對(duì)文書檔案的科學(xué)化管理的對(duì)策探討

周青

摘要：文書檔案的管理隨著社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的要求越發(fā)重要，然而傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的發(fā)展。所以對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)化管理勢(shì)在必行。本文從文書檔案科學(xué)化管理的內(nèi)涵入手，詳細(xì)分析了當(dāng)前文書檔案管理中的問題，并有針對(duì)性地提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文書檔案；科學(xué)化管理；問題；對(duì)策

1 引言

文書檔案是企事業(yè)單位行政管理或黨務(wù)工作中產(chǎn)生的各類文件的總稱。文書檔案記錄、反映著企事業(yè)單位日常從事的各類活動(dòng)，并成為企事業(yè)單位日后工作中的歷史資料及重要憑證。文書檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，目前面臨著許多問題。為保證文書檔案管理工作的順利開展，進(jìn)一步提高文書檔案管理的工作效率，必須結(jié)合文書檔案的特點(diǎn)，采取科學(xué)的、創(chuàng)新的管理方式，不斷提升管理水平，使文書檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展中真正地發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

2 文書檔案科學(xué)化管理的內(nèi)涵

傳統(tǒng)的文書檔案管理主要靠人工歸檔，檔案收集、儲(chǔ)存過程中很可能出現(xiàn)遺漏或者丟失，后期檔案查閱時(shí)也十分不便。為方便文書檔案儲(chǔ)存、分類、查詢等，在文書檔案管理中引入高科技變得十分關(guān)鍵。計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步為文書檔案管理工作提供了一個(gè)新的發(fā)展契機(jī)。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案分類存儲(chǔ)，并建立互聯(lián)互通的查詢網(wǎng)絡(luò)，極大地提高了文書檔案管理工作的效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于文書檔案管理，使得傳統(tǒng)的紙版文書檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，利用信息技術(shù)形成的文書檔案管理系統(tǒng)，在文書檔案的存儲(chǔ)、檢索、修改、打印、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)中大大提高了效率和質(zhì)量。

信息技術(shù)的發(fā)展，使得存儲(chǔ)載體不僅限于計(jì)算器、移動(dòng)硬盤、U盤等設(shè)備，其出現(xiàn)使得文件的存儲(chǔ)、傳遞變得更加簡(jiǎn)便，而且移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備受外部影響小，具有很高的穩(wěn)定性。

3 當(dāng)前文書檔案管理中的問題

雖然文書檔案管理在企事業(yè)單位的發(fā)展中起著舉足輕重的作用，然而，由于對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不夠，目前許多單位的文書檔案管理工作仍存在許多問題。其一，對(duì)文書檔案管理工作的重視不夠，沒有專業(yè)的管理人員。因?yàn)椴]有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，目前，許多單位缺乏文書檔案管理的專業(yè)人員，多由其他工作人員兼任。管理人員本身專業(yè)性不高，對(duì)文書檔案管理工作沒有系統(tǒng)性的了解，加之，兼任其他工作，在文書檔案管理中投入的時(shí)間、精力也大大縮減，在管理工作中很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤或者遺漏。如：文書檔案歸檔不及時(shí)、分類不明晰、材料真?zhèn)坞y辨等；其二，實(shí)際工作中，許多單位將文書和檔案進(jìn)行分別管理，使得文書工作與檔案工作脫節(jié)，致使出現(xiàn)公文格式的不規(guī)范，文件處理的不恰當(dāng)?shù)葐栴}；其三，其他單位的不配合。實(shí)際工作中，許多部門出于種種原因，不愿將需要統(tǒng)一歸檔的文件交送管理人員統(tǒng)一處理，或者一些部門將需要?dú)w檔的文件遺失，這些都給文書檔案管理工作帶來很多不便。

4 文書檔案科學(xué)化管理的對(duì)策

4.1 加強(qiáng)管理制度建設(shè)

規(guī)范文書管理制度是保證文書管理工作正常有序開展的必要前提。文書檔案管理制度的建立，不但要起到規(guī)范文書檔案管理人員工作行為的作用，還應(yīng)對(duì)整個(gè)單位起到一種宣傳、規(guī)范、約束的作用，提高單位工作人員對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與支持，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

4.2 實(shí)現(xiàn)文書檔案一體化

具體來說，文書是指企事業(yè)單位或社會(huì)團(tuán)體在進(jìn)行事務(wù)交流中產(chǎn)生的各種文字、圖片、聲音等的記錄材料。檔案則是指企事業(yè)單位或社會(huì)團(tuán)體從事各項(xiàng)活動(dòng)所形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。文書檔案相互區(qū)別又相互聯(lián)系。文書檔案一體化是指從文書檔案工作全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成到檔案歸檔的系統(tǒng)管理，確保從文書到檔案的完整性、準(zhǔn)確性。文書處理作為文書檔案管理的第一步，其質(zhì)量的高低直接影響著文書檔案管理工作的整體質(zhì)量。因而，文書檔案一體化的科學(xué)實(shí)施，必須依賴于先期文書處理的規(guī)范化。文書檔案的一體化改革了原先各自為政、重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象，有效地減少了勞動(dòng)成本，提高了勞動(dòng)效率。

