電算化環(huán)境下的現(xiàn)金管理

□閆秀杰（中國(guó)地震局地球物理研究所 北京100081）

一、引言

現(xiàn)金是流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)，承載著資金收付的重要職能，在保證單位財(cái)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮著不可替代的作用。由于極強(qiáng)的流通特征，現(xiàn)金也是最容易流失的資產(chǎn)。為避免現(xiàn)金收支差錯(cuò)及舞弊行為，造成國(guó)有資產(chǎn)損失，國(guó)家對(duì)單位現(xiàn)金的使用、會(huì)計(jì)記錄和控制等事項(xiàng)做出了明確規(guī)定。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，以及專業(yè)會(huì)計(jì)核算軟件的廣泛使用，會(huì)計(jì)記錄和控制環(huán)境與手工記賬方式相比發(fā)生了較大變化，需要單位主動(dòng)適應(yīng)新環(huán)境，并逐步利用會(huì)計(jì)核算軟件提供的功能完善內(nèi)部管理與控制。雖然近年來(lái)，隨著公務(wù)卡結(jié)算的推廣使用在一定程度上減少了現(xiàn)金使用量，但是現(xiàn)金收付及其對(duì)賬業(yè)務(wù)在出納人員的日常工作中仍然占據(jù)著相當(dāng)重要的份量，更是單位內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)?；诖耍疚膹碾娝慊h(huán)境下與現(xiàn)金收付相關(guān)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作程序分析入手，探討提高現(xiàn)金管理工作效率、確保單位現(xiàn)金資產(chǎn)安全的有效措施。

二、電算化環(huán)境下與現(xiàn)金收付相關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程分析

在電算化系統(tǒng)中，所有賬表數(shù)據(jù)全部以記賬憑證記錄的信息為基礎(chǔ)，通過(guò)軟件自動(dòng)計(jì)算、匯總產(chǎn)生，所以編制并錄入記賬憑證成為會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)中最基礎(chǔ)、最重要的工作。只有記賬憑證記錄的信息真實(shí)準(zhǔn)確、及時(shí)完整，才能保證各類賬表數(shù)據(jù)的質(zhì)量。手工環(huán)境下，不同單位對(duì)現(xiàn)金收付相關(guān)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序基本一致，即會(huì)計(jì)人員審核原始憑證、編制記賬憑證，出納人員根據(jù)記賬憑證收付現(xiàn)金、登記現(xiàn)金日記賬、核對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金，會(huì)計(jì)人員登記賬簿，稽核人員審核記賬憑證等。然而，電算化環(huán)境下由于記賬憑證錄入系統(tǒng)時(shí)間不同，存在著兩種記賬憑證編制方式，一種是會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證在會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)中直接編制并錄入記賬憑證，出納人員根據(jù)機(jī)制憑證辦理資金收付（以下簡(jiǎn)稱直接編制）；另一種是會(huì)計(jì)人員先編制手工記賬憑證，出納人員據(jù)以辦理資金收付后，再由會(huì)計(jì)人員將手工憑證錄入到會(huì)計(jì)核算軟件中（以下簡(jiǎn)稱先編后錄）。具體采取哪種方式，國(guó)家政策沒(méi)有做出強(qiáng)制要求，一般由單位根據(jù)財(cái)務(wù)部門人員配備、工作習(xí)慣以及內(nèi)部工作和控制程序等情況自行決定。

電算化環(huán)境下兩種記賬憑證編制方式導(dǎo)致憑證核對(duì)、出納簽字（章）、現(xiàn)金日記賬登記、庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)以及會(huì)計(jì)憑證傳遞等與現(xiàn)金管理相關(guān)的業(yè)務(wù)存在較大差異，直接影響出納工作效率和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制水平。本文梳理了兩種工作方式下與現(xiàn)金收付相關(guān)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程及應(yīng)關(guān)注的具體細(xì)節(jié)（見(jiàn)圖1和圖2），文中涉及的會(huì)計(jì)憑證解釋見(jiàn)下頁(yè)表1。

