高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作再認(rèn)識

李福琴

摘 要 高校檔案信息資源既是高校工作長期開展不斷地完善取得的成果，又是高校事業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新的有力保障。但是，隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，高校檔案隨之產(chǎn)生數(shù)量龐大、種類繁多、質(zhì)量不高、數(shù)據(jù)不齊、規(guī)模不一的現(xiàn)象。這些問題若不能得到及時(shí)有效的解決，會(huì)給高校檔案的建設(shè)和發(fā)展帶來嚴(yán)重的影響。因此，加強(qiáng)對高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，是高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要保障。

關(guān)鍵詞 監(jiān)督指導(dǎo) 發(fā)展 保障

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.07.009

Reconsideration of University Archives Supervision Work

LI Fuqin

（Wuhan University Archive， Wuhan， Hubei 430072）

Abstract University Archives Information Resources in both the colleges and universities to carry out long-term work constantly to improve the results achieved， but also a strong guarantee for the development and innovation of colleges and universities. However， with the development of university education， university archives consequent huge number， variety， quality， and data is incomplete， varying the size of the phenomenon. These problems can not be addressed promptly and effectively， have a serious impact will the construction and development of University Archives. Therefore， strengthening the supervision of the work of the university archives， it is an important guarantee for the development of university archives.

Key words supervision; development; guarantee

1 正確認(rèn)識監(jiān)督與指導(dǎo)的關(guān)系

“監(jiān)督”就是監(jiān)察督促，要以《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，對本部門的檔案行為是否符合法律和有關(guān)規(guī)定。檢查內(nèi)容包括檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員配備、儲(chǔ)存條件、保管措施、檔案歸檔、管理辦法、資源利用等檔案工作。對沒能按規(guī)定辦的要嚴(yán)格督促執(zhí)行，對違反法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定的要求，領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)情節(jié)輕重給予處理，直至追究法律責(zé)任。所以，監(jiān)督具有強(qiáng)制性?！爸笇?dǎo)”就是根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)規(guī)范和上級有關(guān)部門制定的工作目標(biāo)、任務(wù)等檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)。不具有強(qiáng)制性。其內(nèi)容主要包括，檔案工作中所出現(xiàn)問題：如具體業(yè)務(wù)、技術(shù)問題、技能問題、傳播方式，文件歸檔程序、檔案管理規(guī)范化、檔案化、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理科學(xué)化工作等，傳授大家怎樣做。監(jiān)督和指導(dǎo)工作雖然是兩種不同的工作，但它們是互相作用互相聯(lián)系的，是圍繞一個(gè)目標(biāo)和任務(wù)而開展工作的，是互不分割的基本職能和互聯(lián)關(guān)系。

2 加強(qiáng)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的重要性

（1）是新形勢下為中心工作服務(wù)的新要求。檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作作為新時(shí)期、新形勢下加強(qiáng)檔案建設(shè)的一項(xiàng)重大舉措。檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作要本著宣傳檔案法律法規(guī)，全面提高高校檔案工作的整體水平，為學(xué)校中心工作服務(wù)為大局。充分發(fā)揮檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)職能作用，認(rèn)真對各類檔案機(jī)構(gòu)、部門的工作進(jìn)行全面系統(tǒng)科學(xué)的檢查和評估，對檔案工作的現(xiàn)狀和未來的發(fā)展作指導(dǎo)，這對檔案建設(shè)和發(fā)展其意義深遠(yuǎn)。在新時(shí)期新形勢下，如何搞好檔案指導(dǎo)工作，強(qiáng)化檔案的行政職責(zé)，提高檔案監(jiān)督指導(dǎo)水平，是各級檔案機(jī)構(gòu)、檔案部門，搞好檔案建設(shè)的重要任務(wù)。

（2）是貫徹《檔案法》的具體體現(xiàn)。監(jiān)督指導(dǎo)工作要本著宣傳法律法規(guī)，提升全社會(huì)的檔案法律意識。《檔案法》賦予縣級以上檔案行政管理部門“組織檔案行政執(zhí)法檢查，查處檔案違法行為”的職責(zé)和使命。貫徹落實(shí)檔案法的監(jiān)督指導(dǎo)以及依據(jù)給予的權(quán)限，采取多種形式，開展監(jiān)督檢查工作。針對檔案館（室）的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，館藏檔案資源建設(shè)，檔案服務(wù)利用情況，檔案妥善保護(hù)及安全等方面進(jìn)行督查，要以檔案管理部門行為為主體執(zhí)法監(jiān)督的這一主要形式對內(nèi)部制度建設(shè)，法律法規(guī)的規(guī)范條例，形成有效的制約機(jī)制。要有計(jì)劃、有目的地開展互相督查，聯(lián)合調(diào)查，專題調(diào)研和重點(diǎn)抽查等方式實(shí)行執(zhí)法監(jiān)督檢查。以檔案管理部門行為為客體的執(zhí)法監(jiān)督檢查，則通過自覺接受政府、人大、司法及社會(huì)各界指導(dǎo)檢查來落實(shí)，認(rèn)真貫徹履行監(jiān)督職責(zé)，使檔案管理走上法治化、規(guī)范化、常規(guī)化的軌道。

