如何打造健康的供應(yīng)生態(tài)

文焱

摘 要：本文結(jié)合中國(guó)石化物資采購(gòu)管理提升要求與現(xiàn)狀，圍繞如何打健康的供應(yīng)生態(tài)這一主題，分別闡述了轉(zhuǎn)變物資采購(gòu)理念、建立和諧供應(yīng)關(guān)系、優(yōu)化物資采購(gòu)流程、完善內(nèi)部制度體系和加強(qiáng)廉政建設(shè)等五個(gè)方面的重要作用和改進(jìn)措施，并對(duì)具體際操作中的方式方法進(jìn)行了舉例分析和總結(jié)。

關(guān)鍵詞：專(zhuān)業(yè)化采購(gòu)；供應(yīng)關(guān)系；采購(gòu)流程；制度體系；廉政建設(shè)

2015年是中石化物資采購(gòu)管理提升關(guān)鍵的一年。1月份，中石化物裝部出臺(tái)了公開(kāi)招標(biāo)實(shí)施方案，打開(kāi)了固有的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)大門(mén)； 4月21日中石化物裝部發(fā)出了一封致供應(yīng)商的公開(kāi)信。2015年1-5月中石化依法公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)率達(dá)到100%。至此，中石化在物資供應(yīng)管理改革的進(jìn)程中翻開(kāi)了嶄新的一頁(yè)。在集團(tuán)公司加快推進(jìn)公開(kāi)招標(biāo)，致力打造陽(yáng)光健康供應(yīng)生態(tài)的同時(shí)，我們作為長(zhǎng)嶺分公司物資供應(yīng)處的員工也在思考和探索：如何實(shí)施才能打造出健康的供應(yīng)生態(tài)，激發(fā)其旺盛的生命力和活力？下面，筆者主要就轉(zhuǎn)變物資采購(gòu)理念、建立和諧供應(yīng)關(guān)系、優(yōu)化物資采購(gòu)流程、完善內(nèi)部制度體系和加強(qiáng)廉政建設(shè)等五個(gè)方面進(jìn)行闡述。

一、轉(zhuǎn)變物資采購(gòu)理念

1.問(wèn)題背景

從中石化多種形式并存的集團(tuán)化采購(gòu)模式到大力推進(jìn)公開(kāi)招標(biāo)，企業(yè)采購(gòu)管理提升為采購(gòu)人員降低勞動(dòng)強(qiáng)度創(chuàng)造了條件。但是供應(yīng)商、技術(shù)部門(mén)和用戶單位對(duì)公開(kāi)招標(biāo)的不適應(yīng)感，依然讓采購(gòu)人員感到盲從，又在一定程度上影響了工作效率。

2.應(yīng)對(duì)措施

采購(gòu)部門(mén)作為需求確認(rèn)流程的末端和物資供應(yīng)流程的起點(diǎn)，實(shí)際上是供應(yīng)商與企業(yè)之間關(guān)系的橋梁和紐帶。轉(zhuǎn)變物資采購(gòu)傳統(tǒng)理念，讓采購(gòu)人員早期參與到項(xiàng)目物資的設(shè)計(jì)、招標(biāo)文件的技術(shù)條件草擬和日常業(yè)務(wù)需求確認(rèn)中，運(yùn)用采購(gòu)的專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)，變簡(jiǎn)單繁瑣的事務(wù)性工作為專(zhuān)業(yè)化采購(gòu)，才能夠?yàn)榻】档墓?yīng)生態(tài)開(kāi)好頭、起好步。

