檔案管理者聽說能力之我見

譚玉瓊

[摘 要]信息社會，聽與說已超出了人個體的生理現(xiàn)象，時代賦予其間接的生產(chǎn)力功能。在檔案領域聽與說日顯重要。提高檔案管理者的聽說能力是社會發(fā)展的必然。

[關(guān)鍵詞]檔案管理者；聽說能力；檔案潛在價值；競爭實力

隨著我國的形勢發(fā)展，外資企業(yè)、外國留學生、外國友人的增多，這對檔案管理者的聽說能力是一個挑戰(zhàn)。

一、提高檔案管理者的聽說能力是社會發(fā)展的必然

利用群體結(jié)構(gòu)從單一走向多元化。我國是個物質(zhì)資源豐富、勞力資源充足的國家。優(yōu)越的資源是吸引國際經(jīng)濟資源投入的要重條件之一。外資辦公司、企業(yè)，甚至設立高新技術(shù)創(chuàng)新機構(gòu)、科學技術(shù)研究所、實驗中心等?？鐕?、跨民族、跨文化的高等教育交流與境外合作，貿(mào)易交流與外資合作也將由然而生。出國留學人員，出國經(jīng)商人員必然增加。外企業(yè)人員、投資者、外國留學生，外籍商人、外籍教師等也將不斷地涌進國內(nèi)。對陌生的城市、區(qū)域、風土人情、政策、商業(yè)和氣候變化等相關(guān)情況，要獵取這些信息都是要通過查閱大量的有關(guān)資料。而檔案是信息資源的一個重組成部分。為此，檔案開放利用的范圍由國內(nèi)社會轉(zhuǎn)向國際社會，有國內(nèi)機關(guān)、國營事企業(yè)單位、學校、科研機構(gòu)、個體企事業(yè)，也有外資企業(yè)、外資學校、外資科學研究所、科研實驗機構(gòu)等，由本國的公民擴大到港、澳、臺同胞、海外華僑、外籍華人以及外國人士等。組合了一支不同身份、不同學歷、不同職業(yè)、不同年齡、不同膚色、不同層次，結(jié)構(gòu)多元化的檔案利用群體。

利用群體心理行為從簡單趨于復雜化。結(jié)構(gòu)多元化帶來的必然是復雜化的心理現(xiàn)象。不同層次，不同學歷，不同職業(yè)，不同膚色，不同年齡構(gòu)成不同查檔的復雜心理。利用群體的心理現(xiàn)象可分為三種：一是“定勢心理”。檔案利用已向全民開放，但有少部分利用者還背著為“少數(shù)人所擁有”這樣定勢思維。這種心理的形成主要是由于檔案長期以來只為統(tǒng)治者所利用，建國后又受極左的思潮影響，在神秘的面紗中又涂上了一層濃厚的政治色彩。這種“一般人不能接觸檔案”的陳舊思想，并不因歲月的推移和新觀點的產(chǎn)生而改變主體的固有思維，而是還潛意識地阻止和影響著主體對新事物、新觀點的接納與吸收。從而形成的這種消極主觀的心理現(xiàn)象；二是“怕麻煩心理”。由于市場經(jīng)濟體制的改革，某些體制與形勢的發(fā)展不協(xié)調(diào)而導致部分利用者怕麻煩的心理行為。怕麻煩心理產(chǎn)生主要是利用者在利用檔案活動過程中，因管理人員的素質(zhì)、工作服務態(tài)度、業(yè)務技能、或因借檔、閱檔的手續(xù)煩鎖等因素的影響，從而形成的一種消極心理現(xiàn)象；三是“隱蔽心理”。各種體制改革的負面現(xiàn)象，影響和造成了部分人的心理壓力，局限著部分利用者的心理行為。比如在查檔的過程中，利用者為某一事件或某一問題，需要利用檔案，由于工作或某種目的需要，希望檔案管理者為其調(diào)檔的內(nèi)容或行經(jīng)進行保密。這種心理行為一方面出于工作的需要，另一方面由于社會激烈競爭致使人與人之間出現(xiàn)人際關(guān)系復雜化，對世情的淡薄而形成的憂患意識，從而產(chǎn)生一種緊迫感與危機感的心理現(xiàn)象。這種心理行為也潛在著消極的因素。

利用群體結(jié)構(gòu)多元化的和復雜的心理現(xiàn)象的產(chǎn)生，是社會發(fā)展及體制改革帶來的一種社會現(xiàn)象，為此提高檔案管理者的聽說能力是社會發(fā)展的必然性。