兩種憑證錄入方式對(duì)現(xiàn)金管理相關(guān)工作的影響分析見(jiàn)下頁(yè)表2。通過(guò)對(duì)比分析可見(jiàn)，采用直接編制憑證方式更有利于提高現(xiàn)金管理工作效率和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制水平。

三、加強(qiáng)現(xiàn)金管理的具體措施

圖1 直接編制方式下出納相關(guān)業(yè)務(wù)流程

圖2 先編后錄方式下出納相關(guān)業(yè)務(wù)流程

本文結(jié)合日常現(xiàn)金管理工作的關(guān)鍵控制點(diǎn)，提出通過(guò)系統(tǒng)出納簽字、登記手工日記賬、編制庫(kù)存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表以及規(guī)范記賬憑證差錯(cuò)更正等具體措施，以強(qiáng)化現(xiàn)金管理，降低內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。

（一）系統(tǒng)出納簽字

在電算化系統(tǒng)中如果對(duì)記賬憑證修改權(quán)限不加限定，制單人可以在系統(tǒng)憑證審核前，隨時(shí)修改記賬憑證。即便系統(tǒng)設(shè)定不允許修改他人編制的記賬憑證，制單人仍然有權(quán)對(duì)本人已錄入、并打印輸出的記賬憑證進(jìn)行修改。對(duì)系統(tǒng)憑證進(jìn)行修改后，應(yīng)及時(shí)替換原有的機(jī)制憑證更正相關(guān)賬表數(shù)據(jù)，涉及現(xiàn)金等資產(chǎn)收付的也應(yīng)同步調(diào)整，否則修改操作有可能造成證證、賬證、賬賬、賬實(shí)不符現(xiàn)象。如果記賬憑證在錄入系統(tǒng)后，能夠被及時(shí)鎖定，限制對(duì)其進(jìn)行修改操作，則可有效降低憑證修改帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

會(huì)計(jì)電算化軟件提供的出納簽字功能，是對(duì)涉及現(xiàn)金、銀行科目的記賬憑證進(jìn)行鎖定的便捷工具。系統(tǒng)設(shè)定出納簽字，將要求現(xiàn)金、銀行科目憑證必須由出納人員核對(duì)、簽字后才能記賬，經(jīng)過(guò)出納簽字的記賬憑證只能由出納本人取消簽字后才能被修改。在日常工作中，出納人員應(yīng)當(dāng)對(duì)通過(guò)檢查的現(xiàn)金科目記賬憑證及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)憑證出納簽字和機(jī)制憑證出納簽章，以電子和紙質(zhì)兩種形式同時(shí)鎖定承辦完成的現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)憑證，限制未經(jīng)授權(quán)人員對(duì)系統(tǒng)憑證進(jìn)行擅自改動(dòng)。檢查發(fā)現(xiàn)存在錯(cuò)誤的記賬憑證，應(yīng)返回制單人修改。系統(tǒng)出納簽字后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的記賬憑證，符合直接修改條件的，才能由出納人員取消簽字，返回制單人修改。系統(tǒng)憑證出納簽字工作完成得越早，憑證鎖定效果越好。

（二）登記手工現(xiàn)金日記賬與現(xiàn)金對(duì)賬

1.登記手工現(xiàn)金日記賬。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，系統(tǒng)可以根據(jù)現(xiàn)金憑證自動(dòng)生成現(xiàn)金日記賬，但是作為日常核對(duì)現(xiàn)金收付和庫(kù)存的重要參考資料，手工日記賬仍然發(fā)揮著不可替代的作用，所以有必要保留手工日記賬登記工作。在直接編制憑證工作方式下，手工現(xiàn)金日記賬依據(jù)系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)完成出納簽字的記賬憑證登記、且與系統(tǒng)憑證號(hào)完全一致，所以記錄的信息可以相對(duì)簡(jiǎn)煉，只需日期、憑證號(hào)、金額、領(lǐng)款人等信息即可。在先編后錄憑證工作方式下，手工現(xiàn)金日記賬依據(jù)手工記賬憑證登記，考慮到還需對(duì)后續(xù)錄入的系統(tǒng)憑證與手工憑證進(jìn)行一致性核對(duì)且兩種憑證的序號(hào)可能不一致，所以記錄的信息應(yīng)該相對(duì)完整，需要日期、手工憑證號(hào)、簡(jiǎn)化摘要、主要對(duì)方科目、金額、領(lǐng)款人等信息。

