以信息系統(tǒng)提升資金管理

黃毅

摘要：隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)進(jìn)入到一個(gè)信息化時(shí)代，經(jīng)濟(jì)發(fā)展正經(jīng)歷著全球化過程，中國(guó)企業(yè)也在以前所未有的速度“走出去”參與市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)。傳統(tǒng)的以手工或半手工處理為主的資金管理方式，造成業(yè)務(wù)流程被分割業(yè)務(wù)類付款，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，知識(shí)和信息分散，管理分析手段落后，并漸漸暴露出工作效率低，操作風(fēng)險(xiǎn)隱患增加，管控能力下降，工作質(zhì)量難以提高等問題。運(yùn)用現(xiàn)代化專業(yè)資金管理系統(tǒng)來提升資金業(yè)務(wù)管理水平已成為公司自身的迫切要求。本文通過對(duì)資金管理系統(tǒng)的實(shí)施為企業(yè)帶來的效益進(jìn)行分析，針對(duì)資金管理系統(tǒng)的特點(diǎn)及其可以解決問題還有實(shí)施時(shí)應(yīng)注意的問題進(jìn)行了一些簡(jiǎn)單地分析。

關(guān)鍵詞：資金管理；資金管理系統(tǒng)；直通式；現(xiàn)金池

一、以信息系統(tǒng)提升資金管理的背景

（一）全面提升資金業(yè)務(wù)管理水平的需要

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)進(jìn)入到一個(gè)信息化時(shí)代，經(jīng)濟(jì)發(fā)展正經(jīng)歷著全球化過程，中國(guó)企業(yè)也在以前所未有的速度“走出去”參與市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)。傳統(tǒng)的管理方法和手段越來越不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和壯大，通過信息化手段快速提升企業(yè)管理水平成為企業(yè)的內(nèi)在需求。

隨著公司國(guó)際化步伐的加快，公司資金管理職能的業(yè)務(wù)種類和地域范圍都在不斷擴(kuò)大，資金結(jié)算金額和業(yè)務(wù)量也不斷增加，集團(tuán)公司資金的跨境流動(dòng)亦日趨頻繁。而資金業(yè)務(wù)仍以手工或半手工處理為主，信息技術(shù)應(yīng)用停留在以分散的網(wǎng)上銀行和電子表格為主的低水平階段。這造成業(yè)務(wù)流程被分割，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，知識(shí)和信息分散，管理分析手段落后，并漸漸暴露出工作效率低，操作風(fēng)險(xiǎn)隱患增加，管控能力下降，工作質(zhì)量難以提高等問題。

（二）滿足外部監(jiān)管要求，提升內(nèi)控遵循與風(fēng)險(xiǎn)管理效力的措施

2006年7月15日《薩班斯法案》對(duì)在美國(guó)上市的外國(guó)企業(yè)正式生效。根據(jù)該法案要求，公司管理層和外部審計(jì)師，必須每年在年報(bào)中就公司產(chǎn)生財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)控系統(tǒng)分別做出評(píng)價(jià)和報(bào)告。資金管理流程屬于重點(diǎn)內(nèi)控測(cè)試的范圍。其中，近83%的控制頻率為日?？刂?，每日或每月均會(huì)發(fā)生。

如果有一套先進(jìn)的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)操作在線自動(dòng)完成，控制要求內(nèi)嵌在系統(tǒng)流程中，在控制執(zhí)行過程中生成的文檔記錄，為內(nèi)部控制設(shè)計(jì)及運(yùn)行的有效性評(píng)價(jià)提供更為直觀、獨(dú)立性強(qiáng)的審計(jì)證據(jù)，那么公司將獲得一個(gè)更加可靠的內(nèi)控環(huán)境，從而可以內(nèi)控和外部監(jiān)管的遵從過程，節(jié)約遵從成本。

二、以信息系統(tǒng)提升資金管理的主要做法

（一）選擇一套技術(shù)先進(jìn)、功能完備的資金管理系統(tǒng)

