淺談急救中心檔案的現(xiàn)狀與對策

【摘要】文章就南寧急救醫(yī)療中心的實(shí)際情況，探討在獨(dú)立設(shè)置后，如何迅速開展急救中心檔案管理工作，適應(yīng)新形勢的需要、延續(xù)院前急救醫(yī)療歷史、謀劃中心事業(yè)發(fā)展、服務(wù)中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)，并從建章立制、強(qiáng)化意識、檔案收集多個角度，加快急救中心檔案室建設(shè)進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】急救中心；檔案現(xiàn)狀；對策；創(chuàng)新收集

一、急救中心檔案現(xiàn)狀

（一）歷史悠久，檔案庫存量少

南寧急救醫(yī)療中心于1986年10月成立，是南寧市唯一的專業(yè)性院前急救醫(yī)療機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著南寧轄區(qū)內(nèi)日常醫(yī)療急救、突發(fā)公共事件醫(yī)療救治、120社會聯(lián)動服務(wù)及重大社會活動醫(yī)療保障工作，是全國最早實(shí)行120系統(tǒng)的單位之一。由于在發(fā)展過程中經(jīng)歷獨(dú)立設(shè)置和合并兩個復(fù)雜階段，建設(shè)初期由于大家對檔案管理不夠重視，加上人員少，人手不足等原因，只能應(yīng)付日常工作，無暇顧及檔案管理；建設(shè)中期遇到中心與別的單位合并，合并后僅為一個科室，所以很多院前業(yè)務(wù)和保障醫(yī)療工作的大量檔案材料無法及時收集，致使有價值的檔案流失，造成了保管的檔案數(shù)量較少，不夠全面的局面，制約檔案管理和業(yè)務(wù)工作的開展。

（二）職工的檔案意識淡化

中心不少職工對檔案了解少，認(rèn)識尚淺，認(rèn)為檔案只是承載過去歷史，對現(xiàn)在工作無法起到推動作用。而許多檔案在現(xiàn)實(shí)工作很少使用，尤其是質(zhì)量檢查和上級要求匯報(bào)方面檔案，所以一些職能科室的人員經(jīng)常上報(bào)材料后不打印出紙質(zhì)材料，為了方便自己工作存放在電腦里或者抽屜中，不曾想過這也是記錄本單位的歷史的一部分，是有利用價值的檔案材料。檔案材料無法及時歸檔，影響檔案的系統(tǒng)性和完整性。

（三）檔案室基礎(chǔ)設(shè)施不健全

南寧急救醫(yī)療中心成立以來一直沒有建立檔案室，更沒有庫房，檔案材料都是放在辦公室，沒有整理、分類存放。并且檔案基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)比較落后。設(shè)施嚴(yán)重不足，硬件設(shè)備需要逐漸配齊，消防設(shè)施不完備，電腦設(shè)備老舊需要置換，音像設(shè)備還未添置，防潮防霉防蟲等工作亟待完善，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案材料防護(hù)力度，否則檔案工作無法正常開展，還會給檔案工作造成一定的損失。

（四）職責(zé)不清，責(zé)任不明

一直以來中心沒有成立檔案室，工作人員分工不明確，任務(wù)落實(shí)不到位，疏于對檔案工作的管理，造成檔案材料沒人管理、沒人收集部分形成的檔案材料隨意放置，更沒有進(jìn)行系統(tǒng)歸檔整理，造成檔案材料移交延誤，檔案不完整等現(xiàn)象。

（五）電子檔案信息不足

時代在進(jìn)步，檔案材料應(yīng)該跟上時代的步伐，從過去的紙質(zhì)檔案保存模式，應(yīng)該進(jìn)化到電腦數(shù)據(jù)儲存的過程，由于中心還停留在過去的保存檔案途徑，電子檔案分散在各科室、各個工作人員的電腦中，沒有集中管理，使一些珍貴的電子檔案沒能及時歸檔，遺失了單位許多寶貴的資料。

（六）檔案作用發(fā)揮有限

由于現(xiàn)存的檔案數(shù)量較少，檔案信息不多，特別是急救網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、調(diào)度預(yù)警建設(shè)、大型活動醫(yī)療保障、救護(hù)車管理的等材料沒有收集齊全，未能給目前工作決策提供幫助。加上因檔案基礎(chǔ)工作尚未完善，檔案檢索工具沒有編制完整，檔案查閱不夠方便，開發(fā)利用率低。

二、加強(qiáng)中心檔案管理力度的對策

（一）健全機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任

領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，將檔案上等級達(dá)標(biāo)工作納入中心年度計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，定期研究、定期檢查。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，成立綜合檔案室，設(shè)立專職檔案員。各科室選派熟悉本專業(yè)、有責(zé)任心的人員為兼職檔案員，構(gòu)建檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)。同時將檔案工作和業(yè)務(wù)工作一起落實(shí)、一起抓好，使檔案管理延伸到業(yè)務(wù)工作每個環(huán)節(jié)。

（二）規(guī)范管理，制度保障

急救中心對照《中華人民共和國檔案法》、《廣西壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》等文件精神，建立一系列檔案管理制度，對管理人員職責(zé)、中心的歸檔范圍、保管期限、利用等作出明確的規(guī)定，進(jìn)一步指導(dǎo)檔案工作。特別是歸檔范圍的制定能緊密結(jié)合中心的業(yè)務(wù)情況，在有別于醫(yī)院的基礎(chǔ)上，具有院前急救醫(yī)療特性，符合院前急救醫(yī)療工作職責(zé)要求的歸檔范圍制度，使檔案在收集、分類、管理、利用中做到有章可循、有法可依，為檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、制度化保駕護(hù)航。

