淺論臨床學院中數(shù)碼照片檔案的管理

陳瑤

淺論臨床學院中數(shù)碼照片檔案的管理

陳瑤

目的數(shù)碼照片目前已經(jīng)成為重要的檔案資源，本文結合臨床學院實際，圍繞如何做好數(shù)碼照片的歸檔與管理工作進行初步探討。

臨床學院；數(shù)碼照片；管理

臨床學院的教學檔案是指在臨床教學活動中形成的具有保存價值、真實記錄臨床學院本科生、研究生、住院醫(yī)師規(guī)范化培訓等教學活動、學院教學管理、教師教學科研等活動的文字圖表、照片、錄音帶、錄像帶等教學文件材料，照片檔案是其中一種最直觀、最真實的檔案材料，在檔案管理里占有重要地位。近年來，隨著數(shù)字技術的飛速發(fā)展，數(shù)碼相機越來越普及，數(shù)碼照片已經(jīng)逐步取代了傳統(tǒng)相機拍攝的膠卷相片。由于數(shù)碼相機的易用性，隨之產(chǎn)生的數(shù)碼照片數(shù)量也不斷增加，如何加強管理，怎樣收集、整理和保存這些數(shù)碼照片成為檔案管理人員面臨的新課題。

1 數(shù)碼照片資料的收集

什么是數(shù)碼照片。一般情況下，通過數(shù)碼相機或者掃描儀等取得的，存儲在磁盤、光盤等數(shù)字載體上，需要通過計算機系統(tǒng)來讀取、處理，可以在網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖形文件稱為數(shù)碼照片。而單位機構、社會組織或個人在活動中形成的具有保存價值的數(shù)碼照片稱為數(shù)碼照片檔案。

數(shù)碼照片檔案管理工作的基礎和起點從數(shù)碼照片的收集開始，臨床學院在教學、管理等活動過程中直接形成的具有保存價值的數(shù)碼照片都要進行收集。

福建醫(yī)科大學附屬第一醫(yī)院作為醫(yī)科大學的臨床學院，負責本科生、研究生及住院醫(yī)師規(guī)范化培訓生在本院的教育培養(yǎng)工作，同時開展本院醫(yī)師繼續(xù)醫(yī)學教育工作，結合本院教學工作實踐經(jīng)驗，初步制定臨床學院數(shù)碼照片檔案的收集范圍大致如下。

①學院重大活動與對外交流方面：如教學評估、各類教學工作會議、上級領導來院檢查工作、其他單位來院交流學習、本院領導出訪參加重大教學交流活動的數(shù)碼照片。

②學院日常教學科研方面：如開學式、畢業(yè)典禮、講課比賽、學生崗前培訓、技能培訓、學術講座、教育教學改革課題研究、本院主辦的學術會議等活動的數(shù)碼照片。

③學院榮譽方面：如學院的優(yōu)秀人物評選活動、學院在各類教學、競賽等活動中獲得榮譽的數(shù)碼照片。

④學院建設方面：如學院建筑物、風光、教學場館、會議室、教室、教學設備等的數(shù)碼照片。

⑤學生活動方面：如學生參加技能競賽、新年晚會、藝術節(jié)、運動會等文體活動的數(shù)碼照片。

⑥其他具有保留價值的照片：如畢業(yè)生合影、學生重要社團活動、本院主辦的各類學習班學員的合影等。

2 數(shù)碼照片的整理程序

數(shù)碼照片收集來以后，應及時進行整理。整理工作是檔案管理環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)，它直接決定日后檔案利用質量的好壞。

2.1數(shù)碼照片的鑒定篩選

數(shù)碼照片收集來后應進行認真鑒定與篩選，在全面的基礎上保存“精品”，以確保內容真實、可靠，在鑒定篩選時應注意以下幾個方面。

①應選擇重要的、有代表性、有查考利用價值、能反映事物全貌、活動的整個進程和結果的照片進行歸檔。

②數(shù)碼照片的收集數(shù)量可以略多于紙質照片檔案。一般情況下，同一角度同一場景的照片只收集一張，對反映同一內容的若干數(shù)碼照片，一個專題選擇5～10張即可。

③應選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁的照片進行歸檔，為提高畫面質量、增強麗面效果的后期處理除外。推薦單張數(shù)碼照片容量大小不應超過3MB，分辨率在300萬像素以上。

④目前數(shù)碼照片的格式主要有RAW、JEPG、TIFF等幾種，在保存數(shù)碼照片檔案時，應將照片轉換成JEPG或TIFF格式，并保證分辨率不變和EXIF信息不丟失。

⑤應對照片附加文字說明，反映數(shù)碼照片的主要內容。說明應包含以下六個要素：時間、地點、人物、事由、背景、攝影者，并對每張照片的具體情況如人物姓名、職務、行為等進行說明。

2.2數(shù)碼照片檔案分類編號

(1)數(shù)碼照片在進行歸檔前，應確定其保管期限。根據(jù)照片的價值，保管期限分為永久和定期，定期的一般定為30年。

(2)對數(shù)碼照片檔案進行分類存儲。應在計算機硬盤中建立“照片檔案”總文件夾，在該文件夾下按保管期限設立“永久”和“定期”兩個文件夾，按不同保存期限，在相應文件夾下按照片形成年度建立子文件夾。同一年度文件夾內按不同事件分別建立組文件夾，組文件夾的命名為該組數(shù)碼照片主要內容或者事件，將同一事件、活動、會議等聯(lián)系密切的一組數(shù)碼照片存放在同一組文件夾里，按時間或重要程度排列。

(3)數(shù)碼照片檔案的編號按保管年限+年度+組號+張?zhí)柛袷竭M行。在本院，永久保存的照片用“Y”代表、定期保存的照片用“D”代表；年度為四位阿拉伯數(shù)字(如2010)；組號用四位阿拉伯數(shù)字代表，在同一年度內的組從“1”開始順序編號，不足四位的在前補“0”；張?zhí)枮樗奈话⒗當?shù)字，同一組內數(shù)碼照片從“1”開始順序編號，不足四位的在前補“0”。如本單位2010年七年制醫(yī)學生崗前培訓數(shù)碼照片，保存期限為永久，選取7張歸檔，屬于2010年歸檔數(shù)碼照片中第11張順序起，數(shù)碼照片名為Y201000030011.jpg- Y201000030017.jpg。

3、編制數(shù)碼照片檔案文件級目錄

為實現(xiàn)數(shù)碼照片檔案的統(tǒng)一管理與檢索，應編制數(shù)碼照片檔案文件級目錄。目錄編制以張為單位，項目包括：全宗號、照片名、拍攝者、拍攝時間、保管期限、數(shù)碼照片目錄號、盤號、數(shù)碼照片號、備注等。

3 數(shù)碼照片檔案的光盤刻錄與歸檔

數(shù)碼照片整理后應及時刻錄到光盤并歸檔，具體要求如下：

①應將數(shù)碼照片文件夾、數(shù)碼照片文件級目錄、光盤說明文件刻錄到光盤中。按不同年度將照片刻錄到不同的光盤中。

②應采用質量好的只讀式光盤做為數(shù)碼照片的存儲載體，并脫機保存。一張光盤為一個案卷保管單位，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

③刻制好的光盤應裝入光盤專用包裝盒，包裝盒封面內容與光盤說明文件內容相同，存放在常溫、于燥、無陽光直射的地方，并注意不可在上壓重物。

綜上述所述，面對數(shù)碼照片檔案這一新型檔案的管理，需要不斷探索，總結出合理、科學的管理模式，以達到數(shù)碼照片檔案安全長效地保管，并得到有效的利用。

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