，在資金的分配上，也要根據(jù)具體的工作情況做出合理的調(diào)整，按比例分配資金。例如，某個(gè)文檔管理單位為了實(shí)現(xiàn)文檔管理的高效性，采取了這樣的措施，其主要是根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查結(jié)果，進(jìn)行了針對(duì)性的分類(lèi)，根據(jù)社會(huì)的實(shí)際要求，對(duì)文檔進(jìn)行了系統(tǒng)的篩選，當(dāng)然，這樣的篩選是無(wú)法按照傳統(tǒng)的方式進(jìn)行的，在數(shù)字化的基礎(chǔ)上，其對(duì)社會(huì)以及某個(gè)學(xué)科進(jìn)行了“優(yōu)先”的處理方式。根據(jù)具體數(shù)據(jù)顯示，該單位由于采取了這樣的方法，把經(jīng)常用到的設(shè)置為優(yōu)先處理，其工作效率提高了一倍，在時(shí)間上就省去了以往的三分之二。這就說(shuō)明數(shù)字化文檔的管理方式在文本檔案管理上的意義是非常重要的，其不但給文檔管理帶來(lái)了很大的方便，還推進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。

3 數(shù)字化文檔管理的優(yōu)勢(shì)

（一）減少資源浪費(fèi)

數(shù)字化文檔的管理模式徹底扭轉(zhuǎn)了之前傳統(tǒng)的管理模式，在經(jīng)濟(jì)上也很大程度的將經(jīng)費(fèi)管理改變了，其中改變最大的就是有紙質(zhì)的辦公工具到計(jì)算機(jī)辦公。這樣的管理方式不但在很大程度上省去了保管經(jīng)費(fèi)和空間的環(huán)節(jié)，還能大大提高人們的查閱速度，減少能源浪費(fèi)。

（二）對(duì)原紙質(zhì)檔案進(jìn)行了有效保護(hù)，利用方式得到改善

以往的紙質(zhì)檔案很難被長(zhǎng)期保存下來(lái)的，實(shí)施數(shù)字化管理后，通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)可以將這些資料做數(shù)字化處理，并將其制作成數(shù)字化副本，有利于原件的妥善保存，延長(zhǎng)其保存時(shí)間，避免人為導(dǎo)致的毀滅性破壞與長(zhǎng)期翻閱致使其破損或者字跡模糊，有很好的保護(hù)作用。

此外，數(shù)字化檔案管理對(duì)信息社會(huì)利用方式進(jìn)行了有效改善，通過(guò)原件紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，可實(shí)現(xiàn)一份文件多人共享。計(jì)算機(jī)廣域網(wǎng)或者局域網(wǎng)可將電子影像文件進(jìn)行異地傳輸，資料文件的異地調(diào)閱成為可能。檔案的數(shù)字化管理有利于資料利用者不必受奔波之苦，檔案利用空間得到擴(kuò)大。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，有利于工作效率提高

檔案所具備的信息資源非常豐富，對(duì)社會(huì)各個(gè)階段的發(fā)展都有著全面的記載，包含大量知識(shí)，因此，檔案管理工作是非常繁瑣的，勞動(dòng)強(qiáng)度非常大，重復(fù)勞動(dòng)也比較多。比如說(shuō)人工立卷，每個(gè)人的工作方式不同，可能導(dǎo)致分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不同，對(duì)案卷質(zhì)量造成影響。計(jì)算機(jī)對(duì)人工立卷的模擬，可依據(jù)類(lèi)別，打印出屬于這一類(lèi)別內(nèi)容的條目，依據(jù)文件形成先后先后順序?qū)ζ溥M(jìn)行排列打印，在計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)發(fā)揮的同時(shí)，文件歸檔工作中人為因素的影響得到降低，工作效率因手工操作的減少而得到提高。此外，傳統(tǒng)立卷方法，如有立卷文件收集不全或者有遺漏現(xiàn)象，需將組裝好的文件進(jìn)行拆卷，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行重新排序，并重新填寫(xiě)案卷目錄，重新進(jìn)行編號(hào)與裝訂。數(shù)字化檔案管理如有文件遺漏現(xiàn)象發(fā)生，遺漏文件插入非常方便，只需對(duì)目錄進(jìn)行修改。

4 結(jié)語(yǔ)

終上所述，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷提高的情況下，數(shù)字化文檔管理已經(jīng)逐漸深入到我們的生活中。在改變傳統(tǒng)的文本檔案管理方式后，加上計(jì)算機(jī)的輔助，使文本檔案管理逐漸走向了可持續(xù)發(fā)展的道路。在這樣的大背景下，數(shù)字化文檔正在利用其快速、便捷、優(yōu)質(zhì)的優(yōu)勢(shì)不斷精益求精，不斷創(chuàng)新，從而滿(mǎn)足人們對(duì)信息時(shí)代資源利用的需求。完善數(shù)字化文本檔案、加強(qiáng)資金投入使數(shù)字化文檔快速發(fā)展，是目前數(shù)字化文檔的重中之重。數(shù)字化文檔對(duì)文本檔案的管理具有推動(dòng)性的重要意義。

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