淺談基層煙草行業(yè)檔案管理

朱勇

摘 要：檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)歷史的記憶和文化的承載，是企業(yè)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，基層煙草行業(yè)的檔案管理工作取得了一定的進(jìn)步，如何做好基層煙草行業(yè)檔案管理工作仍然是個(gè)問(wèn)題。在本文中，作者就目前檔案管理對(duì)基層煙草行業(yè)的意義及存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；煙草；基層

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的歷史記錄。對(duì)于基層煙草行業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為煙草企業(yè)的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，是企業(yè)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。隨著基層煙草行業(yè)的不斷發(fā)展成長(zhǎng)，企業(yè)管理的不斷深入和規(guī)范檔案的完善，不斷鞏固的軟、硬件，檔案管理水平取得了一定的進(jìn)步，逐步邁上了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的發(fā)展軌道。與此同時(shí)，我們也應(yīng)該清醒地看到，基層煙草行業(yè)檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，要想做好，就需要更多的努力。

1 檔案管理工作的重要意義

1、檔案是企業(yè)歷史的記憶和文化的承載。檔案見(jiàn)證著企業(yè)從建立到發(fā)展到壯大的歷程，展示著企業(yè)管理者的智慧和不足，指導(dǎo)著后來(lái)者奮斗與拼搏的足跡?；鶎訜煵菪袠I(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)記錄和寶貴財(cái)富，是企業(yè)資產(chǎn)的依據(jù)和憑證，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)得以延續(xù)和發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是全行業(yè)的寶貴財(cái)富和不可再生的信息資源，是時(shí)代賦予我們的重要任務(wù)。

2、檔案能夠作為人們參考的依據(jù)。大量的檔案資料和文獻(xiàn)具有極其重要的意義，真實(shí)可靠，不會(huì)加以任何的修飾或篡改成分，材料本身一般都會(huì)涉及到本人或團(tuán)隊(duì)的簽名或手稿，這些材料一般包括相片、錄音、視頻及筆記。是真實(shí)反映歷史真實(shí)性的客觀材料，是有力的事實(shí)依據(jù)。因此，遇到疑難問(wèn)題，檔案部門就會(huì)提供到第一手的實(shí)踐性資料。所以基層煙草行業(yè)要盡可能地做好檔案管理工作，只有這樣才能充分地做好企業(yè)管理，才能為煙草行業(yè)發(fā)展提供重要的決策依據(jù)，最大限度地發(fā)展好企業(yè)，服務(wù)好社會(huì)。

2 基層煙草行業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

1、檔案管理意識(shí)薄弱，重視程度不夠。檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，并不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和物質(zhì)財(cái)富，很少被檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)。有些基層煙草行業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案在企業(yè)管理中的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過(guò)時(shí)的文件材料，還需要投入人力、物力、財(cái)力去管理，出不了政績(jī)，往往等到需要用到檔案資料時(shí)，才知道檔案管理的重要性，存在“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象。

2、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高且不夠穩(wěn)定。檔案管理工作是一項(xiàng)具有較高知識(shí)性和技術(shù)性的工作， 需要一定的實(shí)踐積累?；鶎訜煵菪袠I(yè)的檔案管理人員通常是兼職的，有的甚至身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付日常事務(wù)， 沒(méi)有太多的時(shí)間和精力從事檔案管理工作， 加上工作需要， 變動(dòng)頻繁， 往往剛熟悉檔案業(yè)務(wù)而又被調(diào)離，導(dǎo)致多數(shù)檔案管理人員不精通檔案管理業(yè)務(wù)， 致使文件材料不及時(shí)收集， 整理不規(guī)范， 有的歷年積存文件未及時(shí)整理歸檔，直接影響了檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

3、檔案的服務(wù)利用效率低。當(dāng)前基層煙草行業(yè)存在檔案收集不齊全，個(gè)別門類檔案出現(xiàn)斷檔等現(xiàn)象，這樣很大程度上影響了檔案的服務(wù)利用。同時(shí)，基層煙草行業(yè)的信息化水平相對(duì)不高，對(duì)檔案的管理依靠于傳統(tǒng)的文書(shū)資料的歸檔整理方式，而文書(shū)檔案資料信息含量很高，要及時(shí)地查詢利用某些文檔資料，只能通過(guò)專職檔案人員查找紙質(zhì)目錄，這樣的查詢和利用檔案資料的方式效率是極其低下的。檔案本身利用價(jià)值不高，利用過(guò)程較繁瑣，致使檔案服務(wù)利用效率低。

3 對(duì)基層煙草行業(yè)檔案管理的建議

1、增強(qiáng)意識(shí)，提高檔案管理重視程度。首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，充分認(rèn)識(shí)基層煙草行業(yè)檔案管理工作的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，將檔案工作列入年度工作計(jì)劃及議事日程，納入有關(guān)人員崗位職責(zé)，保障檔案管理工作的有序開(kāi)展。其次，提高全員檔案意識(shí)，組織全體員工學(xué)習(xí)《檔案法》及其實(shí)施辦法等檔案相關(guān)法律法規(guī)，經(jīng)常性的開(kāi)展檔案宣傳活動(dòng)，讓全體員工，特別是與檔案業(yè)務(wù)有關(guān)人員樹(shù)立檔案工作責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺(jué)性。再者，建立健全檔案管理工作制度，確保檔案管理全過(guò)程都有法可依、有章可循，并將其納入崗位績(jī)效考核，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。

2、強(qiáng)化培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理工作是一項(xiàng)具有較高知識(shí)性和技術(shù)性的工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能水平的高低，直接影響檔案工作的質(zhì)量?；鶎訜煵菪袠I(yè)應(yīng)該選準(zhǔn)熱愛(ài)檔案工作、耐心細(xì)心、能經(jīng)受住枯燥單調(diào)考驗(yàn)的人員擔(dān)任檔專職案管理員。同時(shí)，盡量少調(diào)整檔案管理人員，保證檔案工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。適時(shí)開(kāi)展檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提升個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員也要積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，不斷的豐富自己的專業(yè)知識(shí)，并將學(xué)習(xí)貫穿整個(gè)過(guò)程，將終身教育作為一種必然的選擇。通過(guò)自身檔案業(yè)務(wù)技能的充實(shí)，為基層煙草檔案事業(yè)做出自己的貢獻(xiàn)。

3、加強(qiáng)管理，提高檔案服務(wù)利用效率。檔案管理的目的在于提供利用，檔案能夠?yàn)閱挝缓蛦T工提供有效的參考及利用才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值?；鶎訜煵菪袠I(yè)檔案管理人員要扎實(shí)做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，制定完善的文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案，做到應(yīng)歸檔資料全部歸檔，保證各種門類、各種載體的檔案都能齊全完整，可以作為服務(wù)利用的參考和依據(jù)?；鶎訜煵菪袠I(yè)還要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，通過(guò)建立全部檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和重要、利用頻繁的紙質(zhì)檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)，使全體員工可以在局域網(wǎng)內(nèi)查閱檔案目錄和個(gè)別文件全文，進(jìn)一步拓寬檔案利用服務(wù)渠道，將“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”。

4 結(jié)語(yǔ)

“路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索”，檔案管理工作是一項(xiàng)博大精深的學(xué)問(wèn)，并不能一蹴而就，必須把它當(dāng)做一項(xiàng)長(zhǎng)期工作來(lái)做，任重而道遠(yuǎn)。在今后工作中，我們要以高度的責(zé)任感，不斷提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量，提升檔案利用價(jià)值，從而更好地為煙草行業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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