高校檔案資源建設(shè)新視角的探究

朱偉文

[摘 要]現(xiàn)代高校辦學(xué)理念和檔案“三個體系”下的高校檔案資源建設(shè)，賦予了高校檔案資源建設(shè)新要素，高校檔案部門要抓住契機(jī)，通過控制檔案形式源頭，突破傳統(tǒng)歸檔理論限制，重組和收集檔案智能和虛擬資源，不斷優(yōu)化館（室）藏結(jié)構(gòu)，建立覆蓋人民群眾的高校檔案資源體系。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；資源；整合

檔案“三個體系”建設(shè)是檔案工作貫徹落實十七大科學(xué)發(fā)展觀的重大舉措，是踐行黨的群眾路線的具體體現(xiàn)。在“三個體系”建設(shè)中，檔案資源建設(shè)是檔案各項工作得以順利開展的要素，既是利用建設(shè)的基礎(chǔ)，也是檔案安全建設(shè)的保障，只有通過完善的檔案資源建設(shè)“人類寶貴資源——檔案才能擺脫自生自滅、散亂不安全的狀態(tài)，獲得應(yīng)有的歸宿”（1）。

1.高校檔案資源建設(shè)的內(nèi)涵

檔案是人們在社會實踐活動中形成的，具有保存?zhèn)洳榈脑加涗?，是一種信息資源，影響著人類生活的方方面面。高校檔案資源是高校在從事教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項活動中形成的對學(xué)校和社會有保存價值的檔案總和。它記載了學(xué)校發(fā)展的脈絡(luò)，匯集高校教學(xué)、科研等領(lǐng)域的成果，沉積著學(xué)校特色專業(yè)和悠久文化的精華，雖然不直接參與學(xué)校管理、教育教學(xué)、科學(xué)研究等活動，但其通過提供檔案為高校各項活動服務(wù)發(fā)揮的作用不可忽視。2005年連戰(zhàn)訪問北京大學(xué)時，北大準(zhǔn)備的禮物是其母親趙蘭坤女士就讀該校期間的學(xué)籍檔案，跨越時空的檔案資源瞬時拉近了海峽兩岸的距離，通過這一經(jīng)典的事例可見高校檔案資源建設(shè)的價值。

隨著高校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，現(xiàn)代高校檔案資源體系涵蓋三個層面：一是傳統(tǒng)的檔案實體資源，它是由高校實踐活動中直接形成和處理的原生性信息匯成的各種形式、載體、內(nèi)容的記錄；二是經(jīng)過加工的檔案智能信息資源，它由高校檔案實體資源派生出并游離于實體檔案之外，是依據(jù)檔案實體信息內(nèi)容與形式特征提煉的檢索性、匯集性的二、三次文獻(xiàn)；三是新產(chǎn)生的虛擬檔案信息資源。隨代現(xiàn)伴計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高?？茖W(xué)研究、管理過程中廣泛應(yīng)用，大量的檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以虛擬信息的形態(tài)呈現(xiàn)，高校檔案虛擬信息資源應(yīng)運而生。高校案資源建設(shè)就是對這些檔案資源總和的形成、價值判定、收集和加工整合的過程。

2.高校檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀及新視角

建國以來，大多數(shù)高校的檔案資源建設(shè)局限于學(xué)校黨政部門形成的文書和人事檔案的管理。上世紀(jì)八十年代末，隨著高校工作中心的轉(zhuǎn)移，國家教委頒布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱“6號令”）。“6號令”的頒布，是高校檔案資源建設(shè)的一個重要轉(zhuǎn)折點，其中第五章第十七條指出：“高等學(xué)校應(yīng)建立和完善歸檔制度，并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)，做到每項重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料保存?！备叩葘W(xué)校文件材料的歸檔范圍由原先的黨政管理擴(kuò)展到教學(xué)、科研、基建、出版、外事、儀器設(shè)備、財會、產(chǎn)品生產(chǎn)九個門類，涉及到高校各項工作的方方面面。各高校在實施“6號令”的過程中，加大了對檔案實體資源的建設(shè)力度，通過制訂相關(guān)制度，把原本散失在個人和系科的教學(xué)、科研的檔案集中到檔案部門，并遵照“6號令”第七條第5點，推進(jìn)檔案智能資源的建設(shè)，編制了多種檢索工具和文獻(xiàn)匯編，為學(xué)校教職工利用檔案提供方便。

