醫(yī)院綜合資源計(jì)劃管理系統(tǒng)在后勤物流管理中的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

周 斌 李先鋒 錢明理 程 明 吳德軍 李 平 王晨亮謝海源 王 冬 張明芳 徐衛(wèi)國(guó)

后勤管理是保障醫(yī)院健康運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，其水平高低直接影響著醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、服務(wù)效率和綜合績(jī)效。醫(yī)院后勤管理中的物流管理，涉及到醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用耗材、試劑藥品、辦公用品、生活用品等物資的采購(gòu)與供應(yīng)，在協(xié)助完成各項(xiàng)醫(yī)療業(yè)務(wù)中占有非常重要的地位。因此，在倡導(dǎo)醫(yī)院整體資源精細(xì)化管理的今天，通過(guò)信息系統(tǒng)的建設(shè)，構(gòu)建一套完整的閉環(huán)式后勤物流全過(guò)程管理系統(tǒng)，把對(duì)供應(yīng)商的管理、物資采購(gòu)供應(yīng)管理、庫(kù)存物資管理等物流活動(dòng)緊密聯(lián)系起來(lái)，在促進(jìn)醫(yī)院后勤物流管理運(yùn)行更科學(xué)、更及時(shí)、更有效等多方面均顯得尤為必要。

本文通過(guò)上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬新華醫(yī)院和用友醫(yī)療衛(wèi)生信息系統(tǒng)有限公司合作開(kāi)發(fā)的醫(yī)院綜合資源計(jì)劃管理系統(tǒng)（HRP，Hospital Resource Planning）的實(shí)踐，詳細(xì)敘述了該信息系統(tǒng)物流管理分系統(tǒng)的設(shè)計(jì)架構(gòu)、上線過(guò)程以及實(shí)際使用體會(huì)，為進(jìn)一步推進(jìn)公立醫(yī)院信息化建設(shè)提供可資借鑒的模型。

1 醫(yī)院綜合資源計(jì)劃管理系統(tǒng)的概念與應(yīng)用價(jià)值

醫(yī)院綜合資源計(jì)劃管理系統(tǒng)（HRP）來(lái)源于企業(yè)資源計(jì)劃（ERP,Enterprise Resource Planning），是企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）融入醫(yī)院管理環(huán)境，在醫(yī)院管理領(lǐng)域內(nèi)的創(chuàng)新運(yùn)用。

1.1 概念簡(jiǎn)述

醫(yī)院綜合資源計(jì)劃管理系統(tǒng)（HRP）是醫(yī)院引入企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）的成功管理思想和技術(shù)，通過(guò)閉環(huán)式信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，結(jié)合醫(yī)院已有信息資源，將醫(yī)院人、財(cái)、物整合到同一個(gè)信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“人財(cái)物”、“醫(yī)教研”、“醫(yī)護(hù)技藥”協(xié)同、均衡運(yùn)行，以達(dá)到最佳資源組合的管理方法。HRP物流管理分系統(tǒng)是其中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，借助此系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資全過(guò)程、專業(yè)化和分類別的精細(xì)化管理。

1.2 HRP物流管理分系統(tǒng)在后勤物流管理中的應(yīng)用價(jià)值

HRP物流管理分系統(tǒng)是應(yīng)用現(xiàn)代物流管理理論，結(jié)合現(xiàn)代電子信息管理的技術(shù)要求，對(duì)醫(yī)院物流進(jìn)行信息化、集約化的管理。其特點(diǎn)是：（1）將供應(yīng)商、配送中心、醫(yī)院庫(kù)房之間的業(yè)務(wù)進(jìn)行流程整合，并依托現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)物流的全過(guò)程可控監(jiān)管，為醫(yī)院降低管理難度，提升管理效率；（2）利用電子病歷集成供應(yīng)清單實(shí)現(xiàn)物資的及時(shí)供應(yīng)，達(dá)到供應(yīng)鏈最優(yōu)，效率最高[1]。

通過(guò)HRP物流管理現(xiàn)代信息系統(tǒng)解決方案，形成醫(yī)院物流的閉合環(huán)路，從而提高醫(yī)院內(nèi)部后勤科室與臨床業(yè)務(wù)科室、醫(yī)技醫(yī)輔科室之間的業(yè)務(wù)協(xié)同能力，消除醫(yī)院后勤物流管理中的盲區(qū)、漏洞和死角，為患者提供更優(yōu)質(zhì)、更快捷、更高效、費(fèi)用更合理、更適宜的醫(yī)療服務(wù)。

