電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)踐與體會(huì)

歐豐霞+王健智+李會(huì)強(qiáng)等

摘要：采購(gòu)工作是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，開發(fā)應(yīng)用電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購(gòu)管理工作的電子化。此舉是采購(gòu)管理工作的巨大創(chuàng)新，減少了以往人工查詢、統(tǒng)計(jì)、分析數(shù)據(jù)的繁瑣工作，節(jié)約了時(shí)間和成本，大大提高了工作效率，進(jìn)一步提升了醫(yī)院采購(gòu)管理水平。

關(guān)鍵詞：招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)；電子化率；采購(gòu)管理

中圖分類號(hào)：F25文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：16723198（2015）04005002

近年來，隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，需要采購(gòu)的東西越來越多，醫(yī)院的招議標(biāo)工作由此也越來越多，如何快速有效的完成院黨委或院辦公會(huì)下達(dá)的招議標(biāo)工作，為醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)做好服務(wù)支持工作，成為醫(yī)院采購(gòu)管理者思考的主要問題。為此，我院采購(gòu)部聯(lián)合相關(guān)部門自主開發(fā)了一套電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)，此電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)運(yùn)行以來，為我院的招標(biāo)采購(gòu)工作提供了巨大的便利，減化了工作，節(jié)約了時(shí)間和人力成本，提升了我院采購(gòu)管理水平?，F(xiàn)將此管理系統(tǒng)在我院運(yùn)行以來的實(shí)踐及體會(huì)總結(jié)如下。

1電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)開發(fā)背景

近來年，隨著我院集團(tuán)化快速發(fā)展的需求，“兩地五址”的發(fā)展格局漸漸成型，需要采購(gòu)的后勤物資、醫(yī)療器械越來越多，各種項(xiàng)目建設(shè)也需要醫(yī)院采購(gòu)部門參與完成，對(duì)醫(yī)院的采購(gòu)管理提出了新的更高的要求。由于醫(yī)療行業(yè)的特殊性，醫(yī)院消耗性物資成本占總成本的比例往往達(dá)到50%以上，因此，加強(qiáng)醫(yī)院采購(gòu)管理，提高采購(gòu)管理水平，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。為了給醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供更好的服務(wù)和支持，提高招標(biāo)采購(gòu)管理水平，院招標(biāo)辦聯(lián)合信息中心等科室歷時(shí)數(shù)月，在不斷的摸索與實(shí)驗(yàn)當(dāng)中，克服各種難題，自主開發(fā)了一套電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)。

2電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

2.1電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)組成

我院電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)由最初的艱難開發(fā)，到試運(yùn)行的磕磕絆絆，再到逐步運(yùn)行平穩(wěn)，經(jīng)歷了相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間的摸索和實(shí)踐，在逐步的發(fā)展和完善中，漸趨成型，今天基本形成了由供應(yīng)商模塊、評(píng)標(biāo)專家模塊以及院招（議）標(biāo)項(xiàng)目數(shù)據(jù)模塊組成的電子管理系統(tǒng)，具體結(jié)構(gòu)模塊圖如下圖所示。

圖1電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模塊2.2供應(yīng)商模塊及功能

眾所周知，為醫(yī)院提供產(chǎn)品和服務(wù)的供應(yīng)商有很多，而每個(gè)供應(yīng)商的服務(wù)能力水平參次不齊，魚龍混雜。為保障醫(yī)院采購(gòu)到物美價(jià)廉的物品，享受到“質(zhì)高價(jià)廉”的服務(wù)，我院嚴(yán)把供應(yīng)商的資質(zhì)，在每一次的招議標(biāo)活動(dòng)中，對(duì)參與進(jìn)來的供應(yīng)商，都要嚴(yán)格審查其資質(zhì)證件，對(duì)于不符合條件的供應(yīng)商實(shí)行一票否決制，對(duì)符合招標(biāo)條件的供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包含公司詳細(xì)地址、聯(lián)系人及電話、經(jīng)營(yíng)類別等，并在一定時(shí)期內(nèi)，對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)品質(zhì)、信用等級(jí)等內(nèi)容進(jìn)行考核，確定其信用級(jí)別。醫(yī)院采購(gòu)部有專門人員將與我院有合作關(guān)系的所有的供應(yīng)商的信息全部錄入到電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)的供應(yīng)商模塊中，形成院供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。