“6號令”頒布近二十年來，高校檔案資源建設(shè)經(jīng)過各高校檔案部門的努力，已有了厚重積淀，檔案資源建設(shè)的規(guī)模與結(jié)構(gòu)發(fā)生了翻天覆地的變化。根據(jù)2010年4月江蘇省檔案局《關(guān)于開展江蘇高校檔案工作基本情況調(diào)查的通知》的調(diào)查結(jié)果，江蘇省80所高校截至2010年4月底九大門類實體檔案積累了一百七十多萬卷，除產(chǎn)品生產(chǎn)類（9031卷）檔案案卷數(shù)量明顯寡弱，其他各門類檔案卷數(shù)相對平衡，教學(xué)類（387967卷）和科研類（76827卷）檔案數(shù)量已超過了黨群類（360599卷）和行政類（260402卷）檔案數(shù)量，充分體現(xiàn)了高校檔案實體資源建設(shè)的成效。但高校檔案資源建設(shè)仍然存不少問題：其一，智能資源建設(shè)不富足，表現(xiàn)在“檔案編研成果”較少和已歸的檔案不能及時找到的事件偶有發(fā)生；其二，對76所高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案網(wǎng)站建設(shè)情況的統(tǒng)計，表現(xiàn)出虛擬資源建設(shè)方面的嚴(yán)重缺失，建有全文數(shù)據(jù)庫的高校僅有15所，有電子目錄或個別檔案數(shù)據(jù)庫的高校也只有29所，建有專門網(wǎng)站的高校22所，無專門網(wǎng)站的54所；其三，在實體資源方面，雖然數(shù)量有所增長，但查找時常常發(fā)現(xiàn)要用的檔案沒有歸檔，而且各高校的綜合檔案千篇一律，存在“虛胖”與庫存數(shù)量不充分現(xiàn)象；還有載體單一，缺少能夠生動再現(xiàn)高校各個時期原貌的聲像資料。

此外，近年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，社會的文明程度的提高，現(xiàn)代大學(xué)一步步走向大眾，融入社會，人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)和文化傳承成為高校的基本職能。所以，高校檔案資源建設(shè)，還需與時俱進(jìn)，大膽創(chuàng)新，創(chuàng)建覆蓋人民群眾的高校檔案資源體系是當(dāng)下一個值得我們探索的視角。

在高校何為覆蓋人民群眾的檔案資源呢？其實在“6號令”和2008年，教育部和國家檔案局根據(jù)近年高校檔案管理發(fā)展變化的情況，頒發(fā)的新《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱“27號令”）中都有影可尋，在給高校檔案下定義時，兩者都提到的“對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，前者第六條還明確指出高校檔案館“既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久存放和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)”，“對學(xué)生、學(xué)校和社會”的范圍和“永久存放”的終極性都確定了高校檔案資源是學(xué)校和國家共同的財富，高校檔案工作不僅僅要履行內(nèi)部的職能，還要融入社會，服務(wù)社會，擔(dān)當(dāng)社會的責(zé)任。“27號令”還首次將學(xué)生檔案獨立設(shè)類，突顯了科學(xué)發(fā)展觀和群眾路線以人為本和關(guān)注民生檔案的理念?？梢?，覆蓋人民群眾的高校檔案資源建設(shè)就是緊貼民生，傳承校園文化精神和維護(hù)學(xué)校發(fā)展的真實面貌，以方便學(xué)校師生和社會大眾利用需要為宗旨，有效地掌控高校檔案形成，科學(xué)判定、收集，合理整合三個層面上對學(xué)校和社會具有永久保存價值的檔案信息資源。

