淺議高校科研檔案管理的問題及對策

瑪依拉·木沙江

摘 要：隨著我國高校建設的不斷發(fā)展與完善，其科研事業(yè)也得到了更為深入的發(fā)展。但與此同時，高校科研檔案的管理發(fā)展還不盡完善，其存在的問題已經(jīng)嚴重制約了高校科研的可持續(xù)發(fā)展。本文在介紹高?？蒲袡n案管理地位及意義的基礎上，對其出現(xiàn)的問題進行了詳細分析，并根據(jù)現(xiàn)階段的的發(fā)展情況提出了相關政策，希望可以對其發(fā)展有所啟示。

關鍵詞：科研檔案；管理；問題；對策

高校是科研活動展開主要場所，其對科學研究的進步與發(fā)展具有極大的推動作用。因此，大部分高校在進行科研之后，都將其研究過程與成果以檔案的形式記錄下來?？蒲袡n案是用來記錄教職員工的科研活動及其研究成果，以此反映高校的科研動向，并為之后的科研活動提供借鑒，避免出現(xiàn)重復研究現(xiàn)象。因此，高校科研檔案的保管具有極高的指導及利用開發(fā)價值，并逐漸成為衡量高校建設及綜合實力的重要標準。

為了進一步推動高校檔案管理工作的進行，教育部及國家檔案局于2008年頒布了《高等學校檔案管理辦法》，為高校檔案管理提供了重要的保障及法律規(guī)范。之后，為了更進一步的推動高校的科研工作，2013年教育部提出要將高校視為國家創(chuàng)新體系的重要組成，并逐漸建立起系統(tǒng)的科研管理及評價標準。而高校的檔案管理是其科研體系建立的重要組成部分，因此在這種形勢下，加強對高?？蒲袡n案管理工作的研究就具有了極大的現(xiàn)實意義。

1 高?？蒲袡n案管理的作用

作為高?？蒲谢顒拥慕M成部分，科研檔案的保存對之后的科研活動具有重要的作用。首先，科研檔案是高?？蒲谢顒拥闹匾獞{證。其通過將科研人員的活動及成果進行文字記錄，從而證明其勞動成果，并為之后的的使用提供權益保護依據(jù)。其次，科研檔案管理可以活躍科研交流。文字記錄下來的科研檔案既可以為本校之后的科研工作提供借鑒，又可以被其他院校及機構采納，這樣無形之中就促進了科技信息的交流與傳播，從而也就促進了高校科研的發(fā)展。最后，科研檔案為高校的科研信息體系的建立提供物質(zhì)基礎。高校的科研成果具有極大的利用價值，因此，促進其傳播與使用是實現(xiàn)促進其價值實現(xiàn)的有效方式?？蒲袡n案通過記錄其科研過程，是其進一步推廣使用的基礎。高校通過對其科研資料進行歸檔、整理，從而在此基礎上形成系統(tǒng)的科研信息體系，從而使其科技信息流通形成系統(tǒng)化。

2 高?？蒲袡n案管理存在的問題

科研檔案管理對高校之后的科研研究具有至關重要的意義，因此必須加強對其的科學管理。但由于高?？蒲袡n案管理起步較晚，發(fā)展還不盡成熟，因此在其具體的實踐過程中出現(xiàn)了許多問題這嚴重阻礙了高?？蒲谢顒拥慕】蛋l(fā)展。

1.檔案管理意識薄弱。在我國相關的科研檔案管理條款中規(guī)定，科研課題必須由項目的負責人進行相關立卷歸檔工作，在項目完成之后，對其形成的科研文件要進行系統(tǒng)的整理，并在驗收之后進行檔案歸檔。但是從目前的高?？蒲袡n案管理情況來看，相關的科研人員并未真正重視科研檔案管理工作，許多科研人員并未形成開闊的科學視野，反而將其進行的研究成果視為個人所有，或?qū)ζ浍@獎材料進行珍藏，或?qū)⑵溆脕磉M行職務申報。這就導致了高校相關的科研檔案管理工作無法有序?qū)嵭?，從而影響其科研檔案管理質(zhì)量。

2.科研檔案管理形式落后，還未形成信息化、數(shù)字化的管理體系。從目前我國高?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀來看，很多高校雖然逐步開始重視科研檔案管理工作，但仍舊還采用較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段，這種形式的檔案管理消耗人力大，管理周期長，而且在查閱過程中還會造成檔案丟失，這與數(shù)字化的檔案管理工作效率相差甚遠，加之大多數(shù)的學校由于研究經(jīng)費的限制，無法進行現(xiàn)代化檔案管理體系的建立及檔案管理系統(tǒng)的管理修護，這就嚴重制約了科研檔案價值的發(fā)揮，也無法為之后的研究工作提供很好地借鑒。

