行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換及共享利用分析

摘 要：各級(jí)政府的政務(wù)改革以及數(shù)字時(shí)代的飛速發(fā)展，促使著行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)線上歸檔、數(shù)據(jù)交換與共享的發(fā)展?；诖?，本文提出了制定完善的業(yè)務(wù)規(guī)范、建立數(shù)據(jù)中間系統(tǒng)、確立技術(shù)路線，明確數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、建立雙向數(shù)據(jù)共享，完善檔案利用等思路與對(duì)策，希望促進(jìn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的積極交換與共享。

關(guān)鍵詞：行政審批;數(shù)據(jù)交換;數(shù)據(jù)共享

我國簡政放權(quán)政策不斷發(fā)展，逐步完善審批流程，促進(jìn)行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息化建設(shè)現(xiàn)已成為各個(gè)部門的工作重點(diǎn)。在日常的工作中會(huì)產(chǎn)生非常多的數(shù)據(jù)資源，只有科學(xué)地處理這些數(shù)字資源，將其合理歸檔，才能推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的信息化、數(shù)字化建設(shè)，加速行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)的規(guī)范化進(jìn)程。

1 行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換共享的目標(biāo)與必要性

促進(jìn)行政審批業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交換與共享的目的是利用安全可靠、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，讓其成為各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)與審批平臺(tái)的一個(gè)安全穩(wěn)定的通道，有利于數(shù)據(jù)的傳輸與交換。建立安全高效的數(shù)據(jù)交換共享體系，有助于整合目前行政業(yè)務(wù)上的相關(guān)信息，同時(shí)促進(jìn)行政審批與電子監(jiān)察業(yè)務(wù)的發(fā)展。自從我國開展行政審批以來，先后發(fā)布了《行政許可法》與《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》。強(qiáng)調(diào)了行政機(jī)關(guān)檢查記錄以及行政許可決定公民有權(quán)利查看，以及加強(qiáng)電子檔案建設(shè)、文件歸檔過程的監(jiān)督指導(dǎo)。基于此，對(duì)行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的管理，有利于促進(jìn)依法行政，提升數(shù)字檔案資源的信息共享力度。另外數(shù)據(jù)共享可以極大地縮短審批時(shí)間，提升工作效率，提升政府的公信力，具備較強(qiáng)的認(rèn)同基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)共享的嘗試賦予地方政府更多的自主權(quán)，也進(jìn)一步印證了黨和國家將賦予地方政府對(duì)于數(shù)據(jù)共享更多的探索權(quán)限[1]。更多地促進(jìn)信息化技術(shù)的大力發(fā)展，進(jìn)一步推動(dòng)信息的實(shí)時(shí)、智能共享。

2 推動(dòng)行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換及共享的對(duì)策

2.1 夯實(shí)基礎(chǔ)，制定完善的業(yè)務(wù)規(guī)范

在實(shí)行行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換與共享之前，要做好行政審批的基礎(chǔ)工作，為檔案的信息化管理奠定良好的基礎(chǔ)。對(duì)于行政審批過程中產(chǎn)生的資料，包括文字、圖表、聲像以及電子文件等，需要及時(shí)地整理歸檔。對(duì)于現(xiàn)場完結(jié)的審批事項(xiàng)和審批服務(wù)，不僅需要整理好資料，還要保留申請(qǐng)人簽字、蓋章等重要信息[2]。完善行政審批檔案制度體系建設(shè)，以部門或行業(yè)為單位，由省級(jí)及以上的檔案部門與行政審批業(yè)務(wù)部門針對(duì)行政審批業(yè)務(wù)，聯(lián)合制定行政審批檔案信息化管理制度體系，為行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交換與共享建設(shè)提供完善的制度保障。例如加快推進(jìn)安全質(zhì)量檔案管理、食品藥品檔案管理等專業(yè)檔案管理辦法。同時(shí)，行政管理部門要加強(qiáng)梳理總結(jié)行政審批形成電子檔案的特點(diǎn)與規(guī)律，結(jié)合相關(guān)規(guī)定，制定電子歸檔要求。另外還需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)施的投入力度，為數(shù)據(jù)交流共享建立信息技術(shù)保障

2.2 建立數(shù)據(jù)中間系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息連接

為了促進(jìn)行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換與共享，需要在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立一個(gè)起到過渡作用的中間系統(tǒng)，方便解決行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)的在線歸檔，促進(jìn)了電子歸檔、無紙化檔案的發(fā)展，為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向電子檔案系統(tǒng)歸檔奠定了良好的發(fā)展基礎(chǔ)。在建立行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的中間庫以后，有以下幾個(gè)注意事項(xiàng)。首先，業(yè)務(wù)系統(tǒng)在完成其審批業(yè)務(wù)后，需要定時(shí)向兩個(gè)系統(tǒng)之間的中間庫發(fā)送與業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)和電子文件等相關(guān)資料。其次，檔案系統(tǒng)需要定時(shí)監(jiān)測檢查中間庫內(nèi)是否有新的數(shù)據(jù)，然后自動(dòng)生成能夠被歸檔的檔案數(shù)據(jù)。最后，檔案系統(tǒng)需要先完成相關(guān)數(shù)據(jù)的在線歸檔，然后對(duì)中間數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)狀態(tài)進(jìn)行更新，避免出現(xiàn)重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。

2.3 確立技術(shù)路線，明確數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)

