論如何加強水利工程檔案管理

劉偉

摘要：在水利工程建設當中，水利工程檔案是對工程具體活動以文字、圖紙、圖標、數(shù)據(jù)等形式進行的資料記錄，是今后水利工程開展規(guī)劃、設計、勘察、管理、維護等工作實施的主要參考依據(jù)。為此，水利工程檔案資料一定要確保完整規(guī)范、系統(tǒng)標準化等特征，其中，工程竣工圖紙、技術文件資料與水利工程建設項目需同步開展，水利工程完工驗收的過程當中，需承包商上交一套科學合理的施工圖紙，這是作為竣工驗收的先決性因素，便于今后工程的管理及維修，同樣亦是做好水利工程檔案管理工作的重要保障。

關鍵字：水利工程；檔案管理；工程檔案

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（a）-0000-00

1 水利工程檔案的具體特征

水利工程檔案指的是，建設水利工程項目的整個過程當中以圖紙、文字、數(shù)據(jù)等形式存在的工程資料，以一定的準則，在經(jīng)過資料的類別劃分、整理之后統(tǒng)一保存起來的文字、圖表、數(shù)據(jù)等材料。水利工程檔案是水利工程創(chuàng)建過程的全面體現(xiàn)，通常，水利工程檔案具備以下四個方面的具體特征。

1.1水利工程檔案類別多樣化，綜合性比較強

水利工程影響的范圍非常廣泛，內(nèi)容具有一定的復雜特征，為此通常會關系到工業(yè)、農(nóng)業(yè)、交通、通信、市政、自然環(huán)境等多個方面，并且水利工程專業(yè)是與機械、電力、建筑等專業(yè)存在十分密切的聯(lián)系性，所以致使水利工程建設檔案具備顯著的綜合及多元化特征，是一門多學科、多專業(yè)相綜合的信息。

1.2歷時時間比較長

從具體水利工程建設項目的水文地質(zhì)狀況、工程效益、險情隱患等因素出發(fā)，再加上會受到其他外在因素的影響，水利工程建設各項目周期存在很大的差異性，一般類型的護坡水利工程及涉及范圍比較大的農(nóng)田水利工程，一般情況下只需要減短的幾個月就可以完工的，然而，大型的河道工程、大型水庫的建設，會需要幾年，甚至是更長的時間才能夠竣工。為此，水利建設工程施工時間的長短便會對工程檔案的形成情況造成直接性的影響。

1.3受到時空的約束，水利工程檔案具備明顯的時機性

在人類對自然的改造活動當中，水利工程建設屬于其中的一方面內(nèi)容，其不可避免的會受到大自然發(fā)展變化規(guī)律的影響與約束，為此，水利工程建設過程當中形成的檔案資料，尤其是在洪澇災害發(fā)生后所采取的搶救緊急工程的相關資料，具有顯著的時間及季節(jié)性，為此，水利工程檔案具備顯著的時機性特征。

1.4科技檔案與文字檔案一體化

水利工程屬于施工、管理、規(guī)劃一體化的運行機制，為此，所形成的業(yè)務性資料與科技檔案資料相互間存在非常緊密的聯(lián)系性，具有向科技檔案與文字檔案一體化發(fā)展的趨勢。

2 水利工程檔案的搜集與整理

2.1分階段搜集

開展水利工程檔案搜集是把水利工程各部分單位及個人手中的工程圖紙、資料信息等進行統(tǒng)一的搜集，交給專門的檔案負責人進行統(tǒng)一化的經(jīng)管。目前，水利工程檔案逐漸從傳統(tǒng)的雜亂分散型向條理集中型的方向轉變，開展科學的行之有效的水利工程檔案管理促使工程檔案更為正規(guī)更加標準。針對工程中的相關資料從工程開始到完工進行全過程的檔案資料的搜集，這體現(xiàn)在工程的各個階段當中，同時隨時進行檔案信息的記錄，做好施工日志、竣工報告等資料的登記。

如果在進行工程檔案搜集的過程當中查出有缺乏資料或者資料不完善的情況，要在第一時間將工程資料補充完整。針對時間比較長的跨年水利工程項目，因受到其自身施工時間比較長的影響，在工程施工作業(yè)過程當中，參與工作者發(fā)生的變動情況是比較大的，如果資料未進行及時統(tǒng)一的搜集那么就會有檔案資料丟失的現(xiàn)象發(fā)生，為此，及時進行工程檔案資料的搜集是非常重要的。

水利工程檔案管理工作的開展通常將檔案資料劃分為以下三種類別來進行整理：設計資料、施工作業(yè)過程當中的資料信息、竣工驗收及資料。通過對工程檔案資料進行的類別劃分之后就能夠?qū)φ淼臋n案信息非常清楚的加以了解，同時在今后的資料查閱上也是非常方便的。

