淺談如何加強(qiáng)企業(yè)存貨管理

摘 要：良好的存貨管理是企業(yè)管理績(jī)效的特質(zhì)之一，也是企業(yè)業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制體系的重要組成部分；企業(yè)必須對(duì)存貨的訂購(gòu)、存儲(chǔ)等要有計(jì)劃的安排與管理，以免因存貨管理不當(dāng)，使企業(yè)遭受損失。企業(yè)在認(rèn)真做好上述關(guān)鍵控制點(diǎn)的同時(shí)，堅(jiān)持適應(yīng)性與重要性的原則，切實(shí)根據(jù)自身特點(diǎn)設(shè)計(jì)與之適應(yīng)的存貨管理制度，努力優(yōu)化存貨的結(jié)構(gòu)，不斷提高存貨的投資效率，并結(jié)合有效的監(jiān)督機(jī)制來(lái)促進(jìn)存貨管理制度的有效運(yùn)行。組織好存貨管理是保證生產(chǎn)正常進(jìn)行的物質(zhì)前提，加強(qiáng)存貨的日常管理，避免企業(yè)存貨積壓或短缺，可以降低存貨的采購(gòu)、儲(chǔ)存、銷(xiāo)售成本以及存貨的資金占用量，提高企業(yè)資金的利用率，使企業(yè)的存貨既能適應(yīng)市場(chǎng)變化，又能保持均衡生產(chǎn)，對(duì)企業(yè)的盈利能力和長(zhǎng)期發(fā)展能力具有不可忽視的意義。

關(guān)鍵詞：存貨；存貨管理；內(nèi)部控制

一、企業(yè)存貨管理的概念和意義

現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境的經(jīng)濟(jì)全球化、制造和信息技術(shù)進(jìn)步、顧客導(dǎo)向及商業(yè)模式和管理方式的變革所導(dǎo)致的巨大變化，引導(dǎo)企業(yè)戰(zhàn)略管理必須適應(yīng)現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境變化的需要。如何完善管理制度使之能最大限度的降低企業(yè)成本，使企業(yè)擁有更強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)力，是不可避免的問(wèn)題。然而當(dāng)前的有些企業(yè)，把主要的精力投入到了提高銷(xiāo)售和擴(kuò)大規(guī)模上，卻忽視了存貨管理中是許多問(wèn)題，導(dǎo)致了企業(yè)存貨管理水平較低，不利于企業(yè)長(zhǎng)期持續(xù)發(fā)展。因此，重視并加強(qiáng)存貨管理，不斷完善存貨管理制度，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著重要影響和深遠(yuǎn)意義。存貨管理水平的高低直接關(guān)系著企業(yè)的資金運(yùn)作以及資產(chǎn)的運(yùn)作效率，反應(yīng)并決定了對(duì)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)、收益等情況，影響著企業(yè)是生產(chǎn)效率和經(jīng)濟(jì)效益，在一定程度上決定了企業(yè)的命運(yùn)和未來(lái)。

所以，高效完善的存貨管理體系，能夠提高存貨運(yùn)轉(zhuǎn)速度及資金周轉(zhuǎn)利用率，有效的節(jié)約了公司的成本，從而提升了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中有著不可或缺的作用。

二、企業(yè)存貨管理面臨的問(wèn)題

1.存貨管理制度不完善

崗位責(zé)任制是企業(yè)的重要的管理制度，崗位的分工不明確，導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部控制不完善。有的企業(yè)存貨管理制度不健全，管理制度的執(zhí)行欠缺力度，或者是雖有管理制度，但往往是形同虛設(shè)，流于形式，從未貫徹執(zhí)行，一旦出現(xiàn)紕漏，即實(shí)行罰款、降職、裁員，并未從根本上解決問(wèn)題；有的企業(yè)由于規(guī)模小，人員少，各部門(mén)之間合并的情況眾多，從而導(dǎo)致內(nèi)部控制不健全，企業(yè)各個(gè)部門(mén)缺乏有效溝通，使得內(nèi)部控制沒(méi)有得到好的體現(xiàn)，使企業(yè)無(wú)法形成嚴(yán)格有效的監(jiān)督制度，容易在采購(gòu)、領(lǐng)用、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等工作無(wú)章程性，增加了存貨流轉(zhuǎn)過(guò)程中的資金浪費(fèi)，進(jìn)而影響了企業(yè)的供產(chǎn)銷(xiāo)一系列的運(yùn)作。