表1 本文涉及的會(huì)計(jì)憑證解釋

表2 兩種錄入方式對(duì)現(xiàn)金管理工作的影響對(duì)比

2.現(xiàn)金對(duì)賬?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第六十一條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，發(fā)生收款和付款業(yè)務(wù)的，在輸入收款憑證和付款憑證的當(dāng)天，必須打印出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，并與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)無(wú)誤”。一般情況下，打印出的現(xiàn)金日記賬應(yīng)當(dāng)與手工日記賬記錄的發(fā)生額和余額一致，日記賬余額與庫(kù)存現(xiàn)金相符。但實(shí)際工作中，一些主觀或客觀因素有可能引起不一致情況，需要按以下程序查明原因、及時(shí)處理。

（1）庫(kù)存核對(duì)。出納人員應(yīng)在當(dāng)天現(xiàn)金收付、系統(tǒng)出納簽字工作完成后，核對(duì)手工日記賬余額與庫(kù)存現(xiàn)金一致性，直至二者相符。出現(xiàn)不符情況時(shí)，屬于手工日記賬登記錯(cuò)誤的，及時(shí)更正手工日記賬。屬于收付環(huán)節(jié)錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)追回或補(bǔ)付現(xiàn)金；若當(dāng)天無(wú)法追回、補(bǔ)付，或無(wú)法查明原因，應(yīng)根據(jù)應(yīng)收應(yīng)付或責(zé)任認(rèn)定情況進(jìn)行賬務(wù)處理。

（2）賬賬核對(duì)。手工日記賬余額與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)相符后，再檢查系統(tǒng)與手工現(xiàn)金日記賬一致性。出現(xiàn)不一致情況，屬于現(xiàn)金科目、借貸方向及金額等方面的會(huì)計(jì)差錯(cuò)，應(yīng)由制單人按規(guī)定及時(shí)進(jìn)行差錯(cuò)更正。

對(duì)涉及現(xiàn)金科目的會(huì)計(jì)差錯(cuò)事項(xiàng)全部更正完畢后，系統(tǒng)與手工現(xiàn)金日記賬余額仍不一致的，屬于記賬憑證錄入與現(xiàn)金收付時(shí)間不同步造成的時(shí)間性差異，應(yīng)編制庫(kù)存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表。

（三）編制庫(kù)存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表

直接編制記賬憑證方式下已錄入系統(tǒng)、但因經(jīng)辦或出納人員因素未能辦理現(xiàn)金收付的記賬憑證，或者先編后錄記賬憑證方式下已辦理現(xiàn)金收付、但因憑證錄入人員因素未完成憑證錄入，造成系統(tǒng)與手工現(xiàn)金日記賬余額不一致，但當(dāng)系統(tǒng)現(xiàn)金科目憑證收付全部辦結(jié)、應(yīng)錄盡錄時(shí)，系統(tǒng)與手工現(xiàn)金日記賬余額將自動(dòng)恢復(fù)一致，這種情況與銀行存款余額調(diào)節(jié)表中的銀行存款未達(dá)賬項(xiàng)相似，不屬于會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正事項(xiàng)，本文稱其為現(xiàn)金未達(dá)賬項(xiàng)。存在現(xiàn)金未達(dá)賬項(xiàng)時(shí)，應(yīng)以標(biāo)注未達(dá)賬項(xiàng)的手工和系統(tǒng)現(xiàn)金日記賬為依據(jù)，編制庫(kù)存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表，使調(diào)整后的系統(tǒng)與手工現(xiàn)金日記賬余額一致。

