中小企業(yè)信息化的風(fēng)險及防范措施

喻宇

摘 要：中小企業(yè)信息化建設(shè)是我國信息化發(fā)展戰(zhàn)略的重要環(huán)節(jié)，也關(guān)系著中小企業(yè)生存發(fā)展的關(guān)鍵。本文嘗試總結(jié)當(dāng)前中小企業(yè)在信息化建設(shè)進(jìn)程中遇到的困境，并分析中小企業(yè)信息化所面臨的風(fēng)險，結(jié)合中小企業(yè)的實(shí)際情況，提出有效的風(fēng)險控制措施。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；信息化；風(fēng)險

一、研究背景

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場競爭日益激烈，許多企業(yè)開始尋找成本更低、效益更高的發(fā)展方式。同時，由于跨行業(yè)經(jīng)營成本偏高、市場細(xì)分基本完成，企業(yè)需要有針對性的經(jīng)營管理戰(zhàn)略來適應(yīng)特殊的經(jīng)營環(huán)境。在走出金融危機(jī)的陰影之后，中小企業(yè)開始尋求從“粗放式”發(fā)展戰(zhàn)略向“集約式”發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變，試圖在市場細(xì)分、競爭加劇的背景下實(shí)現(xiàn)跨越式的獨(dú)特發(fā)展模式。在實(shí)現(xiàn)“集約式”發(fā)展戰(zhàn)略中，企業(yè)信息化建設(shè)是有力的抓手。

企業(yè)信息化建設(shè)是指企業(yè)在合理運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，通過對信息資源的深度開發(fā)和整合，提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策的效率和質(zhì)量，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)競爭力的過程。判斷信息化程度的重要指標(biāo)是信息化深度，它主要考察企業(yè)在信息化基礎(chǔ)應(yīng)用、關(guān)鍵應(yīng)用、整合與優(yōu)化應(yīng)用及戰(zhàn)略應(yīng)用四個階段上的發(fā)展進(jìn)度，越高級的發(fā)展階段意味著越成熟越深入的信息化。

根據(jù)相關(guān)研究機(jī)構(gòu)的調(diào)查，自2008年金融危機(jī)之后，我國中小企業(yè)的企業(yè)信息化覆蓋面迅速擴(kuò)大，無信息化的中小企業(yè)比例由2008年的19.8%下降至8.8%，企業(yè)信息化一直是我國信息化發(fā)展中非常重要的一環(huán)。中小企業(yè)占我國企業(yè)的99%，其信息化建設(shè)尤其重要。從現(xiàn)實(shí)狀況來看，我國中小企業(yè)的信息化狀態(tài)總體上處于由基礎(chǔ)應(yīng)用與關(guān)鍵應(yīng)用向整合優(yōu)化擴(kuò)張的階段。雖然高端信息化企業(yè)比較少，但絕大部分已經(jīng)開始信息化建設(shè)，且開始產(chǎn)生效益，隨著企業(yè)自身戰(zhàn)略的變化和參與市場競爭的能力提高，突破初級階段進(jìn)入高級應(yīng)用階段的比例將不斷增加。

當(dāng)前，我國中小企業(yè)信息化仍存在資金不足、信息化解決方案單一、信息化功能模塊整合度低和人才匱乏等問題，阻礙了中小企業(yè)信息化的發(fā)展。此外，由于歷史狀況、自然環(huán)境、社會綜合因素的差異，我國華東、華北、華中、華南和西南五大片區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r存在顯著地差異。鑒于種種問題存在，分析風(fēng)險并提出防范對策將有助于中小企業(yè)信息化的發(fā)展。

二、中小企業(yè)信息化的風(fēng)險

信息化風(fēng)險的生成機(jī)理較為復(fù)雜，一方面由信息化的無疆界特征、低成本特征、開放性特征和匿名性特征等所決定；另一方面由安全生產(chǎn)事故、網(wǎng)絡(luò)攻擊、信息、數(shù)據(jù)的修改和丟失等外部因素產(chǎn)生。表現(xiàn)較為突出的有以下幾類。

