醫(yī)院綜合資源計劃管理系統(tǒng)在后勤物流管理中的設(shè)計與應用

■ 周 斌李先鋒錢明理程 明吳德軍李 平王晨亮謝海源王 冬張明芳徐衛(wèi)國

醫(yī)院后勤

醫(yī)院綜合資源計劃管理系統(tǒng)在后勤物流管理中的設(shè)計與應用

■ 周 斌①李先鋒①錢明理①程 明①吳德軍②李 平①王晨亮①謝海源①王 冬①張明芳②徐衛(wèi)國①

HRP 后勤管理 物流管理

公立醫(yī)院必須在推進我國醫(yī)藥衛(wèi)生改革的大背景下，在人、財、物的綜合運營管理上采取適宜的技術(shù)與措施，提高有限資源的利用效率，從而取得較高的社會效益和適宜的經(jīng)濟效益，以保障醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。本文通過上海交通大學醫(yī)學院附屬新華醫(yī)院和用友醫(yī)療衛(wèi)生信息系統(tǒng)有限公司合作開發(fā)的醫(yī)院綜合資源計劃管理系統(tǒng)的實踐，詳細敘述了該信息系統(tǒng)物流管理分系統(tǒng)的設(shè)計架構(gòu)、上線過程以及實際使用的體會，為進一步推進公立醫(yī)院信息化建設(shè)提供可資借鑒的模型。

Author’s address：Xinhua Hospital Affiliated to Shanghai Jiaotong University School of Medicine, No.1665 Kong Jiang Road, Yangpu District, Shanghai, 200092, PRC

后勤管理是保障醫(yī)院健康運行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，其水平高低直接影響著醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、服務效率和綜合績效。醫(yī)院后勤管理中的物流管理，涉及到醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用耗材、試劑藥品、辦公用品、生活用品等物資的采購與供應，在協(xié)助完成各項醫(yī)療業(yè)務中占有非常重要的地位。因此，在倡導醫(yī)院整體資源精細化管理的今天，通過信息系統(tǒng)的建設(shè)，構(gòu)建一套完整的閉環(huán)式后勤物流全過程管理系統(tǒng)，把對供應商的管理、物資采購供應管理、庫存物資管理等物流活動緊密聯(lián)系起來，在促進醫(yī)院后勤物流管理運行更科學、更及時、更有效等多方面均顯得尤為必要。

本文通過上海交通大學醫(yī)學院附屬新華醫(yī)院和用友醫(yī)療衛(wèi)生信息系統(tǒng)有限公司合作開發(fā)的醫(yī)院綜合資源計劃管理系統(tǒng)（HRP，Hospital Resource Planning）的實踐，詳細敘述了該信息系統(tǒng)物流管理分系統(tǒng)的設(shè)計架構(gòu)、上線過程以及實際使用體會，為進一步推進公立醫(yī)院信息化建設(shè)提供可資借鑒的模型。

1 醫(yī)院綜合資源計劃管理系統(tǒng)的概念與應用價值

醫(yī)院綜合資源計劃管理系統(tǒng)（HRP）來源于企業(yè)資源計劃（ERP, Enterprise Resource Planning），是企業(yè)資源計劃（ERP）融入醫(yī)院管理環(huán)境，在醫(yī)院管理領(lǐng)域內(nèi)的創(chuàng)新運用。

1.1 概念簡述

醫(yī)院綜合資源計劃管理系統(tǒng)（HRP）是醫(yī)院引入企業(yè)資源計劃（ERP）的成功管理思想和技術(shù)，通過閉環(huán)式信息管理系統(tǒng)的設(shè)計，結(jié)合醫(yī)院已有信息資源，將醫(yī)院人、財、物整合到同一個信息管理平臺，實現(xiàn)“人財物”、“醫(yī)教研”、“醫(yī)護技藥”協(xié)同、均衡運行，以達到最佳資源組合的管理方法。HRP物流管理分系統(tǒng)是其中一個重要環(huán)節(jié)，借助此系統(tǒng)可以實現(xiàn)醫(yī)院物資全過程、專業(yè)化和分類別的精細化管理。

