企業(yè)應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制探析

□郝一潔（湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)貿(mào)易系 湖北十堰442000）

一、應(yīng)收賬款對(duì)企業(yè)的影響

應(yīng)收賬款是指企業(yè)在正常的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中因銷售商品、產(chǎn)品、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)，應(yīng)向購(gòu)買單位收取的款項(xiàng)，包括應(yīng)由購(gòu)買單位或接受勞務(wù)單位負(fù)擔(dān)的稅金、代購(gòu)買方墊付的各種運(yùn)雜費(fèi)等。在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)為了打開(kāi)市場(chǎng)局面，提高銷售份額，往往會(huì)采取先發(fā)貨后收款的賒銷結(jié)算形式，形成了會(huì)計(jì)上的應(yīng)收賬款。顯然，應(yīng)收賬款是伴隨企業(yè)的銷售行為發(fā)生而形成的一項(xiàng)債權(quán)，其實(shí)質(zhì)是企業(yè)為了銷售而愿意使資金被購(gòu)買單位占用，也可以看作是企業(yè)給予客戶的一種信用融資業(yè)務(wù)。因此，應(yīng)收賬款的形成對(duì)企業(yè)有著多方面的影響。

（一）擴(kuò)大銷售，提高市場(chǎng)占有率。賒銷并非企業(yè)的天然愿望，任何一家企業(yè)都希望能夠通過(guò)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展，盡早或者及時(shí)收回款項(xiàng)?，F(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的復(fù)雜化和買方市場(chǎng)的形成，使得企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，占有市場(chǎng)份額成為企業(yè)運(yùn)營(yíng)的首要任務(wù)，在這種情況下，賒銷形成的應(yīng)收賬款成為企業(yè)提高市場(chǎng)占有率、保持競(jìng)爭(zhēng)力的一種重要手段。尤其是在銀根緊縮、市場(chǎng)疲軟的情況下，賒銷可以較好地促進(jìn)企業(yè)銷售額的增加。

（二）減少庫(kù)存，降低存貨積壓風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)企業(yè)產(chǎn)成品存貨較多時(shí)，存貨本身占用資金不說(shuō)，還要追加倉(cāng)儲(chǔ)保管費(fèi)用，面臨著存貨積壓變質(zhì)毀損或減值的風(fēng)險(xiǎn)。此時(shí)如果適當(dāng)?shù)夭扇≠d銷政策，就可以降低存貨積壓風(fēng)險(xiǎn)。

（三）使企業(yè)資金循環(huán)不暢。眾所周知，企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)及正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)就是通過(guò)銷售回收貨款，而賒銷使得企業(yè)應(yīng)收賬款余額不斷增加，流動(dòng)資金出現(xiàn)短缺，為了維持經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)不得不舉債經(jīng)營(yíng)。而一旦企業(yè)的經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)不足以承擔(dān)舉債利息，企業(yè)就走向資不抵債的邊緣；如果應(yīng)收賬款收賬期較長(zhǎng)，而企業(yè)又不能無(wú)限制地獲得借貸資金補(bǔ)充，一旦資金鏈斷裂將給企業(yè)帶來(lái)巨大的資金風(fēng)險(xiǎn)。

（四）使企業(yè)成本增加。企業(yè)在得到應(yīng)收賬款好處的同時(shí)也會(huì)付出一定的代價(jià)，即應(yīng)收賬款的成本。應(yīng)收賬款的成本包括機(jī)會(huì)成本、管理成本、收賬成本和壞賬成本。應(yīng)收賬款的機(jī)會(huì)成本是指資金被應(yīng)收賬款占用而不能用于其他投資時(shí)所喪失的收益。這一成本的大小通常與企業(yè)維持賒銷業(yè)務(wù)所需要的資金數(shù)量、資金成本率有關(guān)。應(yīng)收賬款的管理成本是指對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行日常管理而耗費(fèi)的開(kāi)支，是與應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)有關(guān)的費(fèi)用總和。主要包括：制定信用政策有關(guān)費(fèi)用；對(duì)客戶的資信調(diào)查、跟蹤與信息收集的費(fèi)用；應(yīng)收賬款核算；有關(guān)人員辦公費(fèi)用以及其他相關(guān)費(fèi)用。收賬成本主要指應(yīng)收賬款在回收過(guò)程中要發(fā)生一定的成本費(fèi)用。它通常包括正常收賬費(fèi)用和逾期應(yīng)收賬款的收賬費(fèi)用，主要有通知客戶的郵費(fèi)、拜訪差旅費(fèi)用、討債費(fèi)用、訴訟費(fèi)用等。收賬成本通常隨著應(yīng)收賬款的增加而增加。壞賬成本是指因應(yīng)收賬款無(wú)法收回而給企業(yè)帶來(lái)的損失。為避免發(fā)生壞賬成本給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的穩(wěn)定性帶來(lái)的不利影響，企業(yè)通常要根據(jù)應(yīng)收賬款的情況合理提取壞賬準(zhǔn)備金。