4.3 文書檔案數(shù)字化

計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展給文書檔案管理工作帶來了便利。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將紙版文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，并對(duì)其進(jìn)行歸檔、整理、存儲(chǔ)。計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)或者OA辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)，輕松實(shí)現(xiàn)了信息文檔的儲(chǔ)存檢索，大大節(jié)約了手工勞動(dòng)，提高了工作效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)整理、編制文件檔案，將文件檔案的形成時(shí)間、編號(hào)、題目、發(fā)文單位、存放位置進(jìn)行整理，再次查詢利用時(shí)，查閱者可根據(jù)這些內(nèi)容進(jìn)行檢索，提高了檢索的準(zhǔn)確性。并且，計(jì)算機(jī)可以方便地記錄文件檔案的借閱者、借出時(shí)間、歸還時(shí)間、移交信息、銷信息毀等，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化與一體化。

4.4 規(guī)范銜接文書檔案工作

作為文書檔案管理工作的第一步，文件質(zhì)量的高低直接影響著文書檔案管理工作。因而，文書處理的規(guī)范化就成為整個(gè)文書檔案工作規(guī)范化的前提。這就要求文書人員提高職業(yè)素養(yǎng)，注重文書寫作格式，保證文件材料的質(zhì)量。對(duì)文書寫作格式應(yīng)制定一定的標(biāo)準(zhǔn)，例如，對(duì)紙張大小的規(guī)范、對(duì)字體、字號(hào)、行距等的要求，保證歸檔文書在格式上的一致性。并且要規(guī)范文書收發(fā)處理程序，收文、發(fā)文都應(yīng)進(jìn)行及時(shí)登記。文件遺失時(shí)應(yīng)進(jìn)行及時(shí)查找。對(duì)會(huì)議記錄等要進(jìn)行及時(shí)的整理，確保文書資料的完整性。

4.5 加強(qiáng)文書檔案收集工作

各單位因其自身機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)作狀況的不同，在文書管理上的設(shè)置分工也不盡相同。在許多單位，文書管理人員只負(fù)責(zé)處理綜合事務(wù)，各部門的文件由各部門自己管理，按期歸檔到文書管理人員處。在這一過程中，由于各部門缺乏專業(yè)的文書檔案管理人員以及對(duì)此項(xiàng)工作的不重視，很可能造成檔案收集不完整、歸檔混亂甚至遺失等現(xiàn)象。這就要求，文書檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常主動(dòng)地聯(lián)系各業(yè)務(wù)部門，及時(shí)獲取信息，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理好文書歸檔工作，確保資料的完整性與準(zhǔn)確性。另外，由于企事業(yè)單位在運(yùn)行中產(chǎn)生的文件量十分巨大，這就要求文書檔案管理人員在工作時(shí)，要能夠分清主次，有效歸類，對(duì)關(guān)系到企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的重點(diǎn)文件進(jìn)行特殊保管。

4.6 提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)在很大程度上決定著文書檔案管理工作的整體水平。文書檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立終身學(xué)習(xí)的理念，通過自學(xué)或申請(qǐng)外出培訓(xùn)等多種方式，不斷接觸先進(jìn)的文書檔案管理知識(shí)，提高自己的知識(shí)水平和專業(yè)素質(zhì)。并且要學(xué)以致用，將學(xué)到的新知識(shí)、新內(nèi)容與實(shí)際工作緊密結(jié)合，不斷改善、提高文書管理工作。在提高專業(yè)知識(shí)水平的同時(shí)，文書檔案管理人員還應(yīng)注意加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的系統(tǒng)培訓(xùn)，接受先進(jìn)的信息技術(shù)并將其應(yīng)用于文書管理工作中。

5 小結(jié)

總而言之，文書檔案管理工作在企事業(yè)單位的發(fā)展運(yùn)營(yíng)過程中起著不可忽視的作用，必須得到各單位的重視。而對(duì)文書檔案的科學(xué)化管理，成為提高文書檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重點(diǎn)。對(duì)文書檔案管理工作的制度化規(guī)范、對(duì)工作人員的職業(yè)化要求以及先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入都是實(shí)現(xiàn)文書檔案科學(xué)化管理的必要措施。只有采取這些措施，才能保證文書檔案管理工作質(zhì)量的不斷提高，使之在企事業(yè)單位發(fā)展過程中真正發(fā)揮出應(yīng)有作用，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1] 洪靜，曾文芳.論文書檔案的科學(xué)化管理[J].淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013年01期

[2] 朱華.淺談醫(yī)院文書檔案管理和利用[J].黑龍江科技信息，2012年17期

[3] 李建英，嚴(yán)云.淺談高校文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策[J].科教文匯（上旬刊），2014年07期

[4] 劉玉貞.淺析文書檔案科學(xué)化管理[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2013年22期