供應(yīng)商模塊界面下，可快速查詢到與我院有合作關(guān)系的供應(yīng)商的詳細(xì)信息及信譽(yù)評(píng)級(jí)。比如你想查詢某一個(gè)供應(yīng)商的信息，你只需要在該界面“投標(biāo)公司”欄目下方的查詢框中錄入公司名稱的首字母拼音，如果數(shù)據(jù)庫(kù)中有此信息，就可查詢到此供應(yīng)商的詳細(xì)信息，包括聯(lián)系方式、信用等級(jí)等信息，比如你如果想查看“洛陽(yáng)盼爾康商貿(mào)有限公司”的相關(guān)信息，你只需要在查詢框中輸入“l(fā)ypek”或者“pek”這幾個(gè)字母就可以輕松在系統(tǒng)中查詢到相關(guān)信息，當(dāng)然前提是保證系統(tǒng)中此供應(yīng)商。更難得的，目前的管理系統(tǒng)還支持模糊查詢，方便使用者快速查閱所需信息。此功能為我院的采購(gòu)管理工作提供了巨大的方便，可以讓我們?cè)谌粘５恼凶h標(biāo)工作，快速方便的查詢到有關(guān)供應(yīng)商的信息，以利于提高工作效率，避免了為查閱以前歷史數(shù)據(jù)而手工查找招標(biāo)檔案的繁瑣工作，簡(jiǎn)化了工作，節(jié)約了工作時(shí)間，大大提高了工作效率。

2.3招（議）標(biāo)項(xiàng)目模塊及功能

為促使醫(yī)院的招（議）標(biāo)管理工作更加科學(xué)、規(guī)范，每一項(xiàng)招（議）標(biāo)工作結(jié)束后，采購(gòu)部都有專門的人員將此項(xiàng)目的相關(guān)情況，按照項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編碼、項(xiàng)目來源、批準(zhǔn)時(shí)間、招標(biāo)時(shí)間、申請(qǐng)科室、主管科室、招標(biāo)形式、完成日期、參加人員、招標(biāo)單位、中標(biāo)單位、投標(biāo)報(bào)價(jià)、中標(biāo)價(jià)等內(nèi)容錄入院電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)，形成院招（議）標(biāo)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)。目前我院的電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)包含了自系統(tǒng)開發(fā)使用以來院內(nèi)所有的招議標(biāo)項(xiàng)目。

我院的招（議）標(biāo)項(xiàng)目模塊具有報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析功能，可以根據(jù)工作需要提供相應(yīng)時(shí)期內(nèi)的報(bào)表統(tǒng)計(jì)。打開系統(tǒng)中的報(bào)表分析，輸入起止日期，就可以查看此期限內(nèi)的招議標(biāo)項(xiàng)目情況，完成了多少招議標(biāo)項(xiàng)目，項(xiàng)目來源、申請(qǐng)科室、主管科室、投標(biāo)金額、中標(biāo)金額等信息一清二楚，并且此統(tǒng)計(jì)還有自動(dòng)求和功能，能夠匯總查詢時(shí)期內(nèi)的投標(biāo)總金額，中標(biāo)總金額等信息。此統(tǒng)計(jì)分析功能可以說是電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)中最強(qiáng)大、最實(shí)用、最方便的功能。此項(xiàng)功能為我們的統(tǒng)計(jì)分析工作提供了巨大的便利，特別是月底、年中、年終工作總結(jié)的時(shí)候，根據(jù)工作需要，輸入相應(yīng)的起止日期，可以快速而準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)出相關(guān)數(shù)據(jù)信息，避免了以往重復(fù)制作報(bào)表的繁瑣，及出現(xiàn)不必要的差錯(cuò)的可能，減少了許多重復(fù)勞動(dòng)，大大提高了工作效率，為數(shù)據(jù)分析提供了巨大的便利，提升了醫(yī)院招標(biāo)工作的管理水平，對(duì)今后招標(biāo)采購(gòu)工作具有的重要意義和作用。

2.4院評(píng)標(biāo)專家模塊及功能

為加強(qiáng)醫(yī)院評(píng)標(biāo)工作的規(guī)范化，保證評(píng)標(biāo)活動(dòng)的公平、公正，提高評(píng)標(biāo)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》，結(jié)合醫(yī)院招標(biāo)工作實(shí)際情況，我院建立了洛陽(yáng)正骨醫(yī)院評(píng)標(biāo)專家?guī)旌拖嚓P(guān)管理辦法。評(píng)標(biāo)專家由相關(guān)領(lǐng)域的專家或高級(jí)職稱人員組成，這些專家成員基本涵蓋了醫(yī)院需要的方面的人才，既有院內(nèi)的，也有院外的；既有商務(wù)方面的，也有專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的；既有工程設(shè)備方面的，也有管理領(lǐng)域的。為方便查詢眾多評(píng)標(biāo)專家的詳細(xì)信息及擅長(zhǎng)領(lǐng)域，我們利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將評(píng)標(biāo)專家的信息導(dǎo)入到電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)，組成醫(yī)院評(píng)標(biāo)專家?guī)?。endprint