（3）是促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的根本保障。高校檔案館及管理部門都要認(rèn)真行使監(jiān)督職能，根據(jù)情況成立檔案行政監(jiān)督指導(dǎo)工作小組，必須做到五個(gè)方面的步驟：一聽、二看、三評、四反饋、五整改。其內(nèi)容包括：檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)情況、館舍建設(shè)經(jīng)費(fèi)落實(shí)情況、專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)情況、人才培養(yǎng)情況、檔案保管條件情況、設(shè)施設(shè)備現(xiàn)狀、重大建設(shè)項(xiàng)目和重大活動(dòng)情況等。全面掌握情況，規(guī)范考核內(nèi)容，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，提出整改意見，跟蹤調(diào)研落實(shí)。只有這樣，才能有效地推動(dòng)各級檔案機(jī)構(gòu)和部門，按照《檔案法》去執(zhí)行。使檔案工作規(guī)范化、常態(tài)化得到根本保障。

3 監(jiān)督指導(dǎo)工作中存在的問題

目前由于多種原因，高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作仍然存在一定的問題，其主要表現(xiàn)如下：

（1）檔案實(shí)施細(xì)則不配套。從目前的執(zhí)法情況來看，在檔案中監(jiān)督指導(dǎo)工作中出現(xiàn)的許多法律法規(guī)問題卻缺乏相應(yīng)配套的法規(guī)細(xì)則，在實(shí)際操作中無法執(zhí)行，沒有法律依據(jù)。如：《檔案法》第十條：“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理。任何人不得據(jù)為己有”?！皺n案法實(shí)施辦法第二十七條”從內(nèi)容上看雖然也規(guī)定了罰則，但是在實(shí)際工作中，有些人為了個(gè)人利益和便利，就不按照規(guī)定的移交時(shí)間或內(nèi)容來移交，更有甚者拒絕移交應(yīng)歸檔的文件材料。這給檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作帶來一定的難度，導(dǎo)致檔案文件資料收集不能保證齊全完整。

（2）監(jiān)督管理力量不夠強(qiáng)。一是宣傳力度不夠，各級檔案管理部門沒有充分利用和發(fā)揮好監(jiān)督宣傳這個(gè)輿論陣地。在普及宣傳檔案法律法規(guī)的知識上沒有履行好自己的職責(zé)，無下工夫，力度不夠，檔案法律意識淡薄。二是執(zhí)法手段比較弱。在執(zhí)行檔案法律法規(guī)的貫徹落實(shí)中，許多實(shí)際工作中的情況需要由其他部門來行使執(zhí)法權(quán)。所以這就制約了執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)工作的有效開展。三是檔案監(jiān)督指導(dǎo)思想認(rèn)識不一致，對于自己的職責(zé)和義務(wù)認(rèn)識不足，在執(zhí)法過程中碰到問題就不能正確地面對，怕麻煩，怕困難。四是執(zhí)法監(jiān)督隊(duì)伍不完備。在檔案局、館一般是一套班子兩塊牌子，由于人員少，導(dǎo)致執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)不健全，執(zhí)法人員的整體素質(zhì)不高，在執(zhí)法主體顯得無能為力，這樣就會(huì)影響檔案執(zhí)法監(jiān)督不能順利開展。

（3）監(jiān)督指導(dǎo)工作的不全面。在檔案監(jiān)督指導(dǎo)的實(shí)際工作中，存在著意見不統(tǒng)一，認(rèn)識上有差異，其主要是反映在檔案館藏建設(shè)上，重藏輕用，重量輕質(zhì)的觀點(diǎn)，由于有這樣一種思想的存在，檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作顯得不那么重要了;另一方面是在檔案監(jiān)督指導(dǎo)過程中存在著只求穩(wěn)，不求新，不求齊，怕出問題怕出麻煩的想法。這樣使許多檔案人員在工作中不認(rèn)真負(fù)責(zé)，盲目將各種不要求歸檔的文件和材料列入到歸檔范圍，這樣就增加了工作量，導(dǎo)致監(jiān)督指導(dǎo)工作受到一定的影響。