1.企業(yè)意識風(fēng)險

近十年來的信息化實(shí)踐表明，信息化的阻力不僅產(chǎn)生于技術(shù)，也產(chǎn)生于企業(yè)文化和員工意識的慣性。在信息化前后，企業(yè)需要為信息化的實(shí)施監(jiān)理文化基礎(chǔ)。有效的企業(yè)信息化需要和企業(yè)文化相協(xié)調(diào)，然而，企業(yè)文化越強(qiáng)烈，文化慣性和員工傳統(tǒng)意識就越根深蒂固，由此導(dǎo)致新觀念難以占據(jù)主導(dǎo)地位，信息化的效果也因此而大打折扣，因此信息化風(fēng)險越大。

2.制度風(fēng)險

中小企業(yè)信息化建設(shè)需要有配套的企業(yè)制度予以保證實(shí)施，這樣才能發(fā)揮信息化的最大效用。在建設(shè)信息系統(tǒng)的過程中，舊的企業(yè)制度由于與新生事物不相容，對信息建設(shè)會產(chǎn)生阻礙作用，因此需要對舊的企業(yè)制度做出變革和修訂。在這一修訂過程中，難免會遇到既得利益者的阻礙，這是制度風(fēng)險的表現(xiàn)之一。其二是在制定新的企業(yè)制度時，由于考慮不周全，操作性不強(qiáng)，新制定的企業(yè)制度仍舊會影響到信息化建設(shè)。

3.組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險

隨著企業(yè)信息化的推進(jìn)，新的信息技術(shù)和管理理念逐漸與舊的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)不相適應(yīng)。企業(yè)信息化建設(shè)除了覆蓋企業(yè)各個職能部門外，還設(shè)計企業(yè)之外的供應(yīng)鏈、營銷渠道等系統(tǒng)，因此在設(shè)計各部門職能的過程中，需要綜合考慮到內(nèi)外狀況，將企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理和外部發(fā)展有機(jī)統(tǒng)一到信息系統(tǒng)中。在這一過程中，會遇到職能部門參與度不足甚至抵觸等情況，嚴(yán)重影響信息化效率。

4.管理風(fēng)險

信息化首先是一個管理問題，其次才是技術(shù)問題。信息技術(shù)和管理方式的不斷進(jìn)步，使企業(yè)的經(jīng)營管理理念發(fā)生了根本性的變化。從當(dāng)前的信息化實(shí)踐看，大多數(shù)中小企業(yè)在實(shí)施信息化時，將重點(diǎn)放在信息化代替手工作業(yè)的層面上，而忽略了最核心的管理理念。要建設(shè)好企業(yè)信息化，就要深入改革企業(yè)管理理念，而在改革的過程中，必然會觸及管理層和員工層等多方面的利益，這也是管理風(fēng)險的所在。

5.技術(shù)風(fēng)險

雖然信息化的重點(diǎn)是管理，但信息技術(shù)是實(shí)施信息化建設(shè)的首要條件，沒有信息技術(shù)，信息化也就無從談起。企業(yè)信息化的技術(shù)風(fēng)險主要包括兩個方面。一是技術(shù)過時風(fēng)險。信息技術(shù)發(fā)展非常迅速，信息化解決方案的新陳代謝速度比較快，市場上會同時存在新舊版本的解決方案。企業(yè)若選擇較便宜的舊版，則未來可能面臨系統(tǒng)更換升級的需要。二是信息安全風(fēng)險。信息安全需要較強(qiáng)的信息技術(shù)作為支撐，在全面分析系統(tǒng)漏洞的基礎(chǔ)上建立防火墻等安全程序。若是企業(yè)信息技術(shù)實(shí)力不足，則企業(yè)可能面臨著信息泄露、系統(tǒng)崩潰等風(fēng)險。

6.道德風(fēng)險

道德風(fēng)險廣泛存在于各類企業(yè)中，其主要表現(xiàn)是企業(yè)員工為了實(shí)現(xiàn)自身利益最大化而做出損害企業(yè)和其他員工利益的行為。在信息化建設(shè)中，這種道德風(fēng)險尤其嚴(yán)重。由于在信息化平臺上，企業(yè)的日常賬款收支和經(jīng)營決策的制定都通過信息系統(tǒng)來完成，這就給執(zhí)行人員提供了便利的條件，既充當(dāng)出納，又充當(dāng)會計，既充當(dāng)決策者，又充當(dāng)執(zhí)行者。各職能之間若沒有嚴(yán)格的隔離措施，則執(zhí)行人員容易同時控制兩個以上的業(yè)務(wù)流程，從中牟利。