采購(gòu)人員早期參與的措施：一是充分利用其專(zhuān)業(yè)判斷為企業(yè)提供市場(chǎng)調(diào)研的信息，包括新技術(shù)、新材料、新貨源、價(jià)格趨勢(shì)和供應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形態(tài)（相對(duì)壟斷還是相對(duì)競(jìng)爭(zhēng)的供應(yīng)）的分析結(jié)果，將設(shè)計(jì)部門(mén)對(duì)技術(shù)的追求與采購(gòu)部門(mén)對(duì)成本的控制完美結(jié)合，減少因配套不當(dāng)帶來(lái)的設(shè)計(jì)變更等問(wèn)題。二是組織技術(shù)部門(mén)和潛在供應(yīng)商開(kāi)展多種形式的技術(shù)交流，減少流標(biāo)等現(xiàn)象的發(fā)生，提高招標(biāo)采購(gòu)的質(zhì)量。三是同步分享用戶單位的需求信息，為采購(gòu)爭(zhēng)取更多的前置時(shí)間，在滿足交貨期的同時(shí)，更好地談判價(jià)格，規(guī)劃物流，讓業(yè)務(wù)操作更加從容，避免步入“加速采購(gòu)”的惡性循環(huán)。要實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化采購(gòu)不僅需要獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視、職能部門(mén)的認(rèn)可以及需求單位的配合，還需要提高采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)化水準(zhǔn)。

3.實(shí)踐舉例

對(duì)于重大、關(guān)鍵、技術(shù)復(fù)雜、無(wú)法精確擬定技術(shù)規(guī)格的物資，總部《招標(biāo)投標(biāo)管理辦法（試行）》中建議招標(biāo)人要求潛在投標(biāo)人提交技術(shù)建議的兩段式招標(biāo)程序不失為一個(gè)加強(qiáng)企業(yè)與潛在供應(yīng)商之間技術(shù)交流的好方法，可以細(xì)化，比如誰(shuí)來(lái)申請(qǐng)兩段式招標(biāo)？如何界定物資的技術(shù)復(fù)雜程度？審批流程怎么設(shè)置？怎樣選擇要求提交技術(shù)建議的潛在供應(yīng)商名單和數(shù)量？什么方式確定技術(shù)文件的最終版本？我們就公開(kāi)招標(biāo)組織了專(zhuān)題討論會(huì)，針對(duì)招標(biāo)操作中的難點(diǎn)和技術(shù)交流的方法步驟展開(kāi)了熱議，效果較好。下一步要將大家提出的各種建議整理出來(lái)提交領(lǐng)導(dǎo)班子討論決定。但是怎樣指導(dǎo)采購(gòu)人員實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化采購(gòu)，將早期參與固化到采購(gòu)流程中，形成有效的運(yùn)行機(jī)制，仍需探索。

二、建立和諧供應(yīng)關(guān)系

1.問(wèn)題背景

隨著物資供應(yīng)大門(mén)的敞開(kāi)，供應(yīng)商結(jié)構(gòu)變得復(fù)雜多樣，資質(zhì)條件越發(fā)參差不齊，傳統(tǒng)采購(gòu)中企業(yè)和供應(yīng)商之間簡(jiǎn)單、交易型的買(mǎi)賣(mài)關(guān)系已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新的管理要求。供應(yīng)資源分級(jí)管理原則的確立，對(duì)物資采購(gòu)部門(mén)在處理與供應(yīng)商關(guān)系的問(wèn)題上提出了更高的要求。

2.應(yīng)對(duì)措施

企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系既不能曖昧也不能對(duì)抗。供應(yīng)資源管理要將供應(yīng)商視作伙伴，促進(jìn)供應(yīng)商的持續(xù)改善，建立互贏、雙贏和共贏的和諧供應(yīng)關(guān)系。只有這樣才能夠從根本上防控供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，確保供應(yīng)關(guān)系持續(xù)、健康發(fā)展。

