資源整合后的高職院校檔案管理工作研究

李春琦

摘 要：高職院校面臨著許多管理問 題，而檔案管理作為學校的一項重要工作也存在問題。本文對資源整合后的高職院校檔案管理問題作出分析，并提出解決的對策；強化檔案意識，規(guī)范檔案管理；加強規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平；合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設(shè)；確定檔案工作目標，才能使檔案工作開展有的放矢。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案；管理；利用

高職院校檔案管理作為一種信息資源，是學校業(yè)務(wù)管理等活動的真實記錄，對高等職業(yè)教育改革起著推波助瀾的作用。目前，檔案管理面臨許多新的問題，尤為值得我們?nèi)パ芯颗c探討。

一、合并高職院校檔案管理存在的問題

1.并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并前的檔案管理是按照原單位的規(guī)章制度按部就班實施的，可合并后檔案管理出現(xiàn)校與校的管理偏差，導致了問題的出現(xiàn)。造成這一問題的主要原因：①合校期間組織管理出現(xiàn)空白；②部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；③領(lǐng)導管理工作出現(xiàn)了盲區(qū)，檔案工作顧及不上。

2.檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后

合并后的高職院校所出現(xiàn)的隸屬關(guān)系、辦學規(guī)模、管理方式等的不同，勢必導致現(xiàn)檔案管理的規(guī)范不一。因素有多種：人員構(gòu)成的復(fù)雜、存檔資料的不統(tǒng)一、管理手段落后，信息利用率差，沒有發(fā)揮應(yīng)有的服務(wù)作用。

重視檔案管理，建立分類制度。筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應(yīng)對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、高職院校檔案的管理的途徑

1.規(guī)范檔案管理制度

合并高校應(yīng)將強化檔案制度，樹立管理意識，因為就檔案管理而言，文件的收集、檔案的管理、類目的編排都是最為基礎(chǔ)的工作，是學校各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要依據(jù)，是絕不可再生與替代的信息資源。

2.強化規(guī)章制度建設(shè)

健全一套行之有效的檔案管理規(guī)章制度，發(fā)揮其“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精練，嚴格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3.合理配備檔案管理人員

在檔案管理過程中，檔案工作的管理者對檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。第一，要建設(shè)好檔案館（室）隊伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；第二，要整體推進，大力加強檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導和兼職檔案員的作用。

檔案工作涉及學校方方面面，僅靠檔案部門是不夠的，還需建立穩(wěn)定的校園檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并采取定性與定量相結(jié)合的工作方法激勵檔案管理者，提高他們的工作積極性，增強他們的向心力。

三、高職院校檔案的管理的方法

合并高校檔案工作應(yīng)面對改革的新形勢，立足并校后的現(xiàn)實狀況，采取有效措施，促進檔案工作新的發(fā)展。管理的方法如下：

1.確定檔案目標，使檔案作用有的放矢

強調(diào)合并高校檔案工作要實現(xiàn)目標化：一是明確檔案工作目標的發(fā)展總方向；二是可以根據(jù)總目標，不斷消除偏離目標的因素，三是明確檔案工作目標，便于加強日常管理，增強競爭性。

2.健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用

建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案員，做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合、左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)。檔案人員要不斷學習，與時俱進，不斷充實完善先進的管理制度與理念；“手勤”即愛崗敬業(yè)，盡職盡責，把自己的工作干明白；“腿勤”則要求檔案管理人員有工作熱情，要把檔案管理當事業(yè)來做，主動上門，跟蹤收集。

3.不斷學習，培養(yǎng)檔案管理人員責任心

檔案材料來源廣、范圍大是檔案管理的一大特點。檔案管理人員應(yīng)不斷學習，不斷充實自己，提升自己，使自己能跟上工作的步伐。工作責任心要求檔案管理人員應(yīng)主動上門收集相關(guān)歸檔，并分門別類將檔案進行加工、分析鑒別、歸檔集中等，使死的材料變?yōu)榛畹男畔?，保障檔案齊全、完整、準確、可靠，成為學校、老師學習與工作的有效工具。

4.增強檔案管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，除了要求管理人員具有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、細心的工作態(tài)度、永于奉獻的工作精神外，又要有扎實的檔案管理知識、科技知識，尤其是現(xiàn)代化科技手段的運用和先進的管理方法管理技能的掌握。

總之，資源整合后的高職院校由于層次不統(tǒng)一、檔案分類復(fù)雜、名目繁多，管理工作呈多樣性，因此要做好文必歸檔是檔案管理工作的第一要務(wù)。

參考文獻：

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[2]劉淑霞.淺談合并高校人事干部檔案管理[J].浙江檔案，2004（01）.

（作者單位：長春汽車工業(yè)高等?？茖W校）