檔案管理研究熱點評議

方豪陽

摘要：在歷經改革開放30多年的今天，隨著科學技術水平的不斷發(fā)展和提高，我國圖書檔案管理工作也在原有基礎之上有了新的發(fā)展機遇和更為廣闊的拓展空間。隨著檔案管理工作現(xiàn)代化水平的進一步深化，人們對于信息的服務管理意識也在不斷增強，其主要觀點有三種： 一是充分肯定檔案管理的發(fā)展成就和研究水平，評價相對較高；二是只承認近十年來檔案管理研究有進步和發(fā)展，但在討論這個問題時更多的還是列述檔案管理研究中的種種問題，甚至認為檔案管理還沒有切實的屬于自己的理論體系，仍然停留在“實用經驗”的初期階段。

本文則以檔案管理的熱點話題為出發(fā)點，通過對圖書、檔案、情報三者的聯(lián)系進行深入分析，進而詮釋圖書、檔案管理以及情報三者整合管理的必然性和可行性，從而為高校圖書、情報、檔案整合管理提供一定的理論依據(jù)，實現(xiàn)創(chuàng)新型的圖書情報檔案管理模式。

關鍵詞：檔案管理 發(fā)展機遇 一體化 完善

中圖分類號： G270 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2015）06（a）-0000-00

1圖書、檔案、情報三者的必然聯(lián)系

80年代中后期討論比較多的是檔案管理評價問題，以及對檔案學研究的成就、研究水平和檔案學作為一門獨立學科的成熟程度如何評價的問題，并且在1989年前后一度形成焦點，引起了檔案學界廣泛的關注。特別是在現(xiàn)代網絡普及的社會大背景之下，信息技術的飛速發(fā)展更加為圖書、檔案、情報的一體化提供了良好的基礎和優(yōu)越的條件，同時也為檔案資源的交互共享創(chuàng)造了有力的技術條件，使得數(shù)字化、網絡化的圖書檔案管理體系得以實施和完善。因此，圖書、檔案、情報一體化建設已成為當今時代發(fā)展中的一種必然趨勢，也是當前圖書、檔案、情報管理新模式的根本目標。

1.1圖書情報和檔案共同管理的概況

所謂圖書，某種意義上來講其實是傳遞知識和情感的一種特殊工具，是被人類將其中的文字、圖像資料信號等按照一定的規(guī)律記錄下來的載體。情報則是一種具有傳遞性和認知性的信息，它能幫助人們巧妙地解決現(xiàn)實生活中的許多特殊問題。而檔案管理是一種用于記錄涉及到經濟政治文化的關乎國家、社會和個人活動的一種載體，它是社會發(fā)展到一定程度的必然產物。

1.2圖書、檔案、情報三者聯(lián)系

圖書、檔案及情報作為知識信息管理的三大分支學科，它們之間具有同源性，有著幾乎共同的認識論和方法論。所謂圖書、檔案管理及情報一體化就是將圖書、情報和檔案管理原本各自獨立的系統(tǒng)統(tǒng)一成為一個系統(tǒng)化的整體的復雜過程。以一體性模式收集整理建為核心的創(chuàng)新型管理模式，是適應當今世界網絡和信息飛速發(fā)展的潮流先進的管理模式。

隨著科學技術的發(fā)展以及社會的廣泛迫切的需要，用戶對圖書、情報、檔案的信息檢索也越來越趨向于公開化和社會化。以往的圖書館的職能主要是從事圖書的借還和存儲，而現(xiàn)代的圖書館在向主動服務的方向發(fā)展，服務日趨網絡化，它已承擔一部分情報工作。各種情報技術諸如縮微、復制、機檢等技術也被廣泛應用于圖書館，等等這些都表明圖書和情報的界限已變得模糊，部分地區(qū)甚至已經實現(xiàn)了二者機構的完全統(tǒng)一。

圖書是通過記錄或描述等各種方式將信息和知識表現(xiàn)在物質的載體（紙張），而情報是一種傳遞、變換著的知識信息，檔案則是用各種有效的方式記錄下來的一種信息資料[1]。但是，圖書主要是包含一般性的、最新的知識信息，一般都能作為共享的信息資料；而情報是指被傳遞的知識或事實越過空間和時間傳遞給特定用戶，為其提供所需要的特定知識和信息，以幫其解決科研、生產中的具體問題。因此，情報側重于最新的信息，情報具有知識性、傳遞性、效用性以及老化等特性；檔案則是檔案機關保存?zhèn)洳榈臍v史紀錄，主要是原始的知識信息。因此，圖書、情報、檔案是三門相關的信息學科，三者都是知識的載體和文獻型的信息資源，三者具有同源性，但是由于社會的發(fā)展以及所處領域不同，三者各自成體系地獨立發(fā)展，而組成獨立的系統(tǒng)[2]；此外三者還具有載體相同性和服務對象得相似性，三者都以膠片、紙張、磁帶、軟盤和光盤等作為載體通過運用文字、符號和各種圖形以及代碼，對相關知識和信息進行儲存。在業(yè)務和管理方向三者也保持一定的一致性。