依據(jù)“技術(shù)先進(jìn)、功能完備、售后支持有保障、價(jià)格合理”的原則，選擇一個(gè)全面的資金管理系統(tǒng)，包含了資金業(yè)務(wù)的操作平臺(tái)、為管理決策提供信息和分析支持、為內(nèi)部用戶單位提供管理服務(wù)、與內(nèi)部和外部信息系統(tǒng)的集成功能。

1.作為一個(gè)操作平臺(tái)。通過該平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)資金管理日常工作中的現(xiàn)金管理、資金交易錄入、結(jié)算和會(huì)計(jì)的處理。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的“直通式”流程處理，提高工作效率；

2.作為一個(gè)內(nèi)部服務(wù)的平臺(tái)。通過該平臺(tái)，為下屬成員單位提供了銀行指令，業(yè)務(wù)申請(qǐng)交互等。提高了下屬企業(yè)資金管理的便利性，提高了總部與下屬企業(yè)信息的交互能力；

3.通過該資金管理系統(tǒng)，全面整合了集團(tuán)公司內(nèi)外部的銀行系統(tǒng)（包括集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)公司）、市場(chǎng)財(cái)經(jīng)信息系統(tǒng)、內(nèi)部的ERP系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)了資金管理信息的共享。

（二）利用信息系統(tǒng)提供的技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)資金管理變革

1.“直通式”技術(shù)模式下，實(shí)現(xiàn)““現(xiàn)金池”等先進(jìn)業(yè)務(wù)方式

“直通式”流程處理（Straight Through Processing，STP）是指通過整合集團(tuán)企業(yè)所有資金業(yè)務(wù)的流程，借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將資金業(yè)務(wù)流程中所涉及的內(nèi)外部機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)貫穿起來，實(shí)現(xiàn)金融業(yè)務(wù)全流程的無間斷自動(dòng)化處理。STP的優(yōu)點(diǎn)是將資金業(yè)務(wù)的操作風(fēng)險(xiǎn)和系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)最小化，縮短業(yè)務(wù)處理時(shí)間周期，降低操作成本。

使用“資金池”賬戶結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)分子公司銀行賬戶日末“零余額”管理。借助于資金管理系統(tǒng)提供的資金池功能，結(jié)合銀行提供的銀行賬戶架構(gòu)、綜合銀行授信等業(yè)務(wù)功能配合，集團(tuán)企業(yè)最終實(shí)現(xiàn)了各分子公司銀行賬戶“日間透支、日終平倉(cāng)”的資金池管理方式，各分子公司銀行賬戶實(shí)現(xiàn)了日末“零余額管理”，極大提高了資金集中的管控程度。

2.再造籌撥款流程，簡(jiǎn)化環(huán)節(jié)，提高工作效率

再造后的籌撥款流程：分子公司無需每月向總部申請(qǐng)籌款，分公司完成發(fā)票審批后，將ERP中的應(yīng)付帳款完成清帳操作，然后將付款信息從ERP傳輸?shù)劫Y金管理系統(tǒng)，隨后通過資金管理系統(tǒng)的“資金池”賬戶中完成付款信息審批，最終將付款信息發(fā)送給銀行。通過總部與資金池的主辦銀行簽署法人透支協(xié)議，為各分公司的資金池賬戶設(shè)定相應(yīng)的付款透支額度，分公司在日間操作資金池賬戶對(duì)外付款，總部在日末通過資金池主帳戶為各分公司透支的資金池進(jìn)行平倉(cāng)。

資金管理系統(tǒng)上線后，在系統(tǒng)中為了供應(yīng)商的銀行賬戶信息，支付指令也通過系統(tǒng)直接發(fā)送給銀行。所有付款的會(huì)計(jì)處理通過資金管理系統(tǒng)與ERP的接口程序?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)處理，通過資金管理系統(tǒng)和銀行直連使得資金對(duì)帳和賬務(wù)處理更加方便準(zhǔn)確。新的業(yè)務(wù)流程既保證了分子公司的日常資金支付需求，也減少了日常操作流程，提供操作效率，降低操作風(fēng)險(xiǎn)，更大幅減少了分子公司的資金沉淀，提升資金使用效率。