3.新時期高校檔案資源建設(shè)的探究

現(xiàn)代高校辦學(xué)理念和檔案“三個體系”下的高校檔案資源建設(shè)，賦予了高校檔案工作新的思想要素，高校檔案部門要抓住契機(jī)，積極探索和完善高校檔案資源建設(shè)的方式、方法，提升高校檔案管理的水平和層次。

3.1掌控高校檔案形成源頭，強(qiáng)化實體資源全員收集的整體功效。首先要建立合理的群體結(jié)構(gòu)。從管理角度審視，要成立學(xué)校層面上的“檔案工作委員會”，由主管校長、檔案館負(fù)責(zé)人和各職能部門、院系領(lǐng)導(dǎo)組成，自上而下負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)全校檔案工作；從業(yè)務(wù)角度出發(fā)，應(yīng)自下而上，檔案平時分散在學(xué)校各個角落，形成于學(xué)校各個部門、院系，甚至是個人，收集工作不是高校檔案部門一個單位能完成的，它涉及到各部門、各院系和每個形成者，因此，學(xué)校各部門、各院系要明確有1人以上的兼職檔案員，在高校檔案部門專職檔案員的指導(dǎo)下具體從事最初的檔案收集和整理，通過覆蓋全校的網(wǎng)絡(luò)隊伍，有效控制實體檔案形成的源頭，保證高校實體檔案的齊全。第二，提高學(xué)校全員歸檔的意識。通過各種途徑對全校領(lǐng)導(dǎo)、教職員工宣傳檔案法律、法規(guī)，認(rèn)識到檔案收集人人有責(zé)，貪圖自己利用方便，把檔案“占為已有”等不歸檔行為是違法的，促使到歸檔時間，領(lǐng)導(dǎo)、承辦人員主動把積壓在個人手中利用的文件資料交給兼職檔案員，提高檔案的歸檔率。第三，積極開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)專、兼職檔案員的責(zé)任感。組織專、兼職檔案員認(rèn)真學(xué)習(xí)研究有關(guān)資源建設(shè)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，按規(guī)則整理，系統(tǒng)、有效地儲存資源，確保高校檔案實體資源的安全和完整。第四，正確判定檔案價值，嚴(yán)格進(jìn)庫檔案質(zhì)量，在檔案進(jìn)館（室）前，高校檔部門要嚴(yán)格鑒定，去粗存精，去偽存真，把不附合歸檔要求的文件拒之門外，并建立利用預(yù)測反饋機(jī)制，有針對性地主動收集利用者需要的信息資源，上下齊心，發(fā)揮全員收集檔案的整體功效，從源頭確保進(jìn)館（室）檔案量與質(zhì)的統(tǒng)一，消除“虛胖”與庫存數(shù)量不充分現(xiàn)象。

3.2突破傳統(tǒng)歸檔理論的限制，重視智能和虛擬資源的建設(shè)。首先加深智能檔案資源的開發(fā)。智能資源建設(shè)就是指超脫檔案原始載體限制，揭示按照專題重組檔案信息的行為或過程。高校是人類傳授知識、培養(yǎng)國家人才的基地，也是研究高新科學(xué)技術(shù)的場所，所產(chǎn)生的信息資源本身具有巨大的價值，但它自身無法向利用者顯示出來，高校檔案部門必須在一次文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，大力加強(qiáng)二、三次文獻(xiàn)編研，從大量的文獻(xiàn)中篩選有關(guān)的情報信息，編輯各種檢索索引、文摘向用戶提供線索，同時要借助計算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)、設(shè)備，提高二次文獻(xiàn)覆蓋率，建立完整、便捷的檔案目錄電子檢索系統(tǒng)，做好全宗級、案卷級、文件級目錄與全文文本庫、圖形圖像庫之間的鏈接，縮短查找時間，提高檔案信息的處理能力。其次，加強(qiáng)虛擬資源的捕獲。隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的普及，電子數(shù)據(jù)，網(wǎng)上信息越來越多，一方面要注重對虛擬檔案信息的收集、鑒定、整理，對具有永久保存價值的檔案，要紙質(zhì)與電子并重，對不起憑證作用保存價值不高的資料，可用虛擬資源替代；另一方面要做好實體檔案信息數(shù)字化的轉(zhuǎn)化工作，對館（室）藏的檔案資源進(jìn)行錄入、掃描等數(shù)字化“加工”，以補(bǔ)充紙質(zhì)檔案利用單一化的不足，滿足多用戶同一時間查閱檔案的要求。