將評(píng)標(biāo)專家的信息納入我院的招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)，是我院電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)的又一亮點(diǎn)，大大方便我院的招（議）標(biāo)工作，采購(gòu)部可以在開標(biāo)前根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的需要，適時(shí)從數(shù)據(jù)庫(kù)中抽取相應(yīng)方面的專家來參與具體的開標(biāo)工作。此外，開標(biāo)前抽取專家參與開標(biāo)，此舉在保證評(píng)標(biāo)專家質(zhì)量的同時(shí)，大大提高我院招標(biāo)的透明度，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)的公平與公正。

3電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)的管理與維護(hù)

3.1電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)使用權(quán)限

由于醫(yī)院采購(gòu)工作的特殊性，為防止電子招（議）系統(tǒng)中相關(guān)信息的泄漏，尤其是重點(diǎn)項(xiàng)目中有關(guān)信息的保護(hù)，我院的招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)有嚴(yán)格的使用權(quán)限，所有電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)中信息的錄入、修改及系統(tǒng)的使用都由采購(gòu)部的專門人員負(fù)責(zé)，無關(guān)人員沒有相關(guān)授權(quán)一律不得查看、使用。

3.2電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)維護(hù)

資格證件的審查是其產(chǎn)品質(zhì)量合格的首要保障證，對(duì)耗材資質(zhì)的審核，直接關(guān)系到醫(yī)用耗材使用的合法性、安全性、有效性。隨著時(shí)間的變化，供應(yīng)商的資質(zhì)證件會(huì)過期，其服務(wù)水平也會(huì)有變化，為保證供應(yīng)商的信息真實(shí)、有效，采購(gòu)部專職工作人員都會(huì)定期對(duì)供應(yīng)商的信息進(jìn)行審核，一般是一年，審核中發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知相關(guān)供應(yīng)商更新其資質(zhì)，對(duì)于資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)變更的重新審查，看是否符合醫(yī)院要求，并根據(jù)變化的情況及時(shí)處理；此外，采購(gòu)部還每半年定期組織相關(guān)人員對(duì)其服務(wù)水平進(jìn)行信譽(yù)評(píng)級(jí)，根據(jù)其表現(xiàn)，重新核定供應(yīng)商的信譽(yù)等級(jí)，以保證供應(yīng)商的信息與時(shí)俱進(jìn)，為醫(yī)院提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

自2008年我院自主開發(fā)招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)以來，截止目前，該系統(tǒng)運(yùn)行良好，累計(jì)完成招（議）項(xiàng)目2500多項(xiàng)，建立1100多家供應(yīng)商的信息。此管理系統(tǒng)完整、詳細(xì)記錄了自系統(tǒng)運(yùn)行以來我院完成的各種招（議）標(biāo)工作，是采購(gòu)招標(biāo)工作充分見證，并且此系統(tǒng)中積累了數(shù)量豐富的供應(yīng)商、項(xiàng)目信息，為我院的今后的日常招（議）標(biāo)工作提供了巨大的借鑒意義。

電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，是對(duì)醫(yī)院采購(gòu)管理工作的巨大創(chuàng)新。此管理系統(tǒng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到招（議）標(biāo)管理工作中，改變傳統(tǒng)的招標(biāo)采購(gòu)工作方法和管理模式，通過電子管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)招標(biāo)工作辦公自動(dòng)化、招投標(biāo)相關(guān)信息資料電子化、項(xiàng)目管理電子化。大大減少了以往人工查詢、統(tǒng)計(jì)、分析的繁瑣工作，避免了人工統(tǒng)計(jì)過程中出現(xiàn)的差錯(cuò)，同時(shí)節(jié)約了時(shí)間和精力，提高了工作效率，提升了采購(gòu)管理水平。

5電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)改進(jìn)建議

電子招（議）標(biāo)管理系統(tǒng)運(yùn)行以來，為我院的招標(biāo)采購(gòu)工作提供了極大的便利，但在實(shí)踐當(dāng)中我們也發(fā)現(xiàn)了一些不足和缺陷，比如招（議）標(biāo)項(xiàng)目數(shù)據(jù)模塊中項(xiàng)目查詢功能有待進(jìn)一步提高，電子評(píng)標(biāo)的進(jìn)一步開發(fā)，這都是我們需要進(jìn)一步研究和開發(fā)的地方。我們會(huì)在今后的工作當(dāng)中，根據(jù)實(shí)際需要，不斷開發(fā)新的功能，進(jìn)一步完善管理系統(tǒng)，為醫(yī)院的招標(biāo)采購(gòu)工作提供更加高效、便捷的服務(wù)，促使招標(biāo)采購(gòu)管理工作再上新臺(tái)階。

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