其不同之處在于，檔案機構主要趨向于向政府部門、機構內服務相關人員提供資料檢索和查詢，其公眾服務性不如圖書館、情報機構強。總體上，檔案機構的網絡化管理必然要向著公開化、社會化的方向發(fā)展，從而走向三者的一體化管理。但是由于三者作為各自獨立的體系，龐大而復雜，三者要實現(xiàn)融合有一定的困難。

2構建圖書、檔案、情報三者一體化模式的意義

圖書、情報及檔案管理三者的同意，從某種意義上講不僅方便了資料的查找，更實現(xiàn)了資源的系統(tǒng)優(yōu)化整合，很大程度上避免了部分資源的浪費。隨著我國科學技術水平和社會文明程度的不斷提高，科學技術所研究的領域也在不斷擴展和延伸，邊沿學科變得不在生疏，在一定程度上也得到了長遠的發(fā)展，對于圖書、情報和檔案管理的研究也愈加寬泛。然而大量的資料卻給人們的查閱查詢帶來諸多不便，人們往往花費大量的人力物力，卻收獲不到所需要的資料和信息。為此，為方便讀者的查閱，圖書情報和檔案管理逐漸趨向統(tǒng)一化和大眾化。

目前，收集整理我國圖書、情報資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速，但是由于發(fā)展時間較短，因此，還存在諸多不足，體制和管理技術尚未健全，需要進一步發(fā)展研究。圖書情報檔案一體化管理的意義：

2.1有利于推進圖書、情報及檔案工作技術現(xiàn)代化的進程

對于圖書、情報及檔案的一體化管理，首先可以利用電子計算機技術，使圖書、情報及檔案信息的輸入、組織、檢索與統(tǒng)計等程序系統(tǒng)化自動化。其次可以利用專業(yè)的聲像技術，使圖書、情報及檔案資料的利用視覺化、聽覺化，利用網絡化系統(tǒng)使圖書、情報及檔案管理趨于服務自動化，進而避免重復處理、重復開發(fā)、重復數(shù)字化等造成的人力、物力、財力等諸多方面的浪費。除此之外，還可以充分利用光學技術，使圖書、情報及檔案資料實體的存儲和傳遞更加細微化。

2.2有利于實現(xiàn)資源的共享，有利于提高信息利用率

就目前形勢來看，圖書、情報及檔案管理三者各部門之間普遍存在著各成一體，相互之間獨立管理的現(xiàn)象，這種難以實現(xiàn)資源共享的弊端，已經從某種程度上影響到了信息資源的開發(fā)、宣傳和利用。盡管已經創(chuàng)造了比較完整的網絡體系，但由于圖書、情報及檔案管理之間缺乏寬泛的橫向聯(lián)系，致使完善的信息資源共享體系難以實現(xiàn)。因此來講，建立圖書、情報及檔案管理一體化，搭建一個能夠使圖書館、情報研究所和檔案管理組織機構三者通過網絡平臺跨越各自部門和實體的局限，相互利用的信息中心服務平臺，是實現(xiàn)資源合理共享的必經之路。

2.3有利于使圖書情報檔案資料互為補充、密切結合

隨著信息科技的高速發(fā)展和人們對于信息化認識程度的不斷深入和提高，實行圖書、情報及檔案管理三者一體化，已經成為促進圖書、情報及檔案管理密切結合、相互補充的紐帶。廣大師生不僅能夠查閱原始的檔案資料、對理論數(shù)據(jù)進行比較，還能利用網絡系統(tǒng)，更加便捷、全面地獲取圖書、情報資料及檔案管理一體化的信息資料，很大程度上提高了對信息資源的利用率。

3實現(xiàn)圖書、檔案、情報三者一體化模式的重要措施

3.1設置圖書、情報及檔案管理一體化的管理機構

在對圖書、情報及檔案管理的各機構和部門的管理上應徹底打破以往各自為政的格局，加強各機構各部門之間的內在聯(lián)系，通過建立統(tǒng)籌圖書館、檔案館和情報機構的統(tǒng)一領導機構，實現(xiàn)對三者文獻資源的合理優(yōu)化配置。同時要求三者各自的相關政策、法規(guī)要相互配合，避免重復。從本質上保障信息資源共享，共同搭建起綜合文獻資源的管理平臺，徹底改變傳統(tǒng)的分散的知識信息資源管理和服務模式，形成新型的一體化知識信息開發(fā)利用和服務創(chuàng)新體系[3]，給用戶提供最新，最為全面的信息和文獻資料，從而達到更好地服務社會的經濟發(fā)展的目的。