（三）舍得投入，改善條件

在檔案的管理上做到庫房、辦公室、閱檔室三室分開。為了改善檔案保管的條件，庫房先后購置鐵皮柜、防盜門、防腐防蟲藥盒、干粉滅火器、切紙打孔機(jī)、空調(diào)、除濕機(jī)、碎紙機(jī)、除塵器、專用電腦和打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)等物品，使檔案室設(shè)施更加合理，達(dá)到檔案保管保護(hù)“八防”要求。

（四）注重教育，增強(qiáng)檔案意識

加大宣傳教育，一是要通過召開會議、舉辦培訓(xùn)班、簡報(bào)、板報(bào)等形式，廣泛進(jìn)行宣傳，及時傳播檔案相關(guān)知識。二是要加強(qiáng)全體職工檔案管理目的、意義、作用認(rèn)識，正確處理檔案管理與日常工作關(guān)系。三是對各科室中層干部及兼職檔案人員進(jìn)行檔案規(guī)范化分類培訓(xùn)，“根據(jù)不同業(yè)務(wù)部門的工作性質(zhì)，有針對性地講解檔案收集、整理等基本方法和操作技能，強(qiáng)化系統(tǒng)思維和檔案意識，提高按檔案法規(guī)進(jìn)行操作的自覺性。”提升檔案管理的專業(yè)水平，確保檔案質(zhì)量。

（五）創(chuàng)新收集形式，豐富檔案內(nèi)容

1.根據(jù)南寧急救醫(yī)療中心發(fā)展過程中的存在獨(dú)立與合并兩個階段，若要收集中心的整個歷史情況，就必須徹底改變過去收集檔案靠“催、等、交”的現(xiàn)象，以極為負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，采取主動出擊的辦法，加強(qiáng)與曾經(jīng)合并的單位聯(lián)系、溝通和協(xié)調(diào)，爭取將中心成立初期，即1986年-1998年期間形成的檔案材料收回中心管理，對于收回的檔案及時進(jìn)行整理、分類、編目、歸檔。

2.保持中心檔案材料的連續(xù)性，豐富檔案館藏?cái)?shù)量，中心發(fā)展過程的中期，即1998年-2013年期間的檔案，由于這個時期形成檔案大部分在合并單位，要收集檔案材料，只能從科室保管的文書資料取材。首先，對原來的檔案材料認(rèn)真鑒別，分類、整理，清理不該歸檔的材料，不屬于歸檔的材料，按有關(guān)規(guī)定銷毀；其次，對不能整理的檔案進(jìn)行搶救性保護(hù)，如復(fù)印原件備查，輸入電腦保存進(jìn)行拷貝：再次，對中心發(fā)展過程的非常重要材料，如協(xié)議書、任命文、上級批文等，積極與合并單位聯(lián)系，復(fù)印原件存檔。

3.中心獨(dú)立設(shè)置后，出臺了檔案收集管理辦法，對科室檔案管理、收集、上交等程序提出詳細(xì)要求。結(jié)合各科室的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，及時下發(fā)檔案收集時間表及歸檔范圍目錄等相關(guān)規(guī)定，各科室每年定期整理檔案目錄上交綜合檔案室審核。中心專職檔案員對照目錄收集歸檔，一些檔案內(nèi)容多、工作量大的科室，則主動下到科室對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并協(xié)助收集檔案，確保檔案能收集齊全、不遺漏。

4.根據(jù)中心功能和任務(wù)定位，著重收集醫(yī)療護(hù)理質(zhì)量、科研教學(xué)工作、大型活動醫(yī)療保健情況、院前急救技能培訓(xùn)、急救呼叫及出車統(tǒng)計(jì)、急救車輛管理、網(wǎng)絡(luò)醫(yī)院建設(shè)情況、院前急救醫(yī)療質(zhì)量控制情況、黨支部及工會開展活動情況、精神文明創(chuàng)建、人才隊(duì)伍建設(shè)等材料，確保中心各項(xiàng)工作材料收集齊全、完整，不斷完善檔案信息、豐富檔案內(nèi)容。

5.創(chuàng)新管理。在收集紙質(zhì)檔案的同時，不忘記收集電子檔案，將電子檔案統(tǒng)一儲存在一臺電腦集中保存，按規(guī)定分類排列、編號管理。很多紙質(zhì)檔案泛黃，發(fā)霉，增加電子檔案的使用頻率，才是檔案保存的長久之策。

（六）開發(fā)檔案，為業(yè)務(wù)工作服務(wù)

為了“全方位、多層次地開發(fā)檔案信息資源”，我們“利用計(jì)算機(jī)軟件建立一套完整、方便、快捷的檔案查詢檢索系統(tǒng)，對全部庫存各類檔案進(jìn)行案卷級和文件級的目錄查詢，除了計(jì)算機(jī)檢索外，檔案室建立《案卷目錄》和《卷內(nèi)目錄》兩套手工檢索工具?！睓n案室撰寫了組織沿革、大事記、職稱文件匯編等為科室查詢歷年工作情況提供方便，切實(shí)將檔案為急救中心當(dāng)前的工作職能和任務(wù)服務(wù)落到實(shí)處，從而達(dá)到檔案資源共享的目的。

三、結(jié)語

檔案管理工作是隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的系統(tǒng)工程，不僅在觀念上要緊跟時代步伐，在工作思路上要創(chuàng)新思維。根據(jù)新任務(wù)、新問題、新情況的變化，不斷改進(jìn)技術(shù)方法和工作措施，探索新途徑，適應(yīng)新形勢的需要，積極推動檔案管理長足發(fā)展，更好地為急救醫(yī)療、培訓(xùn)、科研、保障工作服務(wù)。