一方面，無(wú)論已經(jīng)進(jìn)來(lái)的是“老面孔”還是“新面孔”，對(duì)于新的管理模式都需要一個(gè)重新認(rèn)識(shí)、理解和適應(yīng)的過(guò)程。要對(duì)供應(yīng)商展開(kāi)宣傳攻勢(shì)，適當(dāng)增加來(lái)往函件，幫助已經(jīng)進(jìn)入大門(mén)的供應(yīng)商早日度過(guò)適應(yīng)期，與我們緊密配合、步調(diào)一致。如《致供應(yīng)商的一封信》，介紹公司物資采購(gòu)發(fā)展的現(xiàn)狀和目標(biāo)，告知我們?cè)谖镔Y供應(yīng)管理方面的要求和希望，展示陽(yáng)光透明采購(gòu)的決心和信心，表達(dá)友好相處的態(tài)度和誠(chéng)意，對(duì)新老供應(yīng)商一視同仁，消除隔閡建立誠(chéng)信。另一方面，無(wú)論是“想做500強(qiáng)”的和“想掙500億”的供應(yīng)商，與物資供應(yīng)部門(mén)相比，對(duì)于市場(chǎng)的變化更加敏感，擁有的信息資源更加豐富，一旦他們意識(shí)到積極配合意味著未來(lái)成交的機(jī)會(huì)越大越多，是愿意快速響應(yīng)的，甚至有可能成為我們的優(yōu)秀供應(yīng)商。要充分調(diào)動(dòng)供應(yīng)商的積極性，為采購(gòu)人員的市場(chǎng)調(diào)研提供有力的支撐，以滿足公開(kāi)招標(biāo)和日常業(yè)務(wù)的不同要求。要與供應(yīng)商加強(qiáng)溝通、互幫互助，為彼此加快資金周轉(zhuǎn)，降低物資庫(kù)存、減少倉(cāng)儲(chǔ)成本和推動(dòng)儲(chǔ)物于商工作創(chuàng)造有利條件。

3.實(shí)踐舉例

我們?cè)趦?chǔ)物于商自采框架的物資品種中選擇了比較有代表性的煤炭招標(biāo)采購(gòu)開(kāi)始有益嘗試。在用戶發(fā)出需求信息后，采購(gòu)人員提前電話通知供應(yīng)商備貨，或者下達(dá)蓋有采購(gòu)部門(mén)公章的正式通知，使供應(yīng)商有充足的時(shí)間備貨，保證貨源的質(zhì)量和數(shù)量。

三、優(yōu)化物資采購(gòu)流程

1.問(wèn)題背景

公開(kāi)招標(biāo)的實(shí)行，看上去好像使得部門(mén)內(nèi)部崗位之間的制衡失去了意義。而采購(gòu)相關(guān)系統(tǒng)的豐富，似乎又使得另一些影響工作效率的老問(wèn)題尤為凸顯，比如信息傳遞困難、系統(tǒng)操作復(fù)雜、流程步驟重復(fù)、節(jié)點(diǎn)時(shí)間不明、責(zé)任區(qū)分不清、過(guò)程控制被動(dòng)等等。這些信號(hào)的傳遞提醒我們采購(gòu)流程的優(yōu)化仍然需要擺在重要的位置。

2.應(yīng)對(duì)措施

采購(gòu)流程優(yōu)化如同在田間去除搶奪營(yíng)養(yǎng)的雜草和害蟲(chóng)，以及清除遮擋陽(yáng)光雨露的障礙物，目的是滿足用戶需求，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高采購(gòu)效率，營(yíng)造綠色、健康的采購(gòu)環(huán)境。

