網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下區(qū)域性檔案信息資源共享探析

方雯　何琛　茆葉青

[摘 要]檔案信息資源共享建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。整合檔案信息資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)化共享是新時(shí)期加強(qiáng)國家檔案資源建設(shè)的一項(xiàng)重要舉措。 本文探討了區(qū)域性檔案信息資源的整合，通過共享數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)為公眾提供多種形式的利用服務(wù)，并通過利用需求的反饋信息，改進(jìn)和完善共享數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)，更好地服務(wù)于社會(huì)各領(lǐng)域。

[關(guān)鍵詞]檔案信息資源；數(shù)據(jù)整合；共享；利用

、隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理也步入信息化時(shí)代。檔案作為人們工作、學(xué)習(xí)、生活及各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，其參考依據(jù)和憑證價(jià)值越來越為人們所重視。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得人們對(duì)信息資源的獲取不再受時(shí)空限制，可以直接對(duì)信息源檢索而獲取信息?！墩畔⒐_條例》的頒布以及“五位一體”公共檔案館的提出，將檔案信息資源的開發(fā)利用，提到了重要的地位。面對(duì)這種發(fā)展趨勢(shì)，如何加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的共享建設(shè)，從而更好地為社會(huì)各領(lǐng)域服務(wù)，成為我國檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。本文就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下區(qū)域性檔案信息資源的共享建設(shè)進(jìn)行了探討，提出了自己的建議。

1、加強(qiáng)區(qū)域性檔案信息資源的整合

要實(shí)現(xiàn)一定區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共享，首先要實(shí)現(xiàn)將分散在區(qū)域內(nèi)的各級(jí)綜合檔案館和專門檔案館的館藏檔案信息資源進(jìn)行整合，檔案信息資源的整合是共享的基礎(chǔ)。

區(qū)域性檔案信息資源的整合，首先需要確定公開檔案信息數(shù)據(jù)的范圍，制定統(tǒng)一的整合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)字段格式，然后由各館依據(jù)公開范圍、整合的規(guī)范以及數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一格式，建立檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫?？紤]數(shù)據(jù)庫的可擴(kuò)充性、來源的多樣化以及檢索的多途徑，字段的設(shè)置尤為重要，是整個(gè)數(shù)據(jù)庫的核心和基礎(chǔ)。一個(gè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，既要保證其數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、內(nèi)容的完整性，還要考慮數(shù)據(jù)的規(guī)范化、穩(wěn)定性以及可擴(kuò)充性，因此，共享數(shù)據(jù)庫的建立必須從數(shù)據(jù)的整合開始，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。由于整合涉及的部門和范圍比較廣，因此共享數(shù)據(jù)庫的建立，可分批、分階段地實(shí)現(xiàn)，并優(yōu)先考慮整合利用率高、使用面廣的檔案信息資源。數(shù)據(jù)是共享的基礎(chǔ)，只有充分整合的數(shù)據(jù)，才能為區(qū)域內(nèi)公眾利用檔案信息提供便捷的全方位的服務(wù)。

2、充分運(yùn)用多種技術(shù)手段

檔案信息資源的整合與共享是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)為主要手段的系統(tǒng)工程。因此，它的實(shí)現(xiàn)依賴于各方面技術(shù)的成熟和普及狀況。在檔案信息資源共享建設(shè)過程中，我們要綜合運(yùn)用多種技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，方便、快捷地滿足各類用戶的利用需求。

運(yùn)用多種技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，首先是硬件技術(shù)的運(yùn)用。硬件技術(shù)主要指使用配置較高的硬件設(shè)施，如高配置的計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備等，這些硬件設(shè)施為檔案信息資源的共享創(chuàng)造了良好的硬件環(huán)境。其次是軟件技術(shù)的運(yùn)用。既包括共享軟件平臺(tái)管理系統(tǒng)，也包括共享平臺(tái)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。對(duì)于軟件平臺(tái)的選擇，不僅要考慮軟件的先進(jìn)性，還要考慮其兼容性，要根據(jù)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的實(shí)際建設(shè)及應(yīng)用情況，選擇和開發(fā)合適的軟件平臺(tái)；而對(duì)于共享平臺(tái)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保障其安全是重中之重。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全的保障主要需做好基礎(chǔ)防護(hù)工作，具體有服務(wù)器及時(shí)打上補(bǔ)丁、防病毒軟件的安裝與升級(jí)更新、防火墻設(shè)置以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全防護(hù)，另外還需要做好數(shù)據(jù)的備份。檔案信息數(shù)據(jù)的整合花費(fèi)了大量人力物力，如果因安全問題造成數(shù)據(jù)丟失必將造成重大的損失，因此，需要及時(shí)做好對(duì)檔案數(shù)據(jù)的異地異質(zhì)多套備份，以確保信息資源的安全。

3、開展多種形式的利用服務(wù)

我們實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共享的目的，就是為了整合現(xiàn)有檔案信息資源，為社會(huì)各領(lǐng)域提供方便、實(shí)用、有效的檔案信息利用服務(wù)。檔案人員要拓展思路，改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，充分利用區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共享平臺(tái)，開展多種形式的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。各級(jí)各類檔案館將特色館藏通過共享平臺(tái)向公眾展示、宣傳，通過共享數(shù)據(jù)庫，提供多字段、多種方式的信息檢索服務(wù)，并依托共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為社會(huì)公眾提供論壇、E-mail、表單式以及在線實(shí)時(shí)咨詢服務(wù)。同時(shí)，區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類檔案館可以指定專人負(fù)責(zé)，根據(jù)具體的咨詢要求，有針對(duì)性地及時(shí)向利用者提供相關(guān)的檔案信息或查找線索，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案利用的聯(lián)合咨詢服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下多種形式的利用服務(wù)的開展，更好地增強(qiáng)了檔案信息資源服務(wù)社會(huì)的能力，也提升了區(qū)域內(nèi)各檔案部門檔案資源的利用率。

4、利用需求反饋信息的收集與分析

檔案信息資源共享的目的就是為了利用，而檔案的利用除了為利用者提供檔案信息，還包括檔案信息利用情況反饋效果的收集。檔案利用需求的反饋也是檔案信息資源共享數(shù)據(jù)建設(shè)和完善的一個(gè)重要依據(jù)。區(qū)域內(nèi)共享數(shù)據(jù)的整合，是依據(jù)各級(jí)檔案館的館藏優(yōu)勢(shì)確定整合的范圍，而在提供利用的過程中及時(shí)了解公眾的需求，對(duì)利用反饋信息進(jìn)行有效分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)整合數(shù)據(jù)不完善的地方，再對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層次的挖掘和補(bǔ)充，不斷加強(qiáng)和完善共享數(shù)據(jù)的建設(shè)，從而提高共享檔案信息資源的質(zhì)量和針對(duì)性，并改變以往傳統(tǒng)的“坐等用戶上門”的被動(dòng)服務(wù)為以用戶需求為導(dǎo)向、深入挖掘信息的主動(dòng)服務(wù)。

檔案信息資源共享建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。我們應(yīng)以信息化為依托，不斷運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段裝備檔案部門，更新理念，以檔案信息資源的共建共享積極推進(jìn)檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)化共享。

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基金項(xiàng)目：本文為2013年度江蘇省檔案局資助科技項(xiàng)目“公眾需求導(dǎo)向的區(qū)域性檔案文化傳播平臺(tái)構(gòu)建研究”（項(xiàng)目編號(hào)為2013-8）研究成果之一。