2 HRP物流管理分系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與架構(gòu)

2.1 HRP物流管理分系統(tǒng)設(shè)計(jì)要點(diǎn)

2.1.1 支持采購(gòu)業(yè)務(wù)從物資需求申請(qǐng)、請(qǐng)購(gòu)、訂單、入庫(kù)、發(fā)票到結(jié)算全過(guò)程的管理。

2.1.2 通過(guò)對(duì)物資庫(kù)存存量狀態(tài)的可視化監(jiān)管，可以幫助醫(yī)院動(dòng)態(tài)掌握全面的庫(kù)存信息，并做出科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃，從而全面壓縮庫(kù)存。

2.1.3 可實(shí)時(shí)準(zhǔn)確獲取貨物庫(kù)存量信息及可用量信息，避免差錯(cuò)，并支持根據(jù)倉(cāng)庫(kù)備貨量進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨，實(shí)現(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確安排采購(gòu)。

2.1.4 實(shí)現(xiàn)多級(jí)庫(kù)房管理，支持科室物資的使用管理，成本核算單元進(jìn)一步細(xì)化。

2.1.5 提供二級(jí)庫(kù)、科室?guī)斓榷嗉?jí)庫(kù)房的管理模式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院對(duì)科室?guī)?、二?jí)庫(kù)、一級(jí)庫(kù)之間物資需求的有序、有效管理。

2.1.6 提供高值耗材管理功能，實(shí)現(xiàn)高值耗材一物一號(hào)全程跟蹤，監(jiān)控高值耗材的購(gòu)入、病人使用與醫(yī)院管理信息系統(tǒng)（HIS）收費(fèi)情況，防止高值耗材流失。

2.1.7 提供條碼管理功能，支持包裝物自帶條碼掃描與醫(yī)院自制條碼打印，加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部耗材管理，便于耗材質(zhì)量追溯及流轉(zhuǎn)跟蹤。

2.1.8 支持定期盤點(diǎn)、周期盤點(diǎn)、永續(xù)盤點(diǎn)和當(dāng)日進(jìn)出庫(kù)盤點(diǎn)等多種盤點(diǎn)方法，提供處理各種盤點(diǎn)所需要的業(yè)務(wù)功能。

2.1.9 提供庫(kù)齡查詢分析、安全庫(kù)存量提示報(bào)警等功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)物資的使用期和保質(zhì)期的追蹤、查詢和監(jiān)控。

2.1.10 支持針對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采購(gòu)及自動(dòng)補(bǔ)貨，提高采購(gòu)人員及庫(kù)房人員下單的效率。

2.1.11 支持自動(dòng)載入往年歷史采購(gòu)存貨，實(shí)現(xiàn)根據(jù)歷史情況進(jìn)行大批量備貨，從而提高采購(gòu)人員的工作效率。

2.1.12 物資管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)與財(cái)務(wù)成本系統(tǒng)的緊密集成，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)成本憑證，并能追溯到業(yè)務(wù)發(fā)生的源頭單據(jù)，實(shí)現(xiàn)物資管理系統(tǒng)與核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)高度共享、集成。

圖1 HRP物流管理分系統(tǒng)架構(gòu)

2.2 HRP物流管理分系統(tǒng)架構(gòu)

HRP物流管理分系統(tǒng)分為4層：第1層是用友基礎(chǔ)平臺(tái)（UAP平臺(tái)），用于設(shè)置支持系統(tǒng)正常運(yùn)行的各種數(shù)據(jù)字典及業(yè)務(wù)控制關(guān)系；第2層是核算層，通過(guò)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)生成業(yè)務(wù)核算層數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，做到賬實(shí)相符；第3層是業(yè)務(wù)層,是物流管理系統(tǒng)的核心，主要處理醫(yī)院物資管理的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；第4層是分析層，通過(guò)物流業(yè)務(wù)的全過(guò)程管理及與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成，為院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行物流管理及供應(yīng)商績(jī)效分析提供數(shù)據(jù)來(lái)源。HRP物流管理分系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

3 HRP物流管理分系統(tǒng)的上線過(guò)程

由于HRP物流管理分系統(tǒng)應(yīng)用是對(duì)原醫(yī)院物流管理方式的流程再造，因此，靜態(tài)數(shù)據(jù)維護(hù)、關(guān)鍵用戶培訓(xùn)、測(cè)試環(huán)境搭建、上線切換應(yīng)急等各項(xiàng)準(zhǔn)備工作無(wú)疑是確保HRP物流管理分系統(tǒng)順利上線的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.1 HRP物流管理分系統(tǒng)上線計(jì)劃安排