促進(jìn)在線、實(shí)時(shí)歸檔模式的發(fā)展創(chuàng)新，需要不斷確立技術(shù)路線，明確數(shù)據(jù)交換的標(biāo)準(zhǔn)，有助于確保信息的安全。建立兩個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)需要同時(shí)對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，對(duì)數(shù)據(jù)的交換以及業(yè)務(wù)的辦理做出合理的規(guī)劃。建立兩個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)第一步需要明確行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間內(nèi)部數(shù)據(jù)、檔目錄以及電子文檔之間的映射關(guān)系。數(shù)據(jù)的在線歸檔需要規(guī)劃數(shù)據(jù)交換與加工流程，系統(tǒng)之間不同的數(shù)據(jù)需要設(shè)定不同的數(shù)據(jù)加工和交換流程。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)只有完成所有的相關(guān)行政審批流程之后才可以進(jìn)行數(shù)據(jù)歸檔。如果數(shù)據(jù)在歸檔之后發(fā)生了變更，則應(yīng)該取消上一次歸檔，然后進(jìn)行重新歸檔。大力推進(jìn)相關(guān)流程的規(guī)范化管理可以極大地提升數(shù)據(jù)歸檔效率，降低紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化的成本。因此要逐步形成數(shù)據(jù)的保存、傳輸、檢驗(yàn)等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保各個(gè)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接。

2.4 建立雙向數(shù)據(jù)共享，完善檔案利用

業(yè)務(wù)系統(tǒng)向檔案系統(tǒng)的單向數(shù)據(jù)交換還存有弊端，要想在檔案系統(tǒng)上進(jìn)行信息查詢服務(wù)，業(yè)務(wù)人員需要進(jìn)行較為復(fù)雜的包括登錄、檢索等操作過程，降低了工作效率。因此要想業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠提供更加方便、高效的服務(wù)，建立雙向的數(shù)據(jù)共享模式是非常有必要的。一方面可以在檔案系統(tǒng)上建立針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的查詢端口，免除了登錄檢索的過程，即可識(shí)別當(dāng)前所需要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過端口獲取要查看的數(shù)據(jù)資源。采用圖文一體化查詢?yōu)g覽引擎便于將所需檔案資料直接展示到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用頁面中，方便審批人員同時(shí)查看數(shù)據(jù)和相應(yīng)的檔案信息。同時(shí)根據(jù)相關(guān)創(chuàng)新做法，總結(jié)成為可以推廣的經(jīng)驗(yàn)。對(duì)數(shù)據(jù)的移交和接收、積累與歸檔進(jìn)行全方位的監(jiān)管，同時(shí)做好合理規(guī)劃，制定數(shù)據(jù)移交接收以及長久保存的標(biāo)準(zhǔn)及管理利用方面的指導(dǎo)性意見，促進(jìn)檔案系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息支撐作用的全面發(fā)揮。

2.5 積極實(shí)踐，逐步適應(yīng)無紙化歸檔需求

各個(gè)有代表性的審批部門應(yīng)逐步發(fā)揮自身特點(diǎn)，利用信息儲(chǔ)存與傳輸?shù)膬?yōu)勢，不斷開展業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間的互動(dòng)。加大數(shù)據(jù)交換與共享的力度，逐步完善數(shù)據(jù)儲(chǔ)存系統(tǒng)，由實(shí)體歸檔向電子歸檔發(fā)展，保障數(shù)據(jù)信息的原始性、完整性與準(zhǔn)確性。各個(gè)部門之間統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，提升對(duì)電子數(shù)據(jù)交流共享的認(rèn)可程度，降低實(shí)體介質(zhì)的使用頻率，利用多種數(shù)據(jù)技術(shù)手段逐步提高部門數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確率與可靠性。先從某一業(yè)務(wù)著手，然后進(jìn)行全面推廣，最終形成永久的電子歸檔與數(shù)據(jù)共享模式。例如河北省邢臺(tái)市行政審批局逐步建立起審批監(jiān)管信息共享交換機(jī)制，保障審批監(jiān)管信息的交流互通。該局接收了29個(gè)部門的331項(xiàng)行政許可，包括行政許可相關(guān)前置和涉及的事項(xiàng)、相關(guān)初審轉(zhuǎn)報(bào)事項(xiàng)以及其他公共服務(wù)事項(xiàng)。同時(shí)建立起信息聯(lián)絡(luò)制度，定時(shí)交換審批監(jiān)管文字信息，避免因?yàn)闆]有及時(shí)掌握最新相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)信息脫節(jié)，降低企業(yè)和群眾辦事效率的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)逐步利用“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”和大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立行政審批與監(jiān)管信息交換平臺(tái)，形成各部門之間各司其職、通力合作的新體系。

3 結(jié)論

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享以及無紙化檔案將會(huì)覆蓋的越來越廣泛。引入現(xiàn)代化信息化的技術(shù)手段有利于促進(jìn)資源共享，提升檔案利用效率。發(fā)展數(shù)據(jù)共享，需完善相關(guān)體系，建立數(shù)據(jù)中間系統(tǒng)，明確技術(shù)路線，推動(dòng)積極實(shí)踐，逐步適應(yīng)無紙化的需求，加速數(shù)據(jù)交換與共享的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]皇甫鑫，丁沙沙.數(shù)據(jù)共享、系統(tǒng)性創(chuàng)新與地方政府效能提升——基于浙江省“最多跑一次改革”案例[J].中共福建省委黨校學(xué)報(bào)，2019（04）：109-117.

[2]郭柳軍.行政審批檔案信息化管理研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（06）：36-37.

作者簡介

王思佳（1986-），女，山東日照，研究生，初級(jí)，研究方向：檔案管理。