圖書采購存在的問題與對策

圖書采購存在的問題與對策

牛振恒

(中國科學院青島生物能源與過程研究所，266101)

摘要：中文圖書采購是一般圖書館的重點工作，招標采購、尤其政府招標采購已成為普遍現(xiàn)象。文章對圖書館圖書采購面臨的關鍵問題進行分析，全面梳理核心環(huán)節(jié)，并提出切實可行的對策。

關鍵詞：館藏建設；中文圖書采購；招標采購；質(zhì)量控制；廉潔自律

中圖分類號：G253

作者簡介：牛振恒，男，副研究館員。

收稿日期：2014-11-19

On the existing problems and countermeasures in book acquisition of libraries

NIU Zhen-heng

(Qingdao Institute of Bioenergy and Bioprocess Technology of Chinese Academy of Science, Qingdao266101, China)

Abstract：The purchase of Chinese books is the key point of library work, bidding procurement, especially the government bidding procurement has become commonplace, and the bidder offering the minimum price often wins the bid. This article makes an analysis of the key-point problems, comprehensively teases out the core links in conducting open bidding, and presents some feasible countermeasures.

Key words： collection construction； Chinese book purchase； bidding procurement； quality control； probity and self-discipline

中文圖書采購是圖書館館藏建設的重點工作之一，尤其是高校圖書館和公共圖書館。圍繞如何做好圖書采購，研究論文可謂汗牛充棟。筆者在中國知網(wǎng)用題名“圖書采購”檢索，獲得806條結(jié)果，可見圖書采購仍然是老生常談的熱點問題。面對政府招標采購的最低價中標，面對不良書商魚目混珠和大量拒配，圖書采購不確定性問題頻發(fā)，如何科學應對？筆者結(jié)合實踐，談談圖書采購的核心控制策略，以期對保證圖書采購質(zhì)量有所助益。

1圖書采購存在的突出問題

1.1 特價書冒充正價書

正價書是指出版社出版在銷的新書，一般是3年內(nèi)出版的圖書，以專業(yè)書居多，知識含量較高，是高校圖書館和專業(yè)圖書館藏書的重點，大額招標采購的圖書往往指購買這種書。對供應商而言，正價書的成本相對較高，出版社進貨價格平均不低于60折(定價100元，60元批發(fā))，部分暢銷書和科技專業(yè)書進價可達80折以上，而招標價一般為70-75折(供貨定價100元，70-75元與圖書館所在單位結(jié)算)。本文所談圖書采購，如無特別說明，即指正價書采購。

特價書一般是指出版社或經(jīng)銷商為解決庫存壓力，大幅降價處理的滯銷或有瑕疵的圖書，總體上質(zhì)量相對較差，有的一掰就散，有的印刷模糊，有的切邊不整齊，有的內(nèi)容陳舊。但近年來，還出現(xiàn)了一些文化傳播公司與出版社合作出版的高定價低折扣特價書。這類書大都是“剪刀書”，知識含量極低，但定價遠遠高于出版社正常出版的圖書。比如，100頁左右的一本特價新書定價往往幾十元，而差不多厚的正價書定價不過十多元；數(shù)百頁的大部頭工具書，定價動輒數(shù)百元，甚至數(shù)千元。大部頭特價書被一些不法書商用回扣做誘餌，以XXX部委名義按正價書的銷售直接向事業(yè)單位和圖書館電話推銷(筆者曾經(jīng)一天接到數(shù)起類似推銷電話)，以北京居多，即所謂的“010”現(xiàn)象。特價書批發(fā)一般10-20折，低的可以是5折，即定價100元，10-20元批發(fā)，甚至5元批發(fā)，地攤3元/本、10元/斤的特價書大都是這種書。特價書市場各地都有，以北京豐臺區(qū)(西南物流)、朝陽區(qū)等地最為集中。

