芻議如何加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理

張洋

摘 要：檔案作為歷史的重要記錄，在社會(huì)生活中所發(fā)揮的作用是不言而喻的。文章主要從領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員三個(gè)方面來探討如何加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理，希望通過文章的分析，為檔案管理工作提供一些幫助，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作更好的發(fā)展，為社會(huì)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞：檔案工作；領(lǐng)導(dǎo)；制度；人員

引言

檔案可以說見證歷史的真實(shí)記錄，在人類社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步貢獻(xiàn)著巨大的作用，大到一個(gè)國家，小到一個(gè)單位，都會(huì)有檔案的影子，并且是不可忽略的組成。任何一個(gè)國家，一個(gè)家庭都需要有與之相關(guān)的規(guī)范和制度，這是社會(huì)有秩有序的向前發(fā)展的基本條件之一。一個(gè)單位也同樣需要規(guī)范。我們通常說的規(guī)范化管理，指的是單位的管理層人員根據(jù)單位的基本情況及未來的發(fā)展制定一定的規(guī)范，工作人員以此為依據(jù)來開展工作。檔案發(fā)展到今天已經(jīng)擁有了比較完整的理論體系。怎樣卓有成效地推進(jìn)檔案的規(guī)范化管理是一個(gè)值得深入探討的話題。人們對(duì)這個(gè)問題的見解是見仁見智，莫衷一是的?；诖?，文章將重點(diǎn)就此問題展開分析。

1 單位領(lǐng)導(dǎo)要有重視檔案的意識(shí)

作為一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，是單位的決策者，要從宏觀上把握檔案工作，進(jìn)行整體布局，使檔案工作能夠在單位中順利的開展，認(rèn)真的貫徹。（1）單位領(lǐng)導(dǎo)或主管和分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要積極參加有關(guān)部門組織的關(guān)于檔案方面的工作會(huì)議，進(jìn)而對(duì)檔案這門學(xué)科有一個(gè)更深層次的把握和理解。（2）督促相關(guān)部門積極制定檔案工作制度，對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，并組織相關(guān)的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。（3）監(jiān)督制定嚴(yán)格的檔案工作獎(jiǎng)懲制度，并得到認(rèn)真的貫徹落實(shí)。（4）督促本單位收文、行文機(jī)構(gòu)向檔案室歸檔工作，給予檔案工作人員指導(dǎo)行文和歸檔的權(quán)力，進(jìn)而使檔案工作能夠有效開展。

2 建立健全檔案工作制度

建立健全檔案工作制度能夠給予檔案的眾多方面支持和保障，所以是極為重要和必要的。

（1）建立健全納入檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度、目標(biāo)管理制度、綜合計(jì)劃制度、部門和個(gè)人考核制度及獎(jiǎng)懲制度。檔案管理工作要作為一項(xiàng)具體的工作出現(xiàn)在單位領(lǐng)導(dǎo)的工作中；在目標(biāo)管理考核實(shí)施細(xì)則、任務(wù)分解表、目標(biāo)管理考核結(jié)果中體現(xiàn)檔案管理工作；制定綜合計(jì)劃時(shí)，需要考慮檔案軟硬件的需求，這樣便于保障檔案管理的設(shè)備齊全、經(jīng)費(fèi)充足；在部門的考核制度、個(gè)人的崗位責(zé)任制及年終考核中，都要對(duì)檔案管理工作有所體現(xiàn)，檔案工作應(yīng)該成為反映部門工作的重要方面，直接和先進(jìn)評(píng)比、年終考核相掛鉤。要給予將檔案管理工作做得好的部門或個(gè)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)那些沒有認(rèn)真對(duì)待的部門或是個(gè)人視情節(jié)而定，有工作散漫、玩忽職守的情況，應(yīng)有一定的懲罰措施。

（2）建立健全檔案管理方面的制度，這樣檔案管理的相關(guān)工作都能夠做到有章可循。接收檔案標(biāo)準(zhǔn)要制定好，能夠大幅度提高進(jìn)館（室）質(zhì)量；制定整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使各項(xiàng)管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化；制定檔案電子化管理制度，使檔案數(shù)據(jù)入庫，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

有了規(guī)范性的制度，還要求其能夠貫徹落實(shí)到位。上層檔案業(yè)務(wù)專業(yè)人員要加強(qiáng)對(duì)各級(jí)檔案工作人員的在專業(yè)技能上的指導(dǎo)和培訓(xùn)，這樣有助于檔案管理人員更好的掌握工作方法。上層管理部門要定期組織相關(guān)的課程培訓(xùn)來促進(jìn)工作人員對(duì)檔案法規(guī)的理解與認(rèn)識(shí)，使檔案工作人員明白分類的依據(jù)、保管期限的劃分等細(xì)節(jié)問題，這樣能夠有效減少由于下層檔案室所做決定的單一性和局限性。上層管理部門還要做好分工，多與檔案人員進(jìn)行溝通，對(duì)工作中出現(xiàn)的問題能夠在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)，給予處理，這樣保持上下聯(lián)動(dòng)，使指導(dǎo)工作真正發(fā)揮作用。