3.3不斷優(yōu)化館（室）藏結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建覆蓋人民群眾的高校檔案資源。第一，在做好平時檔案收集工作的基礎(chǔ)，通過各種渠道，拯救高校珍貴的老檔案，一方面，采取征集和捐贈相結(jié)合、開通寄存通道和與相關(guān)單位建立合作、交換關(guān)系，把館（室）藏中缺失珍藏在個人和其他單位的反映本高校發(fā)展足跡的資源吸收進(jìn)來，補(bǔ)充館（室）藏資源的不足；另一方面，也可采用口述檔案的方法彌補(bǔ)歷史的空白，我校從今年上半年開始，啟動口述校史的工作，在查找現(xiàn)有檔案的基礎(chǔ)上，列出要了解內(nèi)容的提綱，用攝像、錄音的方式定期訪談我校離退休的知名專家、教授，取得良好效果，訪談形成的聲像檔案資料不僅能以直觀、生動的視頻再現(xiàn)高校歷史記憶，作為激發(fā)全校師生的愛校、愛國熱情的素材，還可以改變高校檔案館（室）藏載體單一的局面。第二，突出重點，形成有學(xué)校特色的檔案資源。雖然高校歸檔遵行的原則一樣，但是每個高校的具體教學(xué)、科研、管理都有自己的側(cè)重點，重點接收那些能夠全面反映本校管理、科技、教學(xué)、及規(guī)模發(fā)展?fàn)顩r和能夠突顯學(xué)校特色的專業(yè)學(xué)科的檔案資料，如教學(xué)大綱、課程安排，教師、科研人員學(xué)術(shù)研究成果、著書手稿等等，展現(xiàn)學(xué)校特有的檔案風(fēng)貌，改變趨之若鶩、人有我有的狀況。第三，關(guān)注校園民生檔案建設(shè)。加大收集與師生民情密切相關(guān)的民生檔案，注重學(xué)生學(xué)歷、學(xué)籍和在校表現(xiàn)原始文本和教職員工職稱、職務(wù)、工資變動、享受待遇等方面文件的形成，縮短這些檔案的整理時間，加快利用進(jìn)程，并有針對性地對這些檔案進(jìn)行資源整合，實現(xiàn)檔案靜態(tài)資源與學(xué)生、教職員工、社會大眾利用需求的無縫對接，彰顯新時期高校檔案人文關(guān)懷的作用。

總之，我們要站在為學(xué)校和社會公眾服務(wù)的高度，不斷挖掘檔案新鮮資源，為高校和社會全方位利用創(chuàng)建豐厚的資源庫，開創(chuàng)高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的新局面。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬學(xué)強(qiáng).新時期檔案資源建設(shè)的思考檔案學(xué)研究2004年第5期32-36頁

[2]陳忠海/梁艷萍近十年國家檔案資源建設(shè)研究綜述四川檔案2010年6期28-31頁

[3]普通高校檔案管理辦法國家教委1989年10月10日

[4]高校檔案管理辦法國家教委國家檔案局2008年9月1日

注釋：

（1）何嘉蓀：《檔案管理理論與實踐》高等教育出版社，1993年31頁。