2.存貨的貨物積壓現(xiàn)象

一般情況下企業(yè)存貨資金平均占用率為總流動(dòng)資產(chǎn)的40%～50%，也會(huì)因行業(yè)的不同而有所差異，企業(yè)往往最容易忽略的就是存貨的管理，起初常常不在意存貨的資金占用水平，到了一定階段，如果形成存貨積壓，營(yíng)運(yùn)資金不足，大多是存貨無(wú)形中占用了的大量資金，導(dǎo)致流動(dòng)資金占用過(guò)量，資金周轉(zhuǎn)速度變慢，往往還可能導(dǎo)致存貨價(jià)值貶損，影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

存貨水平的多與少都會(huì)給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重影響。如果存貨過(guò)多，就會(huì)占用過(guò)多的資金生產(chǎn)水平，以及消耗了不必要的倉(cāng)庫(kù)保管費(fèi)用、管理費(fèi)用、生產(chǎn)成本等開(kāi)支費(fèi)用；如果存貨不足，會(huì)影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的銷(xiāo)售狀況，若臨時(shí)采購(gòu)一是時(shí)間滿足不了供應(yīng)，二是增加過(guò)多的采購(gòu)成本，增加了更多的開(kāi)支，使企業(yè)入不敷出。

3.采購(gòu)材料公開(kāi)透明度低

從商品采購(gòu)到商品流通銷(xiāo)售，存貨的入庫(kù)出庫(kù)都是必不可少的環(huán)節(jié)之一，材料公開(kāi)透明就顯得極其重要。很多企業(yè)的材料已入庫(kù)，但財(cái)務(wù)部門(mén)并未及時(shí)入賬，加之很少通過(guò)實(shí)地盤(pán)點(diǎn)進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)，存貨只是以數(shù)據(jù)形式存在，造就了信息處理不一致的現(xiàn)象，不能對(duì)存貨進(jìn)行有效掌控。

然而還有企業(yè)缺乏嚴(yán)格監(jiān)管，價(jià)格不公開(kāi)透明，在材料采購(gòu)過(guò)程中造成了銷(xiāo)售人員貪污挪用公款、倉(cāng)儲(chǔ)人員挪走貨物等錢(qián)權(quán)交易的現(xiàn)象，甚至為了貪圖低成本高回報(bào)，采購(gòu)了質(zhì)量差的存貨，人為加大了企業(yè)的采購(gòu)生產(chǎn)銷(xiāo)售成本，降低了成本費(fèi)用率、行業(yè)利潤(rùn)率、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

4.采購(gòu)存貨計(jì)量有誤

企業(yè)的存貨管理在計(jì)劃、采購(gòu)、使用和銷(xiāo)售等環(huán)節(jié)有明顯的滯后現(xiàn)象。采購(gòu)員不了解庫(kù)存數(shù)量、設(shè)備生產(chǎn)狀況及實(shí)際銷(xiāo)售狀況等，都會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)存貨數(shù)量的失誤。

其主要表現(xiàn)在：購(gòu)料時(shí)沒(méi)有如實(shí)填寫(xiě)請(qǐng)料單，對(duì)存貨材料的具體情況不甚了解；購(gòu)料時(shí)沒(méi)計(jì)劃，導(dǎo)致貨物過(guò)多或過(guò)少；下單時(shí)沒(méi)有準(zhǔn)確確認(rèn)訂單價(jià)格數(shù)量，使得供貨商和銷(xiāo)售方?jīng)]有達(dá)到一致意見(jiàn)，這些加大了存貨的成本，影響了企業(yè)的生產(chǎn)銷(xiāo)售。

