人社檔案實行信息化管理的實踐與思考

王亙亙

摘 要： 人社部門的檔案分為干部人事檔案、流動人員人事檔案、企業(yè)職工退休人員人事檔案、失業(yè)人員人事檔案、社保業(yè)務(wù)檔案、專業(yè)檔案、文書檔案、會計檔案等，種類繁多，利用率極高。在新形勢、新要求下只有不斷加強檔案資源、檔案利用、檔案安全，才能提升檔案服務(wù)能力，推動檔案工作科學(xué)發(fā)展。因此要貫徹落實《檔案法》、《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等相關(guān)法律法規(guī)，把檔案工作作為加強內(nèi)部管理、促進自身發(fā)展的一項重要工作來抓，全力做好檔案資源整合和加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

關(guān)鍵詞： 檔案工作；信息化管理；檔案運用；提高成效

人社部門管理著干部職工的人事檔案、社保業(yè)務(wù)檔案、行政文書檔案、財務(wù)檔案等資源，社保檔案更是“記錄一生、管理一生、跟蹤一生、服務(wù)一生”的惠民工程，涉及多部門，形成范圍廣，業(yè)務(wù)性強，且與人民群眾利益密切相關(guān)，要把加強社保檔案工作，作為服務(wù)民生、維護社會穩(wěn)定，促進社會和諧的一項重要惠民工程來抓。檔案管理工作既是人社部門要做好的一項基礎(chǔ)性工作，也是人社部門開展各項工作的重要保障。

一、研剖問題，深入調(diào)研，在探索檔案管理實踐上求突破

一要研剖檔案管理存在問題。當(dāng)前，社保檔案管理中存有檔案的分散管理與群眾的集中利用相矛盾；檔案的收集范圍狹窄與利用需求廣泛相矛盾；檔案管理散亂、不規(guī)范、不齊全，使檔案面臨著流失、失控的現(xiàn)象等方面的問題。針對社保檔案資料收集不全、管理不規(guī)范、利用困難等突出問題，應(yīng)該對經(jīng)手人員進行集中培訓(xùn)、統(tǒng)一模式，共同研究可行方法，積極探索建立起科學(xué)的社保檔案管理模式。

二要推行社保檔案集中管理。順應(yīng)民生需求，從抓檔案資源整合入手，通過調(diào)研了解到，檔案資源的整合對優(yōu)化服務(wù)、快捷利用提供了極大方便，在人社部門為社保事業(yè)發(fā)展和為老百姓服務(wù)中發(fā)揮著積極的作用。社保檔案是社會保障工作活動中形成的真實記錄，是維護人民群眾合法權(quán)益的客觀依據(jù)，也是社會保障工作可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需要。要加大考核力度，檔案資源整合后，應(yīng)將檔案管理工作納入全系統(tǒng)年度考核工作目標(biāo)進行考核；要建章立制，要求建立健全各項檔案管理制度，使檔案工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展；要加強培訓(xùn)，檔案人員每月不少于一次，每年不少于12次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過強化培訓(xùn)，使檔案人員的業(yè)務(wù)水平得到全面提高。

三要發(fā)揮社保檔案服務(wù)效能。信息化已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源，緊緊圍繞信息化建設(shè)這個重點，創(chuàng)新思維，狠抓資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。通過調(diào)研，在做好檔案紙質(zhì)管理的同時，建設(shè)檔案電子化，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，最后實現(xiàn)以電子檔案利用為主，全部實現(xiàn)計算機檢索，通過觸摸屏直接查找到所需的信息，才能進一步發(fā)揮檔案功能與效用。

二、強化管理，加大投入，在提高檔案管理水平上求實效

一要健全檔案管理機構(gòu)。要將檔案工作納入重要工作議程，納入局系統(tǒng)年度工作考核目標(biāo)，明確人力資源檔案館負(fù)責(zé)檔案管理的具體業(yè)務(wù)工作，配備專職檔案員，各科室、中心明確1名兼職檔案員，由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組對檔案管理工作進行政策指導(dǎo)，全局形成上有領(lǐng)導(dǎo)、下有具體負(fù)責(zé)人的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。嚴(yán)格規(guī)定檔案的收集、鑒別、整理、查閱、借閱、傳遞以及檔案的安全、保密、保管等工作流程，實行統(tǒng)一管理，明確檔案管理的崗位職責(zé)，為做好檔案工作提供強有力的組織保障。

