內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)視角下企業(yè)督查督辦工作機(jī)制的探索與研究

摘 要：文章從內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的視角對督查督辦工作機(jī)制進(jìn)行研究，重新審視新時(shí)期下的企業(yè)管理方式、管理效率，對已有的督查督辦工作研究成果作一番梳理，從新的角度對督查督辦工作進(jìn)行思考和探索，提出督查督辦工作的管理設(shè)想及其實(shí)現(xiàn)服務(wù)和管理互動功能的實(shí)踐途徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；內(nèi)部治理；督查督辦

督查督辦機(jī)制是企業(yè)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)中的重要一環(huán)，能起到推動工作、督促落實(shí)、促進(jìn)改革的重要作用。但在長期實(shí)踐中，督查督辦工作在企業(yè)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)中比較缺失，沒有得到應(yīng)有的重視或者實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，隨著改革的不斷深入，改革企業(yè)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)權(quán)力分配改革，受到越來越多的關(guān)注。通過對督查督辦工作進(jìn)行系統(tǒng)性、理論性的功能研究和實(shí)踐探索，有利于進(jìn)一步做好企業(yè)督查督辦工作，推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)調(diào)整，推動企業(yè)完成相應(yīng)的改革轉(zhuǎn)型。

一、治理結(jié)構(gòu)概述

“治理”概念的提出來自企業(yè)問題的研究，目前“治理”方面的研究已經(jīng)深入到國家、企業(yè)等各種組織中，相關(guān)的研究角度大致從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行：一是從管理理念創(chuàng)新的角度進(jìn)行研究；二是從運(yùn)行機(jī)制現(xiàn)狀來展開研究。一般認(rèn)為要用制度創(chuàng)新和機(jī)制創(chuàng)新設(shè)計(jì)理論來探索現(xiàn)代組織結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行創(chuàng)新和實(shí)現(xiàn)高效機(jī)制。

治理結(jié)構(gòu)實(shí)際上是組織內(nèi)各種權(quán)力的組織、分配和運(yùn)行，是一個(gè)組織中相關(guān)利益群體的互相作用和聯(lián)系，它通過配置和運(yùn)作權(quán)力和來達(dá)到組織內(nèi)的關(guān)系平衡，以有效保障組織的穩(wěn)定運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，治理結(jié)構(gòu)既包括外部的治理結(jié)構(gòu)，也包括內(nèi)部的治理結(jié)構(gòu)，因此要通過制度的設(shè)計(jì)和實(shí)施，通過優(yōu)化內(nèi)部各種相關(guān)權(quán)力，積極與外部的社會、政府、市場等各種影響因素進(jìn)行整合，最終實(shí)現(xiàn)的良好治理。

因此，治理結(jié)構(gòu)是企業(yè)達(dá)到管理目標(biāo)的手段，是用以協(xié)調(diào)企業(yè)各階層相關(guān)利益方關(guān)系，確保企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。所以，從企業(yè)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的視角對督查督辦工作進(jìn)行研究，是在新時(shí)期下對企業(yè)管理方式、管理效率的重新審視，既可以對已有的督查督辦工作研究成果作一番梳理，又可以從新的角度對督查督辦工作進(jìn)行思考和探索，對于進(jìn)一步做好企業(yè)督查督辦工作，推進(jìn)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)調(diào)整，具有一定的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

二、督查督辦工作要點(diǎn)分析

督查督辦是企業(yè)管理的重要一環(huán)，在企業(yè)運(yùn)行過程中經(jīng)常發(fā)揮關(guān)鍵性作用，它是貫徹企業(yè)決策層精神，保證企業(yè)戰(zhàn)略有序?qū)嵤€(wěn)步推動工作落實(shí)的重要途徑，同時(shí)，也是企業(yè)加強(qiáng)管理、監(jiān)督各部門執(zhí)行力的有效手段。督查督辦工作的核心是協(xié)助、協(xié)調(diào)相關(guān)部門按時(shí)保質(zhì)完成企業(yè)相關(guān)決策和規(guī)劃。