1.2 HRP物流管理分系統(tǒng)在后勤物流管理中的應用價值

HRP物流管理分系統(tǒng)是應用現(xiàn)代物流管理理論，結(jié)合現(xiàn)代電子信息管理的技術(shù)要求，對醫(yī)院物流進行信息化、集約化的管理。其特點是：（1）將供應商、配送中心、醫(yī)院庫房之間的業(yè)務進行流程整合，并依托現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)物流的全過程可控監(jiān)管，為醫(yī)院降低管理難度，提升管理效率；（2）利用電子病歷集成供應清單實現(xiàn)物資的及時供應，達到供應鏈最優(yōu)，效率最高[1]。

通過HRP物流管理現(xiàn)代信息系統(tǒng)解決方案，形成醫(yī)院物流的閉合環(huán)路，從而提高醫(yī)院內(nèi)部后勤科室與臨床業(yè)務科室、醫(yī)技醫(yī)輔科室之間的業(yè)務協(xié)同能力，消除醫(yī)院后勤物流管理中的盲區(qū)、漏洞和死角，為患者提供更優(yōu)質(zhì)、更快捷、更高效、費用更合理、更適宜的醫(yī)療服務。

2 HRP物流管理分系統(tǒng)的設(shè)計與架構(gòu)

2.1 HRP物流管理分系統(tǒng)設(shè)計要點

2.1.1 支持采購業(yè)務從物資需求申請、請購、訂單、入庫、發(fā)票到結(jié)算全過程的管理。

2.1.2 通過對物資庫存存量狀態(tài)的可視化監(jiān)管，可以幫助醫(yī)院動態(tài)掌握全面的庫存信息，并做出科學合理的采購計劃，從而全面壓縮庫存。

2.1.3 可實時準確獲取貨物庫存量信息及可用量信息，避免差錯，并支持根據(jù)倉庫備貨量進行倉庫補貨，實現(xiàn)及時、準確安排采購。

2.1.4 實現(xiàn)多級庫房管理，支持科室物資的使用管理，成本核算單元進一步細化。

2.1.5 提供二級庫、科室?guī)斓榷嗉墡旆康墓芾砟Ｊ?，實現(xiàn)醫(yī)院對科室?guī)?、二級庫、一級庫之間物資需求的有序、有效管理。

2.1.6 提供高值耗材管理功能，實現(xiàn)高值耗材一物一號全程跟蹤，監(jiān)控高值耗材的購入、病人使用與醫(yī)院管理信息系統(tǒng)（HIS）收費情況，防止高值耗材流失。

2.1.7 提供條碼管理功能，支持包裝物自帶條碼掃描與醫(yī)院自制條碼打印，加強醫(yī)院內(nèi)部耗材管理，便于耗材質(zhì)量追溯及流轉(zhuǎn)跟蹤。

2.1.8 支持定期盤點、周期盤點、永續(xù)盤點和當日進出庫盤點等多種盤點方法，提供處理各種盤點所需要的業(yè)務功能。

2.1.9 提供庫齡查詢分析、安全庫存量提示報警等功能，實現(xiàn)對物資的使用期和保質(zhì)期的追蹤、查詢和監(jiān)控。

2.1.10 支持針對供應商進行定期采購，實現(xiàn)自動采購及自動補貨，提高采購人員及庫房人員下單的效率。

2.1.11 支持自動載入往年歷史采購存貨，實現(xiàn)根據(jù)歷史情況進行大批量備貨，從而提高采購人員的工作效率。2.1.12 物資管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)與財務成本系統(tǒng)的緊密集成，自動生成財務成本憑證，并能追溯到業(yè)務發(fā)生的源頭單據(jù)，實現(xiàn)物資管理系統(tǒng)與核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)高度共享、集成。

圖1 HRP物流管理分系統(tǒng)架構(gòu)

