新形勢下監(jiān)獄檔案信息資源科學管理與優(yōu)化利用初探

周璐

摘要：《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》印發(fā)后，檔案工作的重要性被越來越多的關(guān)注和認同。在欠發(fā)達的青藏高原，青海省監(jiān)獄系統(tǒng)的檔案工作者也如沐春風。新形勢下檔案工作的重要程度不言而喻，而如何將檔案工作做實、做細、創(chuàng)新檔案工作、深挖檔案資源，為單位的高效運行和資源共享提供服務(wù)也成為需要深度思考和亟待解決的課題。筆者結(jié)合自身工作實際，就青海省監(jiān)獄系統(tǒng)的檔案管理工作進行回顧和解剖，就存在的一些問題進行探討和分析，并提出今后將檔案信息資源如何科學管理和優(yōu)化利用的新思路。

關(guān)鍵詞：監(jiān)獄檔案；管理利用

一、青海省監(jiān)獄系統(tǒng)檔案工作現(xiàn)狀

（一）青海省監(jiān)獄系統(tǒng)歷史沿革

監(jiān)獄是依照法律對罪犯實施懲罰與改造的機關(guān)。青海的監(jiān)獄事業(yè)起步于1951年，嚴格執(zhí)行中央關(guān)于向邊遠地區(qū)移民屯墾的決策和“穩(wěn)步地分期分批向地廣人稀地區(qū)轉(zhuǎn)移”的精神，承接了全國大部分調(diào)入罪犯，截至到1985年年底，青海累計收押全國調(diào)犯164612名，占總押犯的72.5%，并多以反革命犯和舊社會渣滓居多。調(diào)入罪犯促進了本省經(jīng)濟生產(chǎn)的繁榮，在特殊的歷史時期，對鞏固人民民主政權(quán)，保衛(wèi)社會主義革命和建設(shè)作出了巨大貢獻。截至到1985年年底，勞改系統(tǒng)共有勞改支隊級單位20個，其中工廠5個，農(nóng)場11各，公司和醫(yī)院共4個。至今，青海的監(jiān)獄系統(tǒng)在64年來歷經(jīng)由小到大，由膨脹到收縮，由動蕩到相對穩(wěn)定的演變，現(xiàn)已成為青海省直機關(guān)中管理人員和類別最多、業(yè)務(wù)涉及的行業(yè)和部門最廣的單位，現(xiàn)轄14個縣級單位，其中有押犯監(jiān)獄8所，為維護社會和諧穩(wěn)定，預防和減少犯罪，保障社會長治久安，促進全省政治、經(jīng)濟、社會發(fā)展做出了積極的貢獻。

（二）監(jiān)獄發(fā)展背景下的檔案管理工作情況

從20世紀50年代至今，青海監(jiān)獄系統(tǒng)都沒有屬于自己的檔案館，也沒有嚴格意義上的科學管檔和依法治檔。在檔案事業(yè)的發(fā)展的良好機遇期，在各項條件都趨于成熟的情況下，監(jiān)獄局黨委高瞻遠矚，決定建立青海省監(jiān)獄局檔案館，于2014年抽調(diào)全省監(jiān)獄系統(tǒng)的優(yōu)秀檔案工作者投入到大量的檔案整理工作中。由于檔案數(shù)量多、涉及的部門類別多、內(nèi)容的領(lǐng)域分布廣、時間跨度長，此次檔案的統(tǒng)一整理工作呈現(xiàn)數(shù)量多、時間緊、任務(wù)重的特點。

二、青海監(jiān)獄系統(tǒng)檔案工作目前呈現(xiàn)的主要問題

（一）檔案數(shù)量多、分類亂、內(nèi)容雜

監(jiān)獄系統(tǒng)較之其他機關(guān)事業(yè)單位有其特殊性。押犯多、干警多，產(chǎn)生的檔案數(shù)量就多；部門多、類別雜，檔案的分類和層次就多；各押犯單位分布跨越青海省行政區(qū)域的一半以上，交通的制約使各單位自成一體，自行保管的檔案也有不同的分類方法和層次，并且內(nèi)容涉及工業(yè)、農(nóng)業(yè)、建筑業(yè)、監(jiān)管改造、警務(wù)、人事等，種類繁雜。

（二）檔案資源流失嚴重

1. 歸檔和保管環(huán)節(jié)的不嚴謹造成檔案資源流失嚴重。由于檔案工作人員大多沒有經(jīng)過檔案專業(yè)知識的系統(tǒng)學習，歸檔比較隨意，加之缺少有力的制度規(guī)范，有些具有保存價值和涉及個體利益的文件材料沒有做到應(yīng)歸盡歸，也沒有進行科學嚴謹?shù)谋４婀ぷ?，造成檔案資源的流失。加之依法治檔的觀念薄弱，有的文件在登記和查閱等過程中甚至遭到人為破壞。

