白水縣防洪工程項(xiàng)目檔案管理的思考

劉小娟

（白水縣防汛抗旱農(nóng)田基建指揮部辦公室，陜西 白水715600）

白水縣位于陜西省東北部，地處渭北黃土臺(tái)塬與陜北高塬的過(guò)渡地帶，境內(nèi)河流主要有洛河、白水河等大小河流11條，多年平均降雨量580mm，最大年降水量899.8mm，最小年降雨量329mm。降雨的年內(nèi)及年際分配不均，變化較大，6～9月份的降水量占全年的60%左右，常以大雨、暴雨形式出現(xiàn)，且暴雨具有量大、強(qiáng)度高、歷時(shí)短和易形成雨洪的特點(diǎn)，對(duì)白水縣境內(nèi)防汛工作潛在危害性極大。白水縣在防洪工程建設(shè)中積累并保存了大量的防洪工程檔案,已成為珍貴的防汛史料,發(fā)揮著顯著的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。近年來(lái),隨著極端氣候條件的頻繁發(fā)生，防洪形勢(shì)的愈發(fā)嚴(yán)峻,做好防洪工程檔案的管理愈顯重要。

1 對(duì)防洪工程檔案的認(rèn)識(shí)

防洪工程項(xiàng)目檔案是防洪工程的記憶和縮影,它的產(chǎn)生、形成和積累貫穿于整個(gè)工程的全過(guò)程,防洪工程投資大，涉及的單位、人員多,檔案形成的時(shí)間和空間跨度大,檔案內(nèi)容復(fù)雜。它不僅在工程建設(shè)過(guò)程中起著重要作用,而且在工程項(xiàng)目完成后的竣工以及未來(lái)該工程管理、改造等方面起著不可替代的重要作用。

2 目前防洪工程檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案材料不齊全、不準(zhǔn)確

在整理有的工程檔案資料時(shí),發(fā)現(xiàn)材料中有的沒(méi)有計(jì)劃任務(wù)書(shū),或缺少施工合同;有的沒(méi)有竣工圖,有的有竣工圖但不規(guī)范;繪制了竣工圖但沒(méi)有竣工圖章,有的有竣工圖章,但竣工圖章內(nèi)所設(shè)內(nèi)容填寫(xiě)不完備;有的是圖標(biāo)框中項(xiàng)目填寫(xiě)的不完整,有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示或有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)、有正件無(wú)附件等。

2.2 文字材料復(fù)印件多,后補(bǔ)的多,有的施工記錄簽字蓋章手續(xù)不全

在審核中發(fā)現(xiàn),有的施工單位送審的文字材料大部分不但是復(fù)印件,而且有的復(fù)印件，字跡模糊,更有甚者,復(fù)印件根本看不清字跡,且后補(bǔ)的多,原件少并且記錄的不認(rèn)真。這樣就失去了檔案原始性記錄的意義。還有如隱蔽工程簽字手續(xù)不齊全,檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄主要看有沒(méi)有設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、建設(shè)方、施工方簽字蓋章,若有一方空缺,就不予驗(yàn)收。因?yàn)殡[蔽工程大多掩埋或隱藏在其它部位內(nèi),不能被重視,最容易被一些素質(zhì)不高的施工單位偷工減料和鉆空子。

2.3 竣工資料書(shū)寫(xiě)潦草,零亂

在歸檔中發(fā)現(xiàn),送交的竣工檔案資料有涂改及書(shū)寫(xiě)潦草的現(xiàn)象。表現(xiàn)為:一是不用碳素墨水和符合規(guī)定的墨筆書(shū)寫(xiě);二是在圖紙上隨意劃圈修改;三是文字書(shū)寫(xiě)潦草,一些字體難以辨認(rèn)。不僅如此,有些施工單位送交的檔案資料零亂不整潔,如圖紙磨損破爛、用紙規(guī)格不統(tǒng)一、材料順序排列混亂。

3 存在問(wèn)題的原因

3.1 施工管理不到位

中標(biāo)單位本身無(wú)健全的規(guī)章制度,對(duì)檔案資料工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí),在工程建設(shè)中往往重建設(shè)、輕資料。

3.2 施工技術(shù)人員的檔案意識(shí)差

對(duì)檔案資料在防汛工作及社會(huì)生活中的作用了解不深。在施工檔案形成過(guò)程中,不重視原件的收集保管,造成檔案資料殘缺不全;特別是項(xiàng)目經(jīng)理,未把檔案資料工作納入議事日程,人員經(jīng)費(fèi)和設(shè)備缺乏,客觀上影響了檔案資料工作的開(kāi)展,有的施工人員將資料據(jù)為已有,不歸檔。有的是“知識(shí)私有”觀念作怪,怕他人利用成果,不愿歸檔。

3.3 檔案人員工作業(yè)務(wù)不熟練和責(zé)任心不強(qiáng)