2.2強制性搜集

從字面意義上就可以了解到，強制性搜集是一種通過強制性的方法進行工程檔案資料的搜集，這種搜集方法比較適合在設置臨時機構比較多的水利工程施工單位或者人員比較復雜分散的施工單位。通常采取的是向施工單位收取一定的檔案資料押金的方式。具體的水利工程上報之后，需要施工企業(yè)首先交付一定的檔案資料押金，在其把完整的檔案資料返交檔案部門之后才將其押金如數(shù)退還，此種檔案搜集的方法對于比較復雜的施工企業(yè)來講有著較為顯著的制約作用，可有效的促使工程檔案資料不會因人為性因素導致資料丟失的情況發(fā)生。

3 加強水利工程檔案管理具體措施

3.1完善水利工程檔案管理制度措施

我國加入世貿(mào)組織后，國家在水利工程項目檔案管理工作上欠缺對其進行深入的探究與思考，加上最近幾年水利工程項目管理工作內(nèi)容產(chǎn)生了非常顯著的不同改變，在此過程當中，國家對于水利工程建設項目管理制度進行不斷的革新，逐漸形成一個有形化的市場，截至2001年年底我國有占據(jù)58%法人有形建筑市場早已形成，達到與國家政府機構職能完全分離的狀態(tài)，同時，相關信息化建設進程及科技成果的運用得到顯著的提高，目前已經(jīng)有20多個省市制定了新技術推廣運用方案，對以往滯后的技術管理及實施規(guī)則完全淘汰。

為了能夠趕上國際貿(mào)易組織及國際慣例的步伐，我國逐漸進行了政府職能的轉變及對水利工程建設項目在審批上的革新，針對已經(jīng)與目前改革化進程、新形勢下不相適應的水利工程檔案管理規(guī)范進行了全面的清除，重新制定了新的檔案資料管理規(guī)范，促使工程檔案在內(nèi)容、形式或是規(guī)章體制、乃至檔案資料的載體上都產(chǎn)生了非常顯著的改變，可是，與其對應的各項檔案管理制度、法律規(guī)章并未在第一時間做出完善的修整，所以，水利工程檔案并未從真正意義上加入新的管理制度當中，為此，創(chuàng)建完善的檔案管理法律規(guī)章制度是亟待解決的事情。

3.2創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡 促使檔案管理更為規(guī)劃標準化

加強水利工程檔案管理工作，對檔案管理進行統(tǒng)一完整的規(guī)范化管理，這是非常重要的一方面內(nèi)容。

3.2.1創(chuàng)建檔案管理領導小組，對工程檔案管理工作進行統(tǒng)一領導，交由專門的檔案管理負責人員對檔案管理工作進行任務分配，指定各部門負責人擔任專職的檔案管理人員；

3.2.2對檔案管理信息管理軟件進行設計，把輸入的數(shù)字檔案信息進行分門別類的編排，逐步實現(xiàn)數(shù)字化檔案，同時對檔案信息進行有序化的科學管理；

3.2.3創(chuàng)建完善的檔案管理制度，在對檔案歸檔的時候一定要針對各文件進行仔細全方位的檢查，查看文件在內(nèi)容上信息是否完整。切記，不管是在水利工程施工過程中或是施工企業(yè)內(nèi)部，一定要確保施工檔案各資料的完整無缺，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)完整的檔案規(guī)范化管理。

3.3改變傳統(tǒng)理念 進行檔案科學化管理

長久以來，針對各級檔案管理工作當中并未形成一套完整科學的管理理念，檔案管理工作并未貫穿于工程的各個細小環(huán)節(jié)，這造成檔案管理部門各自為政的現(xiàn)象廣泛存在，這就造成檔案資料不完善度較高，管理理念上有待進一步提高。為此，一定要努力的提升自身檔案管理理念，制定科學合理的檔案管理措施，開展水利工程檔案科學化管理，從水利工程復雜性出發(fā)，增加檔案管理搜集途徑。

從目前的具體狀況來分析，水利工程建設的復雜性比較高，工程項目從申報到完工涉及到的檔案資料紛多復雜，關乎到的部門及施工人員也比較多，管理工作的開展也需要較長的一段時間，一旦有疏漏的情況，便會造成非常嚴重的后果。通常情況下，小型水利工程施工時間比較緊迫、文件量比較少，為此檔案管理人員經(jīng)常會忽視掉對此方面的檔案管理，并且小型水利工程施工人員構成情況比較復雜，通常工程目標并不能夠準時完成。為此，為促使工程檔案資料能夠完整無缺的進行保存及整理，對檔案管理工作人員提出了全新的要求，作為檔案管理工作人員一定要清楚的了解工程的每一道程序，對工程各類資料詳細了解，同時可采取以下檔案資料搜集辦法，促使檔案管理效率得以提升。

3.3.1追蹤搜集

檔案資料的追蹤搜集比較適合在施工周期比較短的水利工程當中，這樣進行檔案資料整理的時候就會非常便捷，檔案管理工作者一定要對施工現(xiàn)場實際狀況進行一定的了解，第一時間掌握工程施工實際情況，同時進行相關材料的搜集，追蹤搜集方法可及時的對工程狀況進行很好的掌握，可是所需的人物力投入也是比較大的。