首先，公開(kāi)招標(biāo)并不能完全杜絕暗箱操作。采購(gòu)流程的優(yōu)化仍然要遵循 “四分開(kāi)”原則，即申請(qǐng)、采購(gòu)、收貨、付款四個(gè)職責(zé)的不相容性，且四個(gè)相關(guān)職責(zé)的人不具有直接的利益關(guān)系，不構(gòu)成利益同盟。其次，相關(guān)操作系統(tǒng)的增多不是效率低下的罪魁禍?zhǔn)?。采?gòu)流程的優(yōu)化仍然要抓住“四要素”，即事情、人、時(shí)間與標(biāo)準(zhǔn)，確保業(yè)務(wù)操作的規(guī)范與信息化的高度集成同一節(jié)拍。比如在操作系統(tǒng)內(nèi)固化時(shí)間控制功能，短信或電腦提醒相關(guān)人員及時(shí)完成操作?；蛘邔⑽镔Y采購(gòu)流程節(jié)點(diǎn)時(shí)間要求補(bǔ)充到績(jī)效考核中去，形成制度，定期檢查和公布，兌現(xiàn)考核。再次，過(guò)程控制是信息傳遞的主要手段和載體。采購(gòu)流程的優(yōu)化需要管理層善于運(yùn)用“四手法”，即取消、合并、重拍、簡(jiǎn)化。堅(jiān)持信息化發(fā)展的同時(shí)站在全局的角度統(tǒng)籌規(guī)劃，提高各操作系統(tǒng)間的相容性和物資采購(gòu)信息的共享度，努力實(shí)現(xiàn)大過(guò)控。

3.實(shí)踐舉例

我們對(duì)物資流程節(jié)點(diǎn)的時(shí)間要求從供應(yīng)商、物料編碼、計(jì)劃錄入及發(fā)布時(shí)間、框架采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)和U碼物流轉(zhuǎn)等方面都曾經(jīng)做出統(tǒng)一規(guī)定，但是在執(zhí)行和考核方面有所欠缺。是否可以在制度中體現(xiàn)還需要論證可行性。如果在操作系統(tǒng)中增加采購(gòu)物資信息全過(guò)程跟蹤、操作時(shí)間節(jié)點(diǎn)控制等功能還需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和技術(shù)部門(mén)的支持，開(kāi)發(fā)的成本高、周期長(zhǎng)、見(jiàn)效慢。

四、完善內(nèi)部制度體系

1.問(wèn)題背景

從績(jī)效管理制度到招標(biāo)投標(biāo)系列制度，從供應(yīng)資源管理系列制度再到廉潔從業(yè)系列制度，今年物資裝備部在制度建設(shè)方面書(shū)寫(xiě)了濃墨重彩的一筆，不僅為公開(kāi)招標(biāo)起到了推波助瀾、保駕護(hù)航的作用，而且為物資采購(gòu)管理模式的變革指明了方向。加快制定下位制度，完善內(nèi)部制度體系成為了物資采購(gòu)部門(mén)的當(dāng)務(wù)之急。

2.應(yīng)對(duì)措施

好的制度體系猶如一套科學(xué)種植手冊(cè)，是避免工作無(wú)頭緒、打亂仗的主要手段，也是指導(dǎo)健康采購(gòu)的重要保障。

《治理指定采購(gòu)和獨(dú)家采購(gòu)監(jiān)督實(shí)施細(xì)則》因?yàn)槠涿舾行猿蔀榱讼挛恢贫刃拗朴喼凶铍y的工作。以此制度為突破口，打通制度建設(shè)的全流程，激活制度體系的運(yùn)轉(zhuǎn)，比較可行。如采取內(nèi)部調(diào)研的方式向計(jì)采崗位了解獨(dú)家采購(gòu)業(yè)務(wù)操作中的難點(diǎn)問(wèn)題，不斷豐富制度內(nèi)容；采取電話溝通和個(gè)別交流等方式向獨(dú)家采購(gòu)申請(qǐng)單位反復(fù)宣傳總部物資采購(gòu)的相關(guān)制度，取得理解；采取發(fā)送郵件和組織討論等方式廣泛征求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)業(yè)處室的意見(jiàn)或建議，多次修改制度條款；堅(jiān)持依法依規(guī)操作，反復(fù)驗(yàn)證執(zhí)行效果。為防止制度成為一紙空文，還需要在實(shí)踐上繼續(xù)做文章，依靠宣講、授課和解讀等形式讓采購(gòu)業(yè)務(wù)員熟悉和掌握制度；依靠自檢、互檢和專(zhuān)業(yè)檢查等方式監(jiān)督制度的執(zhí)行情況；依靠制度診斷、合理化建議等活動(dòng)檢驗(yàn)制度的可操作性和實(shí)效性，真正步入制度建設(shè)良性循環(huán)的軌道。