（4）監(jiān)督指導(dǎo)工作的不統(tǒng)一，高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作是整個(gè)檔案建設(shè)和發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。高校檔案館每年都會(huì)有計(jì)劃地、有步驟地對各個(gè)院系部門負(fù)責(zé)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的兼職檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和統(tǒng)一教學(xué)和輔導(dǎo);另外，在整體檔案指導(dǎo)工作中，也要要求檔案指導(dǎo)人員對每個(gè)兼職檔案員進(jìn)行一對一指導(dǎo)，對每個(gè)系統(tǒng)部門又要開展學(xué)習(xí)和輔導(dǎo)，這就造成檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的重復(fù)性。耗了大量的人力、物力、財(cái)力，還沒有明顯的效果，使監(jiān)督指導(dǎo)工作的效率不高。

（5）監(jiān)督指導(dǎo)隊(duì)伍的不專業(yè)。高校各學(xué)院在條件允許的情況下，都會(huì)要求配備非專業(yè)的學(xué)生幫助處理辦公事務(wù)，這些非專業(yè)的學(xué)生也要負(fù)責(zé)處理檔案工作。他們都不是檔案專業(yè)的學(xué)生，所以對檔案知識和檔案工作的程序和掌握程度不高。這樣，使他們只能完成一定的工作量和任務(wù)，碰到問題不能從專業(yè)的角度進(jìn)行分析和解決，同時(shí)也缺乏一般的檔案知識，所以，導(dǎo)致在檔案監(jiān)督指導(dǎo)人員要花更多的時(shí)間和精力來完成指導(dǎo)工作任務(wù)。

（6）檔案人員的不專職。在高校檔案整理工作中，大多數(shù)部門不能做到專人專職，這些兼職人員沒有認(rèn)真長期做好檔案工作的思想，所以在檔案管理，檔案建設(shè)，檔案發(fā)展不能提出很好的、具有可行性的建設(shè)性的意見。有時(shí)在工作中，由于兼職專心不夠，特別是在檔案移交時(shí)間不是很充足，時(shí)間很緊，檔案的納入，檔案的分類，顯得很粗糙。

4 檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作新探索

（1）加強(qiáng)法治宣傳，做好監(jiān)督指導(dǎo)。高校檔案管理部門要充分發(fā)揮人民群眾輿論監(jiān)督作用，通過各種渠道和途徑、各種形式有效地開展檔案法制宣傳教育活動(dòng)。充分利用好電臺、電視臺、廣播、報(bào)紙等輿論陣地，要有計(jì)劃、有組織、定期地開展檔案法制教育展覽和知識競賽活動(dòng)，使廣大人民群眾了解《檔案法》，增強(qiáng)法制意識。特別是高校領(lǐng)導(dǎo)干部首先要帶頭學(xué)法、守法、用法，要有檔案法律法規(guī)意識，促進(jìn)全社會(huì)重視和支持檔案工作。

（2）加強(qiáng)檔案執(zhí)法主體建設(shè)。一是要強(qiáng)調(diào)執(zhí)法主體，明確規(guī)定行使處罰權(quán)，才能為開展檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查創(chuàng)造條件。加強(qiáng)執(zhí)法主體建設(shè)是各級檔案行政管理部門的職責(zé)，努力爭取政府的支持和關(guān)心，解決執(zhí)法人員的行政編制。二是建立檔案執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在檔案行政管理部門根據(jù)工作需要，應(yīng)當(dāng)設(shè)立負(fù)責(zé)執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)。在重點(diǎn)部門和單位要聘用專職人員，組織一個(gè)強(qiáng)有力的執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)體系。三是優(yōu)化執(zhí)法隊(duì)伍，提高執(zhí)法人員的整體素質(zhì)。要按《檔案法》以及有關(guān)規(guī)定促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，要注重培養(yǎng)優(yōu)秀的現(xiàn)代型的檔案執(zhí)法人才，培養(yǎng)一支政治素質(zhì)強(qiáng)、工作作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)能力精的執(zhí)法隊(duì)伍，使執(zhí)法監(jiān)督檢查工作得到有效保障。