HRP物流管理分系統(tǒng)根據(jù)后勤物流管理實(shí)踐分為低值系統(tǒng)和高值系統(tǒng)；高值系統(tǒng)又以是否手術(shù)實(shí)際需要為標(biāo)準(zhǔn)，將高值耗材分為通用型和跟臺(tái)型，前者如吻合器、人工晶體等，后者如人工關(guān)節(jié)類材料等[2]。根據(jù)低值系統(tǒng)和高值系統(tǒng)的異同，選取處理比較單一的低值系統(tǒng)先行上線，待低值系統(tǒng)上線穩(wěn)定，取得實(shí)際上線經(jīng)驗(yàn)后再實(shí)施高值系統(tǒng)上線。

低值系統(tǒng)上線計(jì)劃，分為靜態(tài)數(shù)據(jù)維護(hù)、靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入維護(hù)、關(guān)鍵用戶培訓(xùn)、滿足上線業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)測(cè)試維護(hù)、測(cè)試環(huán)境搭建、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入測(cè)試、集成測(cè)試、最終用戶培訓(xùn)、最終用戶操作手冊(cè)完善、客戶端安裝配置、正式環(huán)境搭建和上線切換12個(gè)步驟?？紤]到雖然低值系統(tǒng)可以有庫(kù)存?zhèn)湄洷Ｕ希菫榱舜_保高值系統(tǒng)上線順利，在實(shí)際上線安排中仍然根據(jù)高值系統(tǒng)上線切換要求進(jìn)行，切換后低值系統(tǒng)必須能夠即時(shí)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)。

高值系統(tǒng)上線計(jì)劃，分為靜態(tài)數(shù)據(jù)維護(hù)、靜態(tài)數(shù)據(jù)確認(rèn)、靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入測(cè)試、HIS系統(tǒng)接口開(kāi)發(fā)調(diào)試、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入測(cè)試、集成測(cè)試、最終用戶培訓(xùn)、模擬環(huán)境搭建、模擬運(yùn)行、正式環(huán)境搭建和上線切換11個(gè)步驟。高值系統(tǒng)切換后即與HIS系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)同處理，即時(shí)為所需患者提供完整服務(wù)，因此，在模擬運(yùn)行環(huán)節(jié)必須反復(fù)驗(yàn)證系統(tǒng)穩(wěn)定性，盡可能將系統(tǒng)缺陷暴露出來(lái)，并逐一修改至不再發(fā)生。

3.2 HRP物流管理分系統(tǒng)運(yùn)行反饋調(diào)整

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，詳細(xì)而周全的上線計(jì)劃是保障上線切換工作順利進(jìn)行的有效保障，但是上線切換成功并不意味著系統(tǒng)就是完美無(wú)缺的。在實(shí)踐中，上線切換成功后所暴露出來(lái)的問(wèn)題依然不少，如初始運(yùn)行速度整體偏慢、系統(tǒng)查詢幾乎停滯、部分終端運(yùn)行故障、部分業(yè)務(wù)操作出錯(cuò)等等。這就需要醫(yī)院信息管理部門及時(shí)收集故障事件，整合軟件供應(yīng)商和硬件供應(yīng)商共同進(jìn)行原因分析和系統(tǒng)排查，從軟件和硬件兩個(gè)方面來(lái)夯實(shí)新系統(tǒng)的運(yùn)行基礎(chǔ)，通過(guò)不斷的反饋調(diào)整，使新系統(tǒng)不但穩(wěn)定，而且高效。

4 HRP物流管理分系統(tǒng)的使用體會(huì)

HRP物流管理分系統(tǒng)的成功上線，不僅提高了物流管理的效率，還大大提高了物流管理的精細(xì)化程度，在醫(yī)院控制成本、降低費(fèi)用和改善服務(wù)方面逐漸顯現(xiàn)出巨大的效能。

4.1 初步實(shí)現(xiàn)了耗材的全閉環(huán)管理

HRP物流管理分系統(tǒng)成功上線，醫(yī)院可以實(shí)現(xiàn)從采購(gòu)計(jì)劃發(fā)起與制定→采購(gòu)訂單的執(zhí)行與追蹤→物資耗材的入庫(kù)管理→物資耗材的領(lǐng)用與損耗→物資耗材的計(jì)量等全流程的信息化管理。一個(gè)環(huán)節(jié)的輸出將作為下一個(gè)環(huán)節(jié)的輸入，彼此關(guān)聯(lián)又相互制約，形成一套閉環(huán)的管控體系?？梢赃@樣說(shuō)，就物流管理而言，在醫(yī)院內(nèi)部已實(shí)現(xiàn)全閉環(huán)管理。以后隨著醫(yī)院外物聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的構(gòu)建，物資耗材全生命周期的管理將更加完善。

4.2 有效監(jiān)控醫(yī)療費(fèi)用波動(dòng)