（五）使企業(yè)利潤(rùn)虛增。企業(yè)收入的核算都是以權(quán)責(zé)發(fā)生制為基礎(chǔ)的，也就是說(shuō)無(wú)論款項(xiàng)收到與否，只要交易實(shí)現(xiàn)，企業(yè)獲得收款的權(quán)力，就確認(rèn)為銷售收入計(jì)入利潤(rùn)。由于未來(lái)的收款情況存在諸多不確定性，一方面應(yīng)收賬款的催收成本會(huì)降低企業(yè)利潤(rùn)；另一方面客戶拖欠嚴(yán)重時(shí)，會(huì)形成壞賬，使原來(lái)計(jì)入利潤(rùn)的收入落空，給企業(yè)帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)損失。所以以應(yīng)收賬款形式形成的收入，會(huì)在不同的程度上虛增利潤(rùn)。

二、應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制原則

（一）適應(yīng)性原則。任何一家企業(yè)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)都希望能夠盡早收到貨款。如果企業(yè)產(chǎn)品具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，商品供不應(yīng)求，一般都會(huì)采取先預(yù)收款項(xiàng)而后發(fā)貨的銷售和結(jié)算方式；如果企業(yè)商品競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)不明顯，并且行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，賒銷便成為企業(yè)提高市場(chǎng)占有率的方式之一，如果某種商品已經(jīng)成為企業(yè)的積壓商品，賒銷便成為降低庫(kù)存和處理積壓存貨的一個(gè)途徑。所以，企業(yè)對(duì)應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)與企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、商品特點(diǎn)、競(jìng)爭(zhēng)狀況和風(fēng)險(xiǎn)水平等相適應(yīng)，不能盲目一刀切地加以控制，要隨著情況的變化加以調(diào)整。對(duì)應(yīng)收賬款的控制要適應(yīng)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略需要，企業(yè)不同的時(shí)期、不同的情況下應(yīng)有所差異。比如，允許積壓商品銷售的應(yīng)收賬款比率放寬一些。

（二）重要性原則。由于企業(yè)最急需解決的問(wèn)題就是怎樣提高銷售收入與現(xiàn)金回款率，出于管理成本的考慮，企業(yè)不可能也沒(méi)有必要對(duì)所有的應(yīng)收賬款以及客戶都施以同樣嚴(yán)格的控制，而是要有所區(qū)別。對(duì)于賒欠金額大、信用等級(jí)低、拖欠時(shí)間長(zhǎng)的應(yīng)收賬款以及相關(guān)客戶要加強(qiáng)控制，對(duì)于日常普通的應(yīng)收賬款，認(rèn)真執(zhí)行企業(yè)銷售收款結(jié)算基本控制流程即可。

（三）成本效益性原則。企業(yè)的任何控制都是有成本的，企業(yè)為建立包括應(yīng)收賬款在內(nèi)的內(nèi)部控制制度所付出的成本費(fèi)用是有形的，因此，應(yīng)收賬款的控制也要依據(jù)成本效益原則，采用合理的方法，達(dá)到最佳的控制效果。企業(yè)在進(jìn)行應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制時(shí)，要抓住問(wèn)題的關(guān)鍵控制點(diǎn)，同時(shí)也要考慮成本原則，爭(zhēng)取以最小的成本、最合理、最科學(xué)的方法，達(dá)到企業(yè)最佳的控制效果。

（四）邏輯程序客觀化原則。對(duì)于賒銷業(yè)務(wù)，企業(yè)銷售和收款的基本業(yè)務(wù)循環(huán)程序是 “接受訂單—分析信用—開(kāi)票發(fā)貨—記賬結(jié)算”，這一過(guò)程涉及銷售、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)會(huì)三個(gè)部門。應(yīng)收賬款的控制應(yīng)該嚴(yán)格遵守這一客觀程序。從接受訂單開(kāi)始，一定要嚴(yán)格規(guī)范訂單的格式和內(nèi)容，以此作為控制的直接依據(jù)；對(duì)于賒銷的客戶信用一定要認(rèn)真履行信用審批、審核程序；在信用審核手續(xù)齊備的情況下根據(jù)訂單，開(kāi)出銷售發(fā)票和提貨單，貨物的發(fā)出可以根據(jù)訂單要求，進(jìn)行提貨、發(fā)貨或者送貨。然后根據(jù)發(fā)票和發(fā)貨單確認(rèn)應(yīng)收賬款和銷售收入記賬，并按訂單或者合同約定跟蹤收款，對(duì)逾期不能收回的款項(xiàng)，及時(shí)采取措施催收。企業(yè)應(yīng)按照“相互牽制”的原則合理安排從銷售簽約直至產(chǎn)品出廠、回收款項(xiàng)的整個(gè)程序，并加以嚴(yán)格執(zhí)行。