督查督辦的內(nèi)容非常廣泛，大體可分為兩類：一是決策層部署的工作和企業(yè)的重點(diǎn)工作；二是企業(yè)統(tǒng)一部署的階段性重點(diǎn)工作；督查督辦工作的流程一般有立項(xiàng)、承辦、催辦和辦結(jié)反饋四個(gè)環(huán)節(jié)，；督查督辦工作的方法一般有專項(xiàng)督查、跟蹤督查、聯(lián)合督查和現(xiàn)場督查四種形式；督查督辦工作的原則應(yīng)該遵循“突出重點(diǎn)、積極主動、嚴(yán)格時(shí)限和注重實(shí)效”四個(gè)原則。督查督辦工作要科學(xué)運(yùn)用各種管理手段，創(chuàng)新工作方法，全面提升企業(yè)協(xié)調(diào)、溝通能力，保障決策和相關(guān)戰(zhàn)略的實(shí)施，推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展。因此，如何結(jié)合新的時(shí)代要求，創(chuàng)新督查督辦工作，應(yīng)該成為當(dāng)前的一個(gè)研究方向。

三、辦公室應(yīng)成為督查督辦工作的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)構(gòu)

從企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的職能職責(zé)劃分上來看，督查督辦工作應(yīng)放在企業(yè)承上啟下、指揮協(xié)調(diào)的辦公室，督查督辦工作應(yīng)成為辦公室的職能之一。

從目前督查督辦的內(nèi)容來看，涵蓋了企業(yè)決策層決議、年度工作重點(diǎn)、各階段戰(zhàn)略規(guī)劃的貫徹實(shí)施、階段性工作重點(diǎn)以及突發(fā)性大事項(xiàng)的推進(jìn)，涉及到企業(yè)管理工作的各個(gè)方面，并且隨著企業(yè)發(fā)展的加快督查督辦事項(xiàng)數(shù)量快速增多。然而，國內(nèi)多數(shù)企業(yè)只在督辦事項(xiàng)發(fā)生時(shí)臨時(shí)組建工作小組進(jìn)行處理，并沒有將督查督辦工作常態(tài)化。這種臨時(shí)的工作小組難以適應(yīng)當(dāng)前背景下企業(yè)快速發(fā)展的需要，暴露出多方面的問題：

首先，此種情況下的督查督辦工作小組由于是因事臨時(shí)組建，因此各人員間需要一定的磨合，導(dǎo)致組織松散，工作推動上權(quán)威性不夠。在推進(jìn)企業(yè)重大決策和重點(diǎn)工作時(shí)，需要調(diào)配、協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)各方資源，甚至需要溝通、聯(lián)絡(luò)企業(yè)外各相關(guān)組織進(jìn)行協(xié)助、共同攻關(guān)。而臨時(shí)工作小組將直接導(dǎo)致在督查督辦過程中各人員缺少相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)能力不夠，工作流程粗糙，進(jìn)而影響督查督辦的效率，有時(shí)會引起各部門間的沖突和矛盾，最終導(dǎo)致工作進(jìn)展和質(zhì)量都無法保證，延誤督查督辦事項(xiàng)的進(jìn)展。

其次，由于臨時(shí)組建的督查督辦小組只是由具體事項(xiàng)而組建，缺乏對企業(yè)長期戰(zhàn)略和重點(diǎn)工作的跟蹤督辦過程，對企業(yè)整體規(guī)劃認(rèn)知不夠，因此，對各項(xiàng)督查督辦事項(xiàng)的聯(lián)系性缺少認(rèn)識，缺少有效的工作預(yù)案，導(dǎo)致效率降低；而在督辦事項(xiàng)完成之后，也缺乏必要的歸檔總結(jié)，對事項(xiàng)反饋無法及時(shí)整理進(jìn)企業(yè)制度和工作流程，對督辦事項(xiàng)中相關(guān)人員發(fā)揮的作用和責(zé)任無法明確確定和系統(tǒng)評價(jià)，導(dǎo)致工作短期化，效果大大減弱，對企業(yè)長期發(fā)展缺少促進(jìn)。