直接編制記賬憑證方式下，當(dāng)系統(tǒng)存在未完成現(xiàn)金收付的記賬憑證時(shí)，手工日記賬記載的事項(xiàng)少于系統(tǒng)日記賬，未達(dá)賬項(xiàng)全部在系統(tǒng)日記賬中，應(yīng)標(biāo)注全部現(xiàn)金未達(dá)賬項(xiàng)、匯總借貸方發(fā)生金額填入庫(kù)存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表（見(jiàn)表3）左側(cè)，將手工賬面余額調(diào)整到系統(tǒng)賬面余額。先編后錄記賬憑證方式下，當(dāng)存在已辦理現(xiàn)金收付、但未錄入系統(tǒng)的手工記賬憑證時(shí)，手工日記賬記載的事項(xiàng)多于系統(tǒng)日記賬，未達(dá)賬項(xiàng)全部在手工日記賬中，應(yīng)標(biāo)注全部現(xiàn)金未達(dá)賬項(xiàng)、匯總借貸方發(fā)生金額填入表3右側(cè)，將系統(tǒng)賬面余額調(diào)整到手工賬面余額。

表3 庫(kù)存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表

（四）現(xiàn)金憑證會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正

電算化環(huán)境下，對(duì)未通過(guò)審核的憑證錯(cuò)誤可以采用憑證修改功能直接更正；通過(guò)審核的憑證錯(cuò)誤，可以由原審核人取消審核后直接更正；記賬后發(fā)現(xiàn)的憑證錯(cuò)誤只能采用紅字沖銷或補(bǔ)充記錄法進(jìn)行更正。在原記賬憑證上直接修改憑證錯(cuò)誤簡(jiǎn)便易行，但是執(zhí)行修改操作將覆蓋原記賬憑證的相關(guān)信息，如果相關(guān)的憑證替換、現(xiàn)金收付及賬表登記等工作未同步完成，則可能影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，甚至?xí)斐涩F(xiàn)金科目賬實(shí)不符情況，應(yīng)慎重采用。為此，本文提出規(guī)范現(xiàn)金科目憑證會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正的處理方法。

1.非現(xiàn)金科目的差錯(cuò)更正。對(duì)于摘要失實(shí)或需要修改的科目、金額及借貸方向不涉及現(xiàn)金科目的現(xiàn)金憑證，可由出納取消簽字，制單人直接修改后，出納重新簽字（章）。將非現(xiàn)金科目錯(cuò)用為現(xiàn)金科目且實(shí)際未進(jìn)行現(xiàn)金收付的，由制單人直接修改。已經(jīng)審核的現(xiàn)金憑證發(fā)現(xiàn)非現(xiàn)金科目錯(cuò)誤，由審核人員取消審核后修改。

2.現(xiàn)金科目的差錯(cuò)更正。出現(xiàn)現(xiàn)金科目錯(cuò)誤的現(xiàn)金憑證，現(xiàn)金收付前發(fā)現(xiàn)的，由制單人直接修改，出納人員按修改后的憑證辦理現(xiàn)金收付、登記手工日記賬；現(xiàn)金收付后當(dāng)日發(fā)現(xiàn)的，由出納取消簽字，制單人直接修改，出納人員根據(jù)修改后的憑證調(diào)整現(xiàn)金收付、登記手工日記賬。已經(jīng)審核的現(xiàn)金科目憑證錯(cuò)誤，由審核人員取消審核后修改。日后發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金科目錯(cuò)誤，不能對(duì)原記賬憑證直接修改，只能通過(guò)紅字沖銷或補(bǔ)充記錄法進(jìn)行更正。

四、結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)金相關(guān)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)程序分析得出直接編制憑證方式效率相對(duì)較高、風(fēng)險(xiǎn)較低的結(jié)論。將電算化系統(tǒng)提供的系統(tǒng)出納簽字和憑證修改功能與傳統(tǒng)的手工日記賬、借鑒引入的庫(kù)存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表等控制手段相結(jié)合，探討強(qiáng)化現(xiàn)金管理的措施。