三、企業(yè)應(yīng)收賬款控制的主要措施

（一）合理確定應(yīng)收賬款水平。一方面市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使得企業(yè)通過(guò)賒銷形成應(yīng)收賬款已不可避免，另一方面，大量的應(yīng)收賬款又會(huì)使企業(yè)經(jīng)營(yíng)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)。所以，根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，確定一個(gè)企業(yè)可承受風(fēng)險(xiǎn)范圍內(nèi)的應(yīng)收賬款額度，是控制應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)的重要措施。企業(yè)應(yīng)收賬款的額度，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)狀況和生產(chǎn)狀況合理確定，以不影響企業(yè)正常周轉(zhuǎn)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制。企業(yè)應(yīng)收賬款控制額度，應(yīng)至少以年度為單位進(jìn)行確定，一旦確定就要努力把當(dāng)期應(yīng)收賬款控制在該水平范圍內(nèi)。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的合作。企業(yè)應(yīng)收賬款的管理不僅僅是財(cái)務(wù)部門的事，還涉及銷售業(yè)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)保管等多個(gè)部門，尤其是銷售業(yè)務(wù)部門，它是企業(yè)的龍頭，直接面對(duì)客戶，在欠款催收上擔(dān)當(dāng)著重要角色。銷售部門在積極與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系的同時(shí)，有義務(wù)把企業(yè)財(cái)務(wù)政策轉(zhuǎn)達(dá)給客戶，并把溝通掌握的客戶情況反映給財(cái)務(wù)部門，使財(cái)務(wù)部門更好地把握客戶資信和財(cái)務(wù)狀況。財(cái)務(wù)部門在作出記錄、定期分析和掌握賬齡情況的基礎(chǔ)上，應(yīng)該指導(dǎo)規(guī)范有關(guān)業(yè)務(wù)部門采取多種方法進(jìn)行應(yīng)收賬款的控制和清欠回收工作。

（三）應(yīng)收賬款發(fā)生前期，深入了解客戶信用，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。在賒銷前企業(yè)應(yīng)從客戶的以往交易記錄、市場(chǎng)形象、市場(chǎng)狀況、競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)、管理能力等方面對(duì)客戶信用進(jìn)行調(diào)查了解，有條件時(shí)可以采用專業(yè)機(jī)構(gòu)提供的資信報(bào)告，對(duì)客戶信用進(jìn)行考察。企業(yè)可以建立賒銷申請(qǐng)制度，加強(qiáng)對(duì)客戶信用狀況管理，以防范風(fēng)險(xiǎn)。具體的賒銷申請(qǐng)制度應(yīng)包括客戶信貸申請(qǐng)、業(yè)務(wù)員報(bào)告和企業(yè)審批信用三個(gè)步驟，對(duì)信用不合格的客戶堅(jiān)決不予賒銷。

（四）應(yīng)收賬款發(fā)生中期，要跟蹤和監(jiān)督客戶，以降低風(fēng)險(xiǎn)。一旦賒銷交易達(dá)成，應(yīng)收賬款形成，首先要在財(cái)務(wù)上設(shè)置以客戶為細(xì)目的明細(xì)賬戶，對(duì)信息進(jìn)行反映。在應(yīng)收賬款到期之前，企業(yè)應(yīng)繼續(xù)保持與客戶的融洽聯(lián)絡(luò)，并注意跟蹤客戶異常變化情況，一旦出現(xiàn)客戶聯(lián)系不上或者出現(xiàn)重大變故等事項(xiàng)，就有可能影響款項(xiàng)的回收結(jié)算，企業(yè)應(yīng)高度關(guān)注。款項(xiàng)到期時(shí)，要及時(shí)辦理收款結(jié)算。這期間，企業(yè)應(yīng)與客戶定期進(jìn)行對(duì)賬，及時(shí)有效地反映企業(yè)應(yīng)收賬款的情況，盡可能降低風(fēng)險(xiǎn)。

（五）應(yīng)收賬款到期，如不能收回款項(xiàng)，應(yīng)迅速補(bǔ)救，減少損失。一旦應(yīng)收賬款到期不能收回，企業(yè)要從三個(gè)方面采取補(bǔ)救措施，以減少企業(yè)損失。一是企業(yè)直接對(duì)客戶采取相關(guān)措施：包括停止對(duì)其賒銷和發(fā)貨；對(duì)新的合約，采用貨到付款；對(duì)舊的拖欠款加收費(fèi)用；采用分期付款，并要求利息；要求對(duì)方提交明確的還款計(jì)劃，并提供相關(guān)擔(dān)保等措施。二是在前述措施不能奏效的情況下，考慮通過(guò)法律途徑解決問(wèn)題。三是從會(huì)計(jì)賬務(wù)上加大比例計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，以免最終收不回款，對(duì)當(dāng)期損益沖擊太大。

總之，應(yīng)收賬款是把雙刃劍，適度的應(yīng)收賬款可以幫助企業(yè)開(kāi)拓市場(chǎng)，促進(jìn)銷售；過(guò)度的應(yīng)收賬款會(huì)影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，加大壞賬風(fēng)險(xiǎn)。所以，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)情況，確定應(yīng)收賬款限額，加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的配合，做好事前、事中、事后的控制，確定靈活有效的銷售政策和收款政策，做好對(duì)應(yīng)收賬款的控制管理。