論人力資源管理中人事檔案管理的作用

萬里飛?文曉玲

摘 要：人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，它是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。科學(xué)的人事檔案管理能促進人力資源的開發(fā)和使用。人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代管理化管理的要求，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強有力的保障。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；作用

人力資源管理是一種管理員工關(guān)系的戰(zhàn)略方法，它強調(diào)開發(fā)員工的潛能對獲取持續(xù)競爭優(yōu)勢有至關(guān)重要的作用。人力資源管理是以“人”為中心，高層管理人員應(yīng)盡可能地培育并保持最佳員工隊伍，最大限度地實現(xiàn)個人目標和組織目標的有機統(tǒng)一，使組織成長與個人能力發(fā)展相適應(yīng)。

人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。

由此可見，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會推動人力資源的開發(fā)。

一、人事檔案管理對人力資源開發(fā)的促進作用

1.有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。人事檔案全面記錄了員工的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現(xiàn)在，從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，及時發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒人才；依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。

2.促進人力資源的合理配置。利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關(guān)信息，從而對其進行科學(xué)管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織內(nèi)進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長，促進部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。

3.有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化。影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部，有效的人事檔案對分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展要求，制定科學(xué)的人力資源計劃起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預(yù)測必然是盲目的。

二、人事檔案管理不足對人力資源開發(fā)的負面作用

人力資源管理隨著時代的發(fā)展出現(xiàn)了新的趨勢（最好用簡潔的字眼概括地指出是什么“新趨勢”，如流動性、電子化，而目前人事檔案管理存在的不足，已經(jīng)不能適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求，并對其發(fā)展產(chǎn)生了負面影響，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.檔案材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置。真實性是檔案的基本特性，沒有真實性，人事檔案也就失去了利用價值，失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴肅性。我們在工作中發(fā)現(xiàn)有的檔案材料中年齡越填越小，學(xué)歷越填越高，工齡越填越長，有的檔案材料甚至出現(xiàn)涂改痕跡。這些情況的出現(xiàn)，使檔案喪失了真實性、權(quán)威性、嚴肅性，使得人力資源計劃中的配置計劃、退休解聘計劃、補充計劃不能正確制定，必將對當(dāng)前配置及未來人力資源的供求造成負面影響，從而有可能使組織錯過發(fā)展機遇。

2.檔案材料內(nèi)容簡單雷同，降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值。人事檔案是一個人在社會實踐活動中成長的真實寫照，本應(yīng)全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌，使考察者在翻閱檔案時能夠一目了然，如見其人。然而，如今人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，體現(xiàn)不出個性特色，失去真正意義上的參考價值，進而影響到員工的正常晉升和選拔，挫傷了員工的積極性，導(dǎo)致組織蒙受不必要的損失。

3.個人檔案材料分散、缺失，破壞了人事檔案的整體性，降低了人力資源的效力

人事檔案歸檔過程應(yīng)是一個前后銜接、有機統(tǒng)一的整體，但長期以來，由于宣傳力度不夠，個人不夠重視，致使檔案材料分散、缺失。如由于工作調(diào)動，致使一部分材料滯留在原單位；學(xué)生參加工作，檔案留在學(xué)校；取得學(xué)歷文憑，學(xué)歷材料存放在自己手里，等等?，F(xiàn)階段人才流動性大，各單位為引進高素質(zhì)人才，采取一系列措施吸引人才，包括為引進人才重新建檔。棄檔、重新建檔現(xiàn)象，破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，降低了人力資源的效力。

4.人事檔案管理手段落后，制約了人力資源的開發(fā)?，F(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理科學(xué)化，及時有效地提供各種信息，為人力資源管理提供服務(wù)。但現(xiàn)階段人事檔案管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于看攤守點，缺乏創(chuàng)新精神和競爭意識，無法為人力資源開發(fā)提供有效的服務(wù)。

三、改進人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)

人事檔案管理必須要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應(yīng)人力資源管理的新要求，為人力資源開發(fā)提供強有力的保障。

1.切實提高檔案管理人員的素質(zhì)。在知識經(jīng)濟時代，隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，舊有的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進高素質(zhì)人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現(xiàn)有人員進行培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能夠適應(yīng)新形勢下的新要求；要讓他們端正思想，擺正位置，增強服務(wù)意識，改變過去坐等上門的被動服務(wù)方式，積極主動地與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。檔案管理人員要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，形成人人關(guān)心檔案的局面。

2.建立健全合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性；在材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊；在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規(guī)章制度。

3.加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進程。隨著時代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實現(xiàn)個人信息微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

參考文獻：

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