3.3.2分階段搜集

在施工周期比較長的水利工程中是比較適合選擇分階段搜集的方法進行檔案資料搜集的，針對那些跨年度的大型水利工程，需檔案管理人員時常保持與相關部門的密切聯(lián)系，對工程進展情況進行實時掌握，強化催收，爭取最大限度上防止檔案資料丟失的情況發(fā)生，促使檔案的連續(xù)完整性能夠有力的保證。

3.3.3強制性搜集

對于施工人員比較分散、設置的臨時機構比較多的施工企業(yè)來講，強制性搜集是比較適用的。通?？梢赃x擇使用搜集檔案資料押金的方式對檔案資料進行管理及搜集，這就需施工企業(yè)交付一部分資料押金，待資料無用之后再轉交檔案管理部門，同時退回押金。此種方式能夠起到一定的制約性作用，同時促使檔案資料得到有效的管理。

3.4檔案資源管理范圍及要求需明確透明化

3.4.1水利工程檔案管理范圍

水利工程建設項目從立項-可行性報告-涉及-決策-施工-質(zhì)檢-建立-驗收-試運行等階段中逐漸形成，同時以文字、圖紙、聲像等為載體進行歸檔保存。

3.4.2檔案資料管理具體要求

首先，水利工程檔案管理與工程其他方面的管理工作要一同開展；其次，要確保檔案的完整準確無誤，同時檔案相關資料一定要整理好，其中，圖片、照片要做好詳細的附屬說明；再次，工程竣工圖紙一定要展現(xiàn)出水利工程的實際狀況，一定要做到圖文結合，嚴格做好工程施工-檢測-驗收的記錄及簽證，加蓋竣工章；第四，水利工程施工作業(yè)當中的照片、錄音等資料，施工作業(yè)中發(fā)生的重大事故都一定要配備詳細全面的文字解釋，對具體工程施工情況作出仔細全面的登記。

3.5加強檔案管理人員業(yè)務培訓 促使檔案管理水平進一步提升

檔案管理工作人員一定要嚴格的以工程檔案管理要求開展日常管理，為此對檔案管理人員提出了高標準的具體要求。作為水利工程檔案管理工作者一定要具備高水平的專業(yè)技能，具有豐富的管理知識和先進的管理理念。

為此，為能夠促使管理工作人員滿足水利工程檔案管理具體規(guī)范及相關要求，需要對檔案管理人員進行有計劃性的定期培訓，針對水利工程建設當中的相關文件資料、具有重要價值的檔案的歸檔問題進行詳細的講解，嚴格以檔案管理要求為依據(jù)，對檔案進行認真仔細的編寫，在平時的工作當中，注意該方面的資料，要知道，只有做好水利工程檔案管理工作，才能夠促使檔案更為標準統(tǒng)一化，進而為工程施工提供強有力的后備力量。

3.6對檔案信息進行進一步開發(fā)

要想確保檔案管理工作水平得到顯著的提高，則需要對檔案信息進行進一步開發(fā)，這就需要在平時的管理工作當中，做好檔案各類資料的搜集-歸檔-保存，這樣才能夠?qū)n案信息進行綜合運用及有效的開發(fā)。譬如，某城市區(qū)域當中河道的清挖，當時黃河水大發(fā)，整個河道完全被淤泥覆蓋住，整個水利工程受到非常嚴重的影響，固然，對農(nóng)民灌溉也帶來較為惡劣的影響。為了促使農(nóng)民豐收不受任何影響，市縣級水利部門開展了河清淤整改措施，水利施工人員對水利工程所有檔案進行仔細的閱讀，短時間內(nèi)制定出適合的水利治理方案，調(diào)出相關人員進行施工圖的設計-測量及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，最終制定最為適合的清淤方案，第一時間將方案上交政府部門，隨之政府部門從現(xiàn)有的水利部門方案處罰，對區(qū)域當中的河道狀況作出全面的方案調(diào)整，短時間內(nèi)開始實施。這樣促使災情帶來的負面影響降到最低的程度，同時，農(nóng)田損失面積達到最小，由此可見，水利工程檔案管理所具有的重要意義。

水利工程檔案的形成是水利工作人員集體勞動的結晶，對工程相關的文件資料進行搜集-歸檔-檔案信息未今后水利工程的管理提供了非常有利的參考資料。作為檔案管理工作人員，能夠在第一時間將所需檔案資料提供給水利業(yè)務部門，使其能夠切身感受到檔案信息的重要價值，則對于促使檔案管理人員工作積極能動性的提高有著很大的推動性作用。

4結束語

最近幾年，在檔案管理工作當中實施信息化檔案管理，把全部的檔案資料輸入電腦當中，這樣便能夠在第一時間為水利業(yè)務部門供應完整及時的信息資源，而業(yè)務部門技術工作者在對檔案資料利用完之后也要準時的將檔案及時歸檔，這樣才能夠促使工程檔案資料的完整性得到最大的保障，推動檔案管理工作水平得到進一步提升。

參考文獻

[1] 鄭欣；；談如何做好水利工程檔案工作[J]；黑龍江檔案；2011年04期

[2] 趙光明；楊猛；；水利工程建設項目檔案管理措施探究[J]；科技創(chuàng)新與應用；2013年32期