3.對(duì)預(yù)算實(shí)行剛性控制、合理化調(diào)整業(yè)務(wù)類付款

（1）預(yù)算控制點(diǎn)前移，強(qiáng)化事前控制

在ERP中實(shí)現(xiàn)預(yù)算剛性控制，將預(yù)算管理系統(tǒng)中的預(yù)算劃分到細(xì)項(xiàng)，并導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，業(yè)務(wù)部門在發(fā)起采辦申請(qǐng)時(shí)就需要將具體業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)到預(yù)算細(xì)項(xiàng)，沒有預(yù)算，無法辦理采辦事項(xiàng)。在進(jìn)行各類項(xiàng)目付款時(shí)，先經(jīng)過財(cái)物部門的費(fèi)用確認(rèn)才能生成應(yīng)付帳款，并有資金人員將已經(jīng)清帳的付款信息導(dǎo)入資金管理系統(tǒng)，最終完成資金支付。

（2）優(yōu)化大額資金支付作流程，做到集中審批，分賬戶支付

借助現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)，一方面仍然保證了大額付款的分級(jí)授權(quán)管理，風(fēng)險(xiǎn)控制也通過系統(tǒng)的固化得到加強(qiáng)；另一方面，由于分公司是通過自己的付款賬戶對(duì)外支付，不會(huì)使每一筆大額付款都和總部之間形成資金往來關(guān)系，大大減少了總部和分公司的賬務(wù)處理和對(duì)賬工作。

三、以信息系統(tǒng)提升資金管理取得的效果

通過與境內(nèi)外合作銀行的銀企直連，目前公司95%的現(xiàn)金余額可以通過資金管理系統(tǒng)的銀企直連接口實(shí)時(shí)從銀行獲得數(shù)據(jù)，90%的賬戶的交易明細(xì)可以實(shí)時(shí)查詢，實(shí)現(xiàn)銀行賬戶信息靜態(tài)可視；公司80%的付款業(yè)務(wù)通過銀企直連接口發(fā)送給銀行并可以跟蹤付款狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)資金的動(dòng)態(tài)可控。

通過資金和財(cái)務(wù)信息的整合，提高了資金計(jì)劃數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性，使提高資金預(yù)測(cè)精度成為可能。從而提高資金計(jì)劃的準(zhǔn)確性，提升資金使用效率，合理安排公司的資金流動(dòng)性。

資金管理系統(tǒng)作為企業(yè)資金日常業(yè)務(wù)操作和管理的平臺(tái)，擁有強(qiáng)大的審計(jì)功能，記錄系統(tǒng)中每一筆交易的狀態(tài)和變化情況，保障了資金操作的安全性和可追溯性。同時(shí)資金管理系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的報(bào)表展示功能，可以通過水晶報(bào)表和EXCEL展示，除了系統(tǒng)內(nèi)置的報(bào)告，還支持客戶自定義報(bào)表，從多個(gè)維度展示企業(yè)的資金情況，通過日?qǐng)?bào)，周報(bào)，月報(bào)展示企業(yè)不同時(shí)點(diǎn)的資金狀況。

隨著企業(yè)國(guó)際化步伐的加快，如何有效加強(qiáng)企業(yè)資金集中管控的力度，提高資金使用效率，降低金融風(fēng)險(xiǎn)，保證流動(dòng)性是企業(yè)共同關(guān)注的問題。通過對(duì)標(biāo)國(guó)際大型公司的資金管理最佳實(shí)踐，依據(jù)公司資金管理的業(yè)務(wù)需求，通過先進(jìn)的信息化手段，是提升公司資金管理水平的有效途徑。