另外，臨時(shí)督辦工作小組由于是針對特定事項(xiàng)而成立，因此，對于常規(guī)督辦事項(xiàng)缺少系統(tǒng)性督辦，也無法應(yīng)對大形勢下督辦事項(xiàng)分類細(xì)化、種類復(fù)雜化的需要。

由于以上各種原因，企業(yè)應(yīng)有專門團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)日常督查督辦工作的平穩(wěn)運(yùn)行。而從企業(yè)的管理體系和機(jī)構(gòu)設(shè)置來看，總裁辦公室或行政辦公室，是企業(yè)運(yùn)行的指揮系統(tǒng)和協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，能有力推進(jìn)各類督查督辦事項(xiàng)的協(xié)調(diào)和落實(shí)，能有力協(xié)調(diào)企業(yè)各相關(guān)部門，能有力溝通企業(yè)外相關(guān)組織進(jìn)行協(xié)作。因此，督查督辦工作應(yīng)成為辦公室的常規(guī)職能，要在企業(yè)督查督辦工作的開展中處于核心位置，在各項(xiàng)督查督辦工作中發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

四、辦公室在企業(yè)督查督辦工作中承擔(dān)的職能

將督查督辦工作作為企業(yè)辦公室的常規(guī)工作，有利于系統(tǒng)性開展督查督辦工作，精細(xì)化督查督辦工作方式，加強(qiáng)督辦力度，變被動為主動，提升工作效率。企業(yè)辦公室督查督辦工作管理職能可以分為以下幾個(gè)部分：

1.擬辦

在企業(yè)決策層做出重要決策事項(xiàng)、工作部署及其他批（交）辦事項(xiàng)后，由辦公室根據(jù)督查督辦內(nèi)容和工作分工，經(jīng)辦公室主任提出擬辦意見，必要時(shí)，呈送主管領(lǐng)導(dǎo)審簽。在辦理過程中，應(yīng)當(dāng)著重梳理督辦事項(xiàng)對企業(yè)整體戰(zhàn)略規(guī)劃的作用，注重二者之間的聯(lián)系，予以及時(shí)協(xié)調(diào)解決，同時(shí)要能推動企業(yè)整體規(guī)劃的逐步落實(shí)。

2.交辦

辦公室將督查督辦事項(xiàng)通知承辦部門辦理，應(yīng)明確時(shí)限、責(zé)任及要求。其中，溝通和協(xié)調(diào)是辦公室在這一階段的重要任務(wù)。尤其是跨部門聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)，需要有完整的協(xié)調(diào)機(jī)制和全面的溝通手段，要建立健全相關(guān)工作制度，為有條不紊地推進(jìn)工作提供保障。

3.督辦

在督查督辦事項(xiàng)交辦相關(guān)部門后，辦公室應(yīng)及時(shí)掌握承辦單位的落實(shí)情況，隨時(shí)就各督辦事項(xiàng)的落實(shí)進(jìn)度對相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督，保證督辦事項(xiàng)的有序推進(jìn)。要發(fā)現(xiàn)、反映和協(xié)調(diào)解決辦理過程中出現(xiàn)的矛盾與問題；對不能及時(shí)完成的事項(xiàng)要進(jìn)行催辦。

4.辦結(jié)、反饋及歸檔

督查督辦事項(xiàng)完成，應(yīng)由承辦部門提交相關(guān)情況報(bào)告，辦公室應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，狠抓落實(shí)。因特殊事由難以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦結(jié)的，要進(jìn)一步溝通協(xié)調(diào)，決定是否準(zhǔn)予延期或采取相應(yīng)措施。辦理情況和辦理結(jié)果需向決策層反饋。辦公室應(yīng)對辦結(jié)事項(xiàng)進(jìn)行分析綜合，及時(shí)匯報(bào)落實(shí)情況，將有關(guān)材料按文書檔案管理要求立卷歸檔。此外，督查督辦工作還應(yīng)承擔(dān)向決策層提供相關(guān)決策咨詢的職責(zé)，根據(jù)督查督辦過程中發(fā)現(xiàn)的問題和采取的措施，提出企業(yè)發(fā)展相關(guān)建議。

