淺談電子檔案給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

孟松波

摘要：傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)，主要是紙質(zhì)的，而隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在檔案管理領(lǐng)域，電子檔案越來越多。電子檔案的管理和使用，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，有著比較明顯的優(yōu)勢。本文在分析電子檔案優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，著重論述了電子檔案的廣泛使用，給檔案管理工作帶來了新問題、新挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案 檔案管理 新挑戰(zhàn)

1電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)越性

1.1 電子檔案有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理，主要是為了滿足檔案信息使用者的查詢的需要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在相關(guān)信息的編制方面，存在很大的靈活性，一些信息的錄入，在很大程度上依賴于檔案管理者的個(gè)人理解。紙質(zhì)檔案的信息整理、分類等工作，比較耗時(shí)，需要較多的人力。而電子檔案有著比較規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案信息的分類、整理、統(tǒng)計(jì)方面，可以借助于計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，大大提高效率，節(jié)約人力成本。

1.2 電子檔案有利于遺漏文件的查漏補(bǔ)缺。紙質(zhì)的檔案，在需要修改或者增添相關(guān)信息時(shí)，一般都需要把裝訂好的檔案袋進(jìn)行拆封，有的甚至需要重新編制檔案，這個(gè)過程耗時(shí)費(fèi)力。而在使用電子檔案后，其相關(guān)信息的查漏補(bǔ)缺變得相當(dāng)容易，檔案信息的管理效率大大提高，并且節(jié)約了大量的管理成本。

1.3 電子檔案更有利于文檔的保密。同傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案相比，檔案信息使用者，通過登錄檔案管理軟件，輸入自己的用戶名和密碼，即可查詢所需要的信息，這個(gè)過程幾乎不需要外人參與，這對于個(gè)人檔案信息的保密是非常重要的，而若是通過紙質(zhì)檔案查詢時(shí)，需要翻閱整個(gè)檔案資料袋，并且需要檔案管理人員的協(xié)助，這對于一些檔案信息的保密，是不利的。

2 電子檔案給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

2.1 對檔案管理部門參與歸檔工作提出的新挑戰(zhàn)。盡管同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在一些方面，有著比較明顯的優(yōu)勢，但是，對于電子檔案的管理人員、管理系統(tǒng)、管理程序，有著更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。從檔案信息的錄入，到分類匯總整理，再到系統(tǒng)管理等，均需要比較專業(yè)的電子檔案管理知識，在流程的設(shè)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)方面，電子檔案管理系統(tǒng)存在一些漏洞，需要專業(yè)技術(shù)人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)，防止檔案信息的遺漏。

2.2 對電子檔案具備的法律效應(yīng)提出的新挑戰(zhàn)。在電子檔案的管理立法方面，相關(guān)的法律、法規(guī)尚不夠完善，電子檔案的查詢和傳閱十分方便，但也面臨著被網(wǎng)絡(luò)黑客竊取、攻擊等風(fēng)險(xiǎn)。在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的今天，電子檔案信息的存儲空間變得很大，在云端存儲，在硬盤存儲，都為檔案信息的使用帶來了便利。但是，不可否認(rèn)的是，一些檔案信息內(nèi)容，容易被網(wǎng)絡(luò)上的病毒、木馬等侵襲，導(dǎo)致個(gè)人信息的外泄，而在這方面，相關(guān)的法律制度沒有完善。

2.3 對電子檔案的使用提出的新挑戰(zhàn)。電子檔案在使用和查詢方面，變得很快捷，可以說是提高了檔案信息的使用價(jià)值。但是，不可忽視的是，電子檔案的使用權(quán)限問題，這是對電子檔案管理工作，提出的一個(gè)新的挑戰(zhàn)，相關(guān)的管理程序、管理流程，不夠科學(xué)合理，一些人員對電子檔案信息的使用，容易侵犯他人的隱私，或者一些檔案信息的查詢，沒有明確的時(shí)間、范圍方面的約束。這種現(xiàn)象的存在，導(dǎo)致一些人，不愿意使用電子信息檔案。使用權(quán)限、查詢權(quán)限、瀏覽權(quán)限的不確定，使得檔案信息資源的版權(quán)問題得不到有效的保護(hù)。因此，電子檔案在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行下載保存。

2.4 對電子檔案的保管提出的新挑戰(zhàn)。電子文件整理歸檔后，電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規(guī)范。由于電子文件存儲的特殊性質(zhì)決定了其保管的特殊性，電子檔案不能簡單地存儲在電腦服務(wù)器硬盤中，為保證電子檔案的安全性，避免由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、病毒以及人為錯(cuò)誤操作對電子檔案造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設(shè)定的時(shí)間段自動(dòng)備份和增量備份，而且還需要對備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行刻錄保存，有條件的還可以進(jìn)行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對安全。

3 結(jié)束語

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的，在應(yīng)對上述挑戰(zhàn)方面，檔案管理部門，要做好基礎(chǔ)工作。在保存環(huán)境上，不斷加強(qiáng)庫房和配套設(shè)施建設(shè)，保證檔案室溫度恒定，確保檔案安全；在保存方式上，系統(tǒng)自動(dòng)定時(shí)對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，日志庫自動(dòng)記錄對檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、修改等操作；在管理方法上，強(qiáng)化電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理關(guān)系，加強(qiáng)失業(yè)檔案查、借、閱的管理，防止檔案數(shù)據(jù)丟失，確保失業(yè)人員檔案資料管理的安全完整。各級組織部門，要培養(yǎng)一批政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)，熟悉信息技術(shù)和組織工作的工作人員擔(dān)任電子檔案管理員，每年開展為期一周的網(wǎng)上業(yè)務(wù)知識強(qiáng)化培訓(xùn)，加強(qiáng)管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，注重格式標(biāo)準(zhǔn)，從格式、字體、字號、字?jǐn)?shù)、圖片數(shù)量和質(zhì)量等方面都作出了明確具體的規(guī)定。管理人員對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)堅(jiān)持每季度自查更新一次，確定專人負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的管理維護(hù)，定期做好設(shè)備檢查、維護(hù)、數(shù)據(jù)備份等日常工作，確保了圖文資料的嚴(yán)謹(jǐn)性、時(shí)效性和完整性。

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