二、形勢的發(fā)展擴大了聽與說的社會功能

談到聽與說，人們自然會想到除了聾啞人以外，誰都能聽，誰都會說。能夠做到有理智、有感情、有目的的“聽”，在能準確理解對方話語意義的同時，還能在聽出說者的言外之意，弦外之音，并能瞬間地對信息進行篩選，展開聯(lián)想、想象，形成個人的觀點、評價與看法，從心理上贏得應變準備的空間。“說”，用和諧的語氣、準確操詞，簡要的語句，高度地概括簡述自己的觀點，通過表情的流露和抑、揚、頓、挫的詞語變化及語句詳略，去獲得審美情趣，情感共鳴，以至培養(yǎng)良好的人際關(guān)系。然而隨著高頻率、快節(jié)奏、強競爭，全球日趨頻繁信息社會的今天，言語交際躍升到前所未有的地位，時代還賦予它具有間接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的功能。如上海同聲傳譯人員，一天就能獲得800美元的報酬。顯然一個人的成功，15%屬于專業(yè)知識，85%靠人際溝通和處事技巧等綜合因素。可見聽與說已超出了日常語言交流功能，逐漸轉(zhuǎn)化為一種間接的生產(chǎn)力，并越來越成為與學識相抗衡的新世紀人的競爭焦點。

三、聽與說功能在檔案領域日顯重要

聽與說表面上看與檔案管理者只是日常說話交流的生理功能而已，其實不然，同樣可在檔案領域顯示其特有的功能：

具有挖掘檔案潛在的價值功能。隨著社會的發(fā)展，利用群體是個龐大而復雜的隊伍，而檔案的意義在于被利用的頻率以及為社會服務的效益，其過程中，檔案必須通利用者的具體利用，才能體現(xiàn)其社會的價值和社會效益。挖掘檔案潛在的利用價值，是檔案利用的最終目的。檔案從封閉走向開放，從無限期到有限期，從少數(shù)人可擁到走向大眾化，從機密到解密等一系列的變革，都是以調(diào)動利用者的積極因素、充分挖掘檔案的利用價值為目的。利用者與檔案價值的實現(xiàn)是成正比的，利用者越多，利用檔案信息的頻率也高，其價值量也大。反之利用者少，檔案的價值量體現(xiàn)也少。另一方面從檔案價值的多功能而言，不同層次、不同年齡、不同職業(yè)、不同膚色的利用者，檔案的價值呈現(xiàn)也為多樣性，可變性、多層次性。如對某一利用者無價值的檔案，可能對另一利用者卻有很大的意義；在某一方面認為無價值的檔案，可能在其他方面具有很大的價值?？梢娡活愋偷臋n案，對不同層次的利用者有不同的用途，價值體現(xiàn)又不一樣。龐大的利用群體，對檔案價值的挖掘有很大的潛在力，如果檔案工作者都具備較強的聽說能力，善于言辭，也就是說通過語言的溝通，多層次多樣化的宣傳，說事實、講效益等實例，感化利用者，去認識檔案的價值，檔案的社會價值必然能物盡其用。

具有充實競爭實力的功能。入世以后，各種經(jīng)濟活動必須遵循國際游戲規(guī)劃。檔案的開放程度，檔案管理的模式，檔案的法治制度，檔案的服務要求等等，都要逐漸修改以適應社會的發(fā)展。目前當務之急的是提高檔案工作者的聽說（含外語）能力。去年曾有兩位外國朋友到某檔案館查檔，由于雙方語言不通，正在尷尬之時，恰巧有位利用者能聽懂大意。于是得知查檔者乃是波蘭籍船員，受一位商業(yè)朋友之托，前來了解這個城市的一些情況。此事雖小，但從中足以看出檔案界的部分工作人員外語的聽說能力的水平急待提高。而且現(xiàn)在社會正缺少這方面的人才，提高了聽說能力的水平，也就等于充實了自己的競爭能力。

四、提高檔案管理人員聽說能力的途徑

不斷地學習。目前西方流行著一條“一年不學習，擁有的全部知識就折舊80%”的知識折舊定律。在現(xiàn)代信息社會，人要不斷地學習。經(jīng)常廣泛地閱讀有關(guān)的書刊、報紙、專業(yè)雜志，關(guān)心時事，有助于開拓視野和了解本學科的熱點，前沿動態(tài)。

勤思考，從思考中發(fā)現(xiàn)問題，提出問題，分析問題，探索問題，研究問題，解決問題。經(jīng)常和別人交流思想，討論不同看法的觀點，通過各抒己見，拓展思維，提高自己的思考能力。

加強應變思維能力的訓練。學會在巨大的瞬間千變?nèi)f化的信息里，善于對大量的信息材料中進行篩選，現(xiàn)實地分析現(xiàn)狀爭取被動為主動。時刻保持沉著清醒的頭腦，有目的地對某些問題、數(shù)據(jù)加以系統(tǒng)或進行綜合分析、歸納條理，研究探測，找出事物發(fā)展的規(guī)律性、必然性，從而預測未來一段時間的形勢趨向。把握了趨勢，聽也易聽出要旨，說也易說到點子上。

參考文獻：

[1]《知識經(jīng)濟之路》[M].蔡齊祥，等.世界圖書出版社，2000年.

[2]《科技檔案信息傳播引論》[M].顏祥林.科學技術(shù)文獻出版社，2003年.