在督查督辦工作告一段落，辦公室應(yīng)進(jìn)行綜合分析，要認(rèn)真分析日常工作中存在的管理漏洞，在協(xié)調(diào)、溝通過程中發(fā)現(xiàn)后，應(yīng)整體予以整改，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行追責(zé)。此外，除常規(guī)工作外，針對影響重大、涉及面廣、持續(xù)時(shí)間長的復(fù)雜工作任務(wù)，也可不定期進(jìn)行聯(lián)合督查。開展聯(lián)合督查應(yīng)從相關(guān)職能部門抽調(diào)人員參與督查，組成臨時(shí)督查小組，按照專項(xiàng)督查的相關(guān)程序開展督查工作。

五、辦公室督查督辦工作流程

企業(yè)常規(guī)督查督辦主要采用電話督辦、下發(fā)督查督辦通知單和質(zhì)詢單等常規(guī)手段。但在實(shí)際工作中，常規(guī)督辦閉環(huán)效率不高、職能無法充分發(fā)揮。具體表現(xiàn)在：一是督查督辦執(zhí)行的力度不夠、效果不佳，現(xiàn)有督查督辦模式不能很好地適應(yīng)新的管理形式。二是職能部門對職能范圍內(nèi)督查督辦和相關(guān)會議精神執(zhí)行落實(shí)的力度不夠，各督辦部門形成聯(lián)合督查組織較少，不能很好地發(fā)揮督查督辦合力。三是監(jiān)督考核不到位，工作不閉環(huán)，運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢，執(zhí)行力弱。

因此，隨著信息化時(shí)代的到來，應(yīng)以信息化督辦模式來提升管理效率，推進(jìn)工作開展。要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和辦公管理技術(shù)，基于企業(yè)管理流程，開發(fā)辦公管理軟件。實(shí)現(xiàn)督查督辦的自動化管理，將各類督查督辦事項(xiàng)全部納入信息化平臺管理，充分利用信息化手段，提高閉環(huán)管理效率，實(shí)現(xiàn)無紙化、自動化、現(xiàn)代化辦公。

企業(yè)將年度重點(diǎn)工作、階段性重點(diǎn)工作全部納入管理系統(tǒng)實(shí)行信息化督辦，在實(shí)際運(yùn)行過程中，由辦公室發(fā)起督查督辦內(nèi)容和具體要求，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，系統(tǒng)將自動發(fā)送至承辦部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并自動進(jìn)行郵件和短信提醒，第一時(shí)間完成督辦任務(wù)的快速流轉(zhuǎn)。承辦部門根據(jù)任務(wù)要求，迅速落實(shí)并在辦結(jié)后填寫完成情況，系統(tǒng)將自動提交反饋至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和督辦部門，大大提高了信息傳遞和管理效率。凡是在規(guī)定時(shí)限未完成的工作或未達(dá)到督辦效果的，系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)入過程督辦單并記錄備案，承辦部門需在做出相應(yīng)情況說明，系統(tǒng)將繼續(xù)進(jìn)行督辦，直到工作完全辦結(jié)。

辦公室督查督辦工作職能從時(shí)間上看具有漸進(jìn)性，隨著事件的發(fā)展，各項(xiàng)管理職能逐項(xiàng)發(fā)揮作用（如下圖所示）。

督查督辦工作流程圖

由以上流程圖可以看出，企業(yè)督查督辦工作的重點(diǎn)在于溝通、協(xié)調(diào)，這也應(yīng)當(dāng)成為辦公室日常工作中一項(xiàng)重要的常規(guī)工作。

正確認(rèn)識督查督辦工作在企業(yè)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)中的地位和作用，加強(qiáng)和完善辦公室的督查督辦職能，能夠有效推進(jìn)企業(yè)工作進(jìn)展，提升工作效率，對于保障企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定、推進(jìn)企業(yè)的綜合改革能起到至關(guān)重要的作用。

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作者簡介：張毓珊（1984- ），女，吉林省吉林市人，中國人民大學(xué)商學(xué)院碩士研究生，主要研究方向：企業(yè)管理、財(cái)務(wù)金融