探析物業(yè)公司加強(qiáng)內(nèi)部控制的相關(guān)對(duì)策

王怡芳

【摘 要】物業(yè)公司作為第三產(chǎn)業(yè)，即服務(wù)業(yè)的范疇，其經(jīng)營(yíng)宗旨就是為住戶提供服務(wù)，而物業(yè)公司內(nèi)部控制與管理水平的高低不僅能直接反映其自身的服務(wù)水平，還能決定其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展具有十分重要的意義。本文從當(dāng)前物業(yè)公司內(nèi)部控制的現(xiàn)狀與不足入手，進(jìn)一步提出物業(yè)公司加強(qiáng)內(nèi)部控制的具體對(duì)策，以期為今后的物業(yè)內(nèi)部控制與管理工作提供可行的參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】物業(yè)公司；內(nèi)部控制；具體對(duì)策

近幾年來(lái)，隨著我國(guó)房改工作的全面深入，房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，住宅商品化與分配貨幣化程度日益加深，物業(yè)公司也如雨后春筍般蓬勃發(fā)展，其所面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也日趨激烈。內(nèi)部控制是我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行自我管理的一種有效手段，物業(yè)公司應(yīng)遵循企業(yè)共同的發(fā)展方向，不斷加強(qiáng)對(duì)自身的內(nèi)部控制與管理工作，使公司能有效地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)并實(shí)現(xiàn)其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)。

一、當(dāng)前物業(yè)公司內(nèi)部控制的現(xiàn)狀與不足

1.物業(yè)公司缺乏健全的內(nèi)部控制與管理體系

目前我國(guó)大部分物業(yè)公司并沒(méi)有遵循內(nèi)部控制整體框架來(lái)加強(qiáng)公司的經(jīng)營(yíng)管理，使得公司的經(jīng)營(yíng)約束能力很低。一方面，物業(yè)公司的組織結(jié)構(gòu)不規(guī)范，存在崗位職能重疊現(xiàn)象，甚至存在一崗兼多職的情況，造成相關(guān)職責(zé)不清尤其是對(duì)于重點(diǎn)崗位的監(jiān)管不到位；另一方面，根據(jù)職責(zé)權(quán)限完成審批的流程不規(guī)范，一些公司在開展經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)時(shí)還出現(xiàn)漏審補(bǔ)審情況，使得出現(xiàn)問(wèn)題后員工相互推卸責(zé)任。此外，物業(yè)公司的實(shí)物資產(chǎn)管理與資金管理制度不夠規(guī)范，使得資產(chǎn)的人為損壞、被私自挪用等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.物業(yè)公司缺少科學(xué)的全面預(yù)算管理機(jī)制

全面預(yù)算作為指引現(xiàn)代企業(yè)資產(chǎn)合理運(yùn)轉(zhuǎn)與使用的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其在進(jìn)行預(yù)算編制的過(guò)程中，編制的合理性與可行性均會(huì)在一定程度上對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制效果產(chǎn)生影響。盡管一部分物業(yè)公司建立了財(cái)務(wù)預(yù)算制度，但在預(yù)算管理方面規(guī)范性不足，使得物業(yè)公司在進(jìn)行編制預(yù)算時(shí)面臨許多棘手問(wèn)題。大多數(shù)物業(yè)公司沒(méi)有對(duì)內(nèi)部預(yù)算展開科學(xué)的評(píng)價(jià)及分析，導(dǎo)致公司在完成預(yù)算執(zhí)行時(shí)，資金的使用效率不高，進(jìn)而造成預(yù)算內(nèi)容與實(shí)際資金使用情況出現(xiàn)偏差。

二、物業(yè)公司加強(qiáng)內(nèi)部控制的具體對(duì)策

1.提高公司全員對(duì)內(nèi)部控制的重視

首先，物業(yè)公司必須要讓全體員工明白，物業(yè)公司的業(yè)務(wù)范圍并不只是純粹的物業(yè)管理，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，物業(yè)公司的經(jīng)營(yíng)范圍將逐漸擴(kuò)大，且公司面臨的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)逐漸增多，在這樣的激烈競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，物業(yè)公司若想尋求長(zhǎng)穩(wěn)的發(fā)展，則必須依靠健全與完善公司內(nèi)部控制與管理體系來(lái)實(shí)現(xiàn)。

其次，物業(yè)公司要建立各項(xiàng)規(guī)章制度與崗位職責(zé)。物業(yè)公司要根據(jù)所特有的經(jīng)營(yíng)管理流程來(lái)制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)流程的控制，有效防止流程錯(cuò)亂的現(xiàn)象；建立業(yè)務(wù)流程的評(píng)價(jià)考核制度，及時(shí)糾正業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)的疑難問(wèn)題，不斷改進(jìn)流程控制制度，使每個(gè)工作環(huán)節(jié)有章可循，降低公司的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。