由于特價書與正價書之間的成本差價太大，價格市場缺乏監(jiān)管，導致特價書大行其道。特價書招標價一般在20-30折，即100元定價，圖書館只需要支付20-30元。假如圖書館將采購100萬元定價的特價書當成正價書付款，損失將不低于40萬元。

問題在于什么是特價書？從進貨渠道和價格可以知道是否屬于特價書，但是，館配商送達圖書館的圖書中，誰也無法判斷哪些是特價書，哪些不是特價書，充其量考察質(zhì)量好壞，且大多只能從物理層面判斷。書商的最大利潤所在就是設法讓特價書以正價書的名義進圖書館。正是暴利的驅(qū)使，少數(shù)書商不擇手段低價中標，然后以特價書冒充正價書履行合同。

1.2 政府招標采購最低價中標

一般圖書館大額圖書采購都采用招標方式進行，招標模式分為圖書館自主招標、圖書館所屬單位后勤公司負責招標和政府招標三種(邀標也屬于招標范疇)。一般來說，后兩種模式圖書館失去主導作用，基本沒有話語權。根據(jù)政府采購法，圖書館大宗采購基本是政府招標采購。為追求經(jīng)濟效益最大化，最低價中標也成為政府采購的基本規(guī)律，因此不少圖書館認為“業(yè)務資質(zhì)優(yōu)良、進貨渠道正規(guī)、配套服務完善的供應商，因為運營成本相對較高，往往卻不能在招標中勝出”[1]。結(jié)果， “依賴折扣中標的供應商為實現(xiàn)自身利益的最大化，只能提供‘大路貨’文獻，或以特價書充全價書(正價書)，以盜版書充當正版書，甚至對出版量少、出版社優(yōu)惠率低的科技書索性不購進。更有甚者，不按圖書館訂單配書，惡意搭配一些自身利潤較大的圖書，直接導致圖書館入藏圖書質(zhì)量下滑”[1]。這很容易給公眾造成一種印象：政府采購最低價中標，所以才導致圖書館無法控制采購質(zhì)量。

1.3 以特價充正價的四種手段

事實上，無論政府招標采購，還是圖書館自主招標采購，招標為正價書，但信譽差的書商總會想方設法用特價書代替正價書，常用手段主要有四種：(1)所提供的正價書采訪目錄里充斥大量特價書信息，文藝消遣書多，近3年來的書少(或虛高定價)，大出版社的書少，等等。(2)拒配好書。優(yōu)質(zhì)科技圖書、大社優(yōu)秀社科圖書進貨成本較高，甚至進價超過中標價，但中標價應該是平均價，即高于中標價的圖書也應為圖書館配送，但是，利益驅(qū)動不良書商往往不把這些圖書信息放在書目里，或放在書目里只是裝點門面，如果圖書館選中，則拒配，理由往往是“包銷”、“脫銷”、“絕版”……。(3)“塞書”，即把圖書館未訂購但利潤高的特價書搭車配貨，牟取暴利，如被圖書館發(fā)現(xiàn)，往往會公關說書很好，是公司推薦，實在不行就接受退貨。(4)黑色現(xiàn)場采購。如圖書館不采用或采用供應商自家的書目太少，書商往往會要求現(xiàn)場采購，而通過現(xiàn)場采購把特價書混進正價書配送給圖書館正是不良書商的重頭戲。