2.2 HRP物流管理分系統(tǒng)架構(gòu)

HRP物流管理分系統(tǒng)分為4層：第1層是用友基礎(chǔ)平臺（UAP平臺），用于設(shè)置支持系統(tǒng)正常運行的各種數(shù)據(jù)字典及業(yè)務控制關(guān)系；第2層是核算層，通過業(yè)務驅(qū)動生成業(yè)務核算層數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)財務業(yè)務一體化，做到賬實相符；第3層是業(yè)務層,是物流管理系統(tǒng)的核心，主要處理醫(yī)院物資管理的各業(yè)務環(huán)節(jié)；第4層是分析層，通過物流業(yè)務的全過程管理及與財務系統(tǒng)的集成，為院領(lǐng)導進行物流管理及供應商績效分析提供數(shù)據(jù)來源。HRP物流管理分系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

3 HRP物流管理分系統(tǒng)的上線過程

由于HRP物流管理分系統(tǒng)應用是對原醫(yī)院物流管理方式的流程再造，因此，靜態(tài)數(shù)據(jù)維護、關(guān)鍵用戶培訓、測試環(huán)境搭建、上線切換應急等各項準備工作無疑是確保HRP物流管理分系統(tǒng)順利上線的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.1 HRP物流管理分系統(tǒng)上線計劃安排

HRP物流管理分系統(tǒng)根據(jù)后勤物流管理實踐分為低值系統(tǒng)和高值系統(tǒng)；高值系統(tǒng)又以是否手術(shù)實際需要為標準，將高值耗材分為通用型和跟臺型，前者如吻合器、人工晶體等，后者如人工關(guān)節(jié)類材料等[2]。根據(jù)低值系統(tǒng)和高值系統(tǒng)的異同，選取處理比較單一的低值系統(tǒng)先行上線，待低值系統(tǒng)上線穩(wěn)定，取得實際上線經(jīng)驗后再實施高值系統(tǒng)上線。

低值系統(tǒng)上線計劃，分為靜態(tài)數(shù)據(jù)維護、靜態(tài)數(shù)據(jù)導入維護、關(guān)鍵用戶培訓、滿足上線業(yè)務開發(fā)測試維護、測試環(huán)境搭建、動態(tài)數(shù)據(jù)導入測試、集成測試、最終用戶培訓、最終用戶操作手冊完善、客戶端安裝配置、正式環(huán)境搭建和上線切換12個步驟。考慮到雖然低值系統(tǒng)可以有庫存?zhèn)湄洷Ｕ?，但是為了確保高值系統(tǒng)上線順利，在實際上線安排中仍然根據(jù)高值系統(tǒng)上線切換要求進行，切換后低值系統(tǒng)必須能夠即時開展業(yè)務活動。

高值系統(tǒng)上線計劃，分為靜態(tài)數(shù)據(jù)維護、靜態(tài)數(shù)據(jù)確認、靜態(tài)數(shù)據(jù)導入測試、HIS系統(tǒng)接口開發(fā)調(diào)試、動態(tài)數(shù)據(jù)導入測試、集成測試、最終用戶培訓、模擬環(huán)境搭建、模擬運行、正式環(huán)境搭建和上線切換11個步驟。高值系統(tǒng)切換后即與HIS系統(tǒng)進行協(xié)同處理，即時為所需患者提供完整服務，因此，在模擬運行環(huán)節(jié)必須反復驗證系統(tǒng)穩(wěn)定性，盡可能將系統(tǒng)缺陷暴露出來，并逐一修改至不再發(fā)生。

3.2 HRP物流管理分系統(tǒng)運行反饋調(diào)整

“凡事預則立，不預則廢”，詳細而周全的上線計劃是保障上線切換工作順利進行的有效保障，但是上線切換成功并不意味著系統(tǒng)就是完美無缺的。在實踐中，上線切換成功后所暴露出來的問題依然不少，如初始運行速度整體偏慢、系統(tǒng)查詢幾乎停滯、部分終端運行故障、部分業(yè)務操作出錯等等。這就需要醫(yī)院信息管理部門及時收集故障事件，整合軟件供應商和硬件供應商共同進行原因分析和系統(tǒng)排查，從軟件和硬件兩個方面來夯實新系統(tǒng)的運行基礎(chǔ)，通過不斷的反饋調(diào)整，使新系統(tǒng)不但穩(wěn)定，而且高效。

