淺析房產(chǎn)檔案數(shù)字化中的潛在問(wèn)題與對(duì)策

劉玉波

[摘 要]隨著我國(guó)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展與進(jìn)步，我國(guó)的房地產(chǎn)行業(yè)也在飛速的發(fā)展，但是我國(guó)當(dāng)前的房產(chǎn)檔案數(shù)字化的發(fā)展中還存在著一些問(wèn)題制約著房產(chǎn)行業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，在文中筆者對(duì)其進(jìn)行討論并且提出了解決問(wèn)題的建議。

[關(guān)鍵詞]房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；對(duì)策分析

一、房產(chǎn)檔案數(shù)字化的概念及其重要意義

在房產(chǎn)行業(yè)中，傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案的管理一般都是手工為主，主要是紙質(zhì)檔案的整理和存放等，由于檔案種類與數(shù)量都比較繁多，工作人員的任務(wù)比較繁重，另外在人為條件下檔案的存儲(chǔ)以及處理等容易出現(xiàn)紕漏，造成檔案的損壞或者丟失等，這樣造成了檔案信息檢索困難，并且檔案的調(diào)取周期時(shí)間也比較長(zhǎng)，檔案的管理工作效率比較低。然而，我國(guó)當(dāng)前的社會(huì)科技飛速發(fā)展，電子檔案信息存儲(chǔ)技術(shù)飛速發(fā)展并且迅速運(yùn)用到檔案存儲(chǔ)中，紙質(zhì)檔案逐漸改革稱為電子文件檔案，存儲(chǔ)方式逐漸走向數(shù)字化，這樣的存儲(chǔ)方式使文件的調(diào)取以及管理、存儲(chǔ)的效率得到了很大的提升，并且降低了出錯(cuò)的幾率，有利于房產(chǎn)檔案存儲(chǔ)效率以及存儲(chǔ)方式的極大提升。

二、當(dāng)前房產(chǎn)檔案數(shù)字化中潛在的問(wèn)題分析

（一）房產(chǎn)檔案的形式比較單一

一般來(lái)說(shuō)，完整的房產(chǎn)檔案需要包括文字以及圖文、表格等，還要有一些照片、影片的底版以及重要材料，但是當(dāng)前的房產(chǎn)行業(yè)飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，這些形式的檔案已經(jīng)沒(méi)辦法滿足人們的需求。因?yàn)檫@些重要的房產(chǎn)檔案的一些載體比如照片或者紙質(zhì)內(nèi)容損壞，那么檔案信息的完整性就會(huì)收到損壞。另外，這些形式的檔案需要專人進(jìn)行整理以及分門別類，還要有固定的存放空間以及保護(hù)措施，還需要有一定的管理制度的制定來(lái)保證管理的規(guī)范性。這樣的管理方式不僅需要大量的人力物力，還需要有大量的資金投入來(lái)進(jìn)行保護(hù)，這樣是不符合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的要求的，所以，房產(chǎn)檔案的形式需要?jiǎng)?chuàng)新，需要改革。

（二）產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時(shí)代特征

處于不同的時(shí)代，產(chǎn)權(quán)檔案也會(huì)有所改變，因?yàn)闀r(shí)間跨度較長(zhǎng)的話，產(chǎn)權(quán)檔案的管理方式就會(huì)發(fā)生改變，任何一個(gè)時(shí)期的產(chǎn)權(quán)檔案的管理方式都是會(huì)有些不同，所以產(chǎn)權(quán)檔案具有很明顯的時(shí)代特征。但是，我國(guó)當(dāng)前的很多產(chǎn)權(quán)檔案的管理人員的專業(yè)能力比較低，對(duì)于產(chǎn)權(quán)檔案管理的業(yè)務(wù)能力不高，對(duì)于發(fā)生的問(wèn)題不能夠采取有效的方法進(jìn)行解決，對(duì)于在檔案管理中存在的潛在問(wèn)題也不能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并且解決，產(chǎn)權(quán)檔案的形式不符合規(guī)范要求的問(wèn)題也是經(jīng)常出現(xiàn)。