5.存貨電算化制度不健全

一個(gè)高效、完整的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)管商品的庫(kù)存及銷(xiāo)售狀況，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行預(yù)判。存貨種類繁多，核算的工作量過(guò)大，大大降低了工作效率，影響存貨核算的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，會(huì)引發(fā)賬實(shí)不符，若遇到突發(fā)狀況，未及時(shí)做出處理，既浪費(fèi)了人力、物力、財(cái)力，又造成了很多不必要的損失。

實(shí)行電算化管理能將供產(chǎn)銷(xiāo)有機(jī)結(jié)合在一起，這種科學(xué)方法不但能提高存貨管理時(shí)間，提高運(yùn)算速度，保證核算的準(zhǔn)確及時(shí)，而且在后期的賬實(shí)核對(duì)中減少了不必要的精力，大大提高了存貨管理水平。這是傳統(tǒng)的手工記賬所達(dá)不到的。

三、企業(yè)加強(qiáng)存貨管理的措施

1.健全完善存貨管理體系

首先，在確定存貨業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)分離控制的原則下，建章立制，明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)權(quán)限，建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制。不相容職務(wù)，是指那些如果由一個(gè)人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯(cuò)誤和舞弊行為的職務(wù)。常見(jiàn)的存貨業(yè)務(wù)不相容職務(wù)有采購(gòu)、驗(yàn)收與付款；保管與清查；銷(xiāo)售與收款；存貨處置的申請(qǐng)與審批；審批與執(zhí)行等。不相容職務(wù)的分離核心是內(nèi)部牽制。因此，在建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制的同時(shí)，必須明確規(guī)定存貨業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)權(quán)限，使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制衡機(jī)制。

其次，建立并完善授權(quán)審批控制，企業(yè)必須建立授權(quán)審批體系，編制授權(quán)的權(quán)限指引，規(guī)范審批人對(duì)存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序和相關(guān)控制措施的權(quán)限責(zé)任，不得越權(quán)審批；對(duì)于重大存貨業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策審批或者聯(lián)簽制度；明確經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求，對(duì)于超越權(quán)限的業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理，并向上級(jí)報(bào)告；嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)人員辦理存貨業(yè)務(wù)。

再次，制定存貨業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)存貨保護(hù)控制，明確存貨的取得、驗(yàn)收與入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)與保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，做好相應(yīng)的記錄與憑證保管。要妥善保管涉及存貨的各種文件資料，避免記錄受損、被毀。特殊存貨要嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員對(duì)資產(chǎn)直接接觸。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)存貨的預(yù)算控制，各部門(mén)分管的指標(biāo)層層分解下達(dá)到所屬各級(jí)單位和個(gè)人，實(shí)行存貨的分級(jí)管理。

2.建立健全內(nèi)部控制

建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)的存貨管理具有基礎(chǔ)性的作用。所謂內(nèi)部控制，是指由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、管理層和全體員工共同實(shí)施的旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過(guò)程。涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通以及內(nèi)部監(jiān)督等方面，從總體上透視了企業(yè)生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)。內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。建立健全內(nèi)部控制制度，可以有效保護(hù)資產(chǎn)的安全與完整，防止或發(fā)現(xiàn)并及時(shí)糾正錯(cuò)誤及舞弊現(xiàn)象，保障賬面資產(chǎn)與實(shí)存資產(chǎn)定期核對(duì)相符，保障相關(guān)會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整。

3.規(guī)范企業(yè)存貨管理工作

存貨采購(gòu)的計(jì)劃安排合理性，市場(chǎng)變化的預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，供應(yīng)商及采購(gòu)方式的選擇都會(huì)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生重要影響。企業(yè)加強(qiáng)存貨管理，必須規(guī)范存貨采購(gòu)。

一是采購(gòu)部門(mén)要按程序進(jìn)行招投標(biāo)采購(gòu)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，通過(guò)比價(jià)、詢價(jià)、議價(jià)、內(nèi)部專家評(píng)分等多種方式和定價(jià)機(jī)制確定供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。