采購現(xiàn)場在哪里？采購幾天？采購多少品種？多少碼洋的書？圖書館在實施現(xiàn)場采購前一般都制定了相應的采購計劃：總資金使用多少，大約總冊數(shù)多少，什么類大致多少冊，等等。但是，一到圖書采購現(xiàn)場，采購計劃就顯得蒼白。原因是時間太倉促或可選圖書太少，而且采購現(xiàn)場的圖書一般不按學科分類放置，選書專家只能地毯式瀏覽挑選。特價書的暴利誘使一些民營書商熱衷于倉儲的次品化建設：從出版社以極低的價格兜集陳年特價書，從特價書批發(fā)市場大量采集。例如，某民營書商的倉庫里，只有前四排是正價書，其余上百架都是特價書。筆者曾考察某書商的加工區(qū)，發(fā)現(xiàn)分類人員使用的《中國圖書館分類法》社會科學部分紙張磨損非常嚴重，尤其小說、人物傳記等消遣類部分紙張被使用得非常破舊，而自然科學部分是嶄新的，其供書方向可見一斑[2]。更為嚴重的是，惡劣書商會進行現(xiàn)場調(diào)包：(1)老師選的書先挑出來堆放，但是圖書館人離開現(xiàn)場后，那些書只有部分價格低的被供應商采購發(fā)給圖書館，而把一些特價書放進里面讓圖書館覺得總數(shù)吻合；(2)老師拿的采集器采集的書目，趁吃飯或晚間老師們不在現(xiàn)場，書商的技術人員就為圖書館導出數(shù)據(jù)，當然是書商提前更新的數(shù)據(jù)，這讓圖書館心安理得地按現(xiàn)場選書目錄驗收。

2圖書采購的核心對策

2.1 流程公開，陽光采購

圖書采購招標只是解決了“采購價格”、“與誰合作”的問題，而圖書采購的關鍵是如何合作，即圖書館要買什么書，復本量多少，要什么服務，而這些問題應該是圖書館說了算。為防止圖書館采購腐敗發(fā)生或被供應商欺騙，需要成立圖書館圖書采購領導小組，小組成員應包括紀委的同志、讀者代表(包括學科專家)、圖書館館長、資源建設部(采編部)主任等。圖書館應向領導小組說明圖書采購過程中易出現(xiàn)的問題，尤其特價書冒充正價書的問題，以及擬采取透明操作的措施，尤其書目信息應來源于出版社或大型新華集團，而訂單的確定主要由專家、讀者完成，訂單提交供應商，同時發(fā)送至采購領導小組成員郵箱，到貨驗收再把發(fā)貨清單電子版發(fā)送給采購領導小組成員進行訂到核查，請采購領導小組成員現(xiàn)場抽查。這樣，便有望從機制上杜絕或減少采購腐敗的可能性。

2.2 特價書和正價書分別招標采購

特價書不全是垃圾，只是需要沙里淘金。從節(jié)約經(jīng)費的角度，圖書館每年采購一定數(shù)量的特價書是完全合理的，尤其公共圖書館，因為特價書大都是休閑類圖書。筆者主張?zhí)貎r書和正價書分別招標，一是可以大量節(jié)約經(jīng)費，總定價相同的一批書，特價書可節(jié)約經(jīng)費三分之二左右；二是保證采購質(zhì)量，特價書需要現(xiàn)場采購，或供應商送貨上門挑選，或按訂單挑選并允許任意退貨。某圖書館在充分調(diào)研市場的基礎上，科學尋價，成功取得平均24折的20萬元特價書采購，包括蓋館藏章、貼磁條、貼條形碼、100%國圖MARC數(shù)據(jù)、送貨到指定地點等項服務[2]。而在這些服務要求的條件下，該館的正價書招標價是71折，通過特價書單獨招標采購此批圖書，圖書館節(jié)約資金39萬元。

2.3 完善合同，依法采購

“圖書招標采購是圖書館將書刊采購的要求、方式、條件、程序等向有潛力的書商發(fā)布公告、通告或邀請函，然后由招標人對投標人的應標書進行公正、公平的評價，最后選定中標人，并與之簽訂采購合同的一種采購方式”[1]。顯然，無論什么招標模式，采購合同都是由圖書館擬定的，圖書館的各種訴求均在合同中體現(xiàn)。因此，圖書館需要與圖書采購領導小組一起討論，將可能出現(xiàn)的棄標、違約、特價書冒充正價書、拒配圖書、服務(采訪數(shù)據(jù)、編目數(shù)據(jù)、到書率、到書周期、訂準率等)不達標等關鍵問題考慮清楚，并在合同中制定懲戒條款以防中標商非法或不誠信行為發(fā)生。招標合同需要圖書采購領導小組討論通過。為防止棄標、違約等情況發(fā)生，應當要求2家以上中標，保留第2中標商(即如果第一中標商違約，則由第二中標商接替履約)，也可以同時多家中標，比較供貨與服務質(zhì)量。曾有惡意中標者坦言，低價拿標壓根就沒有打算給圖書館配正價書，全搞特價，靠行賄開路，行賄失敗就棄標，甚至不惜不要違約金，賭一把，十次成功一次就夠了?？梢娨粌扇f履約保證金是不夠的，可以適當提高履約保證金。