最后，物業(yè)公司要用內(nèi)部控制制度規(guī)范員工的行為，讓全體員工熟悉公司的品牌文化、熟悉公司的標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)操作流程，定期組織員工參與公司的內(nèi)控宣教會(huì)議，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)員工的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)及思想政治教育，提升員工綜合素質(zhì)。建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于日常業(yè)務(wù)活動(dòng)表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予相應(yīng)的薪酬獎(jiǎng)勵(lì)，增加員工的自我歸屬感，提升員工對(duì)公司的忠誠(chéng)度。

2.全面健全與完善公司內(nèi)部控制與管理體系

物業(yè)公司健全與完善公司內(nèi)部控制與管理體系，可以從三個(gè)方面入手。

首先，公司需要按照國(guó)家法律法規(guī)來(lái)改進(jìn)與規(guī)范內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，定期對(duì)公司現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，完善公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置；在公司管理層下設(shè)幾個(gè)職能機(jī)構(gòu)，分別負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、行政管理以及業(yè)務(wù)拓展等工作，同時(shí)做好不相容崗位的分離制度與定期輪崗制度，實(shí)現(xiàn)相互制約的工作機(jī)制，最大程度的降低舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

其次，物業(yè)公司應(yīng)編制日常業(yè)務(wù)授權(quán)審批制度，并進(jìn)一步規(guī)范審批流程，明確公司審核人、審批人的具體工作業(yè)務(wù)與審批資金限額，從而使審批流程的各工作人員在公司日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中能夠遵循既定的業(yè)務(wù)與流程完成授權(quán)審批工作；譬如，從申請(qǐng)審批階段需要按照部門審核到領(lǐng)導(dǎo)審核的方式完成審核，隨后根據(jù)公司的審批流程辦理，最終交由相關(guān)的審核人員進(jìn)行最后的核對(duì)，使日常業(yè)務(wù)辦理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。

最后，物業(yè)公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本公司實(shí)物資產(chǎn)及貨幣資金的管理力度，確保資產(chǎn)的完整性，最大程度發(fā)揮資產(chǎn)使用效能，通過(guò)實(shí)行集權(quán)式管理，明確公司縱向各個(gè)管理部門之間的權(quán)責(zé)關(guān)系；建立合理的財(cái)務(wù)保管制度和定期盤點(diǎn)控制等方面的制度，防止公司內(nèi)部出現(xiàn)資金濫用現(xiàn)象，同時(shí)借助閑散資金為公司謀取短期資金收益；通過(guò)現(xiàn)金收入日?qǐng)?bào)表的方式，登記物業(yè)費(fèi)的收繳、地下車庫(kù)泊位費(fèi)、臨時(shí)停車費(fèi)及廣告租賃費(fèi)等收入項(xiàng)目，并對(duì)這些收入進(jìn)行跟蹤結(jié)算，實(shí)現(xiàn)公司現(xiàn)金流的常態(tài)化監(jiān)管，以保證資金安全。

3.制定適合公司發(fā)展的全面預(yù)算管理機(jī)制，加強(qiáng)成本、費(fèi)用控制

在制定全面預(yù)算管理機(jī)制的過(guò)程中，物業(yè)公司需要從本公司自身經(jīng)營(yíng)狀況出發(fā)，并在符合管理決策的前提下，將計(jì)劃實(shí)施項(xiàng)目數(shù)量、計(jì)劃投入金額等內(nèi)容制作成報(bào)告，為公司在今后的經(jīng)營(yíng)管理中的總體活動(dòng)提供參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)公司的平穩(wěn)發(fā)展。在此基礎(chǔ)之上，物業(yè)公司應(yīng)積極建立科學(xué)合理的預(yù)算組織機(jī)構(gòu)，并健全預(yù)算管理體制，在實(shí)行全面預(yù)算環(huán)節(jié)中，把公司的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)分解成若干個(gè)具體的小目標(biāo)，并將其發(fā)放到公司的各個(gè)職能部門當(dāng)中，進(jìn)而讓每一位員工都能參與到公司的預(yù)算執(zhí)行工作中。同時(shí)，將各個(gè)職能部門的具體目標(biāo)作為考評(píng)的前提條件，對(duì)于未達(dá)到預(yù)算或超出預(yù)算的職能部門采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。

