數(shù)碼照片歸檔管理的實踐與思考

薛春鳳

摘要：數(shù)碼照片的普及速度令人瞠目，數(shù)碼照片以其即拍即現(xiàn)、方便共享等特點為人喜愛。然而檔案工作者卻發(fā)現(xiàn)，數(shù)碼照片不如傳統(tǒng)感光照片那樣可靠，而且照片檔案管理規(guī)范中也沒有涉及數(shù)碼照片的管理要求。檔案室為了適應新時期檔案工作的需要，按照企標《聲像檔案管理規(guī)定》的具體情況制定了《數(shù)碼照片整理歸檔要求》，在數(shù)碼照片的管理與實踐中進行深入思考與探討，形成了比較滿意的管理模式。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片；數(shù)碼照片檔案；歸檔管理

隨著計算機、數(shù)碼照片的普及和應用2005年以來，企業(yè)科研生產(chǎn)活動中形成的數(shù)碼照片越來越多，其應用價值也越來越廣泛。如何對數(shù)碼照片進行收集、整理、歸檔和保管，成為我們面臨的新課題。

目前，國家還沒有出臺數(shù)碼照片的管理辦法，文獻中也沒有統(tǒng)一的數(shù)碼照片管理規(guī)范，企業(yè)檔案室為了適應新時期檔案工作的需要，按照企標《聲像檔案管理規(guī)定》結(jié)合企業(yè)的具體情況制定了《數(shù)碼照片整理歸檔要求》，對數(shù)碼照片進行收集、歸檔、等管理工作，現(xiàn)結(jié)合工作實踐，談談數(shù)碼照片的歸檔與管理。

一、數(shù)碼照片檔案的特點

數(shù)碼照片是用掃描儀、數(shù)碼相機等設備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴于計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。沒有底片。

數(shù)碼照片具有許多優(yōu)勢：1、成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快。2、存儲久，質(zhì)量不變。數(shù)碼照片只要存到計算機磁盤或光盤上，就可以長期保存，不褪色，不變形。3、連接塊，應用廣泛。數(shù)碼照片可以在相機和計算機上顯示、游覽、處理，還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中的多臺電腦或各個網(wǎng)站互相聯(lián)體工作，通過網(wǎng)上發(fā)布，從而大大擴展了應用范圍。

由于數(shù)碼產(chǎn)品的特性，數(shù)碼照片也存在以下幾個方面的缺點：1、對軟、硬件的依賴性。數(shù)碼照片依賴計算機硬件、操作系統(tǒng)和應用軟件，從形成、處理到歸檔的全過程管理活動必須通過計算機實現(xiàn)。同樣，計算機的硬件損壞、數(shù)據(jù)誤刪等，軟、硬件錯誤也會造成數(shù)碼照片的毀滅性損壞。2、信息易改性。通過計算機對數(shù)碼照片的增、刪和修改十分容易，而且一般情況看不出痕跡。因此需要從制度、技術(shù)等方面采取措施對數(shù)碼照片進行安全保護，維護其真實性。3、缺乏數(shù)據(jù)標準，導致數(shù)據(jù)不能兼容共享，影響進一步的開發(fā)利用和移交檔案室工作。需要統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準來保證數(shù)碼照片的完整性、有效性。4、數(shù)碼檔案信息與載體的可分離性。數(shù)碼照片不在具有傳統(tǒng)照片那種固定的物理位置，也不在對原載體從一而終。他們可以根據(jù)需要隨時擴展、縮小或改變存儲空間。如果原照片沒有備份就很難遍其真?zhèn)巍?/p>

當然，傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片可以互相轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)照片經(jīng)掃描可轉(zhuǎn)換成數(shù)碼照片，方便管理利用。對丟失底片的傳統(tǒng)照片，可以掃描方式數(shù)字化，方便易行、成本低，又可以最大限度的保留原照片信息。數(shù)碼照片可以沖印成紙制照片，也可以生成底片。

二、數(shù)碼照片檔案的管理

（一）完善數(shù)碼照片的檔案的收集，實施前端控制

數(shù)碼照片的收集范圍參照企標《聲像檔案管理規(guī)定》的要求，凡是記錄企業(yè)重要職能活動和重要工作成果、具有查考利用價值的數(shù)碼照片均屬于收集范圍。

數(shù)碼照片形成的數(shù)量比較多，反映同一場景的數(shù)碼照片只收集1-2張，并對每一張數(shù)碼照片配有文字說明便于今后利用。對有重要保存價值的數(shù)碼照片應加洗成紙制照片與數(shù)碼照片光盤一并保存到檔案室。

數(shù)碼照片是電子文件的一種，其格式遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，采用JPEG、TIFF格式，為了保證數(shù)碼照片的清晰度和沖洗質(zhì)量，數(shù)碼相機的像素數(shù)應在300萬以上，掃描照片的線數(shù)應不低于600dpi。

（二）數(shù)碼照片整理方法，實現(xiàn)數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)范化

數(shù)碼照片形成后，由攝影者或承辦部門及時將數(shù)碼相機存儲卡的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存到專用計算機內(nèi)，并通過篩選對確定屬于歸檔范圍的數(shù)碼照片進行分類、整理，保存在下面每年年初即建立本年度的文件夾內(nèi)（見下圖1）。整理時要求：

1.按時間排序。

2.按照片內(nèi)容分組，每次活動所形成的照片為一單元，每個單元建立一個WORD文檔即本單元說明（時間+事由+地點+人員+背景+拍攝者），單元說明是對本次工作照片的一個簡要總結(jié)。時間寫法：例20090728