3.實(shí)踐舉例

我們?cè)谥朴啞吨卫碇付ú少?gòu)和獨(dú)家采購(gòu)實(shí)施細(xì)則》的過(guò)程中，得到了分公司主管領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和各單位的熱切關(guān)注。受此啟發(fā)，我們把好的經(jīng)驗(yàn)和方法運(yùn)用到其他制度修制訂中，全面鋪開(kāi)制度修制訂工作。目前，供應(yīng)資源管理、現(xiàn)場(chǎng)考察、專(zhuān)業(yè)管理考核、過(guò)程控制、MRO考核、信息化管理等制度細(xì)則已經(jīng)發(fā)布實(shí)施；框架、招標(biāo)、質(zhì)量等管理制度細(xì)則正在修制訂當(dāng)中；價(jià)格管理、檢驗(yàn)和驗(yàn)收、合同審核、采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督、采購(gòu)策略制定和供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等方面制度的修制訂還需要根據(jù)實(shí)際進(jìn)一步分類(lèi)，按輕重緩急的順序逐步納入制度建設(shè)的整體規(guī)劃當(dāng)中。

五、加強(qiáng)廉政建設(shè)

1.問(wèn)題背景

近兩年來(lái)，總部質(zhì)詢函件的不斷增多和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)對(duì)責(zé)任主體越來(lái)越嚴(yán)厲的處罰給廉政建設(shè)敲響了一次又一次的警鐘。

2.應(yīng)對(duì)措施

加強(qiáng)廉政建設(shè)就是要堅(jiān)持最高水準(zhǔn)的道德采購(gòu)原則，營(yíng)造公平、公正、公開(kāi)的采購(gòu)環(huán)境，對(duì)任何非道德的采購(gòu)行為“零容忍”。道德采購(gòu)如同在田間地頭消除化肥農(nóng)藥的使用，從源頭上根治“污染”問(wèn)題。

道德采購(gòu)的實(shí)現(xiàn)路徑包括但不限于：1源頭防范：制作廉政宣傳電腦屏保，開(kāi)辟廉政信息專(zhuān)題櫥窗，定期更換廉政警示標(biāo)語(yǔ)，組織廉政教育視頻觀看，交流工作體會(huì)和心得；關(guān)鍵崗位人員入職前道德評(píng)估，進(jìn)行廉政談話，簽訂廉政從業(yè)責(zé)任書(shū)。2過(guò)程控制：相關(guān)采購(gòu)信息公開(kāi)；采購(gòu)部門(mén)指標(biāo)落實(shí)到關(guān)鍵崗位。 3持續(xù)改善：不定期內(nèi)部審計(jì)，以及基于內(nèi)部審計(jì)開(kāi)展外部調(diào)查；必要的輪換機(jī)制，尤其是采購(gòu)內(nèi)部輪換制度；向供應(yīng)商公開(kāi)投訴電話；制定非道德采購(gòu)的處罰措施。4素質(zhì)提升：邀請(qǐng)法律部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員授課（包含：《合同法》、《招投標(biāo)法》、《稅法》、《海關(guān)法》、《進(jìn)出口商品檢驗(yàn)檢疫法》、《國(guó)際商法》等等），提高員工法律素養(yǎng)；開(kāi)展知識(shí)競(jìng)賽，強(qiáng)化物資采購(gòu)從業(yè)人員的法制觀念，防止無(wú)意識(shí)的行為致使公司遭受經(jīng)濟(jì)損失。

3.實(shí)踐舉例

實(shí)踐中，我們正在不斷加強(qiáng)與紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)的溝通和配合，在專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)下逐漸開(kāi)展了如上工作。但是在與法律部門(mén)的溝通和配合上，采取的措施較少，互動(dòng)的力度有待加強(qiáng)。

參考文獻(xiàn)：

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