2. 自然災(zāi)害也使檔案的保存延續(xù)雪上加霜。青海歷史上發(fā)生過的地震、火災(zāi)、鼠疫等自然災(zāi)害也使部分檔案損毀嚴重，有的丟失，有的化為灰燼。

三、產(chǎn)生檔案工作矛盾和問題的原因分析

1. 監(jiān)獄布局調(diào)整給檔案整理工作造成了極大的困難。在特殊的歷史時期里，青海監(jiān)獄系統(tǒng)承擔了全國一大部分勞動改造的服刑人員，由于各押犯區(qū)域地盤分散、人數(shù)眾多造成青海監(jiān)獄系統(tǒng)的部門多，類別雜、職能散的特點。各部門的登記整理方法也不一致，層次繁瑣、或者分類不科學，檔案整理質(zhì)量也不盡如人意。隨著監(jiān)獄系統(tǒng)的布局調(diào)整和改革，分布在全省的監(jiān)獄、農(nóng)場幾經(jīng)裁撤和合并，人員更迭，在檔案的完善、整理和移交過程中為了完成任務(wù)重數(shù)量、輕質(zhì)量，匆匆?guī)н^、草草了事，給后期的整理工作帶來極大的不便。在老一代監(jiān)獄人在戈壁荒灘艱苦創(chuàng)業(yè)的時期，檔案的保管條件極差，最終導致檔案的潮濕、霉變、蟲蛀、碳化、破損等情況較多，給檔案的修復和數(shù)字化處理帶來極大的困擾。

2. 監(jiān)獄的職責和工作重心使檔案工作的重視度缺失。監(jiān)獄是國家的刑罰執(zhí)行機關(guān)，承擔的是改造和懲罰罪犯的職責。在監(jiān)獄，一切工作以教育改造為主，安全穩(wěn)定大于天。所以，在歷任領(lǐng)導和一代代監(jiān)獄干警對檔案工作的認識都存在一定的誤區(qū)，認為檔案工作只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應(yīng)付對外調(diào)查檔就行，并沒有多大的重要性。輕視檔案工作的思想表明了一些人對檔案工作缺乏了解，這是無法適應(yīng)檔案管理要求的。

3. 檔案工作管理力量薄弱，手段陳舊單一。大部分檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓，在檔案的收集、登記和管理歸檔等程序中本來就存在不嚴謹?shù)那闆r，加之單位應(yīng)該給予檔案工作的重視程度也很低，沒有完善的配套硬件設(shè)施和創(chuàng)新的技術(shù)支持，沒有業(yè)務(wù)培訓和指導等等，導致檔案工作人員業(yè)務(wù)能力和水平的提升無法得到有效保障，在檔案工作中表現(xiàn)為技能水平不高、業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，科學和依法治檔的理念淡薄。

四、如何高效管理和利用檔案資源的對策

（一）科學管理

1. 規(guī)范收集、立卷歸檔、鑒定、登記制度

文件收集是檔案工作第一個環(huán)節(jié)，收集不到位，今后無法彌補，所以在第一個環(huán)節(jié)就要把工作做扎實，以往有多少文件就歸多少文件，而不主動徹底收集的是一種不負責任的表現(xiàn)。對由于主觀因紊造成的歸檔不齊全、不完整，建議建立檔案人員工作目標責任制，對立卷單位實行包干管理，對有保存價值的檔案要做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，要嚴格執(zhí)行單位編制的機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案規(guī)定。嚴格按照國家檔案局8、9、10號令確定歸檔文件材料的保管期限，由于鑒定標準不易統(tǒng)一，應(yīng)選擇一名精通業(yè)務(wù)、經(jīng)驗豐富的檔案人員專門負責這項工作，嚴格把關(guān)，對不應(yīng)歸檔的堅決剔除。改進優(yōu)化設(shè)計“查借閱（檔案）登記表”，保證檔案利用統(tǒng)計的便捷、準確。

2. 推動紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理

檔案是人類使用各種記錄工具載錄的信息，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存起來的歷史記錄，它是原稿第一手材料，是一種文獻。紙質(zhì)檔案直觀，信息存貯量小，共享性差，不便于查閱，電子文件增刪容易，存貯量大，易于快速遠距離傳播。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件正在逐步取代以紙質(zhì)為介質(zhì)的文件。紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點，結(jié)合目前檔案管理的實際情況，在未來一時期內(nèi)電子檔案還不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過度，這是一種必然的發(fā)展趨勢，紙質(zhì)文件與電子文件特點各異，配套管理可揚長避短，優(yōu)勢互補。因而目前只有做好紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同管理——雙軌制管理，才能更好地迎接無紙化時代的到來，實現(xiàn)最為理想的檔案管理。