我國(guó)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革中的公立醫(yī)院改革已經(jīng)步入“深水區(qū)”，在解決“看病貴”方面，物資耗材管控已經(jīng)緊跟著藥品管控成為社會(huì)集中詬病的另一個(gè)焦點(diǎn)。物資耗材是醫(yī)院資金占用的主要因素，通過(guò)HRP與HIS收費(fèi)系統(tǒng)的整合，從醫(yī)囑角度關(guān)聯(lián)相應(yīng)的材料耗用信息，實(shí)現(xiàn)物資耗材的實(shí)耗實(shí)銷，從源頭上杜絕“跑冒滴漏”等現(xiàn)象，顯著提升醫(yī)院的物資管理能力[3]。HRP物流管理分系統(tǒng)成功上線，與HIS收費(fèi)系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)接，物資耗材用一筆就記一筆，領(lǐng)一筆就銷一筆，物流管理與收費(fèi)管理、財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)院內(nèi)封閉環(huán)路。在上海實(shí)施市級(jí)公立醫(yī)院“雙控雙降”政策中，HRP物流管理分系統(tǒng)不僅能提供固定患者的物資耗材使用量和費(fèi)用，還能提供一個(gè)時(shí)間段內(nèi)全院物資耗材的使用量和費(fèi)用，可以敏銳地觀測(cè)到個(gè)別物資耗材品種異動(dòng)狀況而采取必要的措施制止，也可以進(jìn)行系統(tǒng)化的分析比較，為物資耗材，尤其是高值耗材的國(guó)產(chǎn)化使用率提供有效依據(jù)。

4.3 避免人工操作管理缺陷

醫(yī)院信息系統(tǒng)不完善，科室?guī)旆颗c總庫(kù)信息系統(tǒng)不對(duì)接是目前大多數(shù)醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象，科室?guī)旆咳匀缓艽蟪潭壬弦蕾囉谑止さ怯洺鰩?kù)量、入庫(kù)量，人工進(jìn)行盤點(diǎn)、匯總，工作量大，而且易于出現(xiàn)差錯(cuò)[4]。HRP物流管理分系統(tǒng)成功上線后，醫(yī)院采取權(quán)限管理辦法，上級(jí)權(quán)限可以實(shí)時(shí)監(jiān)控下一級(jí)權(quán)限所有操作，頂級(jí)權(quán)限可以實(shí)時(shí)監(jiān)控任何一級(jí)權(quán)限的任何操作，再輔以物資耗材條碼管理，入庫(kù)、出庫(kù)、盤點(diǎn)等物流管理工作都納入HRP物流管理分系統(tǒng)，進(jìn)行信息化全程處理。在月末和年末結(jié)算時(shí)，賬賬查對(duì)、賬實(shí)查對(duì)，以此為基礎(chǔ)，即使發(fā)現(xiàn)有不符的情況，也可以在系統(tǒng)內(nèi)非常便捷的進(jìn)行追蹤分析，找出差錯(cuò)記錄進(jìn)行改正。同時(shí)，也可以及時(shí)地為臨床業(yè)務(wù)科室提供物資耗材領(lǐng)用的完整信息，便于臨床業(yè)務(wù)科室更好地進(jìn)行成本控制，也為HRP成本管理分系統(tǒng)上線做好準(zhǔn)備，為醫(yī)院績(jī)效管理實(shí)現(xiàn)全成本考核奠定基礎(chǔ)。

4.4 提高院內(nèi)物流整體效率

公立醫(yī)院改革深化，其實(shí)質(zhì)是要求公立醫(yī)院回歸公益性，在合理的運(yùn)營(yíng)收入條件下，更好地、更多地為患者提供可及的醫(yī)療衛(wèi)生和健康保健服務(wù)。公立醫(yī)院必須在推進(jìn)我國(guó)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的大背景下，在人、財(cái)、物的綜合運(yùn)營(yíng)管理上采取適宜的技術(shù)與措施，提高有限資源的利用效率，從而取得較高的社會(huì)效益和適宜的經(jīng)濟(jì)效益，保障醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。HRP的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)是服務(wù)于醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)管理，建立靈活統(tǒng)一的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)管理透明化，推動(dòng)醫(yī)院管控模式的轉(zhuǎn)變[5]。HRP物流管理分系統(tǒng)秉承這種轉(zhuǎn)變的需求，在物流管理中逐漸弱化人的因素，將整套管理的規(guī)范要求融于HRP中，用信息化推進(jìn)醫(yī)院管理創(chuàng)新，用信息化引領(lǐng)醫(yī)院發(fā)展。在HRP物流管理分系統(tǒng)運(yùn)行實(shí)踐中，不但做到了提高院內(nèi)物流整體效率的初衷，也為醫(yī)院后勤管理創(chuàng)新指明了方向。

參考資料

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