2.4 抓好采購過程控制

2.4.1 訂購目錄的合理確定

書目質(zhì)量是采購質(zhì)量的前提，沒有優(yōu)質(zhì)的書目信息源，何談優(yōu)質(zhì)圖書采購呢？遺憾的是迄今尚無真正的“中國書目”或“中國可供書目”，也就是說，圖書館很難在一個書目信息源獲得全部的圖書信息，尤其是正價書信息。某民營書商號稱的“中國可供書目”，檢索一下高等教育出版社、外語教學與研究出版社等大社、名社的圖書信息，尤其近3年的圖書信息，其劣質(zhì)程度一目了然。CIP數(shù)據(jù)覆蓋率不行，信息不準確，價格昂貴。中版通公司的“中國可供書目數(shù)據(jù)庫”信息滯后，不能反映現(xiàn)實的可供狀態(tài)，圖書館文獻采訪工作無法使用其書目信息[3]，況且，ISO、EXCEL、DBF格式的采訪數(shù)據(jù)價格5-10元/條[4]，圖書館希望得到某領域的全部書目，動輒上萬條數(shù)據(jù)，甚至數(shù)萬條數(shù)據(jù)，根本買不起。因此，圖書館應根據(jù)圖書需求調(diào)研，確定核心需求學科領域，遴選核心出版社，向出版社直接索要書目，此外，也可向大型新華集團索要書目信息，一般都會免費提供，即使不合作，他們也樂意開發(fā)潛在用戶。大部分中標商提供的書目需要認真審核，僅供參考使用，通過分類、出版社、出版時間等要素篩選優(yōu)質(zhì)書目。匯總各書目由讀者推薦，最好是專家與廣大讀者推薦相結(jié)合。有條件的圖書館采用圖書薦購系統(tǒng)更為方便、準確。

復本數(shù)確定值得圖書館重視，切不可拍腦袋，這種3本，那種5本，這種10本……盡可能壓縮復本，擴大品種，再根據(jù)流通情況及時增加采購必要的復本。

政府采購“需要相當長時間，快則3個月，慢則半年。這段時間里因為供應商未確定，日常采購業(yè)務只能暫停，現(xiàn)采工作暫停，訂單積壓等影響了圖書館文獻采訪的連續(xù)性”[1]，這種情況是不應該出現(xiàn)的。圖書館可以在這段時間里完成招標訂單，如果招標前完成訂單最好，可以招標前公示采購清單，讓投標公司根據(jù)自己的實力進行成本測算，合理報價。

2.4.2 依法應對供應商拒配圖書

供應商中標價是所有采購圖書的平均價，部分采購價高于中標價是非常正常的，是應該采購配送的，但現(xiàn)實中，有的書商因出版社進貨量太小而拿不到批發(fā)價，或因出版社批發(fā)價高于中標價，為追逐利潤，找理由拒配這些圖書。針對這種情況，圖書館應在招標合同中明確“凡中標商反饋‘脫銷’、‘包銷’等無法配送的圖書，經(jīng)圖書館向出版社核實，如果出版社有書可供，則定性為‘拒配’；圖書館直接從出版社采購拒配圖書，并從中標商配書總實洋中扣除拒配圖書10倍的款項”。有了類似的法律保障，圖書館的任務就是核實拒配圖書和直接采購拒配圖書，以及提供證據(jù)扣減中標商的書款支付。相信有1例拒配處罰兌現(xiàn)，中標商就會因此而糾正拒配行為，關鍵在于圖書館能否堅持原則，兌現(xiàn)處罰。