3.2深化信息化管理，提高團隊專業(yè)化管理水平

加強管理層的信息化建設，能提高信息和文獻資源的共享，為之提供網絡和技術條件保障。通過設立一體化管理機構，形成強有力的管理平臺，加上信息化管理的深入推進，能夠將圖書、情報、檔案三者的分散的信息資源進一步進行有機的整合，并形成一個系統(tǒng)集成的信息資源共享平臺，更加有利于資源的采集、信息儲存等。與此同時，為了能夠加強和鞏固書情報檔案的專業(yè)化管理水平，并且促進管理的創(chuàng)新，管理層面還需要進一步加大對現(xiàn)有圖書情報檔案人才隊伍的建設和培養(yǎng)，并且加強對圖書情報檔案復合型專業(yè)人才的建設和培養(yǎng)，培育出高超素質的管理人才作為后備軍[4]。另外，還可以通過加強圖書、情報、檔案三大領域的管理層面之間的工作、學習以及學術的交流和互動，增進了解和促進提高。

3.3調整管理手段

圖書、情報及檔案管理三者合為一體的管理體系是是實現(xiàn)資源管理的必然要求和必經之路，也是社會發(fā)展的必然趨勢和主流方向，同時也是改善和提高信息管理效果的重要保證。圖書、情報及檔案管理的一體化，不僅提高了人們資料查找的效率，同時也提高了資源管理者的工作效率，在很大程度上減少了資源管理投入的人力、物力和財力，更使得檔案管理和查找系統(tǒng)更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。

圖書、資料及檔案管理三者合一的系統(tǒng)決策必須要重視其實效性，根據(jù)實際的管理需求做出適當?shù)恼{整，其中包括對資料的開放程度以及資料的保存方式等方面的管理。要實現(xiàn)圖書、情報資料和檔案管理的整合，必須依賴于網絡信息技術，通過網絡信息技術實現(xiàn)三者管理的智能化和數(shù)字化[5]。因此對圖書、情報及檔案管理必須三者一體化不單單要明確體現(xiàn)出信息化的基本特點，還要及時有效地調整管理手段和管理方式，從而進一步確保信息管理的安全性、科學性和有效性。

3.4加強倉庫信息管理，保護知識產權

隨著網絡和信息技術水平的不斷發(fā)展和提高，在信息資源共享的過程當中難免會出現(xiàn)類似侵權的行為，阻礙著圖書、情報資源及檔案管理等工作的順利發(fā)展。因此，相關部門必須要加強基本知識產權教育，尤其以加強網絡知識產權教育為主要突破口，以保障自身的知識產權為主要前提，尊重他人的知識產權為他人報價和。只有不斷加強對網站運營商和網民產權意識的教育，才能從根本上杜絕侵權行為的發(fā)生，從而保障圖書、情報資料及檔案管理產權擁有者的根本利益，促進三者共同管理的協(xié)調發(fā)展。

信息庫是圖書、情報資料及檔案管理統(tǒng)一的重要輔助工具，本質上來講要實現(xiàn)圖書、情報及檔案管理三者的統(tǒng)一管理，就必須要加強信息庫的建設，通過高端的網絡技術達到資源共享的目的，讓圖書、情報資料和相關檔案管理更好地服務于人們服務于人們的生活[6]。

3.5加強解決問題的靈活度

近些年，圖書、情報資料及檔案的共同管理的發(fā)展態(tài)勢呈現(xiàn)上升水平，但其發(fā)展的時間卻相對短暫，在實際執(zhí)行和運作過程當中仍然存在著許多缺點和不足之處。這些前所未有的麻煩必須通過管理者在解決問題的過程中，采取靈活的方式方法，有針對性地加以解決，例如督促相關管理機構建立統(tǒng)一的網站，以方便問題和相關解決方案的提出和討論，通過各方資源的系統(tǒng)化整合，選擇一種最為適合的解決方式，實現(xiàn)三者共同管理的效率最大化。

4結束語

綜上所述，在經濟全球化不斷發(fā)展的今天，圖書、情報資料及檔案管理的一體化作為一個嶄新的課題，不僅需要我們投入更多的時間和精力去探索更需要相關專業(yè)性的研究人員進行更為深入的研究，從而實現(xiàn)資源的共享和人們共同發(fā)展的迫切需求。

圖書、情報及檔案管理三者之間共同管理，不僅是實現(xiàn)資源共享的重要有效手段之一，同時也提高了信息資源的管理效率，從本質上促進了資源的優(yōu)化整合。因此來講，加強圖書、情報及檔案管理三者之間共同管理的理論建設勢在必行，盡管目前三者共同管理水平仍然處于初級階段，體制和管理方式仍然存在許多不足之處，但相信在不就得將來通過采用靈活的管理方式，采取及時有效的調整管理手段，同時進一步加強信息庫的管理建設，促進圖書、情報、檔案三者統(tǒng)一管理的發(fā)展，必將實現(xiàn)謀求資源管理效率最大化的終極夢想。

參考文獻

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[2]鮑平原.建設面向21世紀有中國特色的檔案事業(yè)[J]，檔案與研究，1999，（1）.

[3]潘玉民.我國檔案事業(yè)管理體制的三次改革[J]，山西檔案，1996，（6）.

[4]王剛.在全國檔案工作會議上的講話[J]，中國檔案，2001，（1）.

[5]孟曉華.檔案管理體制研究[J]，檔案學通訊2003，（1）

[6]高永青.中國檔案管理體制批判及重構[J]檔案管理，2005，（6）