3.科研檔案管理人員自身素質(zhì)無法適應現(xiàn)代化的檔案管理。隨著科研檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，其配備的管理人員卻由于自身素質(zhì)限制，而無法很好的進行現(xiàn)代檔案管理工作。目前許多高校的認識管理制度還存在很多的漏洞，造成許多非檔案專業(yè)的人員進入檔案管理系統(tǒng)，從而無法對科研檔案進行專業(yè)管理。與此同時，高?？蒲袡n案管理方式的落后也就造成了其人員更新不及時的現(xiàn)狀，許多年輕的專業(yè)人員不愿在紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)中工作，因此其多為年紀層次相對偏大的管理人員。這些管理人員由于缺乏系統(tǒng)的計算機知識，對現(xiàn)代檔案系統(tǒng)管理也不熟悉，從而在很大程度上影響了科研檔案管理進程的發(fā)展。

高?？蒲袡n案管理中存在的這些問題，造成我國高?？蒲袡n案管理方式落后，很多高校的科研檔案管理甚至就如一盤散沙，缺乏系統(tǒng)化的信息體系。由于科研檔案管理對科研工作至關重要，因此在現(xiàn)代化發(fā)展中社會創(chuàng)新體系的要求下，必須重視這些問題的解決。

3 促進高?？蒲袡n案管理水平提升的對策

科學的進步是推動社會發(fā)展的主要力量，尤其是作為科研重地的高校，更需要加強其科研活動。而現(xiàn)代化的檔案管理對科研活動的展開具有至關重要的作用，因此，結合我國現(xiàn)階段高?？蒲袡n案管理工作中出現(xiàn)的問題，筆者認為，應從以下幾個方面來提升高?？蒲泄芾硭剑?/p>

1.健全檔案管理制度，提高高?？蒲袡n案管理意識。

高校是檔案管理工作的直接實行者，其對檔案管理水平的提升具有至關重要的作用。針對現(xiàn)階段科研檔案管理中出現(xiàn)的問題，高校應牙呢按照國家制定的檔案管理政策來加強監(jiān)督，制定并完善相關的管理制度，嚴格落實檔案管理責任制，促進檔案管理工作向制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。與此同時，高校要提升檔案管理意識，將科研項目負責人的檔案管理工作納入崗位考核之中，對相關科研人員遲報或者不報科研成績的現(xiàn)象，要嚴格按照學校的科研檔案管理規(guī)范來實行，從而從整體上提升學校管理人員及科研人員的檔案管理意識。

2.建立數(shù)字化的檔案管理體系。

隨著科學的進步，數(shù)字化管理已經(jīng)深入到社會生活的方方面。尤其是在高校管理中，數(shù)字化平臺建設對其管理水平的提升具有極大的作用。因此，在科研檔案管理工作中，也要加強其數(shù)字化管理體系的建立。在現(xiàn)代化管理理念的支撐下，利用相關的計算機技術，對檔案管理進行信息錄入，并將保存好的科研檔案進行整理刻錄，從而大大減輕了檔案工作的勞動量，并避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中出現(xiàn)的檔案丟失情況，使其更好地為科研工作的進行而服務。

3.提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。

檔案管理人員是檔案工作的直接實行者，其自身的素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的水平。因此，高校一方面要克服傳統(tǒng)的人事管理制度的弊端，在進行檔案管理人員選拔時，要挑選專業(yè)的檔案人員，從而促進檔案管理的專業(yè)化與系統(tǒng)化；另一方面，高校要加強對檔案管理人員的技術培訓，使其熟練現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，與此同時，要配備專門的計算機人員進行系統(tǒng)技術管理，為檔案現(xiàn)代化數(shù)字系統(tǒng)提供技術保障。只有在專業(yè)化與技術化的人員配備中，才能從總體上日盛檔案管理水平。

4 結語

科研檔案管理工作不僅對高校的科研活動具有至關重要的作用，還是衡量高?，F(xiàn)代化管理水平的重要標準。本文通過對我國高校檔案管理工作的問題進行分析的基礎上，提出了促進其管理水平的措施。雖然從目前看來，高?？蒲袡n案管理水平與發(fā)達國家相比還有很大的差距，但隨著對其研究與實踐的重視，相信我國高?？蒲袡n案管理水平定會邁向新的臺階。

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