有些施工單位配備的檔案管理人員工作業(yè)務(wù)不熟練,對(duì)檔案工作的有關(guān)內(nèi)容、規(guī)定知之甚少。有些檔案資料管理人員責(zé)任心差,不能主動(dòng)對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行資料歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3.4 施工隊(duì)伍素質(zhì)不高是發(fā)生工程檔案質(zhì)量常見(jiàn)病的主要原因

一些工程項(xiàng)目由于層層轉(zhuǎn)包,往往讓一些不具備施工條件的工程隊(duì)承擔(dān)了施工任務(wù),致使一些工程隱患累累,象這樣的企業(yè)根本沒(méi)有什么歸檔意識(shí),能有幾張竣工圖就不錯(cuò)了。

3.5 在檔案形成過(guò)程中,不按規(guī)定辦理.只求驗(yàn)收時(shí)一時(shí)過(guò)關(guān),不考慮以后的利用

4 防洪工程檔案管理應(yīng)采取的措施

做好防洪工程檔案管理是流域安全度汛的需要,更是保障流域社會(huì)穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求,確保歷史資料系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的收集、整理、開(kāi)發(fā)、利用,是所有項(xiàng)目參與者和檔案管理者的共同心愿、共同責(zé)任和共同義務(wù),必須采取切實(shí)可行的措施,真抓實(shí)干,努力實(shí)踐。

4.1 增強(qiáng)做好防洪工程檔案工作的自覺(jué)性

防洪工程建設(shè)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人,各個(gè)參建單位應(yīng)主動(dòng)結(jié)合流域防洪工程建設(shè)的實(shí)際,切實(shí)將防洪工程檔案工作作為防洪工程建設(shè)與管理的重要內(nèi)容。無(wú)論是項(xiàng)目法人、工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員、管理人員,還是檔案管理者,都要有組織、有計(jì)劃地學(xué)習(xí)檔案管理法規(guī)和掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),做到思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、業(yè)務(wù)上統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、工作上統(tǒng)一要求,充分認(rèn)識(shí)防洪工程檔案管理的重要性,努力增強(qiáng)貫徹落實(shí)《防洪工程驗(yàn)收規(guī)程》和《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》的自覺(jué)性,做到上下結(jié)合、步調(diào)一致、推進(jìn)工作。

4.2 加強(qiáng)防洪工程檔案工作的監(jiān)管

要全面貫徹《關(guān)于加強(qiáng)防洪工程建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工管理工作的通知》精神,按照“誰(shuí)驗(yàn)收誰(shuí)審批,誰(shuí)審批誰(shuí)管理”的原則開(kāi)展檔案管理工作。各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)要增強(qiáng)依法管理檔案的信心,積極爭(zhēng)取建設(shè)主管部門(mén)、項(xiàng)目法人、施工單位、質(zhì)量監(jiān)督單位和監(jiān)理單位的理解和配合,以建立工程建設(shè)登記備案制為契機(jī),對(duì)防洪工程檔案的管理做到“早安排、早介入、早動(dòng)手”,有針對(duì)性地加大對(duì)防洪工程檔案管理工作的檢查和指導(dǎo)力度,不斷提升防洪工程檔案管理水平,力爭(zhēng)盡早做到“完整,齊全成套,不殘缺;準(zhǔn)確,圖物相符,無(wú)差錯(cuò);系統(tǒng),有條不紊,整體一致;真實(shí),內(nèi)容可靠,原始記錄”的管理目標(biāo)。

4.3 堅(jiān)持工程檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行

檔案工作貫穿于水利工程建設(shè)的各個(gè)階段,要完成工作目標(biāo),保證工作質(zhì)量,工程檔案工作就必須實(shí)行“四同步”管理,在工程實(shí)施過(guò)程中隨時(shí)隨地監(jiān)督檢查,隨時(shí)隨地提供服務(wù)。 “四同步”管理即：從工程建設(shè)前期就進(jìn)行文件材料的收集、整理工作;在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí),對(duì)工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求;在檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí),檢查工程檔案收集、整理情況;在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和工程階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí),同時(shí)審查工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量。

4.4 提高檔案人員素質(zhì)和管理水平

要針對(duì)工程檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題,對(duì)檔案人員、工程建設(shè)參與單位的相關(guān)人員進(jìn)行分類(lèi)培訓(xùn),使參加培訓(xùn)的人員熟悉政策、了解規(guī)定、知道規(guī)范、明白辦法、掌握要領(lǐng)。同時(shí),還要堅(jiān)持開(kāi)展政治教育和思想教育,并建立健全工作制度,明確工作紀(jì)律,強(qiáng)化工作責(zé)任。通過(guò)政治、業(yè)務(wù)的教育和培養(yǎng),工作制度、紀(jì)律的貫徹實(shí)施,切實(shí)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè),以適應(yīng)工程檔案管理需要,不斷提高防洪工程檔案管理水平。S