3. 提高檔案意識，增強重視程度

從眾多單位檔案管理工作的實際情況來看，大多數(shù)單位對檔案工作認識不清，重視不夠，不管是從單位領(lǐng)導還是干部職工，都沒能引起足夠的重視，甚至缺乏基本的資金投入與檔案軟硬件配備，這嚴重阻礙了檔案工作的發(fā)展。單位各級領(lǐng)導要統(tǒng)一思想，提高認識，對檔案工作的地位作用作出新的定位，進一步增強做好新形勢下檔案工作的緊迫感和責任感，在檔案制度化、規(guī)范化建設(shè)上給予最大程度的資金和技術(shù)支持，努力開創(chuàng)檔案工作的新局面，取得檔案管理的新突破。

4. 加強檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平

檔案管理工作水平的高低是決定單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，更好的管理檔案，人員的因素必不可少。檔案管理工作是一個系統(tǒng)性較強，綜合性高的工作，因此，其對于從業(yè)人員的要求也較高。必須明確好、制度化規(guī)范檔案管理的崗位職責，從能力與責任上來完善隊伍建設(shè)。其次，應(yīng)不斷開展業(yè)務(wù)能力培訓與實踐性的培訓活動與交流，扎實檔案管理的理論基礎(chǔ)和實踐經(jīng)驗，增強崗位責任感和依法治檔的法律意識，進一步提升管理經(jīng)驗，確保檔案工作隊伍的整體水平。

（二）優(yōu)化利用

1. 推進檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，共享信息資源

長期以來，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，人們習慣于手工檢索，沿用傳統(tǒng)的分類管理方法，缺乏信息意識和創(chuàng)新精神，信息化管理意識不強，管理方式單一。檔案材料形成時間跨度長，要在浩如煙海的檔案材料中尋找所需的檔案信息，僅靠人工檢索和調(diào)閱，耗時費力，效率低下，長期頻繁的查閱和磨損也不利于檔案的保存，這就需要實行數(shù)字化、信息化管理。事實上，檔案管理向信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢，也必然是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的方向。所以，在檔案管理工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運用起來，切實從計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來指導檔案管理工作，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。在檔案數(shù)字化和信息化的進程中，一是要明確任務(wù)、分清主次，根據(jù)當前需要和工作實際確定檔案數(shù)字化的優(yōu)先次序。二是嚴格程序，掌握標準，把好質(zhì)量關(guān)，基本的要求就是要忠實于檔案原件，根據(jù)檔案信息不同的轉(zhuǎn)化要求，檔案信息的內(nèi)容在經(jīng)過數(shù)字化后，盡最大可能減少檔案信息的錯、漏、增、假現(xiàn)象的發(fā)生。為此必須有相應(yīng)的手段和方法，規(guī)范的制度和措施，嚴格的工作程序和步驟。三是必須跟進設(shè)施設(shè)備的配套，改善檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺，實現(xiàn)快速高效的資料搜索和排查，開展遠程利用服務(wù)，實現(xiàn)資源快捷共享。如，罪犯檔案的信息化平臺建設(shè)可快速實現(xiàn)罪犯的信息采集，與公、檢、法等部門產(chǎn)生良好互動和資源共享，提高執(zhí)法辦案和行政管理效能。四是提高信息安全意識，提高檔案信息化管理與利用水平。凡是涉及國家安全、單位機密、個人隱私等內(nèi)容的檔案必須保密，防止失密、泄密的發(fā)生，要不斷進行信息的安全備份和防護。

2. 深挖檔案的文化建設(shè)作用

大家普遍認為檔案管理主要就是材料保管和提供查閱咨詢服務(wù)，很少去思考其潛在的價值。檔案是珍貴的歷史文獻，放置于單位中，檔案是記錄歷史，傳承文化的重要載體。64年來，兩代監(jiān)獄人在黨和國家的號召下，墾荒開渠，填土埋沙，建良田萬頃于亙古荒漠之上，將一批批罪犯改造成守法公民，披荊斬棘，風餐露宿，為青海的經(jīng)濟建設(shè)開路拓基，為打擊犯罪，減少犯罪，維護社會的團結(jié)穩(wěn)定做出了不可磨滅的功績，在老少相繼的改造工作中堅守著忠于黨、忠于祖國、忠于人民、忠于法律的職業(yè)信念和特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能團結(jié)、特別能忍耐、特別能奉獻的老高原精神和職業(yè)品格。要將這些輝煌的歷史和優(yōu)秀的職業(yè)操守根植在每一個監(jiān)獄工作者的心中，就要充分利用檔案資源，實現(xiàn)檔案“源文化”的價值?？梢詫n案進行篩選、加工和編纂，把檔案“原料”轉(zhuǎn)化為各種形式的文化“產(chǎn)品”，通過將檔案整理出版、舉辦檔案陳列展覽、檔案史料的交流會、研討會等手段激活歷史，讓沉寂的檔案發(fā)揮教育作用，讓“死檔案”變成“活資源”，在潛移默化中推動廣大干警見證和銘記歷史，秉承監(jiān)獄事業(yè)的文化精神。

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（作者單位：青海省安全生產(chǎn)科學技術(shù)中心）