4 HRP物流管理分系統(tǒng)的使用體會

HRP物流管理分系統(tǒng)的成功上線，不僅提高了物流管理的效率，還大大提高了物流管理的精細化程度，在醫(yī)院控制成本、降低費用和改善服務方面逐漸顯現(xiàn)出巨大的效能。

4.1 初步實現(xiàn)了耗材的全閉環(huán)管理

HRP物流管理分系統(tǒng)成功上線，醫(yī)院可以實現(xiàn)從采購計劃發(fā)起與制定→采購訂單的執(zhí)行與追蹤→物資耗材的入庫管理→物資耗材的領(lǐng)用與損耗→物資耗材的計量等全流程的信息化管理。一個環(huán)節(jié)的輸出將作為下一個環(huán)節(jié)的輸入，彼此關(guān)聯(lián)又相互制約，形成一套閉環(huán)的管控體系。可以這樣說，就物流管理而言，在醫(yī)院內(nèi)部已實現(xiàn)全閉環(huán)管理。以后隨著醫(yī)院外物聯(lián)網(wǎng)平臺的構(gòu)建，物資耗材全生命周期的管理將更加完善。

4.2 有效監(jiān)控醫(yī)療費用波動

我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革中的公立醫(yī)院改革已經(jīng)步入“深水區(qū)”，在解決“看病貴”方面，物資耗材管控已經(jīng)緊跟著藥品管控成為社會集中詬病的另一個焦點。物資耗材是醫(yī)院資金占用的主要因素，通過HRP與HIS收費系統(tǒng)的整合，從醫(yī)囑角度關(guān)聯(lián)相應的材料耗用信息，實現(xiàn)物資耗材的實耗實銷，從源頭上杜絕“跑冒滴漏”等現(xiàn)象，顯著提升醫(yī)院的物資管理能力[3]。HRP物流管理分系統(tǒng)成功上線，與HIS收費系統(tǒng)實時對接，物資耗材用一筆就記一筆，領(lǐng)一筆就銷一筆，物流管理與收費管理、財務管理實現(xiàn)院內(nèi)封閉環(huán)路。在上海實施市級公立醫(yī)院“雙控雙降”政策中，HRP物流管理分系統(tǒng)不僅能提供固定患者的物資耗材使用量和費用，還能提供一個時間段內(nèi)全院物資耗材的使用量和費用，可以敏銳地觀測到個別物資耗材品種異動狀況而采取必要的措施制止，也可以進行系統(tǒng)化的分析比較，為物資耗材，尤其是高值耗材的國產(chǎn)化使用率提供有效依據(jù)。

4.3 避免人工操作管理缺陷

醫(yī)院信息系統(tǒng)不完善，科室?guī)旆颗c總庫信息系統(tǒng)不對接是目前大多數(shù)醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象，科室?guī)旆咳匀缓艽蟪潭壬弦蕾囉谑止さ怯洺鰩炝俊⑷霂炝?，人工進行盤點、匯總，工作量大，而且易于出現(xiàn)差錯[4]。HRP物流管理分系統(tǒng)成功上線后，醫(yī)院采取權(quán)限管理辦法，上級權(quán)限可以實時監(jiān)控下一級權(quán)限所有操作，頂級權(quán)限可以實時監(jiān)控任何一級權(quán)限的任何操作，再輔以物資耗材條碼管理，入庫、出庫、盤點等物流管理工作都納入HRP物流管理分系統(tǒng)，進行信息化全程處理。在月末和年末結(jié)算時，賬賬查對、賬實查對，以此為基礎(chǔ)，即使發(fā)現(xiàn)有不符的情況，也可以在系統(tǒng)內(nèi)非常便捷的進行追蹤分析，找出差錯記錄進行改正。同時，也可以及時地為臨床業(yè)務科室提供物資耗材領(lǐng)用的完整信息，便于臨床業(yè)務科室更好地進行成本控制，也為HRP成本管理分系統(tǒng)上線做好準備，為醫(yī)院績效管理實現(xiàn)全成本考核奠定基礎(chǔ)。