三、中小企業(yè)信息化風(fēng)險防范的措施

1.提高對信息化的認(rèn)識

目前各個企業(yè)對信息化的認(rèn)識仍然不足，僅僅以技術(shù)的角度去看待信息化，而忽略了管理的重要性。首先是領(lǐng)導(dǎo)層，領(lǐng)導(dǎo)層對信息化的認(rèn)識將在很大程度上決定信息化實(shí)施的進(jìn)度和效果，而員工則是具體參與到信息化的過程中，是信息化成果的直接使用者，員工是否認(rèn)可信息化、是否勝任信息化系統(tǒng)，直接影響到經(jīng)營管理的效果。因此，提高企業(yè)對信息化的認(rèn)識非常重要。

2.完善管理體制

信息化是一場管理方式與管理理念的革命，要用管理的思想來指導(dǎo)整個信息化建設(shè)進(jìn)程，用發(fā)展的眼光來看待信息化變革，遵循企業(yè)整體利益最大化的原則來指導(dǎo)企業(yè)各職能部門信息化建設(shè)及整合，充分調(diào)動每個職能部門的活力與創(chuàng)造力，將各部門的業(yè)績?nèi)诤系揭粋€整體中，以整體來指導(dǎo)局部。

3.健全組織結(jié)構(gòu)

組織結(jié)構(gòu)的核心在于對工作任務(wù)如何進(jìn)行分工、分組和協(xié)調(diào)合作。合理的組織結(jié)構(gòu)對企業(yè)的良性發(fā)展具有重要價值，一方面可以人盡其才，將個人的優(yōu)勢徹底發(fā)揮出來，另一方面可以控制道德風(fēng)險，防止內(nèi)部員工舞弊行為，保護(hù)企業(yè)利益。在完善組織結(jié)構(gòu)時，首先要明確各員工的職能分工，清晰的分工有利考核與協(xié)調(diào)。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上改進(jìn)不協(xié)調(diào)的組織關(guān)系，預(yù)防和避免今后可能存在的摩擦關(guān)系，優(yōu)化的表現(xiàn)結(jié)果應(yīng)該是部門職能清晰、權(quán)責(zé)到位，能夠進(jìn)行評價和考核，部門間的管理聯(lián)系、工作程序協(xié)調(diào)，公司的管理制度能有效實(shí)施。其次要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營管理狀況，合理設(shè)置職能部門，增設(shè)必要的部門，精簡閑置的部門，以達(dá)到成本最小化和利潤最大化的目的。

4.注重技術(shù)創(chuàng)新

企業(yè)信息化建設(shè)是一個不斷變革的領(lǐng)域，信息技術(shù)的飛速發(fā)展要求企業(yè)不斷更新現(xiàn)有技術(shù)，用最新的技術(shù)來裝備企業(yè)，達(dá)到以最小投入獲得最大收入的目的。企業(yè)一方面要注重對企業(yè)員工的技術(shù)培養(yǎng)，使員工掌握最新的技術(shù)，以滿足企業(yè)的發(fā)展需要，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，同時要注重技術(shù)創(chuàng)新，發(fā)展企業(yè)自有技術(shù)。自有技術(shù)不僅可以與企業(yè)實(shí)際情況完美契合，且建設(shè)與維護(hù)成本較低。注重技術(shù)培訓(xùn)與創(chuàng)新是企業(yè)增強(qiáng)盈利能力的有效措施。

四、結(jié)論

中小企業(yè)的信息化建設(shè)不僅是我國信息化戰(zhàn)略的重要環(huán)節(jié)，也是關(guān)系著中小企業(yè)生存發(fā)展的關(guān)鍵。在當(dāng)前我國大力支持信息化建設(shè)的背景下，中小企業(yè)面臨著快速發(fā)展的機(jī)遇，同時也受到眾多因素的制約。要提高信息化水平、增強(qiáng)企業(yè)競爭力，中小企業(yè)還有很長的路要走，尤其是關(guān)于信息化建設(shè)中遇到的風(fēng)險，需要認(rèn)真考慮、謹(jǐn)慎對待，防止企業(yè)因信息化建設(shè)而阻礙企業(yè)的正常發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]魏星，崔旭.中國企業(yè)信息化問題與對策研究——基于39家企業(yè)的調(diào)查分析[J].科技管理研究，2012（3）.

[2]陳曉春.我國企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)體制存在的問題及對策[J].企業(yè)管理，2012（8）.

[3]何秋艷.企業(yè)信息化風(fēng)險識別[J].網(wǎng)絡(luò)安全，2011（10）.