物業(yè)作為勞動(dòng)密集型行業(yè)，其在安保、清潔、綠化以及維修等方面所需要的人工成本與材料成本，大約占公司成本的 60-70%，因此，物業(yè)公司必須提高成本管理意識(shí)。公司不僅要通過(guò)人力資源手段對(duì)內(nèi)部崗位進(jìn)行合理優(yōu)化，減少不必要的勞動(dòng)力成本，還要對(duì)材料所需的成本費(fèi)用進(jìn)行控制。在材料的采購(gòu)上，貨比三家，按需采購(gòu)，盡可能降低材料成本；在材料的管理上，制定管理制度，規(guī)范領(lǐng)用流程，定期清點(diǎn)材料的庫(kù)存情況，從而降低成本；對(duì)材料總量進(jìn)行控制，嚴(yán)格測(cè)定各種材料耗用定額，減少材料定額的消耗，實(shí)現(xiàn)材料費(fèi)用的控制。在間接費(fèi)用的控制上，可從提升工作效率和降低消耗水平兩方面入手，以月度為單位編制費(fèi)用指標(biāo)，其中經(jīng)營(yíng)費(fèi)用與管理費(fèi)用項(xiàng)目較多，對(duì)于有定額的費(fèi)用則按定額進(jìn)行控制，對(duì)于無(wú)定額的費(fèi)用則按各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算進(jìn)行控制。endprint

4.加強(qiáng)對(duì)外包服務(wù)的招投標(biāo)控制

目前，許多物業(yè)公司為了降低成本，提高服務(wù)管理水平，規(guī)避用工風(fēng)險(xiǎn)，選擇采用按條線（保潔、安保、綠化）等業(yè)務(wù)外包的模式來(lái)運(yùn)作。在業(yè)務(wù)外包的過(guò)程中，物業(yè)公司一般會(huì)采取招投標(biāo)的方式來(lái)選擇專業(yè)化服務(wù)外包企業(yè)。在業(yè)務(wù)外包招投標(biāo)時(shí)，物業(yè)公司可能會(huì)面臨一些風(fēng)險(xiǎn)，例如在進(jìn)行投標(biāo)報(bào)價(jià)的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)計(jì)算不精確、多項(xiàng)或漏項(xiàng)情況，投標(biāo)報(bào)價(jià)方法運(yùn)用不當(dāng)，存在投標(biāo)報(bào)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)；在一部分要求前期帶資數(shù)額較大的外包項(xiàng)目上，會(huì)出現(xiàn)資金儲(chǔ)備不足，資金周轉(zhuǎn)困難的情況，存在資金風(fēng)險(xiǎn)等。

針對(duì)物業(yè)公司外包服務(wù)招投標(biāo)存在的風(fēng)險(xiǎn)，公司需要對(duì)參與招標(biāo)的單位進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，加強(qiáng)招投標(biāo)部門與公司項(xiàng)目管理部門的協(xié)作，使招投標(biāo)價(jià)格能夠全面的反映當(dāng)前的市場(chǎng)整體價(jià)格，尤其是能夠反映在勞動(dòng)力的配置與人工成本費(fèi)用方面的整體水平。在確定了外包服務(wù)項(xiàng)目和相關(guān)的承包商后，公司需要對(duì)外包服務(wù)的具體內(nèi)容進(jìn)行明確，即制定外包合同或服務(wù)協(xié)議，在合同中明確雙方關(guān)系的評(píng)估指標(biāo)，包括合同的期限、外包所需的成本、外包服務(wù)的質(zhì)量要求、對(duì)外包的監(jiān)督管理控制的權(quán)限等方面的指標(biāo)，這些指標(biāo)明確之后，發(fā)包企業(yè)必須為對(duì)應(yīng)的指標(biāo)確定目標(biāo)值。同時(shí)，在雙方簽訂的合同中，不僅要有雙方財(cái)務(wù)外包的具體內(nèi)容、成本、完工期限及雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容，還需要結(jié)合所外包項(xiàng)目的性質(zhì)，針對(duì)可能存在的問(wèn)題加以闡明。必要時(shí)可通過(guò)非保險(xiǎn)或合同轉(zhuǎn)移方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，或通過(guò)與保險(xiǎn)公司簽訂保險(xiǎn)協(xié)議的方式，獲取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)賠償。

綜上所述，當(dāng)前物業(yè)公司內(nèi)部控制存在的不足表現(xiàn)為缺乏健全的內(nèi)部控制與管理體系、缺少科學(xué)的全面預(yù)算管理機(jī)制等方面。針對(duì)這些問(wèn)題，物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高公司全員對(duì)內(nèi)部控制的重視，全面健全與完善公司內(nèi)部控制與管理體系，并從本公司自身經(jīng)營(yíng)狀況出發(fā)制定適合自身的全面預(yù)算管理機(jī)制，從而最大程度的發(fā)揮內(nèi)部控制與管理的作用，提升公司的整體市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

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