（3）檔案管理工作加強(qiáng)流程管理。檔案是文件材料的組合體，把每個(gè)文件材料掌握好，才能保證檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，從而促使檔案管理工作的整體質(zhì)量上升一個(gè)臺(tái)階。檔案即“產(chǎn)品”，產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、開發(fā)和服務(wù)全過程都要符合質(zhì)量管理要求。要想使檔案達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求，抓好文件形成的細(xì)節(jié)往往起著決定性的作用。其實(shí)在實(shí)際的工作中，對(duì)于檔案管理工作出現(xiàn)的問題一般情況下比較好處理，但如果是文件材料的形成過程中出現(xiàn)的問題，處理起來就比較困難，有的雖然得到了一定程度的補(bǔ)救，但文件材料也會(huì)失去原始憑證和依據(jù)作用，檔案的保存價(jià)值也就無從談起。加強(qiáng)流程管理，控制好產(chǎn)品的各個(gè)過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規(guī)范化管理才能得到可持續(xù)的改進(jìn)。

3 加強(qiáng)檔案工作人員的管理

檔案工作最終是要通過人來完成的。再先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理方法也需要人來應(yīng)用。所以，必須要加強(qiáng)檔案工作人員的管理工作，這具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

（1）檔案工作的性質(zhì)和特點(diǎn)決定了檔案工作人員要有較高的政治覺悟性，要有一定的奉獻(xiàn)精神。作為記錄社會(huì)生活的重要載體，檔案工作人員要恪守職責(zé)，真實(shí)的記錄我國社會(huì)生活的歷史，要忠誠可靠、意志堅(jiān)定、嚴(yán)守黨和國家秘密。

（2）檔案工作人員應(yīng)積極參加單位組織的培訓(xùn)，不斷提升自己的業(yè)務(wù)技能?，F(xiàn)階段我國各行各業(yè)都顯現(xiàn)出蓬勃的發(fā)展勢頭，檔案管理人員要有責(zé)任感和使命感，時(shí)刻與時(shí)代發(fā)展保持一致，不斷更新理論知識(shí)，因?yàn)閾碛辛素S富的專業(yè)知識(shí)，檔案管理人員的視野才能開闊，綜合素質(zhì)才能提高，才能促進(jìn)檔案管理工作更好的完成。

（3）同一個(gè)單位的檔案工作者，要形成立體知識(shí)結(jié)構(gòu)，改變同等知識(shí)水平構(gòu)成的平面結(jié)構(gòu)。一個(gè)檔案館（室）工作人員要具有高級(jí)（精通專業(yè)技術(shù)、進(jìn)行課題研究）、中級(jí)（通曉管理技術(shù)）和初級(jí)（能夠進(jìn)行熟練操作）等不同層次知識(shí)的人才。比較大的單位，檔案工作人員也較為充足，很容易形成這樣的層次分類；而相對(duì)比較小的單位，人員不很充裕，就會(huì)容易形成一人多專的情況，這樣也要求檔案工作人員具有較高的職業(yè)素質(zhì)。

（4）《檔案法》是具有權(quán)威性的檔案立法，檔案工作人員應(yīng)該以此為出發(fā)點(diǎn)，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查檔案的前期控制。所謂的檔案的前期工作指的就是文件材料形成辦理的各個(gè)過程。文件材料要想入檔存卷，必須要保證材料的完整性和規(guī)范性，這也是保證檔案質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)。我國現(xiàn)階段的發(fā)展是將文件材料的形成工作和檔案工作區(qū)別開來的，這樣檔案人員參與文件的形成過程就成為了一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。檔案工作人員要經(jīng)常參與單位的行政、經(jīng)營管理活動(dòng)，工程竣工、設(shè)備開箱驗(yàn)收、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)、科研課題及成果評(píng)獎(jiǎng)等活動(dòng)，這樣有助于對(duì)單位內(nèi)部文件材料的整理，進(jìn)而保證材料的完整性，那些沒有達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的文件材料必須堅(jiān)決的予以去除。

4 結(jié)束語

通過文章的分析使我們充分了解到檔案工作的規(guī)范化管理離不開領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員三個(gè)方面的內(nèi)容。因?yàn)橹挥蓄I(lǐng)導(dǎo)重視，能夠積極參與到檔案工作之中，才能夠建立比較完善的檔案工作制度，并且得到良好的貫徹，也能做到工作的有法可依，進(jìn)而有利于檔案工作人員管理工作的有效開展?？偠灾?，在上下的協(xié)調(diào)配合之下，檔案管理工作才能夠在規(guī)范化的軌道上健康、持續(xù)的發(fā)展下去。

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