（三）房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待提高

就目前的情況來(lái)看，我國(guó)房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力普遍比較低下，主要就是因?yàn)楫?dāng)前的房地產(chǎn)檔案的管理部門只是對(duì)于檔案進(jìn)行了簡(jiǎn)單的保護(hù)措施，因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)的經(jīng)濟(jì)因素的影響，對(duì)于房產(chǎn)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于一些大型的自然災(zāi)害或者一些火災(zāi)事故的發(fā)生存在僥幸心理，對(duì)于房產(chǎn)檔案的防護(hù)措施不到位，造成了房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力較為低下。

三、解決房產(chǎn)檔案數(shù)字化中潛在問(wèn)題的對(duì)策分析

（一）強(qiáng)化數(shù)字化管理意識(shí)，合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)立足于工作要求、社會(huì)需求和時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知，正確認(rèn)識(shí)其價(jià)值和意義，為后續(xù)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。在規(guī)劃階段，應(yīng)綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫(kù)存和新增的房產(chǎn)檔案，然后對(duì)其發(fā)展作出合理規(guī)劃，值得注意的是既應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚構(gòu)建長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，又要立足當(dāng)下完善近期計(jì)劃，如針對(duì)新增檔案，應(yīng)在不影響登記發(fā)證等日常工作的前提下，可在發(fā)證后和實(shí)物歸檔前期間實(shí)施建檔操作；針對(duì)庫(kù)存檔案，為盡快彰顯數(shù)字化檔案庫(kù)的利用價(jià)值，可首先對(duì)當(dāng)前有效、利用率高的房產(chǎn)資料進(jìn)行建檔，然后處理剩余檔案庫(kù)存等。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)保障

房產(chǎn)檔案的信息管理部門需要根據(jù)國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，從而為數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)保障。有關(guān)部門要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，不斷完善數(shù)字化管理設(shè)備的完整性，針對(duì)日常的工作量以及信息管理系統(tǒng)、資源的共享性和數(shù)據(jù)的安全性等對(duì)有關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行選擇或者是先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)等。要對(duì)檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范，這樣才能增大設(shè)備的兼容性以及共享性。除此之外，還要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的先進(jìn)性，不斷對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)以及升級(jí)更新等，這樣才能從最大程度上實(shí)現(xiàn)資源共享并且為房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）提高管理人員的專業(yè)技能，加強(qiáng)信息的安全保護(hù)

一方面房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人員的教育和培訓(xùn)，提高其職業(yè)素質(zhì)，尤其是保密意識(shí)，嚴(yán)禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴(yán)于律己，忠于職守；提高其業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，督促其及時(shí)更新理論內(nèi)容，熟悉房產(chǎn)電子檔案的特征和管理規(guī)范，掌握更多的現(xiàn)代管理技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)，激發(fā)其創(chuàng)新潛力。另一方面應(yīng)制定嚴(yán)格的安全體系，明確工作細(xì)節(jié)，如分離工作與休息區(qū)，嚴(yán)禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實(shí)行責(zé)任到人制；根據(jù)檔案的機(jī)密程度劃分等級(jí)和分類存檔，并設(shè)置訪問(wèn)和使用權(quán)限等，針對(duì)機(jī)密性較強(qiáng)的信息，應(yīng)利用技術(shù)手段檢測(cè)其有無(wú)潛在威脅；應(yīng)充分利用防火墻、安全軟件、自主設(shè)計(jì)等保證系統(tǒng)安全運(yùn)行；此外管理人員還應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和檢查力度保證房產(chǎn)檔案安全、完整。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，房產(chǎn)檔案數(shù)字化的進(jìn)步需要解決當(dāng)前問(wèn)題，只有提高管理人員的專業(yè)技能，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息的安全保護(hù)，完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)備并且合理規(guī)劃建設(shè)房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，這樣才能夠從根本上解決房產(chǎn)檔案數(shù)字化中的潛在問(wèn)題，才能夠保證房產(chǎn)檔案利用的高效性，并且還能夠降低檔案管理以及維護(hù)的開(kāi)支，節(jié)省空間以及人力資源。只有這樣才能夠使房地產(chǎn)行業(yè)穩(wěn)定的向前發(fā)展，才能夠跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化。

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