2.4.3 嚴格控制驗收

中標商圖書發(fā)貨前，須將發(fā)貨電子版清單發(fā)送到圖書館，圖書館將清單發(fā)給圖書采購領導小組所有成員，要求與提交的采購清單抽查核對。如有塞書，警告并退回。招標合同中也應對塞書給予處罰，因為塞書給驗收增加了負擔，支出了人力成本和時間成本。符合采購訂單而因印刷、裝訂等不符合需要無條件退回、調(diào)換也應寫進合同。

2.4.4 嚴格控制現(xiàn)場采購

圖書館對現(xiàn)場采購需要明確幾條原則：(1)正價書現(xiàn)場采購盡可能到出版社、大型新華集團等場所實施。如果在民營書商倉庫選書，圖書館務必提醒選書專家特別注意精挑細選，回避特價書(除非特價書現(xiàn)場采購)。(2)不要求“必須選XX萬元的圖書”，可以要求選書不得超過XX萬元，寧缺毋濫。(3)要求選書專家對選書負責，提出選書細節(jié)要求，如出版時間、學科類型等。(4)必須現(xiàn)場帶走選書數(shù)據(jù)，采集器數(shù)據(jù)處理須在圖書館2人以上現(xiàn)場監(jiān)督下完成，嚴防數(shù)據(jù)調(diào)包。

2.5 依法應對違約

通過上述采購流程與嚴格控制，可能會使能力差的中標商或不盈利的中標商中途違約，終止合作。一旦出現(xiàn)這種情況，必須啟動應急預案：(1)嚴格按照招標合同處罰違約行為。(2)立即啟用第2中標商或其他中標商繼續(xù)采購。為防止第一中標商把訂單中利潤高、容易采購的圖書配送后，放棄“硬骨頭”，招標合同對這種行為應有足夠的處罰規(guī)定。

2.6 采編部主任應積極作為

圖書館采編部(資源建設部)是負責圖書采購的部門，部主任則是圖書采購的核心角色，因為書目收集、訂單確定、驗收等核心環(huán)節(jié)都是部主任控制完成的。館長往往只關注采購目標的完成情況和采購質(zhì)量情況，無暇關心細節(jié)，而恰恰那些細節(jié)決定了采購質(zhì)量。因此，采編部(資源建設部)主任須有淡泊名利、堅持原則、樂于奉獻、敢于碰硬的精神。圖書館采編部主任應謹記職責，不負重托，嚴把圖書采購質(zhì)量的大門。

3結(jié)語

無論政府招標，還是圖書館自主招標，圖書館總是要面對可能出現(xiàn)的不良書商。特價書冒充正價書、拒配高折扣圖書是圖書館圖書采購無法回避的問題。書商的首要功能是把圖書館需要的書買到，而圖書加工的很多業(yè)務完全不需要書商提供[5]，不應該讓加工服務等所謂的專業(yè)服務把具有優(yōu)質(zhì)供貨能力的館配商拒之門外。

紙本圖書采購的重要角色是高校圖書館，而“據(jù)中國之聲《央廣新聞》報道，多個省市區(qū)近日陸續(xù)發(fā)布普通高校學費上調(diào)信息，部分省區(qū)平均漲幅高達50%”；“有教育方面的專家建議，高校在經(jīng)費使用上應有論證和監(jiān)督體系，要加

參考文獻：

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[5] 牛振恒.圖書館圖書編目業(yè)務外包須慎重[J].圖書情報工作,2007，(8):80-83.

[6] 滿朝旭. 中國多地普通高校學費上調(diào)部分漲幅達50%[EB/OL]. http://news.sina.com.cn/c/2014-08-07/120030646761.shtml.2014-08-17.

(責任編輯：朱愛瑜)