3.每張照片必須寫出照片說明+拍攝地點。對會議、視察類照片盡量寫出參會人員姓名+職務+單位，重要領(lǐng)導的姓名、職務務必寫清；對產(chǎn)類的說明請寫明所拍攝零部件的名稱，所屬具體型號、批次及加工組裝車間；對設備儀器類照片寫明設備具體名稱（不要以拍攝的設備標牌代替）；民品類照片參照產(chǎn)品類；事件、事故類照片寫明發(fā)生時間+地點+處理事故的主要人員（如有重要領(lǐng)導寫出姓名、職務）+事件情況簡要說明。

（三）將整理后的數(shù)碼照片錄入公司局域網(wǎng)照片檔案管理預立卷系統(tǒng)

將建立好的下圖的文件夾內(nèi)容錄入企業(yè)局域網(wǎng)照片檔案管理預立卷系統(tǒng)，對每一張照片進行著錄，將每一張原版照片調(diào)整大小后（應用軟件ACDSee 6.0）高度800，寬度600自動調(diào)整200KB左右掛到網(wǎng)上提交。從而，數(shù)碼照片歸檔的預立卷工作完成了。

（四）數(shù)碼照片進入企業(yè)局域網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)

檔案室管理人員在企業(yè)局域網(wǎng)照片檔案管理系統(tǒng)上按單元逐張檢查、接收照片，對分類不合理的照片與預立卷人員溝通后調(diào)整。經(jīng)檢查無誤后在檔案管理系統(tǒng)中著錄檔號，并對每一張照片給出刻錄數(shù)碼照片光盤的包裝的條形碼號，便于數(shù)碼照片離線歸檔后，再利用原版照片時查找方便。至此，數(shù)碼照片存儲到照片檔案管理系統(tǒng)中，建立了數(shù)碼照片的全文式管理，實現(xiàn)了數(shù)碼照片的邏輯歸檔。

（五）數(shù)碼照片與紙制照片的有機銜接

重要的數(shù)碼照片加洗成紙制照片歸檔，紙制照片檔案管理仍參照按照企標《聲像檔案管理規(guī)定》執(zhí)行，所有數(shù)碼照片與紙制照片記錄數(shù)據(jù)著錄在同一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，從而建成完整、統(tǒng)一的照片檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。實現(xiàn)照片檔案的統(tǒng)一管理與檢索，達到查找利用方便的目的。在實際查找利用中，通過檢索照片題名，游覽檢索結(jié)果，就可以知道該照片是數(shù)碼照片形式、紙制照片形式還是既有數(shù)碼照片形式，又有紙制照片形式。

三、數(shù)碼照片的保存

將調(diào)整后的原版數(shù)碼照片文件夾（圖1）刻錄光盤，一式二份，一套用于查閱利用，一套用于保管封存。盤盒表面注明內(nèi)容標題、文件格式、移交單位等。刻錄后的光盤按《電子檔案管理規(guī)定》規(guī)定管理。

為保證光盤刻錄的質(zhì)量，并確保光盤及其數(shù)碼照片信息長期保存，數(shù)碼照片檔案保管必須注意以下幾點：1.注意選用檔案專用光盤或品牌好的光盤刻錄，并使用帶有“校驗”功能的刻錄軟件進行光盤刻錄，這些軟件能自動檢查光盤上的資料是否正確；2.光盤的標簽應粘貼在光盤包裝物上，不能直接在光盤上寫字或粘貼標記，以免化學物質(zhì)滲透光盤的保護層損害光盤數(shù)據(jù)層。墨水等書寫材料可能存有損害光盤的溶劑，鉛筆里的石墨回影響光盤的閱讀。3.光盤要遠離強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離，環(huán)境溫度應控制在17℃～25℃，相對濕度應控制在35%～50%，以減緩光盤退化，并防止霉菌滋生；4.注意操作規(guī)范化。如果觸摸光盤應帶綿制手套裸露手指不應觸到光盤的反射面；5.認真作好數(shù)碼照片檔案讀取設備的檢查和維護。光盤存儲的數(shù)碼照片檔案信息只能通過計算機處理和閱讀，這就要求檔案管理部門對有關(guān)計算機等設備和軟件使用情況及時進行登記，如果讀取設備或軟件過時了，光盤存貯的信息要及時復制和遷移。光盤每四年轉(zhuǎn)存一次，從而保證數(shù)碼照片檔案信息長期、有效地保存。

四、結(jié)語

照片檔案是國家機關(guān)、社會組織以及個人從事各種活動形成的對國家和社會有保存價值的并按一定原則和方法加工整理，集中保管起來的各種照片（包括底片和文字說明），是各單位檔案的重要組成部分。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展、數(shù)碼照相機的普及和廣泛應用，用照片記錄現(xiàn)實、反映歷史也顯得越來越重要，也越來越普遍。數(shù)碼照片時代與傳統(tǒng)紙質(zhì)照片時代有很大的差別，過去都是有底片照片，而現(xiàn)在的數(shù)碼照片都沒有底片；原本一年只有幾十張照片，而現(xiàn)在需要存檔的每年有幾百張；照片檔案整理過程環(huán)節(jié)很多，非常繁瑣，單純依靠人工整理，需要幾天，甚至幾個星期，花費很多精力。今天數(shù)碼照片的普及速度正以令人瞠目的速度增加著，數(shù)碼照片以其即拍即現(xiàn)、方便共享等特點為人喜愛。然而，數(shù)碼照片不如傳統(tǒng)感光照片那樣可靠，檔案工作者為照片檔案管理制定管理規(guī)范及數(shù)碼照片的管理要求，是新時期檔案工作的需要，在數(shù)碼照片的管理與實踐中進行深入思考與探討，形成了比較滿意的管理模式。

【參考文獻】

[1]王遦編.現(xiàn)代企業(yè)文件與檔案工作使用教程[M].北京：中國人民大學出版社，1999