4.4 提高院內(nèi)物流整體效率

公立醫(yī)院改革深化，其實質(zhì)是要求公立醫(yī)院回歸公益性，在合理的運營收入條件下，更好地、更多地為患者提供可及的醫(yī)療衛(wèi)生和健康保健服務。公立醫(yī)院必須在推進我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的大背景下，在人、財、物的綜合運營管理上采取適宜的技術(shù)與措施，提高有限資源的利用效率，從而取得較高的社會效益和適宜的經(jīng)濟效益，保障醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。HRP的長遠目標是服務于醫(yī)院的運營管理，建立靈活統(tǒng)一的管理平臺，實現(xiàn)管理透明化，推動醫(yī)院管控模式的轉(zhuǎn)變[5]。HRP物流管理分系統(tǒng)秉承這種轉(zhuǎn)變的需求，在物流管理中逐漸弱化人的因素，將整套管理的規(guī)范要求融于HRP中，用信息化推進醫(yī)院管理創(chuàng)新，用信息化引領(lǐng)醫(yī)院發(fā)展。在HRP物流管理分系統(tǒng)運行實踐中，不但做到了提高院內(nèi)物流整體效率的初衷，也為醫(yī)院后勤管理創(chuàng)新指明了方向。

參考資料

[1] 杜顯峰,盧光澤,劉新明.信息化和集約化的HRP系統(tǒng)在醫(yī)院耗材物流管理中的應用研究[J].中國醫(yī)院,2010,14(6):46-48.

[2] 張貴民,曾耀瑩,曹凱.耗材流控[J].中國醫(yī)院院長，2013,203(12):44-59.

[3] 李先鋒,徐柯,李素云,等.基于HRP的醫(yī)院現(xiàn)代化管理模式分析[J].中國醫(yī)院,2012,16(2):2-4.

[4] 張文靜,鐘勝,吳曉東.一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用影響因素及控制策略分析[J].中國醫(yī)院,2013,17(6):39-41.

[5] 李則河,彭晨輝.建設(shè)集成化ERP平臺及其在醫(yī)院管理中的應用[J].中國醫(yī)院,2011,15(9):43-45.

The design and application on hospital resource planning (HRP) in logistics management system of rear services

ZHOU Bin, LI Xianfeng, QIAN Mingli, CHENG Ming, WU Dejun, LI Ping, WANG Chenliang, XIEHaiyuan, WANG Dong, ZHANG Mingfang, XU Weiguo
Chinese Hospitals. -2014,18(2):73-75

HRP, rear services, logistics management

Under the background of the promotion of the health system reform in China, public hospitals must adopt appropriate technologies and measures in the operation management of manpower, finance and substance to improve the utilization efficiency of limited resources，achieve a higher social benefits and suitable economic benefits and insure the sustainable development of the hospital as well. Through practice of the cooperation between Xinhua Hospital Affiliated to Shanghai Jiaotong University School of Medicine and Yongyou Software Co., Ltd, UFIDA Group in the development of hospital resource planning (HRP), this paper described in detail the design architecture and on-line process of the logistics management subsystem of HRP and the realization of practical use of the system in order to offer a useful model to public hospitals for reference to further promote their informatization constructions.

2013-10-22](責任編輯 郝秀蘭)

①上海交通大學醫(yī)學院附屬新華醫(yī)院，200092 上海楊浦區(qū)控江路1665號

②用友醫(yī)療衛(wèi)生信息系統(tǒng)有限公司，200030 上海市徐匯區(qū)淮海西路55號

徐衛(wèi)國：上海交通大學醫(yī)學院附屬新華醫(yī)院院長、主任醫(yī)師、教授、博士生導師。

E-mail：xuweiguo@xinhuamed.com.cn