二要完善檔案硬件設(shè)施。檔案硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理的重要工作之一，要抓緊抓實抓好。場地建設(shè)要到位。庫房容量是檔案保管的必備條件，確保能保證10年檔案增加的容量。就目前我局科室、單位保管的檔案情況來看，需要500平方以上的庫房。硬件配備要到位。移動密集架、服務(wù)器、空調(diào)機、監(jiān)控、除臭機、殺菌機、除濕機、吸塵器、防磁柜、滅火器、溫濕度儀以及掃描儀、復(fù)印機、電腦、打印機等檔案保管所需設(shè)施、設(shè)備，達(dá)到檔案保管“十二防”要求。軟件開發(fā)要到位。利用軟件系統(tǒng)，建成業(yè)務(wù)數(shù)字庫和圖片管理庫，爭取在局內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)內(nèi)部信息共享。

三要強化檔案整理歸檔。注重日常收集。日常工作中形成的材料，處理完備后按要求整理限期移交局檔案館；實施動態(tài)管理。檔案入庫前，要對其真實性、完整性、可用性、時限性和保密程度進行分類鑒定和處理；實現(xiàn)檔案數(shù)字化。在完成檔案基礎(chǔ)工作以后，加快文書檔案和業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)；填補聲像檔案空白。對近年來局系統(tǒng)主要職能活動和重要工作成果的圖片進行收集、整理和歸檔，便于更好地利用查找。

三、注重培養(yǎng)，優(yōu)化服務(wù)，在建設(shè)檔案管理隊伍上求作為

一要注重提高職業(yè)道德。檔案工作者要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，維護檔案的真實性、安全性、完整性和保密性。要統(tǒng)一建庫，聯(lián)網(wǎng)共享。按已確定的檔案信息化順序和檔案關(guān)鍵信息核準(zhǔn)表格，按順序、分階段逐步錄入檔案信息，建立統(tǒng)一的檔案信息庫，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在一定的權(quán)限下聯(lián)網(wǎng)檢索，直接查閱所需的檔案信息，不需要接觸檔案原件。

二要注重提高業(yè)務(wù)技能。注重對檔案工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有計劃、有步驟、分層次地舉辦檔案管理工作的研究、信息開發(fā)、保護和法制等方面的專業(yè)知識培訓(xùn)。要建立和完善檔案資源的形成機制和運轉(zhuǎn)程序，既要確立規(guī)劃好檔案館舍的空間布局，又要突破物理空間布局局限性，積極發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，利用電子信息系統(tǒng)拓展檔案信息資源。合理利用計算機信息技術(shù)，使檔案館藏資源數(shù)字化，立檔單位信息資源共享化，以實現(xiàn)檔案管理布局科學(xué)有序，資源利用更加集約化。人社部門管理的檔案數(shù)量大，利用率高，更應(yīng)該盡快推進檔案信息資源共享。

三要注重提高服務(wù)能力。要大力改造查閱環(huán)境，添置查閱利用設(shè)備，配備專業(yè)人員，完善查閱制度，積極為檔案查閱利用提供前提條件，為服務(wù)對象提供舒適、便捷的服務(wù)。檔案管理人員要全面熟悉館藏內(nèi)容，熟練掌握查檔流程，了解檔案利用者的信息需求，提高服務(wù)的針對性。利用體系建設(shè)的過程就是服務(wù)優(yōu)化和整合的過程。檔案館要把能否為利用者提供服務(wù)作為根本，把能否滿足利用檔案信息資源需求，把利用者的服務(wù)滿意度指數(shù)作為檔案資源服務(wù)工作的主要評價標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建覆蓋廣泛、內(nèi)容豐富、檢索方便、利用快捷的檔案利用體系。不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平。

綜上所述，在檔案管理工作中，要把紙質(zhì)檔案數(shù)字化作為一項檔案安全工程和方便利用工程，作為基礎(chǔ)性、方向性、必搞性的工作；要加快數(shù)字化進程，明確歸檔范圍，統(tǒng)一技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案內(nèi)容真實和有效利用；要切實加強檔案工作隊伍建設(shè)，努力打造一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作者隊伍。