二是嚴(yán)格驗(yàn)收制度，規(guī)范存貨驗(yàn)收程序和方法，對(duì)取得存貨的品種、數(shù)量、技術(shù)規(guī)范等內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收。企業(yè)應(yīng)當(dāng)采用契合實(shí)際的先進(jìn)的存貨管理技術(shù)和方法，加強(qiáng)存貨管理，減低存貨占用的資金成本。ERP管理系統(tǒng)對(duì)存貨管理得以充分體現(xiàn)。ERP管理體系將企業(yè)的物力、財(cái)力、人力，和供、產(chǎn)、銷(xiāo)進(jìn)行全方位高效的集中管理，對(duì)企業(yè)的存貨管理的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，提高企業(yè)存貨管理風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警能力與時(shí)間，從而保持合理存貨水平。

三是驗(yàn)收環(huán)節(jié)必須建立驗(yàn)收與入庫(kù)責(zé)任追究制度，應(yīng)配備合格的人員管理存貨業(yè)務(wù)，明確物資保管部門(mén)、材料分析檢驗(yàn)部門(mén)及相關(guān)人員的責(zé)任，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)具備良好的知識(shí)水平和職業(yè)道德、嚴(yán)于律己、客觀公正。企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高他們的職業(yè)認(rèn)知水平。此外，企業(yè)還應(yīng)根據(jù)自身情況增加存貨管理機(jī)制，如ABC分類控制法。

4.存貨循環(huán)利用

用現(xiàn)代化的管理理念進(jìn)行存貨管理，以環(huán)保理念為基準(zhǔn)，在某些生產(chǎn)中所消耗的不構(gòu)成商品的材料，很多材料并不是在生產(chǎn)中一次消耗掉，因此還存在部分材料可以循環(huán)利用。如果企業(yè)材料消耗管理得好就可以做到多次重復(fù)利用。存貨循環(huán)利用主要是開(kāi)展綜合利用、節(jié)約能源、循環(huán)利用等工作。其中最主要的是循環(huán)利用。傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)是創(chuàng)造的財(cái)富越多，消耗的資源和產(chǎn)生的廢棄物就越多，對(duì)環(huán)境資源的負(fù)面影響也就越大。而存貨循環(huán)利用既能保障企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，又能以盡可能小的資源消耗和環(huán)境成本，獲得盡可能大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

5.存貨的監(jiān)督

企業(yè)面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，除了不斷豐富產(chǎn)品，擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模外，還要改變自己的管理理念；加強(qiáng)存貨管理的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)充分考慮發(fā)揮企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)職能。一是定期檢查存貨崗位部門(mén)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配。二是定期檢查存貨授權(quán)審批控制制度的執(zhí)行情況。三是定期檢查存貨驗(yàn)收、保管及發(fā)出領(lǐng)用制度的執(zhí)行情況。四是定期檢查存貨處置制度的執(zhí)行情況。五是定期檢查存貨會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制制度的執(zhí)行情況。

企業(yè)在不斷加強(qiáng)存貨管理水平的過(guò)程中，還應(yīng)及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和糾正存貨管理過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞及問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過(guò)內(nèi)部審計(jì)制度，定期對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的有效性做出全面、系統(tǒng)、綜合、客觀的評(píng)價(jià)，對(duì)存貨管理出現(xiàn)的狀況及時(shí)做出回應(yīng)，糾正偏差，建立獎(jiǎng)懲并行舉措，加大存貨管理制度的執(zhí)行力度。只要綜合自己實(shí)際情況，建立標(biāo)準(zhǔn)化的存貨管理體系，就能在成本與價(jià)格上取得核心競(jìng)爭(zhēng)力，達(dá)到雙贏的效果。

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作者簡(jiǎn)介：李璇（1970.10- ），男，江蘇省淮安人，大學(xué)本科，學(xué)士學(xué)位，職稱：經(jīng)濟(jì)師、會(huì)計(jì)師、注冊(cè)會(huì)計(jì)師，江蘇井神鹽化股份有限公司機(jī)電工程分公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)，研究方向：企業(yè)財(cái)務(wù)、審計(jì)