（3）做好檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作要有專業(yè)專職。專業(yè)是做好檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的前提條件和基礎(chǔ)。第一，專業(yè)。檔案專業(yè)是一門學(xué)問，是一門學(xué)科。沒有專業(yè)知識就不懂得檔案工作的流程和方式，就不能很好地把握監(jiān)督指導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。第二，專職。有了專職人員，他能把所有的精力（學(xué)習(xí)精力、工作精力）投入到現(xiàn)實(shí)檔案工作中去。由于對檔案監(jiān)督工作的規(guī)定，方式，程序和規(guī)范都比較熟悉，這有利于工作效率和質(zhì)量的保障。第三，專業(yè)專職。在搞好檔案管理，檔案的建設(shè)和發(fā)展中，能提出積極的建設(shè)性的意見，在工作中，能分清層次，重點(diǎn)突出，科學(xué)合理地安排工作，提高工作效率。特別是對于復(fù)雜的類型各異的檔案，專職專員顯得特別重要。例如：在教學(xué)和實(shí)踐調(diào)研中，所形成的科研成果，而且是專業(yè)性比較強(qiáng)的科研成果，它與普通的文書檔案有很大的不同。這就需要專業(yè)專職人員準(zhǔn)確地把握這些成果的類別，能合理地分類建檔，完成這一工作。

（4）建立多樣性人才培育機(jī)制，做好人才儲(chǔ)備。人才是關(guān)鍵，人才是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。高校檔案館是以服務(wù)高校建設(shè)和發(fā)展的中心工作為理念。高校事業(yè)的發(fā)展也離不開檔案館資源信息服務(wù)。特別在當(dāng)今社會(huì)顯得尤其重要。高校檔案館要在人才隊(duì)伍建設(shè)培育機(jī)制上做好文章，要做出培育計(jì)劃。第一：校內(nèi)培訓(xùn)。對于那些專業(yè)知識扎實(shí)的，認(rèn)真負(fù)責(zé)的，積極大膽工作的，有培育前途的年輕人，按照不同層次的要求，有計(jì)劃有組織地進(jìn)行培訓(xùn)。第二：校內(nèi)校外培訓(xùn)。根據(jù)高校檔案館的發(fā)展需要，要把那些積極肯干的，有能（下轉(zhuǎn)第27頁）（上接第19頁）力的好苗子作為重點(diǎn)培育對象，到國外或校外進(jìn)行學(xué)習(xí)。在培訓(xùn)和學(xué)習(xí)過程中，隨時(shí)掌握他們的學(xué)習(xí)情況和思想動(dòng)態(tài)。為他們的學(xué)習(xí)盡可能地提供方便，使他們能安心學(xué)習(xí)。第三：建議在校檔案館專業(yè)大學(xué)和研究生當(dāng)中，挑選一定比例的人才作為儲(chǔ)備。檔案專業(yè)的大學(xué)生和研究生在檔案館學(xué)習(xí)過程中，可以注重發(fā)現(xiàn)人才，跟蹤考察，重點(diǎn)培育，把那些有能力刻苦學(xué)習(xí)，積極肯干，綜合素質(zhì)好的學(xué)生作為儲(chǔ)備人才。這有利于檔案專業(yè)健康有序的發(fā)展。

（5）加強(qiáng)交流，促進(jìn)聯(lián)系。加強(qiáng)檔案人員之間的聯(lián)系。促進(jìn)密切交流，是搞好檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。高校檔案工作人員不但要與本館人員相互交流，而且還要與本院系部分的兼職檔案人員進(jìn)行交流和溝通。一般來說，檔案館的工作流程把那些整理好的、分類好的、鑒定好的檔案在高校檔案信息網(wǎng)站上公布。但是，各院系兼職的檔案人員在實(shí)際工作中，往往不會(huì)注意到或者去查看所公布網(wǎng)站上的信息，一旦出現(xiàn)，特別是一些比較重要的信息，例如一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要注意什么問題，怎樣處理和解決些問題或辦法等等，一旦沒有及時(shí)查看，就會(huì)耽誤時(shí)間。因此，要求檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人員，要以飽滿的熱情，積極主動(dòng)的態(tài)度與兼職人員進(jìn)行聯(lián)系，做到交心談心，溝通思想，傳遞信息，交流經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)處理好工作中所出現(xiàn)的問題，正確理解和認(rèn)識檔案監(jiān)督指導(dǎo)的重要性，樹立大檔案意識的觀念。

高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作是檔案事業(yè)健康和發(fā)展的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，是搞好檔案管理提高檔案整體質(zhì)量的重要抓手。因此，我們必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，宣傳貫徹《檔案法》，正確認(rèn)識檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作在高校建設(shè)和服務(wù)中心工作的重要性，只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作在高校檔案建設(shè)中的作用，為開創(chuàng)新局面創(chuàng)造有利條件。

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